資助學校採購程序的工作清單 資助學校採購程序的工作清單 資助學校採購程序的工作清單 資助學校採購程序的工作清單
為協助學校妥善地進行採購工作，本清單列出學校須注意的事項及程序，希望 有助學校防止遺漏及疏忽。本清單應與教育局通告第 4/2013 號及資助學校採購 程序指引一併閱讀。
當學校進行採購活動進行採購活動進行採購活動進行採購活動前前前前/時時時時，請按清單檢視是否已依循既定的事項及程序辦理。
有關人員請特別留意 有關人員請特別留意 有關人員請特別留意
有關人員請特別留意資助學校採購程序指引的相關部分資助學校採購程序指引的相關部分資助學校採購程序指引的相關部分資助學校採購程序指引的相關部分。
事項/程序 已依循 備註
學校在每學年 學校在每學年 學校在每學年
學校在每學年開始 開始 開始 開始 /進行採購活動前 進行採購活動前 進行採購活動前 進行採購活動前
1. 利益衝突申報利益衝突申報利益衝突申報 利益衝突申報
應要求負責採購及物料供應職務的人員簽署承諾 書，承諾如得知其本人或家人現正或將會與供應商 有密切的連繫，會盡早向校董會或法團校董會作出 書面申報。
應妥為記錄有關人員向校董會或法團校董會作出 的書面申報。
申報了利益衝突的員工應避免處理相關的採購程 序。
應每年發出通告，向校內人員說明有關申報利益的 規定，並要求員工簽署，證明已細閱及了解通告的 內容。
(指引第指引第指引第指引第 5 段段段段)
2. 適當分工適當分工適當分工 適當分工
應委派不同的教職員負責採購過程中不同的工序。
(指引第指引第指引第指引第 6 段段段) 段
3. 資料保密資料保密資料保密 資料保密
有關報價及招標的資料應保密處理，並按知情需要 限制有關人士取得資料。
應每年發出通告，向校內人員說明有關資料保密的 規定，並要求員工簽署，證明已細閱及了解通告的 內容。
應要求員工簽署承諾書，承諾不會在未經授權下披露 有關報價/招標的資料。
(指引第指引第指引第 9 及指引第 及及及 10 段段段段)
4. 投標箱投標箱投標箱 投標箱
應在校務處設置一個固定的投標箱，並雙重上鎖。
鎖匙應由校內的不同人員保管。其中一條鎖匙應由 一位督導級人員保管。
校長應持有一套投標箱的後備鎖匙。
(指引第指引第指引第指引第 29 至至至至 33 段段段) 段
學校在進行採購活動時 學校在進行採購活動時 學校在進行採購活動時 學校在進行採購活動時
採購程序 採購程序 採購程序 採購程序
1. 注意事項注意事項注意事項 注意事項
只有在 12 個月內，採購項目的累積價值不超過 50,000 元及 200,000 元的情況下，才可分別以口頭 報價及書面報價方式重複採購同一類項目。
應把同類的物料和服務集中收錄在同一報價/投標 附表內，才邀請供應商競投。
應採用輪流的方式邀請不同的供應商進行競投，並 盡可能邀請上一次獲批核的供應商，視乎該供應商 提供的服務是否令人滿意。
應讓所有獲邀的供應商得知充分和同等的資料。
邀請書面報價/招標的日期與截止的日期應相隔最 少三周。
在緊急情況下，應獲校長批准將邀請書面報價/招 標時間縮短至兩個完整的工作周，並須把有關原因 記錄在案。
學校應以書面形式(如在訂單或報價/招標條款內) 知會所有供應商和承辦商，如向學校員工提供任何 與他們職責有關的利益均屬違法行為。
不得容許供應商和承辦商任何形式的利益(包括捐 贈)影響學校對他們的選擇。
(指引第指引第指引第指引第 3、、、7、、 、、8、、 、、、12 及及及及 13 段段段段)
2. 預算每次需費預算每次需費預算每次需費 50,000 元或以下的採購項目預算每次需費 元或以下的採購項目元或以下的採購項目元或以下的採購項目
應 透 過 電 話 /傳 真 向 最 少 兩 名 供 應 商最 少 兩 名 供 應 商最 少 兩 名 供 應 商 邀 請 口 頭 報最 少 兩 名 供 應 商 口 頭 報口 頭 報口 頭 報 價價
價價，並應列明截止日期、時間及報價方式。
如 無 法 邀 請 /收 到 所 定 至 少 數 目 的 供 應 商 口 頭 報 價，則應在「按口頭報價購貨表格」上加以說明，
並由有關的科主任/適當職級的教職員批簽。
應就供應商所提供的報價與市場的供應情況作出 比較，並填妥「按口頭報價購貨表格」，連同有關 推 薦 及 報 價 資 料 ( 如 有 的 話 ) 交 給 校 長 / 副 校 長 批 准。如最終未有選擇報價最低者，應記下原因。
應保留相關文件三個曆年，以供查核。
(指引第指引第指引第指引第 14 至至至 19 段至 段段段)
3. 預算每次需費預算每次需費預算每次需費 50,000 元以上的採購項目預算每次需費 元以上的採購項目元以上的採購項目元以上的採購項目 準 備 書 面 報 價準 備 書 面 報 價準 備 書 面 報 價準 備 書 面 報 價 / 招 標 文招 標 文招 標 文招 標 文 件件件件
應使用書面報價書面報價書面報價書面報價及招標招標招標招標的採購程序。
應就邀請書及書面報價/招標文件上擬採用的條款 和條件自行尋求獨立的法律意見，並在有需要時，
徵詢學校所聘用的工程技術顧問的意見。
應派發一份有關的書面報價/投標表格及一份學校 所需物料及服務的規格詳情予獲邀的供應商。
應在邀請書面報價/招標文件中清楚說明預先設定 的評審準則及評分制度(如適用)，並註明截止日期 及時間。
(指引第指引第指引第指引第 20 至至至至 23 段段段) 段
邀 請 書 面 報 價 邀 請 書 面 報 價 邀 請 書 面 報 價
邀 請 書 面 報 價 / 招 標招 標招 標招 標
應邀請最少五名供應商最少五名供應商最少五名供應商最少五名供應商提交書面報價單(採購需費 超過 50,000 元至 200,000 元的項目)/投標(採購超過 200,000 元的項目)。
如不能邀請足夠數目的供應商，須把有關情況記錄 在案，並事先取得校董會/法團校董會的批准。
宜向供應商提供回郵信封或信封封面，信封面須註 明書面報價/招標編號、截止報價/截標的日期及時 間，並以校長為收件人，但無須加上校長姓名 。
應知會供應商勿將他們的身份寫在書面報價單/標 書面。
應以掛號的方式將所有書面報價/投標文件寄交獲 邀報價/投標的供應商。
把郵政署發出的記錄派遞收條存檔，以供查核。
(指引第指引第指引第指引第 24 至至至至 26 段段段) 段
提 交 書 面 報 價提 交 書 面 報 價提 交 書 面 報 價提 交 書 面 報 價 / 投 標投 標投 標投 標
應向有關的供應商表示，即使不擬作出書面報價/
投標，亦請交回寫上「不擬報價/投標」的書面報 價/投標表格。
(指引第指引第指引第指引第 27 段段段段)
放 置 書 面 報 價 單 放 置 書 面 報 價 單 放 置 書 面 報 價 單
放 置 書 面 報 價 單 / 標 書標 書標 書標 書
應將收到的書面報價單上鎖，鎖匙由校內適當職級 的入員保管，而標書則應即時全數放進投標箱內。
(指引第指引第指引第指引第 28 段段段段)
開 啟 及 審 核 書 面 報 價 單 開 啟 及 審 核 書 面 報 價 單 開 啟 及 審 核 書 面 報 價 單
開 啟 及 審 核 書 面 報 價 單 / 標 書標 書標 書 標 書
校長應委任兩位校內適當職級的人員兩位校內適當職級的人員兩位校內適當職級的人員負責兩位校內適當職級的人員 開啟、審 核 以 及 將書 面報價 單轉 交有 關科目 的 教 師及 行 政 人員作出評估和推薦，最後交由校長批准。
校長應在開標當日前至少三個工作天委出 開標及開標及開標及開標及 標書審核委員會
標書審核委員會 標書審核委員會
標書審核委員會處理有關事宜。
學校員工應輪流出任此開標及標書審核委員會成 員。
校長應保留過往曾出任開標及標書審核委員會的 人員名單。
開啟書面報價單/標書的人員應:
在截標當日的指定時間開啟投標箱。(註: 開啟 書面報價單的人員應採取相應的行動。)
在 一 間上 鎖的 房間 內 整理 所有 書面 報 價單/標 書。
在遲交的書面報價單/標書上簡簽，然後轉交批 核人員，以決定是否仍然有效。
在開啟書面報價單/標書後，在書面報價單/標 書上簡簽及蓋上日期，並逐一檢查。
在「書面報價/投標摘要及批核紀錄表」上記錄 收到的所有書面報價單/標書的相關資料。
將 書 面報 價單/標書 正 本交 與有 關科 目 的教 師 或行政人員作出評估及推薦，而副本應另行鎖 好。
負責的人員在作出推薦前，應就供應商所提供的價 錢和質素與市場的供應情況作出比較。
將紀錄表連同書面報價/投標文件應一併交給批核 人員考慮和批准。
(指引第指引第指引第 34 至指引第 至至至 44 段段段) 段
批 核 批 核 批 核
批 核 書 面 報 價 單書 面 報 價 單書 面 報 價 單書 面 報 價 單 / 標 書標 書標 書標 書
書面報價單應由校長校長校長批核。 校長
標書應由標書批核委員會批核。
在作出推薦前，批核人員應抽樣查對書面報價單/
標書的正本和副本。
批核人員應選取合符規格而出價最低的書面報價 單/標書，否則，應記錄不選取的理據。
如使用評分制度，則應推薦接納獲最高整體評分的 書面報價單/標書。
如書面報價/投標文件的內容未可接受，批核人員 可重新邀請書面報價/招標。
批核人員批准接納推薦的書面報價單/標書前應確 定可獲得所需的撥款。
應在批出合約後把結果通知落選的供應商。
應在書面報價單/標書的有效期屆滿前，發出訂單。
應保留有關的書面報價/投標文件三個曆年，以供 查核。
(指引第指引第指引第指引第 45 至至至至 52 段段段) 段
4. 單一報價單一報價單一報價/招標單一報價 招標招標招標
應確定具備充份的理據確定具備充份的理據確定具備充份的理據。 確定具備充份的理據
應事先得到相關人員的批准，並將有關的決定和理 據妥為紀錄。
應依循與具競投性的報價/招標相同的採購程序辦 理。
(指引第指引第指引第指引第 53 至至至 55 段至 段段段)
5. 辦學團體參與學校採購活動辦學團體參與學校採購活動辦學團體參與學校採購活動辦學團體參與學校採購活動 透 過 辦 學 團 體 取 得 物 料 及 服 務 透 過 辦 學 團 體 取 得 物 料 及 服 務 透 過 辦 學 團 體 取 得 物 料 及 服 務 透 過 辦 學 團 體 取 得 物 料 及 服 務
辦學團體應依循與資助學校相同的採購程序。
所有授權安排應事先得到校董會事先得到校董會事先得到校董會/法團校董會的批事先得到校董會 法團校董會的批法團校董會的批法團校董會的批 准
准
准准，並妥為存檔。
辦學團體應保存所有相關的採購紀錄，以供查核。
(指引第指引第指引第指引第 56 至至至至 58 段段段) 段
向 辦 學 團 體 採 購 物 料 及 服 務 向 辦 學 團 體 採 購 物 料 及 服 務 向 辦 學 團 體 採 購 物 料 及 服 務 向 辦 學 團 體 採 購 物 料 及 服 務
辦學團體應被視為競投者之一，並與其它競投者一 樣，經過競投及相同的甄選程序及獲得同等及公平 的看待。
校董會/法團校董會應特別留意利益衝突的申報。
(指引第指引第指引第指引第 59 及及及及 60 段段段) 段
以 單 一 報 價 以 單 一 報 價 以 單 一 報 價
以 單 一 報 價 / 招 標 的 方 法 向 辦 學 團 體 採 購 物 料 及招 標 的 方 法 向 辦 學 團 體 採 購 物 料 及招 標 的 方 法 向 辦 學 團 體 採 購 物 料 及招 標 的 方 法 向 辦 學 團 體 採 購 物 料 及 服 務
服 務 服 務服 務
應確定具備充份的理據，並事先得到校董會事先得到校董會事先得到校董會/法團事先得到校董會 法團法團法團 校董會的批准
校董會的批准 校董會的批准 校董會的批准。
辦學團體應提交有關的價格分目，以便校董會校董會校董會校董會/法法法法 團校董會決定是否接納該報價單
團校董會決定是否接納該報價單 團校董會決定是否接納該報價單
團校董會決定是否接納該報價單/標書標書標書標書。
校 董 會 /法 團 校 董 會 的 決 定 及 其 理 據 均 須 妥 為 存 檔。
(指引第指引第指引第指引第 61 至至至至 63 段段段) 段
6. 分判合約分判合約分判合約 分判合約
不宜准許承辦商把服務/採購工作分判予第三者。
如認為恰當，可在邀請報價/投標的文件中加入指 引第 64 段的有關內容。
(指引第指引第指引第指引第 64 段段段段)
督導抽查 督導抽查 督導抽查 督導抽查
學校應抽查口頭報價及書面報價/投標文件，以核 實有關資料是否真確。
(指引第指引第指引第 19 及指引第 及及及 42 段段段) 段
教育局學校發展分部 2016 年 5 月
