永豐餘
e 套供應鏈，3 年創 6 倍營收 作者：高宜凡
出處：e 天下 第 050 期 2005/02/01 出刊
訂單確認從 3 天縮短為 3 分鐘，交貨由 40 天縮短為 2 天，快速，讓永豐餘工紙 事業部營收，3 年成長 6 倍。這些，全靠一套供應鏈資訊交換系統。
自台灣加入 WTO 後，傳統造紙業開始面臨來自全球的競爭，必須不斷地運用 科技，為自己增強服務力，面對這股全球化的競爭風潮。其中，「永豐餘造紙公 司」算是同業裡最積極的一家。
為了提供客戶更即時的服務，幫客戶省錢、省時間，永豐餘花兩年時間，投入 近 5 億元，導入新一代的供應鏈資訊平台。讓客戶下單的時間從 5 天濃縮為 3 分 鐘，產品交期更由 40 天縮短到 2 天，工紙紙器事業部營收，在 3 年內躍升 6.6 倍，彷彿為這家 55 歲的老公司，搭載了一部全新的渦輪引擎。
建置新的供應鏈系統前，永豐餘先進行了一次意見調查，發現客戶最重視的地 方不外乎：產品交期、訂單資訊即時性、交貨品質等。並從意見中歸納出新平台 的首要強化點：「速度！」
訂單確認，3 分鐘搞定
回應客戶的需求，永豐餘第一步是加快處理訂單的速度。
永豐餘副總經理兼財務長劉思誠舉例，過去要完成一張訂單，從詢價、報價、
確認、工廠排程、正式生產等，起碼得花 3～5 天，過程中至少得撥 6 通電話。
而且像電話、傳真、e-mail 等傳遞方式，也存有人為疏失的風險，過去便曾發生 因傳真兩次，使工廠重複生產的烏龍，公司每年因此背負的損失高達上千萬。
有了新的資訊平台，客戶只要上網登入，直接輸入品名、訂單別、數量、交期 等內容，系統會立即將訂單排入工廠流程，同時發送手機簡訊給負責的業務員，
向客戶回報。即使業務員不在辦公室，也能用筆記型電腦，上網完成確認動作。
從上網、下單到確認的步驟，只要短短 3 分鐘就能搞定。
如果客戶想知道確切到貨時段，也可在系統裡查到當天運送的車次，直接與司 機聯繫，送達後，司機會用公司配備的 PDA 無線上網，將訊息回傳至系統。
新系統推出這一年來，永豐餘工紙紙器事業部紙器一部的羅吉祥，就常在客戶 面前拍胸脯保證，即使下午 4 點 58 分才下的單，工廠也能在 5 點鐘生管作業結 束前，將訂單排入當天製程。他笑著說：「客人再也不用急得像熱鍋上的螞蟻，
狂 call 業務員，急著確認訂單收到沒。」訪談過程中，他的手機就接到 3 通客戶
下單的簡訊，讓他不停的忙進忙出。
或許有人質疑，若由系統自動跑單，是否會使客戶喪失斡旋與殺價的空間？但 永豐餘工紙紙器事業部北一組主任朱長祿解釋，目前系統僅負責「持續單」（非 首次訂單）部份，第一次的訂單內容，還是會由業務員與客戶當面溝通，確立細 節後，才會鍵入系統。有系統幫忙處理繁瑣的流程，「現在，我們有更多時間去 開發新客戶，」他表示。
前端接單速度提高後，接下來，後端工廠也必須具備即時生產的能力。
產品達交，兩天搞定
為加快產品達交的速度，永豐餘也大幅調整了後端生產流程，設立「運籌中 心」、「設計中心」與「半成品倉庫」等新編制，統一控管所有生產與品質掌控 的問題。一旦產品設計圖出爐，客戶就能直接登入系統，在網上進行校對，發現 問題便通知員工修改，使得產品交期由原本的 40 多天，縮短為只需 2 天。副總 經理劉思誠指出，有了這套系統，讓永豐餘可以在兩個不同的地方，進行設計與 生產。
光有速度還不夠，因為當面對像沃爾瑪（Wal-Mart）這種等級的國際大客戶時，
紙廠能否提供各地一致的標準化品質，常成為能否取得搶單的勝出條件。對此，
永豐餘也建置出一套「數位自動供墨系統」，統一建立墨色資料檔，以確保相同 的紙箱在不同廠區出貨時，色彩表現都一致。「不管在東筦或桃園廠，經由系統 挑選的顏色，做出來都會是一樣的感覺，」劉思誠舉例。而使用數位自動供墨系 統後，公司的油墨成本與用量，也因此節省了 20％。
除了提高流程的速度，新的供應鏈系統甚至還能幫忙省錢，例如以前各地紙箱 廠都得配備自己的駐廠設計師，現在有了設計中心，每年可為永豐餘節省超過 20 萬美元的人力費用，公司整體庫存也從導入前的 4.6 萬噸，大幅下降至 2.5 萬 噸，每年幫下游客戶省下 240 萬美元的庫存資金。「若能幫客戶省錢、省時間，
那他們應該也願意多花點錢，和我們交易，」劉思誠說。
工紙營收，3 年躍升 6.6 倍
推廣 3 年來，永豐餘 3,000 多家客戶中，目前已有近千家加入供應鏈平台。客 戶只要上網、輸入帳號，馬上就能看到自己的交易明細與處理進度。過年這一陣 子，正好是造紙業最忙的時候，「系統讓訊息通透之後，現在換成我們被客戶追 著跑了，」剛結束一通客戶電話的工紙紙器事業部主任朱長祿打趣說。
整體流程的速度提高後，也為永豐餘的營收帶來明顯的效益，例如工紙紙器事 業部去年營收便高達 2,985 萬美元，比 2001 年的 448 萬美元，大幅躍升了 6.6 倍，
紙與紙板事業部每年也有 2,500 萬美元的成長，公司整體業績在近 3 年成長 35％。
但當初開始推動時，永豐餘遇到的阻礙卻是：如何說服客戶配合？主持整個新 系統計畫的劉思誠說明，像是紙與紙板事業部的客戶，幾乎都是中小型的印刷廠 與經銷商，因此必須與他們不斷溝通、宣導 e 化的效益，「有些廠家，我們甚至
還得教他們如何上網。」總計，永豐餘前後對內對外共舉辦 33 場說明會，登門 拜訪過的客戶超過 300 家。
而為提高操作的方便度，永豐餘的資訊中心還特地設計搭載相關程式的隨身 碟，客戶只要在電腦上插入隨身碟，就能直接連網登入系統，不必擔心得花錢更 新配備，而資訊中心的 28 位員工，也成了客戶免費的 e 化小幫手，經常主動到 府動幫忙安裝軟硬體。
本次卓越服務獎評審團肯定地表示，像永豐餘這樣，特別針對下游客戶提供 e 化服務，在全世界的造紙業裡，應該算是創舉。而負責推廣任務的永豐餘資訊中 心經理劉豐泰也坦承，當初決定對客戶提供這種服務時，在同業中其實並沒有可 參考對象，讓公司自己摸索了好一陣子。但他也提到，「使用過後，客戶反而想 知道的更多。」
雖然是年過半百的傳統造紙業，永豐餘卻懂得透過 e 化系統，加快自己的服務 速度與品質，以達成客戶的期盼。「即使是傳統產業，也該思考如何運用科技，
來提供客戶更好的服務！」副總經理劉思誠總結。
科技＋創新，服務厲害在哪裡
1.訂單確認 3 分鐘：登入資訊平台後，客戶直接輸入品名、訂單別、數量、交 期等，系統會將訂單排入工廠流程，同時發送手機簡訊給業務員，整個過程只要 3 分鐘。
2.生產時間兩天搞定：讓客戶在資訊平台上校對產品設計圖，一有問題便通知 員工立即處理，使產品交期由 40 多天縮短為 2 天。
3.e 化建置，隨身碟搞定：客戶將永豐餘資訊中心設計的隨身碟插入電腦，就 能直接連網登入供應鏈平台，不必花大錢添購新配備。
