第六章 資料的列印以及 報表物件
許明宗
大綱
列印資料表、表單中的資料
報表物件 「報表物件」
快速的產生報表
報表精靈
設定、調整報表物件
Snapshot 報表列印資料表的資料
設定、調整資料工作表的內容
設定、調整資料工作表的格式
列印版面的設定
預覽列印
列印資料設定、調整資料工作表的內容
讓資料表中的資料能夠有系統的呈現，常見的相 關操作有 隱藏欄位
調整欄位順序
資料的排序
資料的篩選
設定、調整方式，請參考第四及第五章相關的投 影片說明設定、調整資料工作表的格式
讓列印出來的資料能夠符合所需要的格式，常見 的設定有 資料工作表外觀的設定、調整
字型的設定
欄寬、列高的設定、調整
設定、調整方式， 請參考第四章相關的投影片說 明列印版面的設定
開啟資料工作表，執行「檔案 / 版面設定」資料表的標 題（名稱）
及列印日期
列印版面的設定 (cont’d)
預覽列印
選取要列印的資料表，執行「檔案/預覽列印」或 是工具列的「預覽列印」按鈕「預覽列印」
工具列
列印資料
選取要列印的資料表，執行「檔案/列印」一頁一頁印譞 是一份一份印
列印資料 (cont’d)
在工具列上的列印按鈕 ，會直接將資料列印 出來（依照使用者的設定值或預設值），而不會 出現上頁的「列印」視窗列印表單的資料
表單可以依照其版面配置方式，進行列印
表單的「頁首/頁尾」設計，會被列印出來 「頁首/頁尾」的設計請參考第五章投影片
「報表」物件
不單只是將資料列印出來，還可以將資料經過排 序、分組、格式化並求算相關的統計量（總計、平均數等）
報表物件的預設版面配置有 自動產生報表：單欄式、表格式
報表精靈：分層式、區塊、大綱 1、大綱 2、向左對 齊 1、向左對齊 2
報表物件的檢視模式有 設計、預覽列印、版面配置預覽
設計檢視
預覽列印、版面配置預覽
「預覽列印」會將所有要 列印的資料逐頁的呈現出 來；「版面配置預覽」只 會顯示出代表頁面
新增報表的方式
快速新增「報表」物件 工具列「新增物件」按鈕群組中的「自動產生報表」
按鈕
利用「新增報表」對話視窗，新增「報表」物件 功能表列的「插入/報表」
切換到資料庫視窗報表區，按下工具列的「新增」按 鈕
快速的新增報表 - 「自動產生報 表」按鈕
2、按下「自動產生報 表」按鈕，會自動、快速 的產生報表物件
1、選取要建立報表 的資料表或查詢物件
「自動產生報表」按鈕產生的報表
「新增報表」對話視窗
「插入/報表」
切換到資料庫 視窗報表區，按下工具列的
「新增」按鈕
本章只針對這些新增 報表的方式進行說明
自動產生報表
選擇要自動產 生報表的格式
選擇要自動產 生報表的來源
自動產生報表 - 單欄式
自動產生報表 - 表格式
報表精靈
選擇要使用 的資料來源
選擇「報 表精靈」
報表精靈 - 資料表及其欄位的選取
選擇報表所需 要的欄位
選擇報表的 資料來源
報表精靈 - 分組方式
選擇報表要採 用的分組方式
（最多可以分 成四個層次）
按下分組選項 按鈕進行分組 區間的設定
分組區間的設定
將薪資以「5000」
分組
報表精靈 - 排序及顯示摘要資訊
按一下按鈕會 改變排序方式
按下此按鈕可 以選擇報表的 最多可以選擇 摘要資訊
四個欄位進行 排序
摘要資訊
只有薪資欄位 是數值，可以 計算摘要
報表精靈 - 版面配置方式
報表精靈 - 版面樣式
報表精靈 - 命名及預覽報表
報表精靈 - 完成的報表
標籤精靈
標籤精靈 - 選擇標籤格式
標籤精靈 - 選擇標籤的字型
標籤精靈 - 選擇標籤內容
要分行記得要先按
「ENTER」再新 增欄位
標籤精靈 - 排序的方式
標籤精靈 -命名及預覽標籤
標籤精靈 - 完成的標籤
修改標籤
替標籤增加「稱 呼」及「收」
Snapshot 報表
Access 針對報表物件提供了一種 Snapshot 格 式 （快照集格式），讓我們可以在不必開啟Access 的情況下，透過 Snapshot Viewer 便 可瀏覽報表
「(Microsoft Office)/(Microsoft Office 工具) /(Microsoft Access Snapshot Viewer)」
將報表輸出成 Snapshot 檔案
選取要轉換為 Snapshot 檔案的報表物件
「檔案/匯出」是否要立即開啟 Snapshot檔
