大学计算机基础（第二版） - 万水书苑-出版资源网

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(1)第 5 章文字处理软件 Word 2003. Microsoft Office 2003 是 Microsoft 公司开发的办公软件 Office 2003 的组件之一，是一种集编辑、制表、插入图形及绘图、排版与打印为一体的字处理软件，也是目前主流的文字处理软件。它不仅具有丰富的全屏幕编辑功能，还提供了各种控制输出格式及打印功能，使文稿能基本上满足各种文书的打印需要。Word 功能齐全，操作简便，并且提供了一系列在线帮助信息和各种编辑工具、功能菜单，能使用各种工具栏提供的工具和菜单栏提供的功能自由地进行操作。本章重点介绍 Word 文档的建立、编辑和保存，字符和段落的格式化，页面排版和打印等内容，这些都是我们学习和工作中经常接触的基本操作。本章还进一步由浅入深地介绍表格的制作、图片的插入和编辑、自选图形的插入和编辑等，并通过大量实例使读者快速地掌握这些操作。.       . Microsoft Office 2003 概述 Word 2003 快速入门 Word 2003 的基本操作 Word 文档的排版表格制作图文混排 Word 2003 的高级功能和用户自定义. 5.1. Microsoft Office 2003 概述. 1．中文版 Office 2003 概述 Microsoft Office 是 Microsoft 公司开发的一套基于 Windows 操作系统的办公软件套装。常用组件有 Word、Excel、Access、PowerPoint、FrontPage 等。Office 2003 是继 Microsoft 公司推出 Office 2000 以来的又一个版本，在继续以前版本的优点上又做了很多改进，使操作界面更加友好，同时还增加了许多新的功能。中文版 Office 2003 作为升级产品，与以往的 Office 系列产品相比，其最大的优点在于将应用程序集成在一个统一的应用程序包中，各个应用程序采用同一标准化的菜单、工具栏、快捷键和 Web 发布工具，它们共享一般的命令、对话框及操作步骤。这些应用程序可.

(2) 以非常方便地实现数据共享、文件合并与转化等操作，实现了软件应用上的协调与统一。 2．Office 2003 对系统的配置要求（1）计算机和处理器：使用 Intel Pentium 233MHz 或更快处理器（建议使用 Pentium III）的个人计算机；（2）内存：128MB 以上；（3）硬盘：260MB 可用硬盘空间；（4）驱动器：CD-ROM 或 DVD 光驱；（5）显示器：Super VGA（800×600）或更高分辨率的显示器；（6）操作系统：Microsoft Windows 2000、Windows XP 或更新的操作系统。 3．Word 2003 基本特点 Word 是 Microsoft 公司 Office 办公系列软件中的一个重要组件，即文字处理软件。 Word 2003 能够创建各种文档文件，例如文章、计划、报告、书信、简历等。使用 Word 2003 可以在文档中加入图片、表格、艺术字，对文档内容进行修饰与美化，进行自动排版处理、自动更正错误、自动套用格式、自动创建样式、自动生成索引目录等多种功能。 Word 2003 的一个显著特点是：所见即所得。也就是说，在计算机屏幕上看到的内容与打印机打印后的效果是一致的。Word 的主要功能及特点包括：（1）文字处理、图文表混排功能。（2）编辑及格式管理。（3）图形过虑器功能。（4）模拟显示功能。（5）友好的用户界面。（6）自动完成任务功能。（7）制作 Web 页。（8）WordMail 功能。（9）多语言支持功能。（10）完善的在线帮助和 Office 助手。. 5.2. Word 2003 快速入门. 5.2.1 Word 2003 的启动和退出 1．Word 2003 的启动启动 Word 的方法很多，最常用有三种方法：（1）启动 Windows 后，单击“开始”→“程序”→Microsoft Office→Microsoft Office Word 2003 命令项启动 Word。（2）通过桌面上的 Word 快捷方式启动，如图 5-2-1 所示。（3）利用 Word 文件启动 Word 2003，如图 5-2-1 所示。. 第 5 章文字处理软件 Word 2003. 101.

(3) 102. 大学计算机基础（第二版）. 图 5-2-1. 通过“Word 快捷方式” 、“Word 文件”启动 Word 2003. 2．Word 2003 的退出退出 Word 2003 的常用方法有以下几种：（1）单击标题栏右上角的“关闭”按钮。（2）双击标题栏左侧的“W”图标。（3）单击菜单“文件”下的“退出”命令。（4）按组合键 Alt+F4。 5.2.2. 有效管理 Word 2003 窗口界面. 启动中文版 Word 2003 后，系统将自动建立一个空白文档，默认的文档名为“文档 1”。 Word 2003 的操作窗口界面如图 5-2-2 所示。. 图 5-2-2 Word 2003 的操作窗口界面. 5.2.2.1 Word 2003 的窗口界面的组成及各组成部分功能简介 Word 2003 的操作窗口界面主要由标题栏、菜单栏、工具栏、任务窗口、编辑区、状态栏等组成，如图 5-2-2 所示。.

(4) （1）标题栏：位于 Word 工作窗口的顶端，用于显示当前正在编辑的文档的文件名。单击标题栏右边的按钮，可以最小化、最大化/恢复或关闭程序，如图 5-2-3 所示。. 图 5-2-3. 标题栏. （2）工具栏：使用工具栏可以使 Word 操作变得更为方便快捷，用户可以通过单击工具栏中的各个按钮来执行相应的操作，如图 5-2-4 和图 5-2-5 所示。. 图 5-2-4. 常用工具栏. 图 5-2-5. 格式工具栏. （3）菜单栏：包含“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、 “窗口”、“帮助”9 个菜单，如图 5-2-6 所示。. 图 5-2-6. 菜单栏. Word 2003 有 9 个一级功能菜单，每个菜单都可以通过单击菜单栏上的项目名称激活相应的下拉菜单，单击下拉菜单中选中的命令，即可执行该命令的功能。也可以利用组合键激活下拉菜单，菜单栏的每个一级功能菜单右边括号中都有一个带下划线的字母，通过按 <Alt>+<带下划线字母>可激活相应的下拉菜单。（4）编辑区：是 Word 工作窗口中央的空白区域，其中显示了正在编辑的文档的内容。（5）状态栏：位于 Word 文档窗口的底部，用于显示当前文档的状态及与该文档相关的上下文信息，如当前文档页码、总页数，以及当前光标在文档中的位置信息等，如图 5-2-7 所示。. 图 5-2-7. 状态栏. 5.2.2.2 Word 2003 中文版帮助功能（1）使用“Microsoft Word 帮助”主题获取帮助。单击菜单“帮助”下的“显示 Office 助手”命令，即可将 Office 助手显示在界面中，显示 Word 2003 中文版帮助功能。再次单击菜单“帮助”下的“显示 Office 助手”命令，即可隐藏 Office 助手。（2）除了使用“Microsoft Word 帮助”主题获取帮助外，还可以使用“这是什么”、 “网上 Office”等多种方法获取帮助。. 第 5 章文字处理软件 Word 2003. 103.

(5) 104. 大学计算机基础（第二版）. 5.3. Word 2003 的基本操作. 文档，在 Word 2003 中泛指用户使用 Word 2003 创建、打开、编辑或修改的所有文字、表格或图形的集合。在 Word 2003 的文档窗口中，将用户正在处理的文字、表格或图形的集合称为文档。而用户将处理过的文档进行保存时，文档保存在系统中的形式称为文件。也就是说，文件是文档的保存形式，而文档是文件的打开形式。 5.3.1. 文档操作. 5.3.1.1 新建文档 Word 文档是文本、图片等对象的载体，当 Word 启动时，它自动为用户建立一个以通用模板 Normal.doc 为基准模板的新文档，如图 5-3-1 所示。通常默认名为“文档 1.doc”，保存时可以根据用户的需要更改为其他文件名。进入 Word 环境，可以直接在文档窗口进行编辑工作，还可通过在桌面上右击菜单“新建”下的“word 文档”命令。. 图 5-3-1. 使用模板. 5.3.1.2 打开 Word 文档用户已创建并存盘的文件，如果再次使用时打开它，需要将其内容调入当前文档窗口，才能对它进行各种操作。在 Word 2003 的“打开”对话框中，可打开位于不同位置的文件。 Word 2003 可打开本机硬盘上或与本机相连的网络驱动器上的文件，即使本机不与网络服务器相连，只要所在的网络支持 UNC 地址，就可打开网上的文件。对于硬盘或有读写权的网络驱动器上的文件，可创建并打开该文件的一个副本，所有操作都在副本上进行，而原文件则保持不变。无论文件位于何处，都可作为只读文件打开，以保证原文件不被修改。如果用“文件”菜单中的“版本”命令保存了一篇文档的多个版本，则可找到并打开较早的版本。 1．打开硬盘或网络上的文档具体操作步骤是：单击常用工具栏的“打开”按钮或单击菜单“文件”下的“打开” 命令，弹出“打开”对话框，如图 5-3-2 所示。在“查找范围”列表框中单击包含该文档的.

(6) 驱动器、文件夹或 Internet 地址。在文件夹列表中双击各文件夹，直到打开包含所需文件的文件夹。双击要打开的文件名。. 图 5-3-2. “打开”对话框. 2．打开近期编辑过的文件具体操作步骤是：单击菜单“文件”底部的文件名或输入该文件名左边对应的数字。如果没有显示最近使用过的文件，单击菜单“工具”下的“选项”命令，在“常规”选项卡中选中“列出最近所用文件”复选框。 5.3.2. 文档的保存与保护. 在新建 Word 文档或编辑某个文档时，如果出现了计算机突然死机、停电等非正常关闭的情况，文档中的信息就会丢失，因此为了保护劳动成果，及时保存文档是十分必要的。 5.3.2.1 保存文档当启动 Word 2003 后，就可以在文档窗口中输入文档内容。用户输入的文档是驻留在计算机内存中，不会自动存储到磁盘上，当退出 Word 2003 或发生意外时都会全部丢失。用户应在退出 Word 2003 或每间隔一定时间对编辑的文档进行一次存盘操作，以便以后使用。 1．保存新建的、未命名的文档具体操作步骤是：（1）依次单击菜单“文件”下的“保存”命令（或“另存为”命令）。（2）直接单击工具栏中的“保存”按钮。（3）同时按下 Ctrl+S 键。首次单击菜单“文件”下的“保存”命令（或“另存为”命令）就会弹出“另存为”对话框，如图 5-3-3 所示。在“保存位置”列表框确定新文档存放的路径（默认路径为 My Documents），在“文件名”框中，键入文档的名称，如果需要，可用长的、描述性的文件名；在“保存类型”列表框确定要保存的文件类型；最后单击“保存”按钮，新建的文档内容将以指定的路径、文件名及文件类型等选定的参数存盘。存盘后，仍然保持在当前文档编辑窗口，用户可继续进行编辑工作。. 第 5 章文字处理软件 Word 2003. 105.

(7) 106. 大学计算机基础（第二版）. 图 5-3-3. “另存为”对话框. 2．保存已存在的文档具体操作步骤是：（1）单击菜单“文件”下的“保存”命令。（2）直接单击工具栏中的“保存”按钮。（3）同时按下 Ctrl+S 键。当前编辑的内容将以原文件名存盘，存盘后，仍然保持在当前文档编辑窗口，用户可继续进行编辑工作。 3．同时保存所有打开的文档具体操作步骤是：按下 Shift 键并单击菜单“文件”下的“全部保存”命令，则同时保存所有打开的文档和模板。如果某个文档从未保存过，将弹出“另存为”对话框，以便用户为其命名。 4．换文件名或路径保存文档换文件名或路径保存文档一般用于：第一次保存文档，用户希望给当前编辑的文件命名一个便于见名知义的文件名；或该文件已经存在，用户希望以另一个名字保存文件，换名、换路径或换文件格式保存文件，给文件保存一个备份。 5.3.2.2 关闭 Word 文档为了保证文档的安全，一般一个文档编辑结束都应将其关闭。具体操作步骤是：单击菜单“文件”下的“关闭”命令。如果被关闭的文档在关闭前进行过操作，且尚未保存过，则弹出如图 5-3-4 所示对话框。如果需要保存修改的内容，则回答“是（Y）”；确定不需要保存，则回答“否（N）”；若单击“取消”按钮，则返回到文档编辑窗口，不做关闭操作。. 图 5-3-4. “关闭”窗口.

(8) 如果要关闭所有打开的文档而不退出该程序，按下 Shift 键，并单击菜单“文件”下的 “全部关闭”命令。 5.3.2.3 退出 Word 2003 具体操作步骤是：方法一：单击菜单“文件”下的“退出”命令项，即可退出 Word 2003 编辑窗口。方法二：单击屏幕右上角的系统控制钮，退出 Word 2003 编辑器窗口。如果有某些修改过的文档未保存，同样弹出图 5-3-4 所示的窗口，可以按上述步骤选择操作，退出 Word 2003 编辑器窗口。如果被关闭的文档未命名，则屏幕将弹出“另存为”对话框，按另存为方式操作，即可退出 Word 2003 编辑器窗口。 5.3.2.4 Word 文档保护 Word 提供了若干对文档的安全和保护功能，其主要方法是通过给文档设置口令来保护文档，防止未授权用户打开、修改和保存文档。 1．设置自动保存时间间隔如果用户选择了“自动保存时间间隔”复选框，系统将文档的修改保存在恢复文件中。 “自动恢复”功能可定期保存文档，而且在保存或关闭文档时，系统将删除恢复文件。如果出现断电，或者在保存或关闭文档前必须重新启动计算机，恢复文件仍将存在。重新启动 Word 2003 后，Word 将打开所有恢复文件，以便用户保存该文件。如果选择不保存恢复文件，系统将删除这些文件。因此，用户必须作一次真正的存盘操作，才能将“自动恢复”的文档内容存盘。具体操作步骤是：首先单击菜单“工具”下的“选项”命令，然后单击“保存”选项卡，如图 5-3-5 所示。选中“自动保存时间间隔”复选框；在“分钟”文本框中，输入时间间隔，以决定需要 Word 保存文档的频繁程度。. 图 5-3-5. 设置自动保存时间间隔. 2．设置打开文件密码可以设置打开文档的权限密码，防止未授权用户打开该文档，只有授权用户才能打开、第 5 章文字处理软件 Word 2003. 107.

(9) 108. 大学计算机基础（第二版）. 修改和保存文档。操作方法有两种，具体操作步骤是：（1）依次单击菜单“工具”下的“选项”下的“安全性”选项卡，可以为文件设置密码，如图 5-3-6 所示。. 图 5-3-6. 设置打开文件密码. （2）单击菜单“文件”下的“另存为”命令，弹出“另存为”对话框；在“另存为” 对话框中，单击按钮“工具”，屏幕上将下拉出属于 “另存为”对话框的“工具”按钮中的命令。从该菜单中选择“安全措施选项”命令。在“打开文件时的密码”框中键入密码，再单击“确定”按钮，弹出 “确认密码”对话框，如图 5-3-7 所示。在“请再次图 5-3-7 “确认密码”窗口键入打开文件时的密码”框中再次键入该密码，单击 “确定”按钮，则返回“另存为”对话框。 3．修改或删除密码要修改或删除文档的密码，必须知道打开文档的密码。具体操作步骤是：打开文档，单击菜单“文件”下的“另存为”命令，弹出“另存为”对话框；在“另存为”对话框中，单击按钮“工具”，屏幕上将下拉出属于“另存为”对话框的“工具”菜单中的命令。从该菜单中选择“安全措施选项”命令。在“打开文件时的密码”框中键入修改密码，再单击“确定”按钮，如果是删除密码，在“打开文件时的密码”框中删除密码后再单击“确定”按钮；单击“保存”按钮，该文档即可存盘，并设定刚才修改的密码，或密码被删除。 5.3.3. 文档的编辑. 5.3.3.1 确定插入点位置进入 Word 2003 编辑窗口，在窗口中有一个闪烁的光标竖线“│”，即为当前输入位置（插入点）。在文档中，可以使用鼠标或快捷键滚动文档、确定选择页或文字的位置。.

(10) 1．用键盘移动光标若要使用键盘选择文档位置，可以用以下键来选择，如表 5-1 所示。表 5-1 用键盘移动光标向右移动一个字符或汉字. （右箭头）→. 向左移动一个字符或汉字. （左箭头）←. 向下移动一行. （下箭头）↓. 向上移动一行. （上箭头）↑. 移至行尾. End 键. 移至行首. Home 键. 向上移动一屏（滚动）. Page Up 键. 向下移动一屏（滚动）. Page Down 键. 移动到下页顶端. Ctrl+Page Down 组合键. 移动到上页顶端. Ctrl+Page Up 组合键. 移动到文档末尾. Ctrl+End 组合键. 移动到文档开头. Ctrl+Home 组合键. 返回前一编辑位置. Shift+F5 组合键. 2．用鼠标移动光标如果需要将光标在当前窗口内移动，只要将鼠标指针定位到所需要的位置处单击即可；如果需要的目标位置不在当前屏幕上，需要将用户需要的文档内容移动到当前屏幕窗口内，通常使用文档窗口的滚动条，如图 5-3-8 所示。. 滚动条. 图 5-3-8. 滚动条. 3．使用定位命令还可以使用“定位”命令方式选定文档位置。具体操作步骤是：单击菜单“编辑”下的 “定位”命令，在弹出的“定位”窗口中，根据需要选定页、行等，确定后“关闭”，即可第 5 章文字处理软件 Word 2003. 109.

(11) 110. 大学计算机基础（第二版）. “定位”到选择的位置。 5.3.3.2 文本内容的输入方法在 Word 2003 编辑窗口中，既可输入汉字，也可输入英文字母、符号、图形和表格等。文本是文字、符号、特殊符号、图形等内容的总称。在新建一个空文档后，光标所在的位置就是即将录入文本的位置，当输入文字时，光标会随着文字向后移动。在输入中文文本文字前，要选择一种汉字输入法。 1．常见文本内容的输入启动 Word 2003，进入编辑窗口，就可以在插入点处输入文字。一般启动 Word 后默认的输入状态是英文方式，这时可以输入键盘上的字母和符号；如果要输入汉字，必须选择一种用户熟悉的中文输入方法，打开该输入方法，然后才能输入汉字。输入的文字总是紧靠插入点左边，而插入点随着文字的输入而向后移动。如果在输入过程中输错了字，可用两种方法删除：一是将插入点移到要删除的文字前面，用 Delete 键删除插入点后面的文字；二是将插入点移到要删除的文字后面，用 BackSpace 键删除插入点前面的文字。在编辑窗口内可以使用键盘上的方向键（←↑→↓）移动插入点，也可以使用鼠标移动插入点。 Word 具有自动换行功能，当输入的文字充满一行时，将自动换行，而不用按 Enter 键。按 Enter 键是生成一个段落的结束标记，仅当一个段落输入结束时才使用 Enter 键。对于字母、数字和“@、#”等常用符号，可以通过 Shift 和键盘上相关键配合输入。除此之外，在中文状态下有以下几个常用标点符号和特殊符号的输入方法。（1）按“\”键，输入“、”（顿号）。（2）按 Shift+4 组合键，输入“￥”（人民币符号）。（3）按 Shift+6 组合键，输入“……” （省略号）。（4）按 Shift+-组合键，输入“——”（破折号）。（5）按 Shift+<或>组合键，输入“《”或“》”（书名号）。 2．输入特殊字符或符号如果要输入键盘上没有的符号，如特殊字符、国际通用字符以及其他符号，具体操作步骤是：单击要插入符号的位置（选定插入点）。单击菜单“插入”下的“符号”命令，然后单击“符号”选项卡，弹出“符号”对话框，如图 5-3-9 所示。从中选择需要的符号，如果需要的符号不在对话框的窗口中，可以通过右边的滚动条将欲选择的符号显示在对话框的窗口中，也可以通过“字体”和“子集”框的下拉按钮选择显示某一类型的符号。再双击要插入的符号或字符，即可将选定的符号插入到插入点。可以连续插入若干个需要的特殊符号或字符，直到不需要时，单击“取消”按钮，即可返回文档编辑窗口。 5.3.3.3 文档内容的选取方法文档内容选取可用键盘和鼠标进行，一般常用的是鼠标。具体操作方法是：（1）选择一行：将鼠标移动到该行的左侧，直到鼠标变成一个指向右边的箭头，然后单击，则该行被选中。（2）选择多行：将鼠标移动到该行的左侧，直到鼠标变成一个指向右边的箭头，然后向上或向下拖动鼠标。.

(12) 图 5-3-9. “符号”选项卡. （3）选择一个句子：按住 Ctrl 键，然后在该句的任何地方单击。（4）选择一个段落：将鼠标移动到该段落的左侧，直到鼠标变成一个指向右边的箭头，然后双击。或者在该段落的任何地方三击。（5）选择整篇文档：将鼠标移动到任何文档正文的左侧，直到鼠标变成一个指向右边的箭头，然后三击。 1．连续选取若干个文本对象在编辑文档过程中常需要对文档中某一连续区域的文本进行编辑，这时就需要先选取这一连续区域内的文本对象，有以下两种选取方法：（1）通过拖动鼠标来选取。这是连续选取若干个文本对象最直接的方法，具体操作步骤是：将鼠标光标移动到需要选取文本的开始处，然后按住鼠标左键不放并进行拖动（向上或者向下），当选取所需的文本后释放鼠标即可。（2）用 Shift 键来辅助选取。通过 Shift 键也可以选取连续区域内的文本对象，具体操作步骤是：在需要选定区域文本的开始处单击，然后按住鼠标光标移到选定区域的结尾处，按住 Shift 键不放并单击，即可选定这一连续区域内的文本。该方法适用于选定比较长的文档内容，对于要选取不在同一页中的文本内容时最为有效。 2．间隔选取若干个文本对象 Word 2003 还允许用户选取间隔的不同区域文本对象，具体操作步骤是：拖动鼠标先选定一部分内容，按下 Ctrl 键不放，在文档中其他位置拖动鼠标再选定另一部分内容即可。 3．选取矩形块文本在编辑文档时为了突出文档中的某个规则的矩形区域内的文本对象，需要选取该矩形区域中的文本对象。具体操作步骤是：按下 Alt 键不放，在文档中要选取的文本区域开始的第一个字符前单击，再按住鼠标左键不放，拖动鼠标，完成选取后松开 Alt 键即可。 5.3.3.4 复制、剪切、粘贴与移动文字剪切、复制和粘贴是 Word 提供的移动文字和图形的一项非常方便的功能，它使得用户在当前文档中可以自由地移动文字和图形，以及在当前文档与其他 Word 文档之间，甚至是其他 Windows 应用程序之间移动文字和图形。 1．复制复制是文档编辑常用的操作，可在文档内、文档间或应用程序间移动或复制文字。第 5 章文字处理软件 Word 2003. 111.

(13) 112. 大学计算机基础（第二版）. （1）使用剪贴方式复制文字。（2）使用拖动方式复制文字。（3）与键盘结合复制文字。 2．剪切剪切是将选定的文字剪切到剪贴板中，原文字不存在，即原文字被删除。剪贴板中的内容还可以根据需要选择粘贴操作，实现复制功能。 3．粘贴粘贴是将剪贴板中的内容复制到用户需要的位置。 4．剪贴板在 Office 2003 剪贴板中，内容可以按剪切或复制对象的先后次序存放。 5．移动文字移动文字操作是将所选择的文字块从原位置移动到另一个新的位置。其操作方式是先将要移动的文字剪切到剪贴板中，然后将之粘贴到新的位置，操作与复制方法相似，不再重复。 6．撤销单击菜单“编辑”下的“撤消键入”命令；或单击工具栏中“撤消”按钮；或使用 Ctrl+Z 键。 5.3.3.5 文本的修改（1）光标在错误文字的后面，按键盘上的 Backspace 退格键可以将其删除。（2）光标在错误文字的前面，按键盘上的 Delete 键可删除错误的文字。（3）如果整行的文字需要修改，将文本选取，按键盘上的 Delete 键将其删除。（4）在原文字上直接进行修改。（5）文字块的删除还可以通过单击菜单“编辑”下的“清除”命令实现，或使用“剪切”按钮剪切到剪贴板中，也可以达到删除的目的。 5.3.3.6 快速查找与替换在文档编辑过程中，查找和替换是常用的操作。查找和替换可以搜索和替换文字、指定格式和诸如段落标记、域或图形之类的特定项。在多页文档中查找某文本，如果逐字查找不但费时而且还会有遗漏，遇到这种情况时，可以使用“查找”命令进行编辑。如果个别文本需要用新内容来替换，还可以使用“替换” 命令来进行文本的替换。 1．查找文字具体操作步骤是：以常规方式查找文本时，可单击菜单“编辑”下的“查找”命令，弹出“查找和替换”对话框，如图 5-3-10 所示。在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，单击“查找下一处”按钮，即可将光标定位在文档中第一个查找目标处。单击若干次“查找下一处”按钮，可依次查找文档中对应的内容。 2．替换替换与查找功能非常相似，不同的是，替换能自动查找并替换指定内容的文字。.

(14) 图 5-3-10. “查找与替换”对话框. 具体操作步骤是：单击菜单“编辑”下的“查找”命令，选择“查找和替换”对话框中的“替换”选项卡，在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，在“替换为”文本框中输入要替换的内容，如图 5-3-11 所示。单击“替换”按钮，在文件中显示找到的第一个文本，如果不想替换该处文本，单击“查找下一处”按钮，如果想替换全部，可以单击“全部替换”按钮。. 图 5-3-11 “查找和替换”窗口. 3．查找指定格式具体操作步骤是：在“查找”选项卡中单击“高级”按钮，可展开该对话框用来设置文档的高级查找选项，要查找指定格式，可在“高级”选项中，单击“格式”按钮，在弹出的下一级子菜单中设置要查找的文本格式，如字体、段落和制表位等。若要搜索带有特定格式的文字，输入文字，再单击“格式”按钮，然后选择所需格式。若要只搜索特定的格式，删除所有文字，再单击“格式”按钮，然后选择所需格式，如图 5-3-12 所示。. 图 5-3-12. 查找指定格式第 5 章文字处理软件 Word 2003. 113.

(15) 114. 大学计算机基础（第二版）. 4．替换指定的格式具体操作步骤是：若要替换带有特定格式的文字，可先在“查找内容”中输入文字，再在 “替换为”中输入文字，再单击“格式”按钮，然后选择替换所需格式，如图 5-3-13 所示。. 图 5-3-13. 替换指定的格式. 5.3.3.7 检查拼写和语法在输入文本时自动进行拼写和语法检查是 Word 2003 默认的操作，但若是文档中包含有较多特殊拼写或特殊语法，则启用键入时自动检查拼写和语法功能，就会对编辑文档产生一些不便，因此在编辑一些专业性较强的文档时，可暂时将输入时自动检查拼写和语法关闭。设置拼写检查的具体操作步骤是：单击菜单“工具”下的“选项”下的“拼写和语法” 命令，选择“使用拼写检查”，便可在弹出的对话框中进行设置。使用拼写检查的具体操作步骤是：选中文本，单击菜单“工具”下的“拼写和语法”命令，可检查文本中的拼写和语法。. 5.4. Word 文档的排版. 学完了前面的章节，我们已经能够对文档进行必要的信息录入和编辑了。但是这对于创建一个美观而醒目的文件还远远不够。为了改变文档的外观，我们还需要对文档进行必要的设置和修改，例如改变字体的类型、字体的大小和颜色，版面的重新设置等。在学习排版前，我们必须先对 Word 2003 的视图有一定的了解，因为有了视图才可以看到文档的排版效果。 5.4.1. 显示视图的模式. 视图，就是文档的显示方式。Word 2003 提供了普通、Web 版式、页面、阅读版式、大纲五种视图方式。在 Word 视图中，可以调整视图比例，还可以设置视图的背景。 1．普通视图普通视图是输入、编辑和格式化文本的标准视图。在普通视图中可以完成输入、编辑和设置文档格式。普通视图可以显示文档格式，但简化了页面的布局，所以可便捷地进行键入和编辑。具体操作步骤是：单击菜单“视图”下“普通”命令项，也可以单击工作区水平滚动条.

(16) 左侧的“普通视图”按钮，文档将以“普通视图”方式显示。在“普通视图”模式下，可以很方便地进行文本输入、改写和编辑，但是在此视图下用户不能够查看文档的页码、页眉、页脚和页边距，也不能进行图像的绘制、文本框的设置操作和竖直排版。 2．Web 版式视图 Web 版式视图将显示文档在 IE 浏览器中的外观，在屏幕上显示的效果就是在浏览器中的效果。在 Web 版式视图中，可以创建能显示在屏幕上的 Web 页或文档。在 Web 版式视图中，可看到背景和为适应窗口而换行显示的文档，且图形位置与在 Web 浏览器中的位置一致。具体操作步骤是：单击菜单“视图”下“Web 版式”命令项，也可以单击工作区水平滚动条左侧的“Web 版式视图”按钮，文档将以“Web 版式视图”显示。在“Web 版式视图”模式下，阅读和显示文档的效果是最佳的，文字显示将会更大，并适当地换行排列以适应新的窗口大小，也可以改变文档背景颜色和图案，而且使联机阅读变得更加方便。同时在该模式下，还支持浏览和制作网页等功能。 3．页面视图页面视图以纸张页面的形式显示，可以精确地显示文本、图形及其他元素在最终的打印文档中的情形。页面视图方式具有所见即所得功能。在页面视图中可以查看在打印出的页面中文字、图片和其他元素的位置。页面视图可用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理栏和图形对象，还可以直接观察文档的输出效果。具体操作步骤是：单击菜单“视图”下“页面”命令，也可单击工作区水平滚动条左侧的“页面视图”按钮，文档将以“页面视图”显示。在“页面视图”模式下，可以清楚看到文档的垂直标尺，文档的页眉、页脚和页码，也可以查看文件中对象在实际打印页面中的位置。一般我们使用最多的也就是该视图，由于支持很多操作，譬如调整页边距、修改图形对象、设置边框，所以通常会占用系统的很多内存资源，在浏览文本时会降低系统的速度。 4．大纲视图大纲视图提供了一个处理提纲的视图界面，能分级显示文档的各级标题，层次分明。在大纲视图中，能查看文档的结构，可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文档。还可以通过折叠文档来查看主要标题，或者展开文档以查看所有标题，以至正文内容。大纲视图还使得主控文档的处理更为方便，主控文档有助于使较长文档（如有很多部分的报告或多章节的书）的组织和维护更为简单易行。具体操作步骤是：单击菜单“视图”下“大纲”命令项，也可单击工作区水平滚动条左侧的“大纲视图”按钮，文档将以“大纲视图”显示。在“大纲视图”模式下，可以很方便地查看文档的结构，同时可以通过拖动标题来快速地移动、复制或重新组织文档中的内容，还可以对文档进行必要的折叠、扩展操作。打开“大纲视图”时，可以看到工具栏又多了一个“大纲”工具栏，利用这个工具栏，操作大纲将会更快、更方便。如果选定一个标题和其子标题及正文，只需单击该标题前面的加号或减号，就可以扩展或折叠正文内容。 5．阅读版式视图阅读版式视图是 Word 2003 提供的一个新的视图版式，可以在屏幕上阅读需要打印的文档，它模拟了书籍的阅读方式，如图 5-4-1 所示。. 第 5 章文字处理软件 Word 2003. 115.

(17) 116. 大学计算机基础（第二版）. 图 5-4-1. 阅读版式视图. 6．文档结构图和全屏显示具体操作步骤是：单击菜单“视图”下的“文档结构图”命令项，打开“文档结构图” 模式，这时将看到 Word 2003 中文版的工作界面被分为左右两块了，如图 5-4-2 所示。左边为文档的提纲和标题各级目录，右边为文档在各种视图下的正文部分。文档结构图是大纲视图的补充，可以在任何视图中显示文档的标题结构。有了文档结构图，使得长篇的文档编辑变得更加快捷和方便。由于屏幕的显示区域是有限的，要尽量显示文档中足够多的部分，就需要用到 Word 2003 的全屏功能。具体操作步骤是：单击菜单“视图”下“全屏显示”命令项，开启系统全屏功能。全屏下的某文档如图 5-4-3 所示。这时标题栏、菜单栏、状态栏、标尺、滚动条和工具栏都会隐藏起来，弹出“全屏显示”栏，使整个屏幕只显示文档的编辑区域。在“全屏显示”模式下，文档的操作并没有改变，譬如要使用“文件”菜单，按下组合键 Ctrl+F，在菜单上单击要操作的命令即可。如果不需要菜单，只需将鼠标放在编辑的空白区域单击，菜单又将会隐藏起来。如果要退出“全屏视图”模式，按下 Esc 键或单击“全屏显示”图标上“关闭全屏显示”按钮即可。 7．视图显示比例具体操作步骤是：单击菜单“视图”下“显示比例”命令，对文档进行放大和缩小显示，如图 5-4-4 所示。 8．视图背景单击菜单“格式”下的“背景”命令，可以给文档设置背景，让页面变得更加精彩生动。但是加入的背景只是一种阅读效果，在打印稿中是不会体现的（水印效果除外）。普通视图和大纲视图中均不显示背景。.

(18) 图 5-4-2. 文档结构图下的文档. 图 5-4-4. 5.4.2. 图 5-4-3. 全屏显示下的文档. “显示比例”对话框. 字符格式的排版. 要想使文档进一步美化，拥有漂亮的外观，还需要对字符格式进行设置。所谓字符格式，也就是对字符种类、字符大小、字形、颜色和对字符的各种修饰，同时中文版 Word 2003 还支持字符的阴影、阴文、阳文、空心、动态等特殊效果。 5.4.2.1 字体和字号设置字体和字号是字符格式化最基本的操作。可以使用菜单“格式”→“字体”命令打开“字体”对话框来设置文本字体、字号、字形、字体颜色、加下划线、字符间距、文字效果等格式。 Word 2003 提供了多种可用的字体，默认字体为“宋体”，字号是指文字的大小，字形包括文本的常规显示、加粗显示、倾斜显示及加粗和倾斜显示。 1．设置字符的字体具体操作步骤是：先选定要改变字体和字号的文本，然后在“格式”工具栏中找到“字体”下拉列表，单击下三角形，展开列表，在其中选择一种字体选项。系统提供了 15 种中文字体格式，且这些字体都是以实际外观显示。另外，英文的字体就更多了。选中合适的字体后，选定文本就变成想要的字体了。 2．设置字符的字号具体操作步骤是：选中要改变字号的字符，在“格式”工具栏中，找到“字号”下拉列第 5 章文字处理软件 Word 2003. 117.

(19) 118. 大学计算机基础（第二版）. 表，单击下三角形，展开列表，在其中选择一种字号选项。对于中文字号，Word 2003 提供了从初号到八号，英文的字号单位为磅值，系统提供了从 5 磅到 72 磅。同时，用户也可以在字号的空白框中自己填写字号大小，单位仍然是磅，在输入时只需输入数字且数字可以超过 72，无须输入单位。 5.4.2.2 字形和文字颜色所谓字形，是指字符的粗体、斜体和下划线，而且这些字形可以同时使用。具体操作步骤是：先选中文本中想要改变字形的字符。在“格式”工具栏中找到加粗按钮、斜体按钮、下划线按钮，其中下划线具有下拉列表，可以展开列表选择其中一种下划线样式。单击其中一个或多个字形。要取消当前字符的字形，只需再次单击字形按钮即可。除了可以改变字符的字形外，Word 2003 还提供了对字符颜色的设置。不仅可以使文本版面更加整齐，还可以使文本色彩多样化。具体操作步骤是：选中要改变颜色的文本字符。在“格式”工具栏中找到“字体颜色” 设置按钮，单击右侧下拉三角形，展开颜色列表，可以从中选择一种颜色，也可以单击列表中“其他颜色…”来自定义字符的颜色。 5.4.2.3 字符间距与文字效果字符间距是指文档中字符与字符之间的距离。在通常情况下，文本是以标准间距显示的，这样的字符间距适用于大多数文本。但有时为了创建一些特殊的文本效果，需要扩大或缩小字符间距。过紧的字符，给人感觉很拥挤，过松的字符，会让人觉得空旷。所以改变字符间距对于美化文本也非常重要。具体操作步骤是：选中要调整字符间距的文本。单击菜单“格式”下的“字体”命令项，打开“字体”对话框。选中“字符间距”选项卡，在“间距”下拉列表中选择一种调整字距的方式，这里包括三种：标准、加宽、缩紧。在其右边的“磅值”微调文本框中输入相应数值，可以准确修改字符间距的大小。单击“确定”按钮，即可完成对选定文本字符间距的设定。要想文本文档具有特殊的动态效果，就需要用到“文字效果”功能，Word 2003 为文本内容提供了很多的动态效果，可以让文本区域里的字符在屏幕上不停地闪烁和跳动。有了 “文字效果” ，使文本更加生动。具体操作步骤是：选中想要添加“文本效果”的文本区域。单击菜单“格式”下“字体”命令项，弹出“字体”对话框。单击“字体”对话框中“文字效果”选项卡，可以看到在“动态效果”列表框中，Word 2003 提供了 6 种动态效果：赤水情深、礼花绽放、七彩霓虹、闪烁背景、乌龙绞柱、亦真亦幻。可以选中其中一种，默认情况是“无”动态效果。单击“确定”按钮，即可完成对选定文本的“文字效果”设定。此时对话框自动关闭，返回到用户的编辑状态下，我们就可以看到具有“文字效果”的文本区域了。 5.4.3. 段落的排版. 如果说字符格式的排版使文档的局部更加美观，那么段落的排版就是使文档整体更加美观。Word 中的段落是指用户输入回车键结束的一段文字或图形。段落的格式包括文档对齐、缩进大小、行距、段落间距等。Word 中显示的文档和打印出的文档是完全相同的， Word 不用格式代码表示格式。因此，设置好段落格式对文档的美观易读是非常重要的。在.

(20) 设定好段落的排版后，我们将会看到先前的文档外观已经大大改变了，变得更加整齐，更加规范，更加美观。 5.4.3.1 中文 Word 2003 的标尺标尺的作用就是用来给文档的文本内容位置作精确定位，通过标尺可以设定文档内容的尺寸大小，也可以设定文档页面的尺寸大小。对于段落的起始位置和段落的格式也是通过标尺进行精确定位。有了标尺后，我们就可以设置和使用 Word 2003 提供的制表位，方便地对文档内容进行准确排版。下面说明标尺和制表位使用的操作过程。使用 Word 2003 的工作区没有标尺时，单击菜单“视图”下“标尺”命令项，调出“标尺”功能。Word 2003 提供了多个制表位，分别是：左对齐、居中对齐、右对齐、小数点对齐、竖线对齐。其具体操作步骤是：首先在文档开始部分，设定一个左对齐的制表位。在工作区部分的左上角有对齐的设置图标，系统默认的是左对齐方式图标，单击可以设置一个左对齐制表位，还可以拖动刚刚设定的制表位，重新改变制表位的位置。再次单击工作区部分的左上角对齐设置图标。更换对齐方式为居中对齐，其图标为。此时在水平标尺的距离左端某处单击，在该处就设定了一个居中对齐的制表位。再单击工作区部分的左上角对齐设置图标。更换对齐方式为居右对齐，其图标为。此时在水平标尺的距离左端某处单击，在该处就设定了一个居右对齐的制表位。再单击工作区部分的左上角对齐设置图标。更换对齐方式为小数点对齐，其图标为。此时在水平标尺的距离左端某处单击，在该处就设定了一个小数点对齐的制表位。再单击工作区部分的左上角对齐设置图标。更换对齐方式为竖线对齐，其图标为。此时在水平标尺的距离左端某处单击，在该处就设定了一个竖线对齐的制表位。同时在光标所在行，我们可以看见多出了一条竖线。在完成后即可对文档输入的信息进行自动的对齐显示了。 5.4.3.2 段落的对齐分段在文档编辑当中，是最常见不过的事了。在分段后，一般要对段落进行设置对齐，这就涉及到段落的 5 种对齐方式：左对齐、两端对齐、居中对齐、右对齐、分散对齐。对于某一段落的对齐，可以不选中要对齐的文本，只要将光标放置在想要设置对齐的段落中即可。如果要设置多个段落的对齐，则需要选中这多个段落，然后同时设置它们的对齐方式。左对齐：设置整个段落在页面中靠左对齐排列。由于该对齐方式在工具栏中没有相应按钮，所以只能使用快捷键 Ctrl+L 来让段落靠左对齐，这种对齐方式很少用到，在实际使用中，大多情况使用两端对齐，对于用户录入文本为中文时，两者外观几乎没有差别。但如果输入是英文，差别则会较大。两端对齐：这是中文版 Word 2003 的默认对齐方式。打开或启动 Word 时，文本的输入总是以这种方式显示。如果在段落设置中，我们想要强制使用该对齐方式可以单击格式工具栏中两端对齐按钮，也可以使用快捷键 Ctrl+J。要想观察其明显效果，需让每行输入的文本占满整行。居中对齐：设置整个段落在页面中居中对齐排列。将光标放置在想要调整对齐方式的段落中，然后单击“格式”工具栏中居中对齐按钮，或按下组合键 Ctrl+E。完成对当前段落的居中对齐排列。右对齐：设置整个段落在页面中靠右对齐排列。将光标放置在想要调整对齐方式的段落第 5 章文字处理软件 Word 2003. 119.

(21) 120. 大学计算机基础（第二版）. 中，然后单击“格式”工具栏中右对齐按钮，或者按下组合键 Ctrl+R。完成对当前段落的靠右对齐排列。分散对齐：设置整个段落在页面中分散对齐排列。让段落中不足一行的文本均匀散落在一行中占满整行。将光标放置在想要调整对齐方式的段落中，然后单击“格式”工具栏中分散对齐按钮，或者按下组合键 Ctrl+Shift+D。完成对当前段落的分散对齐排列。 5.4.3.3 段落的缩进段落的缩进就是指段落两侧与页面的距离。中文版 Word 2003 对于段落的缩进提供了四种形式，分别为：首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进。要想实现段落的缩进方法多种多样，一般包括：使用标尺上的段落缩进滑标、使用工具栏缩进按钮和在“段落”对话框设定。 1．使用标尺上的段落缩进滑标（见图 5-4-5）首行缩进指将段落的第一行由左往右缩进一定的距离，而其他行保持不变。具体操作步骤是：将光标放置在要缩进的段落中。在水平标尺上单击“首行缩进”滑标，通过拖动它来调整缩进距离，同时在拖动过程中将看到一条竖直虚线，提示用户缩进的位置是否为想要位置。确定缩进距离后，释放鼠标，完成对“首行缩进”的设定。悬挂缩进是指将段落除了第一行以外的其他行文本缩进一定的距离，第一行保持不变。具体操作步骤是：将光标放置在要缩进的段落中。在水平标尺上单击“悬挂缩进”滑块，通过拖动它来调整缩进距离，同时在拖动过程中将看到一条竖直虚线，提示用户缩进的位置是否为想要位置。确定缩进距离后，释放鼠标，完成对“悬挂缩进”的设定。左缩进是指对整个段落的左侧往右缩进一定的距离。具体操作步骤是：将光标定位在段落中。再在水平标尺上单击“左缩进”滑块，并且拖动往右到相应位置，释放鼠标，完成对“左缩进”的设定。右缩进是指对整个段落的右侧往左缩进一定的距离。具体操作步骤是：将光标定位在段落中。再在水平标尺上单击“右缩进”滑块，并且拖动往左到相应位置，释放鼠标，完成对“右缩进”的设定。首行缩进. 左缩进. 悬挂缩进. 右缩进图 5-4-5. 使用标尺设置缩进. 2．使用工具栏缩进按钮按钮包括增加缩进量按钮、减少缩进量按钮。具体操作步骤是：先选定想要缩进的段落，然后单击“格式”工具栏中“增加缩进量”按钮，此时被选定的段落将往右缩进一定的距离，要想缩进更多距离，只需多次单击“增加缩进量”按钮即可。另外，如果觉得缩进的距离过多，也可以通过“格式”工具栏中“减少缩进量”按钮来减少缩进的距离。多次单击将按每次的缩进量将段落内容左移多次。工具栏的缩进按钮如图 5-4-6 所示。.

(22) 图 5-4-6. 使用常用工具栏设置缩进. 3．设定“段落”对话框设定“段落”对话框可以更精确地控制缩进的大小和方式，具体操作步骤是：将光标放置在要设定的段落中或选中该段落，单击菜单“格式”下“段落”命令项，弹出“段落”对话框。在“段落”对话框中选择“缩进和间距”选项卡，找到“缩进”选项组。用户可以根据需要设置“左缩进”和“右缩进”，只要微调“左”和“右”微调框中的数值即可。同时还可以在“特殊格式”下拉列表中选择缩进方式。再在“度量值”中微调缩进距离，默认情况下为 0.74 厘米，相当于 2 个五号字。完成缩进设定后，单击“段落”对话框右下角“确定”按钮返回到用户文本编辑状态下，也可以单击“取消”按钮不设定本次的缩进。 5.4.3.4 行间距和段落间距行间距是指将文本中的行看作一个文本单位，考察行与行之间的距离。段落间距是指将文本中的段落看作一个文本单位，考察段落与段落之间的距离。设置行间距具体操作步骤：选择要改变行距的段落或将光标定位在段落中，单击菜单 “格式”下的“段落”命令项，弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡中，找到 “间距”选项组。在“行距”下拉列表中可以选择一种间距方案，用户也可以通过“设置值”文本框自定义自己想要的行距，注意这里的设置的间距单位为磅。设置段落间距的具体操作步骤：选择要改变段落间距的段落，单击菜单“格式”下“段落”命令项，弹出“段落”对话框。在“缩进和间距”选项卡中，找到“间距”选项组中的 “段前”和“段后”微调框，在其中改变间距值，即可改变当前整个段落段前和段后与上下段落的间距值。单击“段落”对话框右下方的“确定”按钮，完成段落间距设定，返回编辑状态下。 5.4.3.5 段落的自动编号文章往往是有层次和结构的，所以一般我们用编号来标明文章的层次和大纲，这样不仅使文章内容一目了然，也使文章结构更加清晰。中文版 Word 2003 提供了段落的自动编号功能，大大简化了用户在设定文章结构和层次时的操作。段落的编号是针对段落而言的，也就是一个段落编上一个号码，号码的次序和类别决定了文章的层次和结构。添加段落编号具体方法有两种：方法一：将某一段落的开头标上如 1、（1）、一、（一）等类似的编号时，在当前段落编写完毕，回车产生新段落时，系统会自动根据上一段落标记的编号，自动继续标记编号下去。同时，中文版 Word 2003 提供了实时提醒功能，在自动编号时，将出现一个浮动的工具按钮，形如，单击它将展开下拉菜单，用户此时可以选择是否使用自动编号。方法二：选中要标记编号的多个段落，单击菜单“格式”下“项目符号和编号…”命令项，弹出“项目符号和编号”对话框，选择“编号”选项卡，在列举的编号样式中选择一种样式。完成段落的自动编号，单击“确定”按钮，返回编辑状态下，如图 5-4-7 所示。. 第 5 章文字处理软件 Word 2003. 121.

(23) 122. 大学计算机基础（第二版）. 图 5-4-7. 5.4.4. “项目符号和编号”对话框. 页面的排版. 前面已经学习了文档中字符和段落的排版，在此基础上，还可以使文档进一步美化，使文档的总体布局更加美观，也就是对文档的页面进行排版。设置好页面，可以通过打印预览观察页面设置效果，直到满意后，就可以打印输出。 5.4.4.1 页面设置页面设置的内容涉及到文档总体版面的设置和纸张大小的选择。设定好页面后，它将影响文档中所有的页面，所以对于用户来说，页面的设置好坏对文档的总体布局非常重要。页面设置含有作用于页面的各种格式化选项，如页边距、页眉和页脚等。页面设置的格式化选项可应用于一个节、多个节或整篇文档。使用菜单“文件”下的“页面设置”命令项，可以对文档的页面进行多方面的设置。主要包括设置页边距、纸型、纸张来源、版式和文档网格等。具体操作步骤是：单击菜单“文件”下“页面设置…”命令项，打开“页面设置”对话框。在对话框中可以看到 4 个选项卡：页边距、纸张、版式和文档网格。在“页边距”选项卡中，可以对页边距、排版方向等进行设置。选择完毕后，单击“确定”按钮。也可以使用 Word 的默认设置，只要单击左下角“默认”按钮，再确定即可。在“纸张”选项卡中，可以设定纸型、选择纸的大小等。单击确定后，完成该项设定。在“版式”选项卡中，可以对文档节的起始位置、文档的页眉、页脚、行号和边框进行设置。在“文档网格”选项卡中，可以设定文档每页显示的行数、每行显示的字数、文档正文的字号等。 5.4.4.2 边框和底纹在我们需要对某些文本区域突出显示时，可以通过给这些文本添加边框和底纹以示强调。中文版 Word 2003 与以前版本相比提供了更多的边框线。通常添加边框和底纹，可以分为对文字、段落和页面添加。具体操作步骤是：选中要添加边框和底纹的文本区域。单击菜单“格式”下的“边框和底纹…”命令项，弹出“边框和底纹”对话框，如图 5-4-8 所示。选中“边框”选项卡，在 “设置”选项组中，选择一种边框样式。然后在“线型”列表中选择一种线型，同时也可在 “颜色”列表中选择一种颜色，在“宽度”列表中选择该线型的宽度。保持“应用于”列表中选择为“文字”。单击“底纹”选项卡，在“填充”选项中，选择底纹的颜色。在“图案”选项组中，选择底纹的一种样式和颜色。同时在右侧“预览”框中可以看到设定后的效果图。最后保持在“应用于”列表中选择为“文字” ，如图 5-4-9 所示。单击“确定”按钮，.

(24) 完成对“边框和底纹”的设定。完成后的效果如图 5-4-10 所示。对于“段落”的边框和底纹设定也类似于“文字”的边框和底纹设定。只需将“应用于”下拉列表的选项改为“段落” 即可。在此，不再详述。对于“页面边框”的设定，单击“页面边框”选项卡，在其中进行和“文字”边框类似的设定即可。. 图 5-4-8. “边框和底纹”对话框. 图 5-4-10. 图 5-4-9. “底纹”选项卡. 边框和底纹效果. 5.4.4.3 页面背景添加页面背景有助于用户在浏览文档时减缓疲劳，因为长时间观看没有背景的文档容易使眼睛劳累，通过改变页面的背景可以使单调的白色背景更换色彩和图案，最终使用户浏览起来感到轻松。具体操作步骤是：单击菜单“格式”下“背景”命令项，从弹出的子菜单中，选择其中一种颜色。将使文档窗口视图变换到“Web 视图”模式下。我们观看的文档带有背景时，也只能在“Web 视图”模式下。除了可以设置背景颜色外，还可以设置背景的“填充效果”。单击“背景”子菜单下“填充效果…”命令项，弹出“填充效果”对话框。在“填充效果” 对话框下有 4 个选项卡：过渡、纹理、图案和图片。用户可以根据不同需要来选择不同的填充效果，选中后单击“确定”按钮完成“填充效果”设定。第 5 章文字处理软件 Word 2003. 123.

(25) 124. 大学计算机基础（第二版）. 5.4.4.4 分页使用中文版 Word 2003 时，通常录入信息满一页时，Word 会自动插入分页符并生成新页。在前面学习了怎样设置页面，当确定一页显示的行数后，系统就会按一页只显示规定的行数后进行自动分页。除了系统提供的自动分页外，系统还提供了人工分页。如果文档的内容超过一页时，为了避免在某一页出现“孤行”（出现在页顶部或底部的单独行），或避免在段落内部、表格行中或段落之间分页（如标题行及其后续行），也可以人为插入分页符，在指定位置分页，例如，可以在指定段前分页，或在一章的标题前重新分页。也就是说，当一页行未占满时，我们需要换页输入信息时，就用到了人工分页。具体操作步骤是：将光标定位在需要分页的位置。单击菜单“插入”下“分隔符…”命令项，弹出“分隔符”对话框。在“分隔符”对话框中找到“分隔符类型”选项组，在其中选择“分页符”。单击“确定”按钮，此时将看到想要分页的位置插入了一个分页符，鼠标光标后面的内容立即转到下一页显示。如果觉得插入的“分页符”位置不对，也可以删除 “分页符”，将光标移到“分页符”位置，按 BackSpace 键即可删除“分页符”。 5.4.4.5 分节使用分节也可以调整文档的布局，要为自己的文件或报告的章节进行排列时，就用到了分节。具体操作步骤是：将光标定位在想要分节的文本位置，然后单击菜单“插入”下“分隔符…”命令项，弹出“分隔符”对话框。在“分节符类型”选项组中可以看到有四种类型的分节符：“下一页”是指光标后内容将成为新的下一节开始，且产生的新节将在下一页开始； “连续”是指光标后内容将成为新的下一节开始，但是产生的新节仍然是在本页；“偶数页”是指光标后内容将成为新的下一节开始，且产生的新节将在下一个偶数页开始；“奇数页”是指光标后内容将成为新的下一节开始，且产生的新节将在下一个奇数页开始。选择其中一种“分节符”，单击“确定”按钮，完成对分节的设定，返回到光标停留处。 5.4.4.6 分栏在报纸和杂志的页面中，常见到分栏形式的排版。分栏排版是指文本在页面中按垂直方向对齐逐行排列文字，当一栏占满后才转到下一栏。分栏只能显示于“页面视图”模式下，所以在其他视图模式下时要使用分栏功能，系统会自动切换到“页面视图”模式下。Word 2003 提供了多种分栏排版的形式，用户可以自己选择栏数。具体操作步骤是：将光标定位于想要分栏的位置上，单击菜单“格式”下“分栏…”命令项。弹出“分栏”对话框，如图 5-4-11 所示；在“分栏”对话框中，找到“预设”选项组，可以看到系统提供了五种分栏样式，用户可以选择其中一种样式进行分栏，也可以根据自己需要在“栏数”微调框自定义分栏的个数；在“宽度和间距”选项组中，可以设定分栏的宽度和各栏之间的距离。选择了“栏宽相等”复选框时，只需设定第一栏的宽度和间距即可，因为后面的分栏宽度和间距都和第一栏一样，无须设定。取消了“栏宽相等”复选框时，就可以为每一栏进行相应设定。最后将“分栏”对话框下方“应用于”下拉列表设置为“整篇文档” 或“插入点之后”，选择“整篇文档”将使文档全部内容按“分栏”显示；选择“插入点之后”将使光标后面的内容按“分栏”显示。这样就成功地为文档进行了分栏，效果如图 5-4-12 所示。.

(26) 图 5-4-11 “分栏”对话框. 图 5-4-12. 分栏效果. 5.4.4.7 首字下沉具体操作步骤是：将光标插入点定位在段落中，单击菜单“格式”下的“首字下沉” 命令项，弹出“首字下沉”对话框，如图 5-4-13 所示，在“首字下沉”对话框中进行相应设置。. 图 5-4-13. “首字下沉”对话框. 5.4.4.8 页眉和页脚在杂志和书籍中，页眉和页脚是用来显示页码、章节和作者等信息的。用户可以创建包含文字和图形的页眉和页脚（例如，页码、日期、公司徽标、文档的标题或文件名、作者姓名等），对文档页面进行修饰。在页面正文顶部显示的内容称为页眉，在页面正文底部显示的内容称为页脚。在整个文档中可用同样的页眉和页脚，也可在文档的不同部分用不同的页眉和页脚。例如，在第一页使用唯一的页眉或页脚，或者不在第一页使用页眉或页脚。还可对一个文档的奇数页和偶数页或文档的不同部分使用不同的页眉和页脚。具体操作步骤是：单击菜单“视图”下“页眉和页脚”命令项。Word 2003 进入编辑页眉和页脚状态下，此时正文变为灰色区域，当前不可以编辑文档正文。在页面顶部和底部出现虚线框，表示现在编辑页眉和页脚部分。同时，弹出“页眉和页脚”工具栏，如图 5-4-14 所示。只需在某一页的虚线框中，输入信息就可以一次设置页眉和页脚内容。此时系统将默认为所有页面的页眉和页脚内容为刚刚输入的信息。利用“页眉和页脚”工具栏，还可以在页眉和页脚插入页码、时间和自动图文集等内容。注意：要想编辑奇偶页不同的页眉和页脚，可以先单击“页眉和页脚”工具栏中的“页面设置”按钮，或者单击菜单“文件”下的“页面设置”命令项，弹出“页面设置”对话框。在“页面设置”对话框中，选中“版式”选项卡。保持“奇偶页不同”复选框为选中状第 5 章文字处理软件 Word 2003. 125.

(27) 126. 大学计算机基础（第二版）. 态，如图 5-4-15 所示。然后再回到虚线框中，分别编辑奇数页和偶数页的页眉和页脚即可。. 图 5-4-14. 编辑页眉和页脚. 图 5-4-15. 编辑奇偶页不同的页眉和页脚. 5.4.4.9 插入页码处理长的文档时，就需要用到页码。有了页码之后，就可以很方便地打印文档和装订文档。Word 2003 提供了多种页码外观，适用于各种风格的文档。具体操作步骤是：单击菜单“插入”下“页码…”命令项，弹出“页码”对话框。在 “页码”对话框中，可以看到“位置”和“对齐方式”两个下拉列表。“位置”是用来设置页码放置的位置，譬如页眉或页脚。“对齐方式”是用来设置页码的显示方式。在对话框右侧可以看到插入页码的效果。为了改变“页码”的格式，单击“页码”对话框左下角的“格式”按钮，弹出“页码格式”对话框，选择其中之一，单击“确定”按钮，返回到“页码” 对话框中，再单击“页码”对话框中“确定”按钮，完成插入页码。 5.4.5. 打印文档. 文档录入、编辑完成，设置好版面格式、页眉、页脚等，可以将结果先通过打印预览在显示器上模拟实际打印效果，供用户参考，如不满意，则可进行修改、重新设置，然后再预览显示，直到满意为止，最后才通过打印机打印出令用户满意的结果。中文版 Word 2003 为文档的打印提供了很多功能，如打印前的预览、选取打印范围、一次打印多份、只打印奇数页或只打印偶数页等。 5.4.5.1 打印预览有了打印预览功能后，使打印文档的效果得到了更好的控制。这样在打印之前，我们可以预先查看到打印后的效果，使一些错误在预览时可以很方便地更正，减少了打印之后不必要的错误，也减少了因打印效果不满意带来的纸张浪费。具体操作步骤是：单击菜单“文件”下“打印预览”命令项，也可以直接单击“常用”工具栏的“打印预览”按钮。系统立即将文档以预览的形式显示在屏幕上，如图 54-16 所示。注意：在打印预览状态下，也可以查看文档的页面内容，只需将鼠标放置在想要查看的页面上，此时光标变成放大镜形状，单击该页，页面将以 100%大小显示。.

(28) 图 5-4-16. 打印前预览文档. 5.4.5.2 打印在成功安装好打印机后，就可以打印编辑好的文档了。Word 2003 提供了多种打印方法，如单独打印一页文档、只打印文档中一段内容、在一张纸上打印多个文档页。具体操作步骤是：单击菜单“文件”下“打印”命令项，或按下组合键 Ctrl+P，弹出 “打印”对话框，如图 5-4-17 所示。在“打印机”选项组的“名称”下拉列表中，选择要使用的打印机。在“页面范围”选项组中有四个选项，可以根据需要选择其中一个。“全部” 是表示打印文档所有页面；“当前页”是表示只打印当前选择的页面；“所选内容”是表示只打印当前选中的文本区域，在使用这项时，需先选中一段要打印的文本，此选项才由灰色变亮；“页码范围”是表示只打印在其文本框中列举的页面，多个页面的页码用逗号隔开。. 图 5-4-17. 5.5. “打印”对话框. 表格制作. 在制作文档过程中，通过表格的形式表现一些数据，具有直观、简明、信息量大的特点，是一种很好的表现方法，可以使文档具有说服力。Word 2003 提供了强大的表格制作功第 5 章文字处理软件 Word 2003. 127.

(29) 128. 大学计算机基础（第二版）. 能，用户可以方便地在文档中插入表格。 5.5.1. 表格的建立. 5.5.1.1 创建简单表格用户可以在 Word 文档的任意位置创建表格，下面介绍几种表格的建立方法： 1．使用工具栏中的“创建表格”工具单击要创建表格的位置，在格式工具栏单击“创建表格”工具按钮，在该按钮下方出现一个示意表格，用鼠标在示意表格中拖动，以选择表格的行数和列数，同时可在示意表格的下方显示相应的行列数，如图 5-5-1 所示。选定所需行、列数后，释放鼠标，即可得到表格。. 图 5-5-1. “创建表格”工具. 2．使用“表格”菜单单击菜单“表格”下的“插入表格”命令项，弹出“插入表格”对话框，如图 5-5-2 所示。. 图 5-5-2. “插入表格”对话框. 在“列数”框内选择欲建表格的列数；在“行数”框内选择欲建表格的行数；在“ ‘自动调整’操作”选项组中选择“固定列宽” ，默认值为“自动” ，则以 Word 自定的相等列宽，如输入一个确定的值，则以该值表示列宽；如果选中“根据窗口调整表格” ，则 Word 将在创建表格的过程中，根据当前文档窗口的大小自动对表格的列宽进行调整，以符合文档窗口的大小；如果选中“根据内容调整表格”，则 Word 将在创建表格的过程中，根据表格中的内容自动对表格的列宽进行调整，以符合表格本身；选择完毕后单击“确定”按钮，则在插入点位置产生一个创建的空表格。 5.5.1.2 绘制表格前述方式一般适合于创建规则的表格，即表格的行与行之间，列与列之间都是等距的。在实际应用中有时需要制作不规则的复杂表格，如表格中出现斜线、某局部单元格较多等，.

(30) 则可以通过“绘制表格”命令来创建。具体操作步骤是：在要绘制表格的位置单击。单击菜单“表格”下的“绘制表格”命令项，或者单击常用工具栏上的“表格和边框”按钮，弹出“表格和边框”工具栏，如图 5-53 所示。单击“绘制表格”按钮，指针会变为铅笔状。在编辑区中拖动，即可画出一个矩形框，当矩形框的大小合适后，释放鼠标，即可绘制出表格的外框。用“绘制表格”按钮在方框内画横线、竖线或斜线，形成单元格，如图 5-5-4 所示。. 图 5-5-3. “表格和边框”工具栏. 图 5-5-4. 用“绘制表格”画横线、竖线或斜线. 注意：要擦除一条线或多条线，在“表格和边框”工具栏中，单击“擦除”按钮，此时鼠标就变为橡皮的形状，在要擦除的线条上拖动。释放鼠标后，被选定的线就被擦除了。制作好的表格如图 5-5-5 所示。. 图 5-5-5. 5.5.2. 使用“绘制表格”工具绘制的表格. 表格的编辑. 5.5.2.1 选择单元格通过前述的方法创建的表格是一个空白表，还需要输入数据，要输入数据必须首先将插入点移到需要输入数据的单元格，再输入数据。在表格中移动插入点除使用鼠标外，还可以使用键盘的方法移动插入点。 5.5.2.2 单元格中文档对齐改变表格单元格中文档的垂直对齐方式，具体操作步骤是：如果未显示“表格和边框” 第 5 章文字处理软件 Word 2003. 129.

(31) 130. 大学计算机基础（第二版）. 工具栏，则单击菜单“视图”下“工具栏”下的“表格和边框”命令项，则在屏幕上显示 “表格和边框”工具栏，如图 5-5-6 所示。单击要设置文档对齐方式的单元格。对齐单元格中横向显示的文档，可单击“表格和边框”工具栏上的“对齐”命令菜单中的 9 种“对齐” 按钮，如图 5-5-6 所示。该命令按钮根据用户上一次选择的该菜单中的命令，在工具栏中该位置处会出现不同的命令按钮。. 图 5-5-6. “对齐”命令菜单. 5.5.2.3 添加单元格、表行和表列 1．添加单元格具体操作步骤是：选定添加单元格的位置，选定的单元格数与要插入的单元格数相同。单击菜单“表格”下“插入”下的“单元格”命令项，如图 5-5-7 所示，弹出“插入单元格”对话框；从对话框中可以选择插入单元格后，原位置的单元格内容如何移动，四个选项只能选择其中一项，若选择“左侧单元格右移”，则插入到所选定单元格的左边；若选择 “活动单元格下移”，则插入到所选定单元格的上边；若选择“整行插入”，则在所选定单元格之上插入一整行；若选择“整列插入”，则在所选定单元格左边插入一列；选定之后按 “确定”即可。. 图 5-5-7. “插入单元格”命令. 2．添加行具体操作步骤是：选定将在其上面插入新行的行，选定的行数与要插入的行数相同。单击菜单“表格”下“插入”下的“行（在上方）”或“行（在下方）”命令项，或单击“表格和边框”工具栏上“插入表格”旁边的箭头，然后单击所需的“插入”命令。如果在表格末添加一行，则单击最后一行的最后一个单元格，再按下 Tab 键。.