107 年度機關檔案管理調查結果

國家發展委員會檔案管理局 中華民國 108 年 9 月

107 年度機關檔案管理調查結果

(中央與地方各級機關 )

目 次

壹、調查緣起

... 1

貳、調查期間

... 1

參、調查結果分析

... 1

一、檔案管理組織、資源及計畫訂定情形

... 1

二、檔案管理培訓及督考情形

... 8

三、檔案管有情形

... 12

四、檔案保存及維護情形

... 21

五、檔案檢調應用情形

... 25

六、公文及檔案管理資訊化作業情形

... 32

肆、調查發現

... 37

一、組織與規劃

... 37

二、檔案管理

... 37

三、檔案應用

... 38

四、檔案資訊化

... 38

壹、調查緣起

依國家發展委員會檔案管理局組織法第

2

2

)

98

3

3,123

100%。

上開調查從

98

貳、調查期間

本次調查結果

，

1

1

12

31

參、調查結果分析

本調查結果共包含檔案管理組織、資源及計畫訂定情形；檔案管理培 訓及督考情形；檔案管有情形；檔案保存及維護情形；檔案檢調應用情形；

公文及檔案管理資訊化作業情形等六大層面，以下即就各個層面之調查結 果進行分析。

一、檔案管理組織、資源及計畫訂定情形

本項目計調查各機關設置或指定檔案管理專責單位；人力運用情形；

人員異動、課程學習及符合優先遴用情形；檔案管理經費實際支用情形；

跨年度專案計畫訂定或執行情形等

5

（一） 設置或指定檔案管理專責單位：依調查結果顯示，中央與地方各級 機關組織，設置「檔案(司、處、組、室、中心、科、課、股)」計

267

(

8.55%)

107

3.43 %)，設置「文書 (

248

7.94%)；設置或指定其他單位者(

計

1,338

42.84%)，餘無專責單位者，計有中央機關 185

地方機關

978

1,163

37.24%)。(表 1，圖 1、2)

表

1 107

(單位：個)

圖

1 107

機關層級 專責單位設置

中央 地方 小計(%)

檔案(司、處、組、室、中心、科、課、股) 116 151 267(8.55%) 文書檔案(科、課、股) 70 37 107(3.43%) 文書(司、處、組、室、中心、科、課、股) 173 75 248(7.94%) 其他(如秘書室、行政室等) 524 814 1,338(42.84%) 無專責單位 185 978 1,163(37.24%)

合計 1,068 2,055 3,123(100%)

圖

2 107

(機 關 層 級 )

（二） 人力運用情形：中央與地方各級機關總計有

7,947

(中央 3,406

4,541

)

，

4,362

(

54.89%)

698

8.78%)

1,062

(

13.36%)

1,115

(

14.03%)

710

(占 8.93%)

2,578

32.44%)，其中中央

1,144

1,434

5,369

(

67.56%)，包含中央

2,262

3,107

2，圖 3、4)

表

2 107

(

人力運用(類別、性別)

中央 地方 小計(%)

類 別

正式編制人員(不含技工、工友 ) 1,755 2,607 4,362(54.89%) 約聘僱人員 398 300 698(8.78%) 技工、工友 354 708 1,062(13.36%) 臨時人員 384 731 1,115(14.03%) 其他(含替代役、短期就業人力等 ) 515 195 710(8.93%)

性 別

男 1,144 1,434 2,578(32.44%)

女 2,262 3,107 5,369(67.56%)

合計(類別；性別) 3,406 4,541 7,947(100%)

圖

3 107

(類 別 )

圖

4 107

(性 別 )

（三） 人員異動、課程學習及符合優先遴用情形：檔案管理人力計

7,947

2

1,701

21.40%)，累計完成檔案管

60

722

9.09%)

170

2.14%)。(表 3，圖 5)

表

3 107

(

人力 (異動、課程、遴用)

中央 地方 小計(%)^註1

任職2年以下者 802 899 1,701(21.40%) 累計完成檔案管理數位及實體課程

60小時以上者 380 342 722(9.09%) 符合優先遴用者^註2 89 81 170(2.14%)

註1：占檔案管理人力(總計7,947人)之比例。

註2：指「機關檔案管理單位及人員配置基準」第7點之規定。

圖

5 107

(

（四） 檔案管理經費實際支用情形：中央機關計

1,068

)877,912

2,055

358,890

(表 4)

表

4 107

(單位：千元) 機關層級

項目

中央 地方 小計

業務費 449,765 257,342 707,107

設備及投資費 405,566 80,838 486,404

其他 22,581 20,710 43,291

合計 877,912 358,890 1,236,802

（五） 跨年度專案計畫訂定或執行情形：機關有訂定或執行跨年度專案 計畫者，中央機關有

559

847

1,406

機關(占

45.02%)

23.54%)，「編目建檔」次之(占 22.48%)，「檔案研究加値與出版」

居末(占

1.29%)

509

機關有

1,208

1,717

54.98%) ，

關仍未有訂定或執行跨年度專案計畫者。(表

5，圖 6、7)。

表

5 107

跨年度專案計畫

中央 地方 小計(%)

有訂定或執行 559 847 1,406(45.02%)

a.編目建檔 375 513 888(22.48%)

b.檔案立案與整理 415 515 930(23.54%)

c.庫房改善 268 332 600(15.19%)

d.檔案鑑定與清理 391 390 781(19.77%)

e.檔案數位化 195 322 517(13.09%)

f.檔案研究加値與出版 27 24 51(1.29%)

g.辦理檔案展 31 37 68(1.72%)

h.其他 55 60 115(2.91%)

小計 1,757 2,193 3,950

無訂定或未執行 509 1,208 1,717(54.98%)

合計 1,068 2,055 3,123(100%)

圖

6 107

圖

7 107

二、 檔案管理培訓及督考情形

本項目計調查檔案管理培訓辦理情形；分級培訓辦理情形；主管機關

3

（一） 檔案管理培訓辦理情形：機關自辦培訓計

996

19.31%) ，

加人次計

35,370

104

(占

2.02%) ，

1,812

35

0.68%)，參加人次計 757

4,022

(占 77.99%)，參加人次計 6,999

辦理培訓之參加人次居冠。(表

6，圖 8)

表

6 107

機關層級

培訓情形 中央 地方 小計

自行辦理

場次 598 398 996 (19.31%)

人次 23,130 12,240 35,370 (78.71%)

與他機關合作辦理

場次 60 44 104(2.02%)

人次 1,050 762 1,812 (4.03%)

委託他機關辦理

場次 26 9 35 (0.68%)

人次 735 22 757(1.68%)

參加外機關辦理培 訓課程

場次 1,792 2,230 4,022(77.99%) 人次 3,000 3,999 6,999 (15.58%)

合計

場次 2,476 2,681 5,157 (100.00%) 人次 27,915 17,023 44,938 (100%)

圖

8 107

(機 關 層 級 )

（二） 分級培訓辦理情形：各機關檔案管理人員依「文書及檔案管理專業 分級培訓計畫」規定，完成「通識入門級」人數計

2,300

46.27%)，未完成人數計 2,671

(

53.73%)；完成「基礎實務級」

人數計

1,683

36.11%)，未完成人數計 2,980

63.89%)。

由上可知，各機關檔案管理人員未完成「通識入門級」及「基礎實 務級」課程之人數均超過半數以上。(表

7，圖 9)

表

7 107

機關層級

分級培訓情形 中央 地方 小計(%)

通識入門級

完成人數 1,104 1,196 2,300 (46.27%) 未完成人數 1,117 1,554 2,671(53.73%)

基礎實務級

完成人數 853 831 1,684(36.11%) 未完成人數 1,377 1,603 2,980 (63.89%)

圖

9 107

（三） 主管機關對所屬督考檔案管理情形：分析中央及地方各級機關，其 中

353

107

1,550

353

194

54.96%)，包

含中央機關

96

98

159

45.04%)，包含中央機關 61

98

8)

表

8 107

督考計畫

中央 地方 小計

有訂定 96 98 194(54.96%)

無訂定 61 98 159(45.04%)

合計 157 196 353(100%)

註：僅統計有所屬之

353

三、檔案管有情形

本項目計調查年度歸檔量；永久保存檔案典藏情形；永久保存檔案完 成編目情形；永久保存檔案完成數位化情形；定期保存檔案典藏情形等

5

（一） 年度歸檔量：107年度機關歸檔件數總計

76,280,801

44,127,432

(占 57.85%)

32,141,268

42.13%)，其他型式 (含攝影類、錄影音帶類與電子媒體類)12,101

件

(占 0.02%)，紙本型式檔案仍為多數。其中，永久保存檔案計

4,548,704

(占 5.96%)

71,732,097

(占 94.04%) ，

9

5

，

4

(表 9、10，圖 10、11)

表

9 107

(媒 體 型 式 )

(單位：件) 機關層級

媒體型式 中央 地方 小計

紙本 22,175,266 21,952,166 44,127,432(57.85%)

電子型式(線上簽核) 12,319,058 19,822,210 32,141,268(42.13%)

其他

攝影類 3,694 1,149 4,843(0.01%)

錄影(音)帶類 809 637 1,446(0.002%) 電子媒體類 2,771 3,041 5,812(0.01%)

小計 7,274 4,827 12,101(0.02%)

合計 34,501,598 41,779,203 76,280,801(100%)

表

10 107

(檔 案 保 存 年 限 )

(單位：件) 機關層級

檔案保存年限

中央 地方 小計

永久保存 3,213,683 1,335,021 4,548,704(5.96%) 定期保存 31,287,915 40,444,182 71,732,097(94.04%)

合計 34,501,598 41,779,203 76,280,801(100%)

圖

10 107

(媒 體 型 式 )

圖

11 107

(檔 案 保 存 年 限 )

（二） 永久保存檔案典藏情形：累計至

107

紙質類計

499,651.70

99.38%)；攝影類計 2,071.29

0.41%)；錄影(音 )帶類計 103.17

0.02%)；電子媒體類計

932.43

0.19%)，幾乎所有的永久保存檔案皆為紙質類檔

案。如依檔案產生年份計進行分析，其中紙質類檔案總計

499,651.70

91

100

147,970.17

29.61%)

2,071.29

61

70

1,773.84

85.64%)

)

103.17

91

100

計

64.95

62.95%)

932.43

91

100

125.05

13.41%)。(表 11-1

11-2，

圖

12)

表

11-1

107

)

(單位：公尺) 機關層級

媒體型式

中央 地方 小計

紙質類 281,548.38 218,103.32 499,651.70(99.38%)

攝影類 2,070.86 0.43 2,071.29(0.41%)

錄影(音)帶類 27.29 75.88 103.17(0.02%) 電子媒體類 656.90 275.53 932.43(0.19%) 合計 284,303.43 218,455.16 502,758.59(100%)

表

11-2

107

(單位：公尺) 檔案產生年份

(民國)

檔案量(公尺)

紙質類 攝影類 錄影(音)帶類 電子媒體類 合計

38年以前 2,483.99 3.31 0.00 36.90 2,524.20(0.50%)

39至60年 19,491.27 114.75 0.00 99.69 19,705.71(3.92%)

61至70年 26,665.48 1,773.84 0.62 96.62 28,536.56(5.68%)

71至80年 61,115.44 73.05 2.53 119.92 61,310.94(12.19%)

81至90年 95,195.63 63.03 14.97 91.93 95,365.56(18.97%)

91至100年 147,970.17 35.65 64.95 125.05 148,195.82(29.48%)

101年 17,447.35 0.42 3.15 42.03 17,492.95(3.48%)

102年 39,508.35 6.83 2.73 50.38 39,568.29(7.87%)

103年 24,437.18 0.08 2.90 40.13 24,480.29(4.87%)

104年 17,179.47 0.17 3.77 49.96 17,233.37(3.43%)

105年 15,648.19 0.00 3.53 55.14 15,706.86(3.12%)

106年 14,103.56 0.03 2.02 54.53 14,160.14(2.82%)

107年 18,405.62 0.13 2.00 70.15 18,477.90(3.67%)

合計 499,651.70 2,071.29 103.17 932.43 502,758.59(100%)

圖

12

107

(媒 體 型 式 )

（三） 永久保存檔案完成編目情形：累計至

107

98.25 %)

最低(占

80.85%)；至回溯檔案(指檔案法施行前產生者)紙質類完成

編目建檔之比例雖最高(占

93.68%)

78.05%)。 (表 12)

表

12

107

檔案產生年份 (民國)

是否完成編目

紙質類 攝影類 錄影(音)帶類 電子媒體類 是/否 是 否 是 否 是 否 是 否

38年以前 225 26 2 0 0 0 2 0

39至60年 979 75 8 0 0 0 5 1

61至70年 1,384 90 7 0 2 0 4 2

71至80年 1,734 113 11 0 4 0 5 3

81至90年 2,201 136 8 0 10 3 16 3

小計

(回溯檔案) 6,523 440 36 0 16 3 32 9

平均百分比^註1 93.68% 6.32% 100% 0% 84.21% 15.79% 78.05% 21.95%

91至100年 2,739 93 11 2 23 9 105 9

101年 2,761 45 2 1 7 3 70 6

102年 2,761 38 3 1 9 3 81 6

103年 2,774 37 3 0 8 1 75 6

104年 2,773 36 2 0 12 1 75 7

105年 2,812 29 0 0 6 0 80 5

106年 2,853 38 3 0 5 0 86 5

107年 2,798 80 3 0 6 1 74 8

小計

(現行檔案) 22,271 396 27 4 76 18 646 52

平均百分比^註2 98.25% 1.75% 87.1% 12.9% 80.85% 19.15% 92.55% 7.45 %

註1：回溯檔案完成編目之比例。

（四） 永久保存檔案完成數位化情形：累計至

107

81

(

)

39.31%)

48.72%)

80

(

)以前產生檔案，

紙質類檔案完成數位化之比例最低(占

21.38%)

46.43%)。(表 13)

表

13

107

(單位：個)(機關數) 檔案產生年份

(民國)

已完成數位化(是/否)

紙質類 攝影類 錄影(音)帶類 是/否 是 否 是 否 是 否

38年以前 50 201 0 2 0 0

39至60年 219 835 3 5 0 0

61至70年 311 1,163 4 3 1 1

71至80年 409 1,438 6 5 1 3

小計 989 3637 13 15 2 4

平均百分比^註1 21.38% 78.62% 46.43% 53.57% 33.33% 66.67%

81至90年 554 1,783 5 3 3 10

91至100年 874 1,958 7 6 7 25

101年 1,089 1,717 1 2 3 7

102年 1,138 1,661 0 4 4 8

103年 1,181 1,630 0 3 3 6

104年 1,216 1,593 1 1 6 7

105年 1,247 1,594 0 0 4 2

106年 1,270 1,621 3 0 3 2

107年 1,261 1,617 2 1 4 3

小計 9,830 15,174 19 20 37 70

平均百分比^註2 39.31% 60.69% 48.72% 51.28% 34.58% 65.42%

註1：民國80年以前檔案完成數位化之比例。

註2：民國81年(含)以後產生檔案數位化之比例。

（五） 定期保存檔案典藏情形：累計至

107

紙質類檔案計

1,972,375.99

99.8

)

2,007.02

0.10

)

)

142.71

0.01％)；電

1,854.75

0.09％)。由此可知，機關所典藏

14，圖 13)

表

14

107

(

媒體型式

中央 地方 小計

紙質類 1,284,023.63 688,352.36 1,972,375.99(99.80%)

攝影類 2,000.25 6.77 2,007.02(0.10%)

錄影(音)帶類 65.34 77.37 142.71(0.01%) 電子媒體類 1,064.30 790.45 1,854.75(0.09%) 合計 1,287,153.52 689,226.95 1,976,380.47(100%)

圖

13

107

(媒 體 型 式 )

（六） 永久保存與定期保存檔案數量比較：綜整表

11-1

14，整理永

15

14

20%。

表

15

(單位：公尺) 保存期限

媒體型式

永久保存 定期保存 小計

紙質類 499,651.70(20.21%) 1,972,375.99(79.79%) 2,472,027.69(100%)

攝影類 2,071.29(50.79%) 2,007.02(49.21%) 4,078.31(100%)

錄影(音)帶類 103.17(41.96%) 142.71(58.04%) 245.88(100%) 電子媒體類 932.43(33.45%) 1,854.75(66.55%) 2,787.18(100%)

圖

14 永 久 保 存 與 定 期 保 存 檔 案 數 量 比 較

四、檔案保存及維護情形

本項目計調查紙質類檔案；非紙質類檔案；檔案庫房設置情形等 3

分，茲就其結果分述如後：

（一） 紙質類檔案：累計至

107

21,559.23

3

紙 張整體 強度較 好，屬 輕微破 損者

)， 計有 12,451.43

(占

57.76%)；第 2

般破損者)計

6,382.44

29.60%)

1

(嚴重蟲蛀、腐朽、

黏著或脆化且檔案紙張整體強度差，屬嚴重破損者)計

2,725.36

(占 12.64%)。 (表 16，圖 15)

表

16

107

(單位：公尺) 機關層級

毀損等級 中央 地方 小計

第一級(嚴重破損) 390.84 2334.52 2,725.36(12.64%) 第二級(一般破損) 224.11 6158.33 6,382.44(29.60%) 第三級(輕微破損) 6481.44 5969.99 12,451.43(57.76%)

合計 7096.39 14462.84 21,559.23(100%)

圖

15

107

（二） 非紙質類檔案：累計至

107

9.71

2.63

27.09%)，

電子媒體類檔案計有

7.08

72.91%)，攝影類檔案則無毀損

17，圖 16)

17

107

(單位：公尺) 機關層級

媒體型式

中央 地方 小計

攝影類 0 0 0(0%)

錄影(音)帶類 0 2.63 2.63(27.09%) 電子媒體類 1.07 6.01 7.08(72.91%)

合計 1.07 8.64 9.71(100%)

圖

16

107

（三） 檔案庫房設置情形：中央各級機關檔案庫房總面積計

349,048.25

241,772.00

119.38

2,040

171.10

165

下室(占

8.09%)，553

27.11%)，地方

各級機關檔案庫房總計

2,909

83.11

其中

167

5.74%)

1,545

53.11%)。 (表 18，圖 17)

表

18 107

檔案庫房設置情形

中央 地方 小計

面積

(平方公尺) 349,048.25 241,772.00 590,820.25

庫房平均面積

(平方公尺) 171.10 83.11 119.38

位於地下室

是 165 (8.09%) 167 (5.74%) 332 (6.71%)

否 1,875(91.91%) 2,742 (94.26%) 4,617(93.29%)

溫溼度控制

有 1,487(72.89%) 1,364 (46.89%) 2,851 (57.61%) 無 553(27.11%) 1,545 (53.11%) 2,098(42.39%)

合計 2,040(100%) 2,909 (100%) 4,949(100%)

圖

17 107

(機 關 層 級 )

本項目計調查檔案檢調應用；民眾申請檔案應用目的；檔案應用處所 設置情形；檔案應用處所未設置原因等

4

（一） 檔案檢調應用：107年度機關檔案應用類型，以機關內檢調為主，

計

3,955,257

(占 93.99%)；機關間檢調計 163,156

(占

3.88%)

89,590

(占

2.13%)；其中民眾申請應用駁回件數 4,601

5.14%；

機關間檢調駁回件數

214

0.13%

19

18

表

19 107

應用檔案類型

中央 地方 小計

民眾申請 61,620 27,970 89,590(2.13%)

(民眾申請駁回) 4,183 418 4,601(5.14%)

機關間檢調 124,638 38,518 163,156(3.88%)

(機關間檢調駁回) 205 9 214(0.13%)

機關內檢調 2,893,999 1,061,258 3,955,257(93.99%)

合計 3,080,257 1,127,746 4,208,003(100%)

圖

18 107

圖

19 107

(機 關 層 級 )

（二） 民眾申請檔案應用目的(可複選)：就

107

35.46%)，「業務參考」

38,567

30.51%)

31,829

25.18%)，

依序為「事證稽憑」4,289 件

(占 3.39%)，「歷史考證」3,483

2.76%)，「其他」居末 3,410

2.70%)。(表 20，圖 20、21)

表

20 107

(單位：件) 機關層級

應用檔案目的

中央 地方 小計

權益保障 7,399 24,430 31,829(25.18%) 事證稽憑 2,663 1,626 4,289(3.39%) 業務參考 22,363 16,204 38,567(30.51%) 學術研究 44,548 262 44,810(35.46%) 歷史考證 3,290 193 3,483(2.76%)

其他 2,109 1,301 3,410(2.70%)

合計 82,372 44,016 126,388(100%)

圖

20 107

圖

21 107

(機 關 層 級 )

（三） 檔案應用處所設置情形：3,123 個機關中，有

2,328

74.54%)

795

25.46%)，其中設

計

48.88

1,232

平均面積計

20.43

21，圖 22)

表

21 107

檔案應用處所設置情形

中央 地方 小計

有設置 835 1,493 2,328 (74.54%)

未設置 233 562 795 (25.46%)

小計 1,068 2,055 3,123(100%)

有設置 情形

1.1獨立空間 379 717 1,096 獨立空間面積(平方公尺) 25982.70 27592.05 53,574.75 平均面積(平方公尺) 68.56 38.48 48.88 1.2與其他空間共用 456 776 1,232 共用空間面積(平方公尺) 9,361.66 15,809.79 25,171.45 平均面積(平方公尺) 20.53 20.37 20.43

圖

22 107

至於結合設置或共用應用空間的

1,232

661

(

53.65%)

188

15.27%)，會議室第三，有 148

11.94%)。 (表 22，圖 23)

表

22 107

(單位：個) 機關層級

檔案應用處所結合設置 或共用應用空間情形

中央 地方 小計

為民服務中心 31 33 64 (5.19%) 單一聯合服務櫃臺 38 65 103(8.36%)

會議室 56 92 148 (12.02%)

圖書館或資料中心 36 32 68 (5.52%)

閱卷室 64 124 188 (15.26%)

其他 231 430 661 (53.65%)

合計 456 776 1,232(100%)

圖

23 107

（四） 檔案應用處所未設置原因(可複選)：未設置檔案應用處所的

795

637

(占

41.34%)；其次為使用率不高，有 379

24.59%)，經費不

足第三，有

378

24.53%)。 (表 23，圖 24)

23 107

(單位：個) 機關層級

檔案應用處所 未設置原因

中央 地方 小計

無適當空間 138 499 637(41.34%) 經費不足 70 308 378 (24.53%) 使用率不高 103 276 379 (24.59%) 機關屬性特殊 34 45 79 (5.13%)

其他 48 20 68(4.41%)

合計 393 1,148 1,541(100%)

圖

24 107

本項目計調查公文及檔案管理資訊系統使用情形；機關通過公文及檔 管系統驗證情形；機關推動公文線上簽核作業情形；電子檔案轉置、修復 或銷毀需求等

4

（一） 公文及檔案管理資訊系統使用情形：107年度計有

3,091

98.98 %)

32

(占 1.02%)(表 24

25)；至未使用原因，依據機關開放式填答，

以經費有限為最大宗，人力不足次之。

表

24 107

(單位：個) 機關層級

使用情形

中央 地方 小計

已使用 1,063 2,028 3,091(98.98%)

未使用 5 27 32(1.02%)

合計 1,068 2,055 3,123(100%)

圖

25 107

（二） 機關通過公文及檔管系統驗證情形：上開

3,091

2,216

71.69%)

875

202

6.54%)規劃申請驗證，無規劃者

673

21.77%)。(表 25，圖 26)

表

25 107

系統規劃情形 中央 地方 小計

通過公文及檔管系統驗證 831 1,385 2,216(71.69%)

未通過驗證

有規劃 45 157 202(6.54%)

無規劃 187 486 673(21.77%)

小計 232 643 875(28.31%)

合計 1,063 2,028 3,091(100%)

圖

26 107

（三） 機關推動公文線上簽核作業情形：107年度計

3,002

96.13%)

121

3.87%)(表

26，圖 27)；至未推動原因，依據機關開放式填答，須由上級機關

統籌規劃占最高，民選機關首長不習慣使用次之，經費不足居三。

表

26 107

(單位：個)

機關層級 線上簽核推動情形

中央 地方 小計

已推動 1,005 1,997 3,002(96.13%)

未推動 63 58 121(3.87%)

合計 1,068 2,055 3,123(100%)

圖

27 107

此外，公文線上簽核推動範圍(可複選)，「依保存年限」為最大宗，有

2,626

(

35.28%)，其次為「依簽核層級」

2,334

31.36%)

1,957

26.29%)

(表 27)

表

27 107

(單位：個) 機關層級

線上簽核推動範圍

中央 地方 小計

依保存年限 820 1,806 2,626 (35.28%) 依簽核層級 692 1,642 2,334(31.36%) 依本文與附件之總頁數 669 1,288 1,957(26.29%)

其他 217 309 526 (7.07%)

合計 2,398 5,045 7,443(100%)

（四） 電子檔案轉置、修復或銷毀需求：3,123個機關中，計有

258

8.26%)

91.74%)。 (表 28，圖 28)

表

28 107

(單位：個) 機關層級

轉置、修復或銷毀需求

中央 地方 小計

有需求 83 175 258(8.26%)

無需求 985 1,880 2,865(91.74%)

合計 1,068 2,055 3,123(100%)

圖

28 107

肆、調查發現

107

一、組織與規劃

依據調查結果，各機關之檔案管理組織，計有 1,960

管理專責單位(占

62.76%)， 1,163

(占

37.24%)，人員逾五成為正式編制人員(

54.89%)；至於人員異動方面，

任職

2

1,701

案計畫訂定或執行部分，仍有

1,717

(占 54.98%)。

二、檔案管理

（一） 辦理督考情形：中央及地方各級機關有所屬機關者計

353

1,550

194

54.96%)，餘 159

45.04%)。

（二） 檔案典藏情形：累計至

107

紙質類計

499.65

99.38%)。進一步探究永久保存檔案之編

目 情 形 ， 發 現 現 行 檔 案 紙 質 類 部 分 完 成 編 目 之 比 例 最 高 占

98.25%，回溯檔案紙質類部分完成編目之比例則達 93.68%。至永

久保存檔案之數位化情形，民國

81

(

)

完成數位化之比例可達

39.31%；民國 80

(含)以前產生之紙質類

21.38%。

（三） 庫房設置情形：機關檔案庫房總計

4,949

332

6.71%)

2,098間檔案庫房無溫溼度控制(占 42.39%)

三、檔案應用

（一） 檔案檢調：機關檔案應用類型，以機關內借調為首，計

3,955,257

件

(占 93.99%)；機關間檢調次之，計 163,156

(

3.88%)

機關受理民眾申請檔案計

89,590

2.13%)。

（二） 檔案應用處所：

3,123

2,328

74.54%)， 795

25.46%)。至未設置原因，以無

適當空間為最大宗，計

637

41.34%)

計

379

24.59%)。

四、檔案資訊化

（一） 公文及檔案管理資訊系統使用與驗證：已有

3,091

用率高達

98.98%，但仍有 32

1.02%)，其中未使

用原因，多數囿於經費有限及人力不足，尚無法建置公文及檔案管 理資訊系統。另已使用公文及檔案管理系統之

3,091

2,216

(

71.69%)

875

而未通過驗證之機關，則有

202

（二） 推動公文線上簽核作業：已有

3,002

動率高達

96.13%，但仍有 121

26