中國大陸

件寄存中心的檔案箱是置於開放式的鋼架中層層疊放。

機關在移交文件至寄存中心前，必須先填妥移交表格，列出移交 的文件系列名稱及其箱號和相關處置日期，機關必須確保移交文件的 清理日期與其文件保存年限表一致。為了更有效使用文件中心的空 間，裝箱和列清冊的作業必須依據 SRO 出版的文件清理程序進行裝 箱和貼標籤的動作。如果文件清冊清楚正確，文件寄存中心會安排一 個雙方都可接受的移交日期與時間。由機關將文件送至文件寄存中 心，並由機關負責文件運送的安全。

當需要調閱文件時，機關必須註明機關名稱、登錄號、箱號、案 卷號，提出申請，寄存中心會將需要的文件透過澳洲郵寄服務寄至機 關。如果文件需求急迫，將由寄存中心親自送件。調閱文件的機關有 責任確保文件安全送回寄存中心，一樣可透過郵寄或親自送達方式送 回文件。如果機關決定無限期的保留該調閱文件，必須以書面告知，

並連同修正相關的紀錄。西澳大利亞省成立的文件寄存中心只提供儲 存服務，文件屆期銷毀的責任還是由各機關負責。⁴²

綜上所述，澳洲的文件中心制度是由國家檔案館制定原則，授權 各省政府訂定境內各機關半現行文件的處理規定，維多利亞省的做法 是訂定作業標準，並提供符合認證的商業文件中心，由機關委託商業 文件中心管理；西澳大利亞省的做法則是由省立公文書館建立文件寄 存中心，統一受理境內機關委託管理文件。

第四節 中國大陸

關於文件中心在中國大陸的發展，在 1980 年代中後期，當大陸 學者初識文件中心時，對於文件中心是一片讚賞之聲，初始認為一旦 建立文中心，便可以解決當時大陸檔案館藏空間的問題；但近幾年 來，有些持反對意見的學者，開始從根本上反對文件中心，認為建立

42 State Records Office of WA ，2005/01/19，http://www.sro.wa.gov.au/government/intermediate.html

文件中心的理論依據，亦即「文件生命週期理論」並不適合大陸的國 情。

在大陸有關文件中心的贊成派，基本上是重述了國外學者的觀 點，引用國外文件中心的實踐數據，列舉文件中心的各種長處，如節 省費用、提高管理效益、安全保管、保證處理質量以及集中提供應用 服務等優點。

文件中心的反對派則由大陸目前的檔案管理體制的基礎點出 發，認為建立文件中心不符合大陸機構改革的精神，不僅不能精簡機 構、縮減工作人員、節省開支、提高工作效率，反而增加了一個中介 機構。另外從加強管理的角度而言，在機關與檔案館之間設立一個文 件中心，實際上是在檔案文件的運轉機制增加一個環節，不便於對檔 案文件的控制和管理。而大陸交通和通訊情況，亦不利於文件中心的 文件調閱服務工作。

由於大陸一般認為檔案是現實使用完畢或辦理完畢的文件。所謂

「現實使用完畢」，主要是指在履行當時機關的職務已告一段落，或 完成了文書處理程序，但並不表示不再利用。「辦理完畢」是指文件 內容所針對的具體事項已全部辦完，該文件已完全辦理完結。因此，

大陸地區的檔案概念並不等同於歐美西方國家，歐美國家認為檔案是 具有永久保存價值而移歸檔案館管理之文件。但大陸方面則認為文件 相對辦理完畢就是檔案，此點與台灣目前檔案法對檔案的定義相近。

因此，在大陸基層檔案機構辦理完畢的文件，通常就被稱作是檔案 了，如果要在基層機構和國家檔案館之間建立一個過渡型的保存機 構，自然也就屬於檔案機構。因此，中國大陸在各基層機構已普遍設 立檔案室的情況下，再增加一個文件中心，實際上不僅不利於檔案文 件實施控制和管理，也會降低工作效率。⁴³

爰此，李財富先生（1998）亦曾探討為何在國外備受推崇的文件

43王茂躍，「應當正確認識文件中心」。中國檔案 12 期（1998 年），頁 32-33。

中心，在大陸無法成為燎原之勢，而提出幾項看法，與上述觀點相互 輝映，其重點為：⁴⁴

（一）、大陸檔案形成規律理論與國外的「文件生命週期理論」，對 於文件運作過程的劃分有很大的區別。

（二）、在大陸文書工作、檔案工作分別管理的體制，是文件中心難 以在大陸普遍推行的重要原因。

韓玉梅教授（1997）也指出：「儘管外國文件中心有諸多優越性，

卻不宜過份或不適當地強調文件中心在我國（大陸）的可行性。他山 之石，固然可以攻玉，如若使用不當，可能適得其反。」⁴⁵

事實上，當文件中心理論傳入大陸之後，對於是否應建立文件中 心的議題，雖曾展開激烈的討論。但實際上也有部分地區開始成立文 件中心或類似文件中心功能的聯合檔案室，例如：1988 年大陸地區 於甘肅省永靖縣成立第一個文件中心，經過近十六年的發展，摸索出 一整套文件中心運作與管理的方法。

在大陸全國檔案事業「十五」項發展計畫中，有九項工作任務中 提到有關「機關檔案工作」的任務，其中第三點任務便是「研究建立 基層文件中心的實施方案，在北京、青島、深圳等地開展相應的試點 工作。」

因此，以下茲舉大陸永靖縣、深圳特區之文件中心，以及文件中 心業務在香港的發展作一介紹：

（一）、永靖縣文件中心

永靖縣文件中心，是大陸在總結創建機關聯合檔案室工作以 後，於 1986 年 8 月建立的一種新型的群體性機關檔案管理實體。

44李財富。「文件中心能否在我國普遍推行－兼談我國地縣級機關檔案工作的發展方向」，中國檔

案 11 期（1998 年），頁 34-37。

45韓玉梅。「中外進館前的文件、檔案管理比較研究」。 檔案學通訊 5 期（1997 年），頁 64-67。

永靖縣文件中心的管理組織形式，經過十幾年的發展，組織規模 由小到大，參與機關由少到多，其過程經歷了三個階段：一是起 步階段(1986 年 9 月至 1988 年 8 月)；二是發展鞏固階段(1989 年 9 月至 1991 年 9 月)；三是提高完善階段(1991 年 10 月至今)。參與 文件中心的機關數量，已由初期的8 個增加到 18 個，現已擴展到 24 個。⁴⁶

該文件中心為永靖縣檔案局隸屬的事業單位，是介於機關文書 處理部門和檔案館之間的一種過渡性檔案管理機構。初始文件中 心有穩定的專職人員管理檔案，有專用庫房和檔案櫃，有統一的 規章制度，保證了機關檔案工作的建設和發展。

大陸在永靖縣所建立之文件中心，經過實務運作，發現主要的 成效是：

1、合理設置檔案管理機構，解決了人、財、物的基本困難

設置文件中心的優點，在於它強化了管理組織形式，將文件 中心機構、人員列入了檔案編制序列，經費列入了事業預算，從 根本上解決了縣級機關檔案工作數十年懸而未決的人、財、物問 題，使機關檔案工作落實到穩定可靠的基礎上。

由於文件中心實行了對人、財、物的集中使用和統一管理，

使有限的人力、資金和物力用得其所，而且符合高效、精簡、節 約的原則。例如，永靖縣文件中心，已經管理並保存了24 個縣級 機關的檔案，共配備 5 名專職人員，設置 24 套檔案櫃和 30 平方 米檔案庫，年經費開支僅為22,657.80 元。若平均計算，每個參與 文件中心的機關現存已13 年的檔案僅需配置 1 套檔案櫃，只佔用 1.25 平方米檔案庫和擔負 944.07 元經費，可大幅節省原檔案產生 機關的人、財、物力。

46陶霞。「發展完善中的永靖縣文件中心」。 檔案學通訊 5 期 （1999 年），頁 57-59。

實踐還證明，由於文件中心屬於跨越機關界限的群體性管理 實體，如果在永靖縣9.98 平方公里的城區範圍內，在小川、古城、

河南三個社區裡，對72 個縣級機關統籌組建三個文件中心，每個 文件中心相應配備 3 名專職人員，就可以全部承擔縣級機關每年 產生的66,960 份非現行文件的整理、歸檔和管理工作。據 1992 年 調查計算，當時設置的86 個縣級機關，如能改變一個機關設立一 個檔案室的體制，設立文件中心，不僅可以減少19 名專職人員和 60 名兼職人員還可減少 19 個檔案室機構。爰此，機關每年就可以 減少11.74 萬元的經費開支，檔案庫也可以從原需配設的 166 套減 少到80 套。

設置文件中心的合理性還在於，縣檔案局只需 1 名業務指導 人員，就可完成對文件中心 9 名管理人員的檔案業務培訓、指導 和技術考核的任務，大大減輕了工作量，而且文件中心的 9 名專 職人員，即可完成對72 個參與機關的檔案管理工作，保證檔案徵 集的齊全、完整，並提高案卷的品質。

2、可強化立卷歸檔工作，提高立卷歸檔和檔案管理水準

大陸在檔案工作恢復整頓任務完成後，一些縣級機關由於兼 職人員頻繁變動，零散檔案再度產生，檔案管理又出現了新的混 亂。文件中心建立以後，由文件中心統一「負責對參與機關形成 的各類非現行檔進行收集、分類、加工、整理、立卷、編目、歸 檔和提供利用」。實施結果證明，檔案立卷歸檔的齊全率由過去的 95%提高到 99%，杜絕了積存零散檔案的再產生，徹底解決了參 與機關存在多年的因兼職人員頻繁變動所造成的檔案管理混亂的 局面。強化了對參與機關文件的收集和歸檔工作，突出落實了集 中統一管理機關全部檔案的職能作用，從而實現了檔案的集中統 一管理，也為推進機關檔案工作建設開創了新局面。

3、健全完善的各項工作制度，成為機關檔案工作的保證

由於縣級機關一般規模小，人員少，文件數量不多，管理人

由於縣級機關一般規模小，人員少，文件數量不多，管理人