加拿大

第四章國外文件中心管理之體制與功能

第二節　加拿大

z 提供特殊的媒體存放設備：對於電子媒體有具 2 小時耐火設計的容具保護；影音資料提供全域的溫溼度控制環境；微縮片以抽屜式儲存櫃依機構別分開存放，並具有 4 小時的耐火設計。

綜而言之，文件中心最大的優點在於提供經濟有效率的文件典藏服務，根據美國的統計，每一立方英呎文件在機關辦公處所典藏的一年平均保管費用為 7.66 美元，在文件中心只需 0.51 美元，亦即文件中心對於每一立方英呎的文件每一年可節省 7.15 美元。而每一立方英呎文件在機關辦公處所典藏的設備費平均需17.87 美元，而在文件中心的密集架設備只需 2.45 美元，依此結算美國的聯邦文件中心每年可為政府節省經費高達1.43 億美元³²，可見文件中心在美國的發展實為其來有自。

第二節　加拿大

加拿大承襲美國的發展經驗，於 1966 年頒布「加拿大公共文件管理法」規定，於全國設有八個文件中心，各文件中心分別由其隸屬之檔案館管轄。各文件中心所在地及其服務區域整理如表4-2 所示。

33其中位於Ottawa的文件中心因鄰近多數政府機關，且負責保管全國軍職人員之文件記錄，是加拿大規模最大的文件中心；位於Winnipeg 的文件中心則保管有全國文職人員之文件記錄。

32 韓玉梅主編，外國現代檔案管理教程（北京市：中國人民大學出版社，1995 年），頁 65。

33 National Library and Archives of Canada, 2004/09/08,

http ://www.collectionscanada.ca/information-management/0616_e.html

表4-2 加拿大各文件中心所在地及服務區域一覽表序次所在地點服務區域

1 Halifax

Atlantic 區域，包括 Nova Scotia, New Brunswick, Prince Edward Island, Newfoundland Newfoundland 等郡。

2 Quebec City Quebec 區域，除 Montreal 及 Hull 外的 Quebec 郡所有地區。

3 Montreal Quebec 區域，包括 Montreal 及 Hull 的部分地區。

4 Ottawa 首都所有區域，包括Hull 及 Ontario 的部分地區。

5 Toronto Toronto 區域，包括 Ontario 以南自 Belleville 到 Gravenhurst 的區域。

6 Winnipeg

Manitoba 區域，包括 Manitoba 本身及 Ontario 以西自 Thunder Bay 到 Fort Severn 的區域。

7 Edmonton

Prairies/Northwest 區域，包括 Saskatchewan, Alberta, Northwest Territories 及 Nunavut 等地。

8 Vancouver Pacific 區域，包括 British Columbia 及 Yukon 等地。

加拿大全境的八個文件中心總計有112 名工作人員，各文件中心工作人員最少者為 5 人，最多者達 33 人；人數較多而具規模之文件中心，有較正式之組織結構，通常是在文件中心主任（regional

manager）之下，設有點收與清理（accessions and disposition）及參考服務（reference service）兩個部門。³⁴

各文件中心提供之服務事項，包括：

z 提供符合經濟效益的密集典藏設備；

z 提供所有文件安全完善的保護措施；

z 提供原機關文件調閱檢索服務；

z 對於重要之電子文件檔案提供複製備份服務；

z 提供文件銷毀或移轉至國家檔案館的中介服務。

加拿大聯邦文件中心每年接收來自加拿大政府 91 個聯邦機關的文件移轉。但委託文件中心管理並非強制規定，各機關可衡酌自身條件狀況，考量文件委託管理的必要性，惟對於委託管理的文件必須符合下列五項條件：

z 文件已完成整卷整理妥當；

z 文件外觀情況良好；

z 訂有合理的文件保存年限；

z 依文件中心規定完成裝箱及標籤標示作業；

z 文件已呈休眠狀態是委託機關不會經常調閱的文件。

各文件中心原則希望各機關能在前一年先提出委託管理的申請，機關需先備妥文件清單，經文件中心審核後，排定委託文件移交日期，一旦文件箱入庫排架後，文件中心會通知原機關各箱號的存放位置，以便作為日後文件調閱的依據，而各委託機關也必須提列一份可調閱文件的人員名單，供文件中心管控調閱權限。

34 根據 2004/08/20 Ottawa文件中心主任Ralph Westington回覆之電子郵件資料。

在檔案調閱服務方面，各文件中心可應委託機關要求，提供文件傳送服務，但傳送費用由委託機關負責，對於分區設置之文件中心而言，通常與委託機關的距離不會太遠，如需傳真服務，需事先在委託合約中言明。

在檔案清理方面，加拿大所有文件中心所提供之檔案清理途徑有四：³⁵

z 協助文件委託機關對於屆滿保存年限的檔案辦理銷毀；

z 協助將具有保存價值檔案移轉至檔案館；

z 對於判定不銷毀也不移轉之檔案歸還原委託機關；

z 應委託機關要求，將文件送交其他機關或其他非政府機構。

每隔兩年加拿大文件中心會重新檢視庫房，並產出一份符合銷毀或移轉的文件清單，由文件委託管理機關判定文件的存毀價值。此外，國家檔案館人員也能在文件中心進行文件價值鑑定工作，以區辦具歷史保存價值未來可移進國家檔案館的檔案，一般文件在加拿大文件中心的保管期限不超過七年，七年後只有 3％－5％具有歷史研究價值的文件會進國家檔案館。³⁶

2003－2004 年加拿大聯邦文件中心統計，所有文件中心總計管有 665,000 公尺的文件量，一年內接收移轉 97,000 公尺的新進文件，回覆 1,368,000 次的文件調閱申請服務，其中有 298,000 次調閱，為聯邦文職及軍職人員的文件記錄。該年度內也清理銷毀了 92,000 公尺的文件量，同時完成移轉3,300 公尺具歷史保存價值之文件進入加拿大國家圖書及檔案館。³⁷

此外，根據加拿大統計其文件中心每平方米儲存空間的平均造價

35 根據 2004/10/18 Ottawa文件中心管理人員Susan Clarke 回覆之電子郵件資料。

36 韓玉梅主編，外國現代檔案管理教程（北京市：中國人民大學出版社，1995 年），頁 55。

37 根據 2004/08/20 Ottawa文件中心主任Ralph Westington回覆之電子郵件資料。

為 77 元加幣，在機關辦公室則需高達 198 元加幣，文件中心的文件為集中存放，其儲存密度大，故儲存費用也遠較機關低。在加拿大，

文件中心的儲存密度為每平方米存放7.658 米文件，而在機關的儲存密度只有 4.592 米文件；在文件中心儲存 1 米文件的儲存費用只需 10.05 元加幣，而在機關則需 43.12 元加幣，建立文件中心每年能為機關節省約75﹪的經費。³⁸

第三節澳洲

澳洲國家檔案館為健全各機關文件管理作業，對於文件儲存管理的作法是制定原則與規範，由各省政府依其需求自行訂定作業法規或成立省屬之文件中心，澳洲國家檔案館建議對於文件的儲存方式，應考慮文件的產生目的、文件的形式與內容、文件的保存期限，以及文件使用的需求等四項因素，並原則規定各政府機關對於文件儲存方式的選擇，有三個途徑：³⁹

z 機關對於使用價值已遞減之文件，可以透過檔案價值鑑定，

移轉至國家檔案館。

z 文件在法定保存期限屆滿之前，應將文件妥善存置於本機關或合法授權的其他機關。

z 可以透過合約方式將文件儲存於其他機關(構)或是委由商業服務公司管理。

根據澳洲國家檔案館的上述建議，澳洲各省公文書局對於機關文件儲存管理訂有相關作業規範或標準，以維多利亞省公文書局(Public Record Office Victoria，簡稱PROV)為例，該局為解決各機關最終需銷毀的文件與尚未判定價值文件的儲存問題，提出了「公文書儲存廠商核准計畫(Approved Public Record Office Storage Supplier ，簡稱

38 韓玉梅主編，外國現代檔案管理教程（北京市：中國人民大學出版社，1995 年），頁 64。

39 National Archives of Australia –Recordkeeping， 2005/01/18，

http://www.naa.gov.au/recordkeeping/storage/summary.html

APROSS)」。⁴⁰

APROSS 計畫是根據維省 1973 年公布之「公文書法案（Public Records Act 1973）」第十四點規定，由 PROV 提供符合安全及文件保存需求的商業機構的認證標準，根據 APROSS 定義符合委託代管的

ADVANCE RECORD MANAGEMENT

140 Broderick Rd, Corio, 3214 (PO Box 67, North Geelong, 3215)

Telephone: (03) 5274 2000

PETER NEWLAND Manager

•140 Broderick Rd Corio, 3214

AUSDOC INFORMATION MANAGEMENT

1/477 Plummer St, Port Melbourne, 3207 DX 2 Melbourne

Telephone: (03) 9676 1500

COLIN HOLMES Sales Manager 9676 1580

• 1/477 Plummer St, Port Melbourne, 3207

• Sarton Rd, Clayton, 3168

• 578 – 580 Somerville Rd, Sunshine, 3020

40 Public Record Office Victoria ，2005/1/19，

http://www.prov.vic.gov.au/publns/APROSSKit-PROV-Aug04.doc

41 Public Record Office Victoria, Approved Public Record Office Storage Supplier(APROSS)—

Information Kit (State of Victoria: PROV, 2004), p.18.

http://www.prov.vic.gov.au/recmgmt/apross.htm，2005/01/18.

廠商名稱及地址接洽人員文件典藏地點

CAVAL COLLABORATIVE SOLUTIONS

4 Park Drive Bundoora 3083 9450 5528

DAVID NOBLE Administration &

Membership Manager EVA VARGA 9450 5514

• 4 Park Drive Bundoora 3083

CHUBB CORPORATE RISK SERVICES

Unit 1 & 2, 206 Liddiard Rd, Traralgon, 3844

Telephone: (03) 5174 1671

TONY HOPMAN Manager

• Unit 1 & 2, 206 Liddiard Rd, Traralgon, 3844

FORT KNOX RECORDS MANAGEMENT

84 Westgate Drive, Altona North, 3025

Telephone: 1300 360 557

GRANT ALLEN Manager

• 84 Westgate Drive, Altona North, 3025

GRACE RECORDS MANAGEMENT

27/9 Ashley St, West Footscray, 3012

Telephone 9687 6498

NICK BUXTON State Manager

• 27/9 Ashley St, West Footscray, 3012

GREGORYS DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS 262 Bay Rd, Cheltenham, 3192 (Private Bag No 3, Cheltenham, 3192)

Telephone: (03) 9532 3777

CABEL HAM Business Development Manager

• 262 Bay Rd, Cheltenham, 3192

PICKFORDS RECORDS MANAGEMENT

66 Dawson St., Brunswick, 3056 (PO Box 233, Brunswick, 3056) Telephone/Fax: (03) 9389 6900

GREG LEVER State Manager WARREN SCOTT Executive Consultant

• 66 Dawson St., Brunswick, 3056

• 40 Western St, Brunswick, 3056

• 202 – 228 Greens Rd, Dandenong, 3175

• 28/9 Ashley Street, West Footscray, 3012

廠商名稱及地址接洽人員文件典藏地點 RECALL TOTAL

INFORMATION MANAGEMENT 465 Plummer St, Port Melbourne, 3207

(PO Box 5080, Garden City, 3207)

Telephone: (03) 9646 0003

EDWARD KHONG Sales Manager, Southern Region Document Management Services 8671 3811

• 465 Plummer St., Port Melbourne, 3207

• 8 –10 Healey Rd, Dandenong, 3175

• 170 Forster Rd, Mount Waverley, 3149

• Cnr Kiewa Valley Highway &

Baranduda Drive, Baranduda, 3691

機關一旦擇定委託符合標準之商業文件中心之後， APROSS 規

（Distributed Records Network，簡稱 DRN）登記，以達到 PROV 掌控所有機關文件委託管理的狀況，如有問題 PROV

備標準，並提供廠商申請認證的程序與申請表，其所要求的基本設備條件如下：

z 符合澳洲建築法規所定的至少具有 1.5 小時的防火隔絕設備。

z 擁有可依文件類型分開典藏的設備。

z 備有符合公文書館（PROV）要求的防火、防水的基本條件，

並有溫溼度控制裝置。

z 在 APROSS 督導下提供免於文件遺失及損害的保證。

z 每一次的機關文件移交必須經過 PROV 的核准。

z 可提供一年中的每一天能在 24 小時內完成文件檢索及傳送服務。

z 提供一間文件檢索使用空間，允許委託機關人員在開放時間內（9：00－17：00）使用。

z 允許 PROV 對機關寄存文件的督導，必要時，PROV 如有文件調閱需求不能向PROV 收取調閱費用。

z 只有經過文件產生機關的授權才可執行文件的銷毀，其法源依據為公共文件法案第二十條規定。

維多利亞省的做法是訂定標準，提供符合認證的商業機構名單，由機關自行辦理文件委託儲存管理，但是透過系統（DRN）掌控省境內文件委託的狀況。但在西澳大利亞省（Western Australia）的做法，則是由省立公文書館（State Records Office，簡稱 SRO）成立文件寄存中心（Intermediate Records Repository）提供所屬機關半現行文件的集中管理服務。文件寄存中心主要提供文件現行價值遞減而尚

在文檔中我國政府機關文件中心建置之研究 (頁 40-49)

第四章 國外文件中心管理之體制與功能

第二節 加拿大

第二節 加拿大

第三節 澳洲

第四章國外文件中心管理之體制與功能

第二節　加拿大

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第三節澳洲