第五章 我國政府機關文件管理作業評估
第一節 政府機關問卷調查分析
政府機關檔案問卷分析，分成壹、機關檔案資源管理及貳、有關 設置文件中心之看法及意見，分述如下：
壹、機關檔案管理資源概況
一、政府機關辦理檔案業務之人力概況
有關政府機關辦理檔案業務之經常性人力，多數機關為 1 人(占 21%)；其次有 13 個機關，檔案管理人數多達 10 人以上（占 17%）。
但整體而言，各機關檔案管理人員數量偏低，其檔案管理總人力5 人 (含)以下者，卻佔將近六成的比例。（見表 5-1）
表5-1 機關現有人力統計表
人員數 機關數 百分比（％）
0 人 2 3%
1 人 16 21%
2 人 10 13%
3 人 5 7%
4 人 5 7%
5 人 6 8%
6 人 6 8%
7 人 4 5%
8 人 3 4%
9 人 4 5%
10 人以上 13 17%
未填答 2 3%
合計 76 100%
如果分析政府機關辦理檔案業務現有人力中屬於正式編制人員 的數量並不高，依舊以 1 人的機關數最多（占 26%）；其次為有 2 位正式編制人員的機關（占 14%），有 10 位正式編制人員的機關數 並不多，僅占4%。（見表 5-2）
表5-2 機關現有正式編制人員統計表
人員數 機關數 百分比（％）
0 人 8 11%
1 人 20 26%
2 人 11 14%
3 人 5 7%
4 人 7 9%
5 人 3 4%
6 人 9 12%
7 人 5 7%
8 人 3 4%
9 人 1 1%
10 人以上 3 4%
未填答 1 1%
合計 76 100%
此外，如進一步分析機關辦理檔案業務現有人力中之臨時人員 數，可知多數機關雇用的臨時人員為1 人（占 18%）；也有 28%的機 關並無臨時人員（見表5-3）。
表5-3 機關現有人力中臨時人員統計表 人員數 機關數 百分比（％）
0 人 21 28%
1 人 14 18%
2 人 10 13%
3 人 7 9%
4 人 7 9%
5 人 5 7%
6 人 1 1%
7 人 1 1%
8 人 0 0%
9 人 1 1%
10 人以上 1 1%
未填答 8 11%
合計 76 100%
綜合上述分析，機關檔案管理人員數偏低多為 1 人，其中屬正 式編制者，亦多為1 人，雖人力缺乏但多數機關（26%）仍無臨時人 員協助。顯見我國檔案管理人員普遍不足。
二、政府機關檔案管理經費情形
根據回收的問卷統計，相關政府機關92 年機關預算總金額，
有8 個機關預算於 1,000 萬以下，占 11%；有 2 個機關預算在 1,000 萬至2,000 萬之間，占 3%；2,000 萬至 3,000 萬之間與 6,000 萬至 7,000 萬之間者各有 1 個機關，各占 1%；預算在一億以上者則有
30 個機關，占 39%。並且有 34 個機關可能因為業務保密的考量 等原因，並未填答，占45%。(見表 5-4)
表5-4 機關檔案管理經費統計表
經費金額 機關數 百分比（％）
0-10,000 千元 8 11%
10,001-20,000 千元 2 3%
20,001-30,000 千元 1 1%
60,001-70,000 千元 1 1%
100,000 千元以上 30 39%
未填答 34 45%
合計 76 100%
至於機關預算用於檔案管理業務上的金額，依據問卷顯示，完 全沒有檔案管理業務預算者有1 個機關，占 1%；1,000 萬以下者則 有43 個機關，占 57%；在 1,000 萬至 2,000 萬之間者有 3 個機關，
占4%；只有一個機關擁有 3,000 萬以上的預算。但是有將近 28 個 機關並未填答，占全部之37%。(見表 5-5)
表5-5 各機關檔案管理之預算金額統計表 經費金額 機關數 百分比（％）
0 1 1%
0-10,000 千元 43 57%
10,001-20,000 千元 3 4%
20,001-30,000 千元 0 0%
30,000 千元以上 1 1%
未填答 28 37%
合計 76 100%
如果統計截至民國 92 年底，機關檔案業務預算占總預算比例的 比例，有 28 個機關的檔案業務預算達不到全部之 1％，占填覆機關 數之 29%；有 4 個機關的檔案預算占總預算之 1-10％；占 30%以上 者只有一個機關；此外，並有 5 個機關達到 100%，應該是誤解了問 卷的答題方向所致，最後有 44 個機關未提供完整數據，而未能顯示 出其比例關係(占 58%)(見表 5-6)。
表5-6 機關檔案業務占總預算比例統計表 檔案業務占總預
算比例 次數 百分比（％）
未滿1％ 22 29%
1-10％ 4 5%
11-20％ 0 0%
21-30％ 0 0%
30％以上 1 1%
100% 5 7%
未提供完整數據 44 58%
合計 76 100%
總而言之，機關對於經費問題填答的意願不高，但填答者呈現的 結果，顯示機關檔案管理的業務占總預算比例不高，多數未達 1%，
其年度經費數額也多在1,000 萬元以下。
三、政府機關檔案保管情形
政府機關截至民國 92 年底，檔案總數量為 500 公尺以下者，有 26 個機關，占 34%；501 至 1,000 公尺、1501 至 2,000 公尺，以及 2,001 至 2,500 公尺者各有四個機關，各占 5%，2,500 公尺以上者，有 12 個機關，占全部之16%。未填答者有 21 個機關，占 28%。（見表 5-7）
表5-7 各機關檔案總數統計表
檔案數量 機關數 百分比（％）
0-500 公尺 26 34%
501-1,000 公尺 4 5%
1,001-1,500 公尺 5 7%
1,501-2,000 公尺 4 5%
2,001-2,500 公尺 4 5%
2,500 公尺以上 12 16%
未填答 21 28%
合計 76 100%
至於機關平均每年檔案成長數量在 50 公尺以下者，有 29 個機 關，占38%；51 公尺以上，100 公尺以下者有 12 個機關，占 16%；
每年成長數量高達100 公尺以上者也有 14 個機關，占 18%。可見各 機關每年平均成長數量皆非常可觀。另未填答者，占28%。(見表 5-8)
表5-8 機關檔案平均成長數統計表
檔案數量 機關數 百分比（％）
0-10 公尺 17 22%
11-20 公尺 6 8%
21-30 公尺 3 4%
31-40 公尺 1 1%
41-50 公尺 2 3%
51-60 公尺 6 8%
71-80 公尺 3 4%
81-90 公尺 2 3%
91-100 公尺 1 1%
101 公尺以上 14 18%
未填答 21 28%
合計 76 100%
四、機關檔案庫房設置現況
機關現有典藏庫房數量，經問卷分析結果，以擁有一至五個庫房 者占多數，計有58 個機關，占 76%；沒有典藏庫房者有 2 個，占 3%；
具有六至十個庫房者有3 個機關，占 4%；擁有 15 個以上檔案庫房者 有一個機關；尚未填答者則有12 個機關，占 16%。（見表 5-9）
表5-9 機關典藏庫房數統計表
庫房數 機關數 百分比（％）
0 2 3%
1-5 個 58 76%
6-10 個 3 4%
11-15 個 0 0%
15 個以上 1 1%
未填答 12 16%
合計 76 100%
至於機關建造的第一庫房坪數，以 101 坪以上者居多，共有 13 個機關，占16%，也有不到 0 坪者，有 11 個機關，占 14%（見表 5-10）。
表5-10 第一庫房坪數統計表
坪數 機關數 百分比（％）
0-10 坪 11 14%
11-20 坪 9 12%
21-30 坪 6 8%
31-40 坪 6 8%
41-50 坪 3 4%
51-60 坪 2 3%
61-70 坪 2 3%
71-80 坪 5 7%
81-90 坪 3 4%
91-100 坪 1 1%
坪數 機關數 百分比（％）
101 坪以上 13 16%
未填答 15 20%
合計 76 100%
至於各機關第二庫房的坪數，有63%的機關未填答；有 9%的 機關第二庫房的坪數不足10 坪。(見表 5-11)
表5-11 第二庫房坪數統計表
坪數 機關數 百分比（％）
0-10 坪 7 9%
11-20 坪 3 4%
21-30 坪 5 7%
31-40 坪 2 3%
41-50 坪 3 4%
51-60 坪 1 1%
91-100 坪 1 1%
101 坪以上 6 8%
未填答 48 63%
合計 76 100%
其餘建造不只一座庫房之機關，所填覆的各庫房坪數，只有極少 數有逾百坪的空間，多數增設的庫房空間並不大，有不足 10 坪者，
或不足 50 坪者，顯示部分機關只以零星空間充當庫房，典藏空間不 足應是多數機關普遍的問題。
貳、有關設置文件中心之看法及意見
一、政府機關目前檔案典藏空間不足的嚴重程度
根據回收的問卷統計，政府機關認為目前檔案典藏空間不足的 嚴重程度，計有6 個機關認為空間不足的問題很嚴重，占 8％；有 24 個機關認為嚴重，占 32％；而有 35 個機關，表示尚敷使用，占 46
％，另外有 4 個機關並無意見，7 個機關表示無此問題，各占 5％與 9％。顯示目前仍有將近一半的機關，認為檔案典藏空間不足。（表 5-12）
至於填答其他者的意見，包括：機關檔案正式典藏空間仍在尋覓 規劃中，或是目前典藏空間屬租用，均是空間不足的狀況。
表5-12 機關檔案典藏空間飽和程度統計表 選項 機關數 百分比（％）
很嚴重 6 8％
嚴重 24 32％
無意見 4 5％
尚敷使用 35 46％
無此問題 7 9％
合計 76 100%
二、政府機關對於我國設置文件中心的認同程度
有關政府機關對於我國設置文件中心的認同程度，根據回收問 卷統計，非常同意者有10 個機關，占 13 ％，同意者有 35 個機關，
占46％，有 3 個單位表示不同意，2 個機關表示非常不同意，各占 1
％；另有27 個機關表示無意見，占 36％。顯然機關對於此議題表示 同意者的比例較高。(見表 5-13)
表5-13 機關對於設置文件中心認同程度統計表 選項 機關數 百分比（％）
非常同意 10 13 ％
同意 35 46％
無意見 27 36％
不同意 3 4％
非常不同意 2 3％
合計 76 100％
三、政府機關認為我國文件中心應提供的服務項目
政府機關認為未來文件中心應提供的服務項目，以「檔案調閱」
者最多，計有64 個機關，占 84％；其次是「檔案移轉」與「檔案鑑 定」者，計各有52 個機關，各占 68％；認為應提供「檔案銷毀」與
「檔案複製備份」者，計各有46 個機關，各占 61％；認為應辦理「檔 案分類整卷」者，計有 35 個機關，占 46％；另外則有 33 個機關認 為應具有「編製檔案目錄」的服務，占43％。(見表 5-14)
至於填答其他者的意見，包括：檔案問題諮詢以及對於文件中心 與原產生機關的配合度質疑等意見。
表5-14 機關對於文件中心提供服務項目統計表（可複選）
選項 機關數 百分比（％）
檔案銷毀 46 61％
檔案移轉 52 68％
檔案調閱 64 84％
檔案鑑定 52 68％
編製檔案目錄 33 43％
選項 機關數 百分比（％）
檔案複製備份 46 61％
檔案分類整卷 35 46％
註＊：因本項可複選，故百分比是以勾選該項的機關數，除以所有 填答的 76 個機關總數計算。
四、政府機關對於我國文件中心組織型態的看法
政府機關對於我國設置文件中心組織型態的看法，以「分散式」
為最多，計有45 個機關，占 60％，即其中央政府機關部分，由檔案 中央主管機關設置文件中心，掌理中央機關文件服務工作；而地方機 關部分，則由縣市政府各自設置文件中心，負責各縣市文件服務工 作；另有23 個機關認為「集中式」較為適合，占 31％，即全國統一 由檔案中央主管機關設置文件中心，負責全國文件服務工作，選擇其 他方式的計有6 個機關，占 9％(見表 5-15)，填答其他者的意見包括：
應由中央督導並授權，以及採取折衷的方式來處理。
表5-15 機關對於文件中心組織型態看法統計表 選項 機關數 百分比（％）
集中 23 31％
分散 45 60％
其他 6 9％
合計 74 100％
五、對於我國理想的文件中心設置地點
對於我國理想的文件中心設置地點分佈，根據統計結果顯示，有 32 個機關認為應於北中南東四地分設一座文件中心，保存各區域政 府機關之文件，占44％；其次則有 26 個機關認為應於各縣市均設文 件中心，便於鄰近保存及調閱，占 36％；認為中央機關多在北部，
故集中設置於台北近郊即可的則有9 個機關，占 12％。（見表 5-16）
至於填答其他者的意見，包括：可與國家檔案館、地區檔案館一 併考量；必須因應民眾與機關需求，宜審慎多方考量等。
表5-16 對於文件中心設置地點看法統計表 選項 機關數 百分比（％）
東西南北 32 44％
集中設置於台北 9 36％
各縣市 26 12％
其他 6 8％
合計 73 100％
六、支持我國設置文件中心的各項理由
根據機關填答問卷分析，各機關對我國設置文件中心的各項理 由的認同程度，分別統計如下：
（一）可有效節省各機關檔案管理作業成本
有關機關對於設置文件中心可有效節省各機關檔案管理作業成 本的意見，以表示同意者最多，計有36 個，占 49％；其次則為無意 見者，計有 16 個機關，占 22％；有 9 個機關表示非常同意，占 12
％；另有 8 個機關表示不同意，4 個機關表示非常不同意，各占 11
％與6％。(見表 5-17)
表5-17 對於文件中心節省 檔案管理作業成本認同度統計表
選項 機關數 百分比（％）
非常同意 9 12％
同意 36 49％
無意見 16 22％
不同意 8 11％
非常不同意 4 6％
合計 73 100％
（二）可改善各機關檔案典藏空間問題
（二）可改善各機關檔案典藏空間問題