根據上述機關檔案管理作業現況，可分析目前多數機關面臨之文 件管理問題，綜整如下：
一、檔案管理作業尚未專責化
無論是89 年或 92 年的調查統計，檔案管理作業專責化的比例不 高，檔案單位的名稱及隸屬分歧不一，兩次統計均有五成以上的機關 對於檔案處理並無專屬的單位，而且以總務部門兼辦的方式為主。無 檔案管理專責單位代表檔案作業在機關內部的重視程度不高，相對在 爭取機關內部資源時，可獲得的支援也較有限，亦由於各機關檔案管 理專責化程度不高，現階段如欲要求檔案管理作業的精進，顯有實際 現況的困難。
二、各機關檔案人力及經費普遍不足
89年的統計已有66.4％的機關認為人力不足，在92年填覆的全國 5,727個填答問卷機關中，也有一半以上只有一名工作人員，卻要每 一個機關管有平均2,320.64公尺長度的檔案，以現有人力管理數量與 日俱增的檔案，可預見勢必有捉襟見肘的窘境。
在89年有關經費的統計中，僅4.4%的單位列有專用預算，而92 年的統計顯示，有將近九成的機關其檔案管理年度預算在10萬元以 內。顯見除了規模較大的檔案機關之外，一般檔案機關並無專屬經費 預算，難以妥善營運發揮檔案之功效。
三、機關文件數量龐大且成長迅速卻空間不足
截至88年12月底統計各機關列為永久保存的檔案文件，共有 172,494,729件，裝訂的卷數達17,628,720卷。
92年調查統計，截至民國90年止所有檔案數量的件數，根據3,065 個機關填答的總數為339,242,974件，平均一個機關為110,682件。91
年一年增加的檔案件數為45,242,648件，機關目前既有典藏的檔案數 量不僅為數眾多而且每年成長數量驚人。
面對數量龐大而成長迅速的機關文件，卻有半數以上的機關認為 現有空間不敷使用，但是僅有25.2%的機關有擴充空間的計畫（據89 年統計），即使有空間，多數機關（61.6﹪）也是在十坪以下的處所
（據92年統計）。
加以我國目前尚無國家檔案館之設置，各機關應屆臨移轉的機關 檔案，因無國家檔案典藏空間，而留滯各機關檔案庫房，不只造成機 關典藏成本的負荷，也不符合依文件價值分階段典藏的概念。
四、機關檔案管理作業有待加強
89年及92年的調查均顯示各機關回溯檔案目錄建檔比例偏低；而 機關擁有檔案管理資訊系統的比率，只有超過一半的水準，至於檔案 管理局所開發建置的相關軟體，也並未獲得機關普遍的採用。目前各 機關檔案典藏方式絕大多數(95.2%)仍採原案上架方式儲藏，仍以未 辦理檔案複製儲存作業者居多（80.3％），其次為採用電子複製儲存
（14.1％）方式，以及微縮複製儲存（1.7％）方式。
各機關截至 91 年送擬銷毀檔案目錄審核者仍以 0 件居多（70.7
﹪），顯示各機關檔案銷毀作業並未落實。至於機關檔案應用的情形 也不踴躍，無論從申請應用次數、申請應用件數，及核准檔案件數衡 量，答覆為0 的受訪者均超過 96％。
根據上述有關檔案管理事項之統計，不難發現我國機關檔案文件 的管理問題，不只目錄編製比例偏低，提供支援的資訊工具也並未獲 得普遍採用，而銷毀及應用作業仍未進入正軌，是故檔案資源及人力 的不足，所反映出的檔案管理作業自然是有諸多未盡之處。
五、機關檔案管理人員教育訓練需求殷切
根據 92 年曾調查過的 91 年度各機關舉辦檔案培訓課程的次數 並不高，多數為辦理 0 次（82.4﹪），顯示大多數機關之相關培訓工 作闕如。由於調查研究顯示，目前各機關認為檔案管理工作的人力不 足者，達66%，對於檔案人才的培育自然十分殷切。目前人才培育的 途徑主要有二：一是檔案管理局針對各檔案機關辦理各項檔案管理實 務培訓課程，並鼓勵各機關基於所屬業務輔導所需，自行籌辦檔案實 務相關課程。另一途徑是與大專院校或專業學會合作，規劃辦理在職 教育，包括辦理短期研習班、講習會或鼓勵在職人員至大學相關系所 進修。
綜上所述機關文件管理現況所面臨的問題，可歸納我國各行政機 關普遍面臨人力、經費及空間不足的窘境，卻因政府組織再造精簡的 原則下，不只機關內部沒有專責單位，國家檔案館的設置亦無明確的 期程，但實務作業上卻需面臨平均每年每個機關增長 10,000 件左右 的檔案量，導致機關典藏空間莫大的壓力，也缺乏適足的人員妥善處 理這些機關文件。
因此，如現行政府組織再造原則不變，各機關資源不再增加，對 於這些大量現行或半現行文件留置各機關內，只有造成各機關空間及 作業人力的負荷，也無法善盡保管維護的工作，長久以往，將造成混 雜其中卻具有永久典藏價值檔案的流失，是維護我國國家與人民共同 記憶資產不得不重視的問題。