政府機關檔案單位訪談分析

本研究除以問卷調查了解各機關對於文件中心議題之態度與意 見外，為深度了解政府機關的看法，謹擇選具代表性之中央與地方機 關，根據事先擬定之訪談問題，逐一與機關進行訪談並整理。進行訪 談的七個機關，包括：中央銀行、教育部、考選部、經濟部、台南縣 政府、台中縣政府、財政部等，並將所獲致之訪談結果分項分析與比 較如下。以下各單位採用英文 A 至 G 代碼表示，此與上述的順序並 不一致。

一、 實務工作面臨的最大問題

於訪談結果整理後，各機關對於人力、時間以及經費方面皆 感到困難，並有部分機關在檔案典藏庫房有飽和的憂慮，故多有 另覓他處建置庫房的方式，唯恐出現人力上的問題，如教育部分 設於新店的檔庫，目前並沒有多餘的檔案管理人員分駐。另外委 外建檔的品質，也是各機關所考慮到的問題之一。

A 單位認為自身與檔案管理局所使用的建檔軟體有些許不 同，造成建檔工作上的不便，並提出應該重視未來檔案管理人員 的教育訓練。

B 單位認為檔案管理人員專業素質是一個問題，需要積極推 動專業訓練，此外，庫房空間不足也是一大問題，目前對於今年 的檔案已沒有位置存放，待銷毀檔案仍在檔案管理局審核中。

C 單位認為檔案管理人員則提出有關銷毀檔案的系統更 換，形成許多技術性的問題需要去解決，且檔案管理局審核的速 度也影響機關的檔案管理工作進行。

D 單位檔案管理人員則認為相關法令的適用上，有許多問 題，由於以往的管理方式與現行的不同，造成目前檔案管理的執

行困難。對於機密檔案的處理方式，亦有部分機關表示有執行上 的難處。

二、 設置文件中心提供過渡處理機制的看法

大多數機關認為各機關之間的共識是很重要的，且應有確切 的法源依據，以及相關的配套措施，期許文件中心提供一個空間 存放過渡時期的機關檔案，可大幅減少待銷毀檔案佔據機關空間 的問題，文件中心也可以提供各種專案目錄的彙整服務。此外，

由專業的中介機構來為各機關執行檔案業務，能大幅減輕機關目 前作業人力不足的困境，在庫房管理上，也可節省各機關許多人 力以及經費。

但亦有機關提出未來文件中心在提供完善的服務後，是否會 衝擊到各機關預算的問題。B 單位檔案管理人員指出應有法源依 據，確立文件中心的設置依據，也保障機關在原有的經費、人力 方面的既有資源。

三、 設置文件中心，其組織型態應以中央集權或地方分權為主 根據訪談結果表示，有三個機關認為若有很好的機制，應以 中央集權的組織型態來執行，另有三個機關則認為地方分權的組 織型態較為合宜，且可發展地方的特色；認為完全由中央機關負 責可能會有許多弊端發生。

D 單位檔案管理人員更進一步指出，如果採中央集權的方 式，也應該分北中南東設置文件典藏中心，如此一來，文件中心 在執行檔案管理作業時，可以非常專業，經費上也較充裕。

C 單位檔案管理人員則認為應將文件中心之層級設置在檔 案管理局下面，因為這樣協商起來，以及人力上的調動會比較方 便。

E 單位檔案管理人員提出折衷的看法，認為站在中央機關檔 案人員的看法，是應該以中央集權為主，但若以地方層級來看的 話，可能就需要地方各自設置、負責文件服務工作，不過對於地 方政府機關而言，機關首長的態度非常重要。

四、 各機關期許文件中心應提供的服務事項

各訪談機關認為文件中心基本上應具備檔案法所提到的檔 案管理作業與服務，另外在文件中心階段應適時提供給民眾應用 查閱，故在移轉之前，各機關需明確告知委託保管檔案的性質，

或於民眾申請調卷之時，文件中心需聯絡原機關，並經得其同 意，以弭除相關的權益問題。

另有部分機關如 F 單位、D 單位及 C 單位，皆認為文件中心 應提供檔案鑑定方面的諮詢服務，例如在早期並沒有基準保存年 限，故機關檔案管理人員面對這些檔案時，應該要如何去區分，

希望能透過文件中心的諮詢得到合宜的解決方式。

對於檔案修護的工作，部分機關表示對於此種專門技術並不 熟稔，故提出文件中心可以提供檔案的修護服務，會讓檔案管理 工作更加完善，然而件中心對於檔案管理上的安全性也必須注 意。

五、 我國設置文件中心可能面臨的最大問題及其建議

各機關對於設置文件中心所面臨的問題不外乎機關之經 費、人力以及檔案安全性的考量；公務人員依法行政，故有明確 的法源依據非常重要，有明確的法規，才能減少許多不必要的紛 爭。亦有部分單位提出以類似法人機構的方式，將檔案管理委 託，公家機關仍可監督其執行狀況。

A 單位檔案管理人員提出原機關與文件中心彼此的互動機制 必須完善，且應對於不同型式檔案，提供不同的典藏環境。

G 單位檔案管理人員則建議應該由檔案管理局來介入執行，

並且採取認證的制度，類似國外一樣選取優良的廠商，以供各機 關參考諮詢，並建議我國在初始建立文件中心時，不應該馬上普 遍推行，而是採用試辦的方式，才能得出最完善的執行方式。

F 單位以及 E 單位檔案管理人員則認為目前各相關機關對於 文件中心概念並未普遍，故應採多元化、多方面的宣導，以便得 到政府、社會等各方面的支持；除機關檔案管理人員之外，應該 讓民眾瞭解，如此一來，提供查詢服務的目標才能體現出來。

六、 委託商業文件中心管理的可行性

根據訪談結果表示，各機關均認同機關檔案委託商業文件中 心管理有其可行性，但仍有需多考量與建議。

A 單位認為應有一完善先例或典範，始能鼓勵其他機關後續 的跟進，考選部檔案管理人員亦認為應先有充分的準備，小規模 的試行，提出典範，再讓大家來討論。

B 單位以及 F 單位檔案管理人員則覺得在檔案安全性方面應 該要注意，以保全檔案的完整性與機密性。

C 單位檔案管理人員認為各機關首長的態度將影響此項制度 的推行，且經費上的限制也是一個大問題。

E 單位檔案管理人員則提出更進一步的看法，認為目前政府 組織改造的調整，要再把文件中心放到機關的組織編制內，可能 有它的困難，因此，商業文件中心有它的利基，但對於商業文件 中心，必須注意它的信譽問題、委託方式等等；以目前狀況來說，

商界已有先例，相信對這些商業機構而言，其檔案也同等的重要、

機密，所以理論上來說，商業文件中心應是以嚴謹的態度來面對 受委託的檔案，並且是重視人才的培訓，謹慎挑選幹部以及人員。

如果機關對於檔案機密等安全性有考量，可以思考選擇要委託保

管的檔案性質，或者訂定相關的機制。

根據上述各機關的看法與建議，可歸納機關對於商業文件中 心的機制是肯定的，惟於宣導方面必須再加強。