本研究目的希望藉由分析國外文件中心的作業現況，探討我國 未來成立全國性或地區性文件中心的可能發展方向。因此，本章依研 究目的，彙整美、加、澳及大陸四個地區文獻分析的結果，並統計機 關對於問卷調查、實地訪查與焦點座談的意見，經綜合歸納整理，擬 具結論；進而根據研究所得與發現之問題，提出研究建議，期望此一 研究結果能提供我國檔案管理事業未來發展文件中間處理組織型態 之參考。
第一節 結論
綜合上述美國、加拿大、澳洲及中國大陸推動文件中心制度的現 況以及目前我國各機關對於文件中心管理體制的看法，分為國外文件 中心的特色與國內機關的現況與意見兩部分，分述結論如下：
一、國外文件中心的特色
（一）、符合文件生命週期管理需求，提供使用率不高之半現行文件 過渡處理機制
根據文件生命週期理論，文件的發展具有階段性，一般劃分 為現行、半現行和非現行三個階段，代表文件在不同時間階段所 具有的價值與處理方式的變化。現行階段的文件資訊主要的需求 者是該文件的原產生機關；第二個階段的半現行文件其行政稽憑 效用已逐漸消失，提供原機關使用的價值逐漸減少，此時文件等 待屆期銷毀，或具有價值準備移轉；文件生命週期的第三個階段 是非現行階段，也就是國外一般所稱的檔案(archives)階段，此時 文件對原產生機關已無行政使用價值，但相對可提供更多的證據 及資訊價值，需將文件移轉至檔案館，以供一般社會大眾或各機
關使用。通常文件的半現行價值實現到一定階段，文件產生機關 對其利用需求逐漸淡化，但因未達銷毀或移轉條件，留置機關內 徒增管理的成本與壓力。因此，實務上需要有介於文件產生機關 和檔案館之間的暫時保存半現行文件的過渡性機構，以保管文件 並提供原機關文件調閱服務。
（二）、提供文件密集典藏空間，有效節省機關經費成本
文件中心最大的優點在於提供經濟有效率的文件典藏服 務，根據美國的統計，每一立方英呎文件在機關辦公處所典藏一 年平均保管費用為 7.66 美元，在文件中心只需 0.51 美元，依此 估算美國聯邦文件中心每一年可為政府節省經費高達 1.43 億美 元。又根據加拿大統計在文件中心儲存1 米文件的儲存費用只需 10.05 元加幣，而在機關則需 43.12 元加幣，建立文件中心每年能 為機關節省約 75﹪的經費。
至於中國大陸的永靖縣文件中心，負責保存了 24 個縣級機 關的檔案，年度經費開支僅為 22,657.80 人民幣。若平均計算，
每個參與文件中心的機關現存已 13 年的檔案量僅需配置 1 套檔 案櫃，只佔用 1.25 平方米檔案庫和擔負 944.07 元經費，可大幅 節省原檔案產生機關的人力、財力及物力。因此，對於機關使用 率遞減的半現行文件，在文件中心以檔案箱層層疊放方式，可大 幅節省機關典藏空間及管理的費用。
（三）、提供文件專業儲存及調閱服務，提昇文件管理品質
文件中心的儲存設備需要符合標準，以澳洲APROSS 計畫為 例，即嚴格規定文件中心至少應有的設備條件，以確保各機關委 託管理文件的安全及維護；對於各機關委託文件中心管理之文 件，也可透過線上方式或是利用郵寄、傳真、電話等途徑，以制
式的調閱申請表格，提出檔案文件的調閱申請。通常文件中心在 收到文件調閱申請後會在合約規定的期限內完成文件傳遞，其傳 送方式也會應委託機關要求提供不同的選擇，因其具有專業與符 合標準之服務品質，故深受西方國家的青睞。
對岸的中國大陸與我國機關檔案管理體制相近，限於縣級機 關規模小、人員少、文件量不多，管理人員多採取兼任，未專設 檔案管理單位，導致文書檔案管理工作比較混亂，以永靖縣的發 展經驗而言，建立文件中心後，參與機關逐步健全了規章制度，
加強了機關文書管理工作。
（四）、協助機關文件價值鑑定、銷毀或移轉的中間處理過程
文件中心可協助文件委託機關對於屆滿保存年限的檔案辦 理銷毀，或協助將具有保存價值檔案移轉至檔案館，對於判定不 銷毀也不移轉之檔案依委託合約規定歸還原委託機關，或是可應 委託機關要求，將文件送交其他機關或其他非政府機構。
此外，文件中心通常會定期一至兩年重新檢視文件，產出一 份符合銷毀或移轉的文件清單，通知文件委託機關判定文件的存 毀價值，以辦理後續銷毀或移轉作業。以加拿大為例，國家檔案 館人員也能在文件中心進行文件價值鑑定工作，以區辦具歷史保 存價值未來可移進國家檔案館的檔案，因而文件中心也扮演文件 中間處理的角色。
（五）、訂定規範或提供認證，允許商業機構提供文件寄存服務 美國或澳洲均有允許文件寄存商業文件中心的法令規定，尤 其在澳洲的維多利亞省，則採行頒布 APROSS 計畫訂定作業標 準，並提供符合認證的商業文件中心名單，由各機關自行委託商 業文件中心代管文件；惟其計畫中只允許機關將定期保存檔案及
尚未判定價值的文件，委託商業文件中心寄存服務，如為永久保 存之文件仍應儲存在機關內，或是屆期移轉至檔案館（在澳洲稱 為公文書館）。
（六）、允許文件中心與機關檔案室並存共榮
國外在大力提倡並積極建立文件中心之時，並未排斥機關 檔案室的作用和地位，兩者的關係是合作依賴、以長補短，發 揮檔案管理的最大功效。
設立文件中心的初衷，是要提供利用文件的臨時庫房，由 於文件數量的增加，與現行作用的減少，還有保管經費、設備 和場地等問題成為負擔時，建立地區型文件中心來集中保管半 現行文件是有其必要的。因此，設置文件中心並不是要求各機 關一律取消檔案室或文件保管所，由於文件中心與檔案室是一 脈相承的，業務上又有許多相似處，就不必擔心會對檔案室工 作帶來衝擊或重疊的問題。只是在考慮設置文件中心管理模式 時，有一些問題需要考量。例如在一些大型的、經濟能力佳、
文件數量多的機構，因能自行維運其單位檔案部門的所有檔案 管理作業，自然沒有文件中心的迫切需要，但相對於規模小、
無專設人員及經費的單位，單一的檔案室模式已經不能提供專 業的人員、適足的費用以及相當的儲存空間，就可以考慮建立 如文件中心這種聯合性、中間性、過渡性的檔案機構。因為檔 案室在這些單位內不能有效的發揮作用，又要佔用一定的經 費、人員、場地，反而造成更大的資源耗費，在大陸地區會優 先發展地區型文件中心，主要就是為解決小機關半現行文件管 理的共同問題。
二、國內政府機關的現況與意見
（一）、政府機關檔案管理人力、經費及空間普遍不足
機關辦理檔案業務之經常性人力，多數機關為 1 人(占 21%)，其檔案管理總人力 5 人(含)以下者，則佔有將近六成的 比例。其中屬正式編制者，亦多為1 人（占 26％），雖人力缺 乏但多數機關（28%）仍未雇用臨時人員協助，顯示我國檔案 管理機關普遍存在人員不足的問題。
至於機關預算用於檔案管理業務上的金額，依據問卷統計 顯示，有 57％的機關檔案管理預算金額在 1,000 萬元以下；如 果分析機關檔案管理業務預算占總預算的比例，有29％的機關 檔案業務預算未達機關預算的 1％，顯示機關檔案管理經費占 機關總預算比例不高，經費狀況並不理想。
至於機關管有檔案數量有 33％的機關檔案總長度在 1,001 公尺以上，至於檔案典藏的長度在 2,500 公尺以上者，也有 16
％的機關比例。各機關平均每年檔案成長數量，有34％的機關 每年成長檔案長度在51 公尺以上，可見各機關每年平均成長數 量皆非常可觀。而各機關目前的庫房坪數，只有極少數有逾百 坪的空間，多數機關所增設的第二、第三庫房的空間並不大，
有不足 10 坪者，或不足 50 坪者，顯示部分機關多以崎零空間 充當庫房，典藏空間不足應是多數機關普遍的問題。
印證機關訪談及焦點座談各機關認為檔案管理最嚴重的問 題，多數機關也表示以人力和空間問題較為嚴重。因此，對於 各機關普遍存在的人力、經費及空間不足的問題，如能妥善處 理這些數量龐大的半現行文件典藏及管理問題，應可紓解機關
檔案管理目前的主要困境。
（二）、政府機關多數支持設置文件中心，主要認為可改善機關檔案 典藏空間的問題
根據問卷調查統計，機關對於我國設置文件中心的認同程 度，總計有59％的機關表示同意及非常同意，顯然多數機關對 於我國設置文件中心的想法大多表示支持。
至於支持文件中心設置的各項理由，根據機關的意見，列 出我國設置文件中心的前三項重要理由，依序為：可改善各機 關檔案典藏空間問題、可提高機關檔案管理作業品質，以及有 助於進行國家檔案鑑定作業。顯然機關最關心的還是典藏空間 問題。
（三）、政府機關多數支持我國文件中心組織之管理型態宜採分散 式，並分區設置典藏地點
政府機關對於我國設置文件中心組織管理型態的看法，以
政府機關對於我國設置文件中心組織管理型態的看法，以