學者專家焦點座談

本研究為取得政府機關檔案管理人員對於政府機關設置文件中 心之看法，因而採用焦點團體座談方式，其參與單位與討論議題整理 如下：

時間：九十四年六月二十九日(星期三)下午二時。

地點：政大文學院百年樓四樓３３０４１４研討室。

會議主題：1. 目前機關檔案管理實務工作面臨的最大問題。

2. 對於我國在機關檔案及國家檔案中間設置文件中心提 供過渡處理機制的看法。

3. 如果我國設置文件中心，機關較認同的組織型態是以 中央集權或地方分權為宜。

4. 如果我國設置文件中心，各機關期許文件中心應提供 的服務事項。

5. 對於我國設置文件中心可能面臨的最大問題及其建 議。

6. 對於目前機關檔案委託商業文件中心管理的可行性看 法。

主席：薛理桂教授

參與人員： 依姓名筆劃順序排列

王順福 (中央銀行二等專員)

王素琴 (經濟部檔案科科員)

林巧敏 (台灣大學圖書資訊學系博士班研究生) 周鴻興 (台灣高等法院 科長)

莊郁芳（台灣電力公司股長）

張淑惠（外交部科長）

楊淑華 (教育部檔案科科長) 楊麗瓊(台北市政府秘書處股長)

一、 機關檔案管理在實務上面臨最大的問題

各機關在焦點座談中提出平日在實務上面臨最大之問題，其 中包含人力、經費、空間不足等問題。人力方面的問題，除了人 力不足之外，機關管理者多半表示人員專業素質方面需要加強，

例如教育部表示人員平均年齡過高，而經濟部則表示上級長官不 重視檔案管理單位，常將即將退休者調至檔管單位，戲稱人員也 歸檔了！外交部表示檔管人員外交人員佔多數，平均 2~3 年調動 一次，調動頻繁，困擾很多。台北市政府秘書處也表示人員流動 頻繁，在人員訓練與素質上都有實質上問題。然而中央銀行表示 在人員培訓上，盡量爭取經費並鼓勵員工學習，每年並針對檔案 工作實務舉辦教育訓練，以解決人力專業不足的問題。

空間壓力被認為是很嚴重的問題之一，多個機關都有檔案存 放多處的問題，管理不易並耗費時間與金錢。教育部有三個庫房，

分散於部內、木柵與新店，空間仍嫌不足。經濟部雖有檔案大樓，

但仍在基隆有一臨時庫房放置待銷毀的檔案，目前也有架位不 足，庫房不符合設置標準的問題。台灣高等法院表示許多檔案因 空間不足關係，置於老舊宿舍，增加檔案管理成本，在調閱與管 理上極為不便。台北市政府秘書處檔案除置於市政府地下二樓 外，於八德路另有一四層樓庫房，目前空間尚敷使用，但若將來

將32 個局處的檔案都統一管理，將有空間壓力問題。各機關表示 檔案存放多處，不只在調閱上有時效問題外，多數機關主管均會 要求調閱原件（如：經濟部、台灣高等法院），造成調閱工作極大 的負擔。

二、 設置文件中心提供過渡處理機制的看法

從焦點團體座談中發現，有空間壓力問題的機關認為有設置 文件中心之必要，其可節省人力與庫房租金費用，並可使檔案獲 得完善管理。但各機關也提出機密檔案不適於保存於文件中心之 觀點，以及統一集中由文件中心保管檔案有集中保管集中損毀之 風險。此外，有機關表示檔案存於文件中心，當長官要求調閱原 件時，其時效性值得注意，是否能提供24 小時服務、是否有急件 遞送之服務，都是機關考量的問題。另一方面，文件中心所面臨 的定位問題、經費問題、業務屬性以及與機關之間的關係，都應 該考量。

三、 設置文件中心，其組織型態應以中央集權或地方分權為主 關於組織型態的問題，中央銀行表示可採均權方式，中央機 關檔案由中央文件中心設置，地方機關檔案由地方文件中心設 置；其組織型態可以是檔案管理局與文件中心合一、檔案館與文 件中心合一，或是另外設置，彼此間沒有隸屬關係。此外，多數 機關皆認為應中央設置中央文件中心；地方可由各地方政府自行 設置或是設置區域性文件中心，以便地方機關就近管理與調閱。

四、 各機關期許文件中心應提供的服務事項

各機關認為文件中心基本上應具備檔案法條中所提及之服

務，此外，期望文件中心能提供專業的檔案價值鑑定服務，如外 交部表示機關人力因缺乏專業知識較難判定文件是否應保存。而 中央銀行則提出可以提供裝訂服務，且依照行政資訊公開辦法，

機關檔案應主動開放檔案供民眾閱覽，但機關多半無適當場所與 人員提供民眾檔案閱覽服務，可考慮將機關檔案的閱覽服務以類 似借調方式的處理，一起併入文件中心的考量。

五、 我國設置文件中心可能面臨的最大問題及其建議

關於文件中心可能面臨的問題，各機關認為文件中心之定位 問題、經費問題、業務屬性以及與機關之間的關係，都是值得探 討的，未來應設置法源依據，以便依法行政，才能永續經營。在 實務方面，保存檔案之安全性以及機關調閱檔案之時效性，都是 機關檔案人員所關注的問題。此外，機關建議文件中心應提供檔 案鑑定、提供民眾調閱檔案等服務。

六、 委託商業文件中心管理的可行性

在委託商業文件中心方面，機關人員多擔憂其商譽是否良 好、是否能永續經營、保密性問題以及檔案安全問題。機關人員 表示若有一個機關能身先士卒且試辦良好，將有利各機關採用此 方式。除此之外，台灣電力公司表示正在進行基隆路變電所改造 檔案館之計畫，將於民國98-99 年完成，共 2200 坪，期望可解決 租金上千萬元之問題，另一方面該計畫也考慮將餘裕的空間，開 放提供其他機關租用，其功能仿如國外商業文件中心之體制，可 提供各機關託管檔案，解決各機關空間壓力與租金問題。