第二章 文獻分析
第一節 公共檔案館定義與功能
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第二章 文獻分析
本章第一節首先探討公共檔案館之定義與功能，藉此可了解公共檔案館提供 的服務為何；第二節將分析國外的公共檔案館為地方上帶來什麼服務及影響，並 鼓勵國內建設公共檔案館；第三章將藉由分析目前台灣地區縣史館對於地方文獻 保存之貢獻，了解與公共檔案館功能之異同。
第一節 公共檔案館定義與功能
自從二次世界大戰之後，無論是國家檔案館或州立(省立)級的地區檔案館的 成立，都受到各國政府的重視，將政府機構所產生的檔案視為珍貴的全民資產，
並善加典藏，以供全民使用。國外對於各級政府所產生的檔案也成立州立級、省 級、郡級、縣(市)級、鄉鎮及等各種不同層級的地方公共檔案館，以保存當地政 府所產生的重要檔案，為當地保存重要記憶。(薛理桂，2004，頁 15)
一、定義
根據美國檔案人員學會(Society of American Archivists，簡稱 SAA)在《檔案 與文書術語辭典》(Glossary of Archival and Records Terminology)中，對於公共檔 案一詞的定義為：(SAA，2012)
(一) 任何數據或資料由政府機關保存，目的是為了提供未來使用。
(二) 此政府機關的文件是具有建設性的建議。
(三) 政府的文書在取用上不被限制以及是能提供給大眾使用的文書。
而在《中國大百科全書》中對於公共檔案的定義為：檔案按所有權劃分的 一大類別。相對私人檔案而言，指屬於社會公產、歸國家管理的檔案。(中國大 百科全書，2012)
《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十條規定：中央和地方各級國家檔 案館，是集中保存、管理檔案的文化事業機構，依據《檔案法》第八條規定，
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承擔下列工作任務： (一)收集和接收本館保存範圍內對國家和社會有保存價值 的檔案；(二)對所保存的檔案嚴格按照規定整理和保存；(三)採取各種形式開發 檔案資源，為社會利用檔案資源提供服務。據上述內容可將檔案館功能概括為 檔案保存、利用兩個方面。
而在 1838 年 8 月英國頒佈了《公共檔案法》(Public Record Act)，成立了 世界上第—個依法命名的公共檔案館，以此區別於政府機關檔案館、教會檔案館、
大學檔案館、私人企業檔案館。其收藏內容主要是國家機構及相關組織在公務活 動中形成的公共檔案；其服務對象是全體公民，並為使用者提供良好的使用環境，
且也陸續被各國檔案界所接受和採用。此後各國凡是由國家設立，主要收藏公共 檔案，為社會公眾提供服務的檔案館，都被稱為公共檔案館。(李國慶，2007)
王改嬌(2008)認為，公共檔案館的定義要源自於「公共」這二字；公共一詞 源自於古希臘，它強調個人超越自身去理解他人的利益。在古希臘，如果一個人 具備了公共精神，就意味著他已經成熟並且可以參與公共事務；也指的是人們在 工作、交往中相互照顧和關心的一種狀態。因此公共檔案館的核心精神在於「公 共性」；它意味著檔案館作為政府的一個組成部分，其權力來自於全體公民。檔 案館受全體人民的委託保管檔案，並為每一位公民提供平等的服務。因此，檔案 館各項工作方針、政策的制定都必須為公民的利益著想，而每一政策的執行，都 必須從維護公民利用檔案的權利以及公民其他方面的利益出發，並將其貫穿於收 集、整理、保管、提供利用等業務環節中；檔案部門的公務人員在工作中，須堅 持為民服務的宗旨，堅持公正、公平、公開的原則，克服部門和個人一己之私，
確保公民利用檔案權利的實現。
公共檔案館是指館藏檔案作為社會的公共資源，並能全面、準確地反映社會 的基本歷史面貌，所有開放的資訊及資源能藉由各種媒體傳遞，廣泛地為社會公 眾服務的文化事業機構，能表現文化事業的形象，服務對象大眾化、館藏資源多 樣化、檔案管理網路化以及檔案人員素質的現代化。因此，公共檔案館應要具備 上述的七大功能，並具備實現上述功能的資源條件和途徑。(葉惠傑，2012，頁
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由上述可知，公共檔案可定義為：由政府機關因公務所產生的文書，可以開 放給全民使用，並提供政府單位及全體人民為過去做史料憑證，且館藏資料不應 限於公文檔案，能夠反映社會歷史樣態的私人檔案也應該被典藏才能供未來研究 之需。因此，公共檔案館即是典藏政府機關檔案的典藏所，提供全民開放使用，
除了有史料稽憑之外，也對未來地方政府開發有所助益之處。
二、類型
而公共檔案館的管理模式，根據薛理桂(2010)參考李國慶的分類，將公共檔 案館的管理模式修正為三種：集中管理模式、分散管理模式與檔案城模式，此三 種模式分述如下：
(一) 集中管理模式
此種模式是將一個區域內的各政府機關、單位的所有檔案全部集中到綜合檔 案館統一管理，例如：安徽省的一些縣市。此種模式適合於小城市。
(二) 分散管理模式
此種模式的特點是在一個區域內只有若干專業部門的專業檔案，集中到綜合 檔案館統一管理，其餘部門的檔案仍由各單位自行管理，因而將此種模式稱為分 散管理模式。例如：廣東省的順德、深圳、上海浦東新區等地將城建檔案館合併 入綜合檔案館，有些地區將原有的專門檔案館以綜合檔案館分館、綜合檔案館某 專業檔案管理中心的方式置於綜合檔案館名下，如：安徽省的某些城市。這種模 式較為靈活，可以視實際需要與條件許可，任何城市都可以採用。
(三) 檔案城模式
此種模式的特點是由政府統一規劃，在一個特定的區域內，以綜合檔案館為 中心，各專業部門的專門檔案集中該區域儲存，由各部門派專人管理，並由檔案 行政管理部門實行行政監管。例如：上海閔行區的檔案中心與深圳市正在籌建的 檔案集中儲存基地都屬於此種模式。此種模式較適合於大中型的城市。深圳市近 年來發展迅速，該市將檔案集中儲存於一地，名為：深圳市檔案中心，將該市的
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市檔案局、市檔案館、城建檔案館都集中於一處，共計40餘個單位的市屬單位的 檔案都予以集中，其規模預定為10萬平方公尺。該中心的構想是：集中儲存、分 類管理、資源共享、行政監督等四項原則。
根據洪一梅(2001)年，在台灣地區建置縣(市)立檔案館可行性之調查研究中，
認為在台灣建立縣(市)立檔案館的定位分為兩種模式，一種是集中式，另一種是 分散式，而此兩種在國家層級隸屬上都有其不同並分析了如在台灣建立檔案館，
各定位上的優缺點，分述如下：
(一) 集中式
1. 定義：縣(市)檔案館在行政及業務上皆隸屬國家檔案局，但依法掌管縣、
市層級之檔案。有兩種模式，其一直屬國家檔案局形成縣(市)級的國家 檔案館；其二直屬國家檔案局所轄之國家檔案館，形成國家檔案館之縣 (市)分館。
2. 優點：
(1) 縣(市)政府沒有行政負擔經費、人事及其他資源。
(2) 檔案管理從中央至地方形成一貫體制。
(3) 貫徹決策、專業執行。
(4) 業務運作權責一致，較具權威性。
(5) 人員較能維持專業任用。
3. 缺點：
(1) 縣(市)僅能依法配合，無權干預。
(2) 須仰賴中央與地方的協調方能運作。
(3) 對地方檔案特殊性質了解不足，檔案取得困難、內容解讀不完整成 效不彰，無法反映地方特性。
(4) 因地域性的問題，指揮調度效率有疑慮。
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(二) 分散式
1. 定義：縣(市)立檔案館在行政及業務上皆屬於縣(市)政府，依據現況及 理想有五種模式：
(1) 隸屬秘書處(室)或行政室，屬二級單位；
(2) 隸屬文化局，屬二級單位；
(3) 新設檔案局，縣(市)立檔案館直屬縣(市)政府，為二級單位；
(4) 縣(市)立檔案館直屬縣(市)政府，為一級單位，形式上為局館合一 制；
(5) 縣(市)立檔案館隸屬縣(市)議會。
2. 優點：
(1) 縣(市)政府在地方檔案管理上具有主導權。
(2) 確認檔案管理為地方自治的權責範圍。
(3) 針對地方特色發展檔案管理業務。
(4) 對地方檔案的蒐集教育使命感也較能完整。
3. 缺點：
(1) 縣(市)政府普遍財政困難，因此人事與經費負擔重。
(2) 地方人員任用受政治力的干預，因此恐較難維持專業性。
(3) 組織編制的修改要受議會的監督，較具困難度。
(4) 中央政策的執行恐流於各自解讀、各自為政、無法有效貫徹。
由上述探討可得知，典藏於公共檔案館的政府檔案，可以開放給全民使用，
以提供過去做史料憑證，及未來研究之需。因此，公共檔案館是典藏政府機關檔 案的最佳典藏所，除了有史料稽憑之外，也對未來地方政府開發有所助益之處。
當政府在建設公共檔案館時，可藉由上述三種管理模式，並配合該國的檔案管理 制度，方可提供檔案的最佳典藏所，並提供便民的服務。李國慶(2007)也提出，
建造一座公共檔案館必須具備的基本條件是：滿足公眾需求，並能反映各地方的 歷史及社會風貌、習俗、人文的公共檔案館；且有助於檔案典藏和管理的庫房，
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及方便檔案閱覽利用以及全民使用的檔案典藏所。
三、功能
檔案館除了能保存歷史，傳承文明，服務社會，更重要的是能夠造福人民；
因此，在地方上建造一座檔案館，將能發揮以下功能：
(一) 典藏歷史史料功能
檔案館本身就具有典藏歷史史料功能，有以下特點：
1. 本源性
我國歷史資料有三大支柱：一是正史，即官修歷史，如二十五史、資治通鑑 等等；二是方志，即官私所修各種地方志、專業志等等；三是譜牒，主要是各種 家譜，包括皇家家譜、玉碟等等。然而，這三大史料不是第一手歷史史料，因為 他們都是根據檔案編寫而成，屬於二次文獻。檔案才是一切史料原始的最初來源。
換句話說，任何史料都來源於檔案，檔案是史料的根本性來源。因此，收藏檔案
換句話說，任何史料都來源於檔案，檔案是史料的根本性來源。因此，收藏檔案