第四章 研究結果與分析
第二節 台灣地區縣史館檔案徵集與現況
國
立 政 治 大 學
‧
Na tiona
l Ch engchi University
61
H7：「過了保存期限，他們就會開始整理，我們就會收到鄉鎮公所的檔 案」(H7,68)
第二節 台灣地區縣史館檔案徵集與現況
縣史館檔案館藏之來源，透過訪談了解縣史館徵集管道及其問題點，包括：
一、民眾捐贈
在徵集檔案的過程中，有些縣史館是透過民眾主動捐贈，也會花經費主動去 購買，如民眾考慮到檔案資料上的家族隱私問題，雙方經過溝通後，館員會將原 件複製，並將原件還給持有人。受訪者意見如下：
H1：「這些文獻資料除了民眾主動捐贈外，我們也會去花經費去主動購買，
並沒有說刻意的去徵集檔案。」(H1,73-74)
H5：「過去收之後，他們會猶豫不決，我們會有一個變通方式，你先讓我們 掃描，我們複製後，再還給你，但他們會考慮到家族隱私。」(H5,91-92) 二、檔案檢選
除了透過捐贈的方式之外，有些縣史館因為檔案的銷毀流程，透過地方的鄉 鎮市公所，再利用檔案檢選的方式，檢選對自己縣市而言，重要的檔案，並將重 要的檔案留在縣史館，以利編輯地方縣志。但各縣市的檔案檢選作法不同，有縣 市會規定各縣政機關在將檔案銷毀前，先將年限已到的檔案送到縣政府，經過縣 史館確認檔案有保存價值後，回文給原機關，再送至檔案科再到檔案管理局，檔 案管理局會扣除牴觸的檔案，之後再將檢選後的檔案給縣史館。而其他縣市則是 各單位要將檔案銷毀之前，會送給縣政府文化局文化資產科或史料文獻科審核，
確定有保存價值的，會直接收存於縣史館，或是將收到的檔案直接送至縣史館請 義工檢選，其他確定無收存必要的，會還給縣政府，縣政府再依《檔案法》處理。
受訪者意見如下：
H1：「目前彰化縣政府對於檔案管理，目前依照檔案管理法，各單位會先給
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
Na tiona
l Ch engchi University
62
縣府去審核，那我這邊會再辦給彰化縣文化局，然後我們會再去篩選，如 果確認有文獻保存價值，那我們就會直接收存。那其他部分再還給原單位，
因為他檔案提報的話，大部分的檔案是準備要銷毀的，那才會給我們，那 其他確定沒有價值的，我們會還給縣府，他們在依照檔案管理法去處理。」
(H1,104-109)
H4：「我們不會去徵集檔案，因為檔案銷毀流程，是機關在報送檔案銷毀的 時候，他必須先送縣政單位，除了國中小的檔案之外，所以有的縣政府機 關一定要報送再送檔案局。那我們是規定所有機關在報送檔案銷毀之前，
都要到我們先看過哪些檔案是我要的再列出，再回文給機關，再到檔案科 再到檔案局，檔案局看到哪些東西是縣史館要的之後，那些公文如果有牴 觸的，扣除之後再給我們。」(H4,76-78)
H5：「目前建立的檔案目錄會把他送來我們的縣史館，檢選過之後我們會建 一個目錄，他們再送檔案科，那檔案管理局會再給我們。」(H5,115-116) H7：「沒有遇過檔案徵集的困難，因為檔案局有規定，要銷毀之前會送到文 化局這邊建檔。」(H7,95)
三、對於檔案徵集工作之看法
透過訪談了解縣史館對於檔案徵集之困難以及檔案處理的看法：
(一)核心檔案徵集之困難
受訪者認為，保存期限被列為永久檔案，或是三十年以上的檔案，地方 機關不會送至縣史館檢選，而是送至檔案管理局，由檔案管理局決定是否將 其檔案銷毀。但受訪者認為，地方機關應先將要銷毀的檔案交至縣史館，由 縣史館決定這些即將銷毀檔案對於地方是否重要，而不是直接報送至檔案管 理局，由檔案管理局來決定銷毀與否。因為機關是在地方上執行業務，產生 的檔案是和地方上有很大的關聯性，如果能由縣史館決定這些機關檔案是否 保存於縣史館，將有助於地方歷史的保存。受訪者意見如下：
H4：「困難是說我們對核心檔案，因為檔案有保存年限，機關在報送銷
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
Na tiona
l Ch engchi University
63
毀時，他們不會報送 30 年以上的，或者是永久他一定不會報，因為我 們是要 30 年以上的檔案，這才是核心檔案，所以是依照法條是要留在 原機關。但我一直覺得有一件事是困難的，我在縣史館一直無法徵集 林務局，交通部工程處，還有第八區處，這些我都無法徵集，因為他 們直接報送到檔案局去，檔案局決定他留或不留，可是檔案局的觀點 看不出來這些事情到底重不重要，因為這些機關是在地方執行業務，
所以他很多東西是跟縣史館要的東西是息息相關的。我覺得困難是在 這個地方。」(H4,82-90)
(二)無專門的空間和人員整理檔案
由於檔案檢選作業流程，地方單位需將要銷毀之檔案，送至縣史館，但 縣史館員認為檔案檢選作業增加縣史館業務上的困擾，因為縣史館館員人數 不足，加上無檔案整理的相關背景與知識，在人力不足的情況下，於是另請 義工幫忙；受訪者也表示雖然人力問題暫時得到解決，但縣史館空間不大，
保存沒有完善的規劃，檔案只能先置於角落中；地方政府機關也認為檔案銷 毀流程造成他們很多的困擾，因為要報送銷毀的檔案都是原機關認為不重要 的檔案，但卻還要花時間整理這些檔案，原機關認為會造成業務上的困擾，
因此，人力及空間都是問題。受訪者意見如下：
H6：「 就 我 目 前 工 作 到 現 在 的 感 覺 ， 我 們 縣 對 於 檔 案 管 理 還 蠻 重 視 的 ， 因 為 我 們 檔 案 的 資 料 很 多 ， 但 檔 案 保 存 沒 有 完 善 的 規 劃 ， 而 且 我 們 縣 史 館 空 間 不 大 。 」 (H6,117-118)
H7：「 他 們 真 的 覺 得 銷 毀 的 流 程 也 會 造 成 單 位 很 多 麻 煩 ， 因 為 他 們 覺 得 這 些 資 料 是 不 要 的 ， 但 他 們 要 耗 很 多 時 間 送 到 我 們 這 邊 ， 然 後 我 們 也 要 花 很 多 時 間 去 選 ， 而 且 志 工 都 退 休 ， 字 又 很 小 ， 所 以 想 要 做 挑 選 工 作 的 志 工 也 會 越 來 越 少 ， 就 算 我 們 跟 上 級 提 出 問 題 ， 也 是 沒 解 決 。 這 問 題 勢 必 會 一 直 討 論 。 」
(H7,119-123)
‧ 國
立 政 治 大 學
‧
Na tiona
l Ch engchi University
64