加拿大

加 拿 大 國 家 圖 書 館 及 檔 案 館 （ The Library and Archives Canada，簡稱 LAC）收集與保存具有歷史價值之政府紀錄，隨著資訊 技術的進步，政府資訊以不同的媒體型式出現，其中尤以電子型式的 數量成長最快，根據加拿大國家圖書館與檔案館預測，至西元 2008 年政府文件的型式可能均已電子化。面對此一趨勢，該館於 2002 年 提出了「電子文件基礎建設」（The Electronic Records Archival Infrastructure，簡稱 ERAI），以因應與日遽增的電子文件管理問題。

根據LAC對於電子文件（electronic records）一詞的定義，係 指將各種文件資訊不論其來源為一般公文書、通訊記錄、地圖、表格、

38 Fynnette Eaton & G. S. Hunter,“Building the Electronic Records Archives：A Progress Report,”in Archiving 2006(Ottawa, Canada：Society for Imaging Science and Technology, May 23-26,2006), P.54.

照片、微縮資料、錄音資料、錄影資料、機讀記錄等各種文字、聲音 或影像資料，凡以電子形式媒體加以儲存並需藉助電腦系統檢索使用 者，均屬之。³⁹

由於電子文件的形式多元，因此，LAC 提出 ERAI 的目的在於：

ERAI 是一個穩定而具有彈性的架構，發展 ERAI 是為確保電子文件的 歷史價值可長久保存並持續可用，該架構是整合了與電子文件保存管 理有關之各項資源、技術、標準、政策與作業程序，也兼顧文件不同 階段生命週期的發展需求，可提供政府機構管理電子文件的依據。

ERAI發展的三個主要步驟：⁴⁰

一、建立電子文件管理作業標準：透過廣泛的諮詢過程，建立電子文 件管理的一般標準及其儲存檢索的規範。

二、建立符合文件生命週期管理的系統：根據作業標準兼顧文件生命 週期管理的需求，發展符合作業程序需求之系統功能。

三、發展合適的使用介面與服務模式：根據作業程序發展之系統規 格，必須兼顧使用者介面及服務營運模式，以便捷文件的檢索利 用。

ERAI 對於文件生命週期管理過程建立標準化的管理程序，以確 保電子文件日後的權威性及可用性，其所建立的文件生命週期架構圖 詳如圖 3.6，共分為七個階段，分述如下。

39 Claude Meunier , Understanding Electronic Records: the Basics (National Archives of Canada,June 2000) http://www.collectionscanada.ca/06/0625/0625020307_e.html (access 2005/08/25)

40 National Archives of Canada , information management service,

http://www.collectionscanada.ca/information-management/0612/06120126_e.html (access 2005/10/16)

圖 3.6 文件生命週期架構圖

資料來源：Library and Archives Canada, Records and Information Life Cycle Management, http://www.collectionscanada.ca/information-mana gem ent/0625_e.html (access 2005/10/16)

文件生命週期管理的各階段：

一、規劃（Planning）

在文件初期管理的階段即納入資訊管理的觀點，將資訊管理的觀 念化為例行的活動，並在初期階段就以有效的資訊系統觀念進行規 劃。

二、蒐集、產生、接收與擷取(Collection, Creation, Receipt &

Capture)

為建置有效的電子文件管理系統，在電子文件產生及接收階段就 必須納入電子文件管理系統的考量，並建立必要的系統功能。

三、組織（Organization）

建立電子文件嚴謹的組織整理規範，以便日後的檢索與資源分 享。

四、使用與傳播（Use & Dissemination）

根據有效的組織方式，提供即時、正確與可用的電子文件資訊，並便 利文件的使用與傳播。

五、維護與保存（Maintenance, Protection & Preservation）

將電子文件妥善的維護和保存，以確保文件內容資訊的一致性、權威 性與長久可用。

六、清理（Disposition）

對於電子文件需要建立例行的清理規範，避免儲存空間及維護成本的 負擔，對於具有歷史價值的電子文件必須移轉成為檔案管理的作業方 式。

七、評估（Evaluation）

有關資訊管理的各項政策與實務，經過一段時間的運作，需要重新檢 討與修正，以維持作業的效率。

加拿大國家圖書館與檔案館為推動ERAI根據文件生命週期管理 的觀念，需要事先建立的相關規範或前提，包括：⁴¹

z 電子文件的基礎建設策略（Electronic records archival infrastructure strategy ）

z 聯邦文件中心管理策略（Federal records centres strategy）

z 文件及資訊生命週期管理指引（Records and information life cycle management guide）

41 Library and Archives Canada , Electronic Records Management in the Federal Government, April 29, 2003, Information management initiatives, http://www.collectionscanada.ca/obj/s37/f2/s37-4054-e.pdf (access 2005/11/10)

z 資訊管理能力檢視工具與示範評估（IM capacity check tool and pilot assessments）

z 明確的紙質文件處理規範（Clear paper mountain pilots）

z 文件清理授權的明確規定（Review and validation of records disposition authorities）

z 分類系統的設計和操作指引（Classification system design and implementation guide）

z 一般行政文書的保存年限規定（Records retention periods for common administrative functions）

z 國際標準組織的相關規範（ISO standard）

z 電子郵件的管理指引（Guide on the management of E-mail Messages）

z 詮釋資料（Metadata）

加拿大國家圖書館與檔案館建立ERAI的最終目的在於獲致下列 成果：⁴²

一、 可在既有的基礎建設之下清楚考量各機關的需求。

二、 提供電子文件整個生命週期的有效管理架構。

三、 提供電子文件資訊長久保存的一致性架構。

四、 避免文件產生機關各自處理電子文件耗時費錢的問題。

五、 整合文件的管理程序成為日常例行工作的一環，使電子文件的 管理可輕易完成。

綜觀加拿大國家圖書館與檔案館對於電子文件的管理策略是先 建立作業標準與規範，並根據文件生命週期不同階段的管理需求研擬 作業標準與系統功能，使電子文件自產生開始即依循一定的作業準

42 Library and Archives Canada,

http://www.collectionscanada.ca/information-management/0612/06120126_e.html (access 2005/10/16)

則，提供各文件產生機關採用一致的作業方式，便於電子文件後續的 保管與運用。

第三節 英國

英國國家檔案館(National Archives,U.K.)為英國之公共文書 管理專責機關，是由公共文書館(Public Record Office，簡稱PRO) 與歷史手稿委員會(Historical Manuscripts Commission)於 2003 年 合併成立。英國所有電子文件管理及保存的相關政策與法規，皆統一 由英國國家檔案館制訂實施。英國國家檔案館的前身－公共文書館因 鑑於所有中央政府機構必須在 2004 年將政府公文書完全電子化的目 標，遂於 1995 年開始著手進行「電子文件管理系統計畫」（Electronic Records from Office Systems，簡稱EROS），該計畫係由跨政府部門 的資深管理人員組成規劃工作小組，其成員尚包括中央電腦及通訊局

（The Central Computer and Telecommunications Agency，CCTA）

及中央資訊技術部門（The Central IT Unit，CITU）等資訊技術人 員。此計畫分為三個主要部分：⁴³

z 研究政府部門之文件管理政策與實務（Records Management Policy and Practice）：主要工作為研究跨部門文件管理問 題，並定期公布年度研究結果，提供使用者文件管理標準，

進行最佳實務之案例研究。

z 建立文件管理流程（The Records Processes）：鑑定、蒐集 與保存電子文件，發展鑑定文件之指導方針，建立蒐集與保 存文件之程序，目前有許多相關先導計畫在 PRO 陸續展開。

z 制定文件長期傳送與存取策略（Long Term Transfer and

43 Public Record Office ed., Management, Appraisal and Preservation of Electronic Records. Vol.1 Principles. (Kew：Public Record Office,1999)

http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/pdf/principles.pdf（2004/12/06）

Access Strategy）：EROS 的目標是發展可提供各公務部門長 期性文件傳輸標準及相關軟體，以備文件未來移轉至 PRO 時 不會喪失文件內容及系統功能。

EROS 認為發展完善的電子文件保存系統涉及三個層面問題，而 此三者之間是彼此關連而互相影響。

z 第一個層面是組織問題，重點在於建立全面性的政策與策 略，並形塑良好的文件管理組織文化；

z 第二個層面是文件管理問題，重點在於定義電子文件管理的 必要資訊及其作業程序，以建立符合電子文件生命週期的管 理程序；

z 第三個層面是資訊系統問題，重點在於建立符合電子文件管 理需求的系統。

根據此三個層面問題，EROS 所推動的策略，分別說明如下：

一、組織層面策略

針對第一項組織層面問題，EROS建議各機關應根據英國標準協會

（British Standards Institute，BSi）的電子文件管理系統法定承 認的資訊儲存標準（BSi PD008－A Code of Practice for Legal Admissibility of Information Stored on Electronic Document Management Systems），建置各機關的資訊系統，並符合該標準協會 名為BSi 7799 的資訊安全架構（BSi 7799－A Code of Practice for Information Security Management），進行資訊安全管理及系統備援 作業。英國國家檔案館同時提供各文件產生機關處理電子文件管理問 題的服務，包括：⁴⁴

44The National Archives, Electronic Records Management,

http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/advice/ (2005/09/02)

z 提供電子文件管理的問題諮詢；

z 制訂一系列實用的作業手冊說明各項規範；

z 提供電子文件管理、鑑定與保存的指引；

z 提供國家檔案館對於數位資訊的保存經驗與技術支援。

二、文件管理層面策略

針對最核心的第二項文件管理層面問題，EROS 研究電子文件管 理需要保留的主要資訊，一為文件內容；另一為其內部結構，而詮釋 資料就是用於描述結構的部分，其所描述的結構，包括文件內容特性 或是文本及歷史等管理性資訊。（如圖 3.7）

電子文件 Electronic Record

文件內容詮釋資料 Document metadata

（document profile）

文件內容 Content

（document itself）

管理性詮釋資料 Record metadata

（context and history）

圖 3.7 電子文件主要組成結構圖

資料來源：Public Record Office ed., Management, Appraisal and Preservation of Electronic Records. Vol.1 Principles. (Kew：Public Record Office,1999) , P.40^.

有關詮釋資料的格式，英國業已發展政府電子文件詮釋資料 架構（The UK Government Metadata Framework，e-GMF）及詮釋 資料標準（The UK Government Metadata Standard，e-GMS），並 於 2001 年修訂公布第二版，加強有關電子文件管理及保存的詮釋

資料項目。⁴⁵

對於文件管理的程序，EROS 建立文件管理的系統流程模型，

如圖 3.8 所示。

圖 3.8 英國電子文件管理系統流程模型

資料來源：Public Record Office ed., e-Government Policy Framework for Electronic Records Management (Kew: PRO, 2001), P.26.

45Public Record Office ed., e-Government Policy Framework for Electronic Records Management (Kew: PRO, 2001), P.17.

http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/pdf/egov_framework.pdf （2004/12/12）

文件自產生後登錄（accession）、組織（structure）、保存 與 安 全 維 護 （ protection/security ） 到 應 用 與 檢 索

（access/retrieval），對於文件生命週期各階段系統應具備的功 能說明如下：⁴⁶

1、登錄（accession）功能

z 能擷取所有新產生的內部文件

z 擷取的資訊應包含符合標準的詮釋資料 z 擷取文件產生者及文件時間的相關訊息

z 將新擷取的文件與系統既有的相關文件產生關連 z 擷取過程也能蒐集來自外部來源的電子檔案 z 能記錄電子檔案產生過程的真實性

2、組織（structure）功能

z 能將所有紀錄視為一個整體單元索引 z 能支援文件組織的邏輯結構

z 必要時可支援文件保存期限及清理作業需求 z 完全以電子化方式管理電子檔案

3、保存與安全維護（protection/security）功能

3、保存與安全維護（protection/security）功能

在文檔中 我國政府機關電子文件管理策略之研究 (頁 40-63)