我國電子文件管理作業現況

我國政府機關電子文件的發展，最早由行政院研究發展考核委員 會（以下簡稱研考會）負責，自民國 82 年底開始推動「公文處理現 代化推動方案」以來，主要目標在於建立公文電子化作業，至於公文 歸檔點收之後的檔案電子化作業，則遲自檔案法實施後，於民國 91 年開始由檔案管理局統籌規劃，綜合前端電子公文及後端檔案管理電 子化的作業現況，分為法制面及作業面兩部分說明有關電子文件管理 的作業現況：

一、 法制面

為因應公文及檔案電子化作業，完成之修法作業包括：

(一) 行政院為建立公文處理電子化法源基礎，並配合制定相關辦 法。民國 82 年 1 月立法院三讀通過「公文程式條例」部份條 文修正案，建立公文處理電子化法源基礎。⁵⁶

(二) 民國 82 年 4 月及 83 年 6 月行政院秘書處制定「機關公文傳真 作業辦法」及「機關公文電子交換作業辦法」，確立公文電子交 換的處理原則。

(三) 民國 88 年研考會配合公文電子化作業，確立文書及檔案管理電 腦化處理有關作業流程、輸入出格式及共同傳輸檔案格式，制 定「文書及檔案管理電腦化作業規範」。該規範可區分為作業規 範與技術規範。作業規範係在規範電子公文的作業準則，確立 資料格式的一致性達到標準、便利的處理模式，其中定義了文 書製作、稽催管制、傳遞交換、檔案管理四項功能模組流程及

56 法務部，全國法規資料庫，公文程式條例,

http://law.moj.gov.tw/Scripts/NewsDetail.asp?no=1A0030018 (access 2006/3/12)

相關欄位定義；技術規範方面將共同傳輸檔案格式採XML外，尚 包括附件傳送原則、前置處理作業規範、中文碼傳送原則、有 關電子安全認證之政府憑證管理中心相關規範及智慧卡設備規 範。並確立機關公文電子交換原則，分三類處理，第一類為使 用第三者集中處理服務，第二類為點對點直接交換，第三類屬 發文方登載電子公佈欄。⁵⁷

(四) 民國 90 年行政院秘書處編印之「文書處理檔案管理手冊」配合 公文電子交換作業，修訂頒布「文書處理手冊」，將人工作業流 程、運作機制等詳加敘述，以為各機關配合電子公文調整簽核 程序參考的依據。⁵⁸

(五) 檔案管理局於民國 90 年 12 月依據 88 年公布之「檔案法」制訂

「檔案法施行細則」，並於 91 年 1 月 1 日正式施行，對於各機 關所持有或保管之文書、微縮片、電腦處理之資料等電子檔案，

在管理之定義、應用層面已有規定。⁵⁹

(六) 檔案管理局 91 年公布「檔案電子儲存管理實施辦法」規範檔案 電子儲存之格式及其作業規定，復於 93 年及 94 年兩度修正內 容，提出電子檔案相關之名詞解釋，以及電子儲存管理作業上 的注意事項。⁶⁰

(七) 檔案管理局鑑於檔案管理電子化為時勢所趨，90 年 12 月公布

「機關檔案管理資訊化作業要點」，對於檔案蒐集與確認、檔案 形成與保管、檔案清理與應用、稽核與安全等相關作業皆有明 確規範，復於 92 年為試行機關電子檔案管理作業，另制訂「機

57 行政院研究發展考核委員會, 公文e網通, 文書及檔案管理電腦化作業規範（九十三年修正版）, http://www.good.nat.gov.tw/HWSOD/doc/S1.doc (access 2006/3/11)

58 行政院研究發展考核委員會, 公文e網通, 文書處理手冊, http://www.good.nat.gov.tw/HWSOD/doc/m1-1.doc (access 2006/3/12)

59 檔案管理局, 檔案法規, 檔案法, http://www.archives.gov.tw/internet/c_law2.aspx (access 2006/3/12)

60 檔案管理局, 檔案法規, 檔案電子儲存管理實施辦法,

http://www.archives.gov.tw/internet/c_law2_order9.aspx （access 2006/3/12）

關電子檔案管理作業要點」，規範電子檔案管理流程，其中部分 內容與前述「機關檔案管理資訊化作業要點」有所重複。⁶¹ (八) 94 年 1 月 1 日行政院研考會依據公文橫式書寫推動方案，完成

修正相關資訊作業，修正文書處理手冊、文書及檔案管理電腦 化作業規範、以及機關檔案管理資訊化作業要點等相關作業規 定。⁶²

二、作業面

在推動公文電子化實務作業方面，我國為了能在民國 89 年 (2000 年)完成公文電子化各項準備，研擬「公文 2000 計畫」，由行 政院秘書處、研考會、主計處、交通部等主辦機關及國防部等一級部 會成立公文 2000 工作組，以密集研討的方式將公文電子化的法制及 前置工作完成。行政院於 88 年底完成文書及檔案電腦作業規範等各 項工作，於民國 89 年 3 月研訂公文電子交換推廣計畫，頒行全國分 三階段實施，於民國 90 年底完成全國機關、學校及事業機關的公文 電子交換。⁶³

隨著前端公文作業的逐步電子化，檔案管理局對於承接電子公文 的後端檔案管理也制訂相應的資訊系統計畫及委託研究，重要事項分 述如下：

（一）全國檔案資訊系統計畫

檔案法民國 91 年實施後，為加速檔案資訊應用發展，推動並建 置全國檔案資訊系統，計畫主要目標為：⁶⁴

61 檔案管理局, 檔案法規, 機關電子檔案管理作業要點, 機關檔案管理資訊化作業要點, http://www.archives.gov.tw/internet/c_law2_rule10.aspx ,

http://www.archives.gov.tw/internet/c_law2_rule21.aspx （access 2006/3/12）

62 行政院研究發展考核委員會, 公文e網通, 公文橫式書寫資訊作業實施計畫, http://www.good.nat.gov.tw/doc/fexplore04.doc (access 2006/3/12)

63 行政院研究發展考核委員會, 公文e網通, 機關公文電子交換開啟數位行政新紀元, http://www.good.nat.gov.tw/htm/newworld/newworld.htm (access 2006/3/12)

64 檔案管理局編印，「全國檔案資訊系統計畫」（台北市：檔案管理局, 民國 91 年 11 月）。

1、彙整公布全國檔案目錄，運用網際網路方便性，提供檔案查 詢單一窗口，促使政府檔案資訊公開化，施政透明化。

2、提供機關線上檔案管理作業功能，達成機關檔案管理資訊化 目標。

3、開放國家檔案之影像或電子全文於網路上查詢。

4、建立公文、檔案一體之電子化作業體系，產生有效的政府資 訊流。

該計畫主要的推動事項，包括：

1、 建立及推動民眾查詢檔案單一窗口：建立全國檔案目錄查詢 網，開發軟體提供民眾與相關研究者透過網際網路查詢檔案 目錄/全文、調閱、線上預約、複印、郵遞及計費等功能。

並透過各大搜尋引擎網站、政府網際服務網入口網站及各種 活動，宣導民眾運用網際網路方便性，使用檔案單一窗口查 詢政府檔案資訊。

2、 建立、推動及輔導機關檔案管理作業資訊化：對資訊人力、

經費充沛及檔案量龐大之行政院所屬一級機關、縣市政府辦 理本局機關檔案管理系統說明會，協助其暫用檔案管理局開 發之系統，以瞭解檔案管理完整功能，輔導其將既有公文製 作、交換、管理系統延伸至檔案管理、掃瞄歸檔、網路彙送 目錄系統，以整合整體公文檔案資訊流。

3、 分階段循序推動檔案管理局規劃之機關檔案管理系統：提供 免費管理服務，惟以二千個機關為上限，以避免因系統、網 路擁塞，影響服務品質。

4、 建立國家檔案管理資訊作業體系：統一規劃建置國家檔案管 理資訊系統，透過網際網路便利性，將檔案資訊作業分散處 理，檔案電子資料集中統一管理。並提供國家檔案管理人員

未來可針對移轉而來之國家檔案，進行處理作業所有相關的 功能，提供檔案電子目錄建檔、文件全文掃描、檔案檢索與 管理等作業，對一般民眾提供上網檢索、申請與閱覽等開放 應用服務。

5、 建立電子化公文檔案作業體系：規劃建置檔案管理與公文傳 遞交換之整合介面，依機關檔案管理資訊化作業要點規定之 XML 轉換格式，整合公文交換與檔案管理之電子化作業。協 調行政院研考會將提供給各鄉鎮公所使用之公文管理系統

（目前約有三百餘公所使用中）增加檔案管理功能，產生一 套完整版小型公文檔案管理系統，提供需要機關使用，避免 轉檔及重複輸入工作。

6、 建立國家檔案數位化典藏：辦理檔案管理局經移轉接管國家 檔案之數位化影像掃描作業，經由購置數位化掃描設備，自 行辦理檔案影像掃描作業，或採委外方式進行影像掃描，逐 步完成國家檔案影像資料庫之建置，建立國家檔案數位化典 藏。

7、 建立檔案知識管理系統：將蒐集建檔之政府靜態資料檔案目 錄，進行分類剖析，擷取具參考價值檔案，進行專案全文徵 集作業。檔案進行全文影像掃瞄及電子化工作，分析萃取具 價值資訊，建立檔案策略知識庫及智慧資產管理架構。

為落實推動規劃為輔導發展業、推廣擴充及評估改善三期推動計 畫，各期計畫重點略述如下：

1、 輔導發展期(92 年 1 月－92 年 12 月)：進行民眾查詢、檔案 目錄管理、機關檔案管理系統規劃建置，由於機關上線數大 幅增加，持續大量擴充系統軟、硬體設備，以維持系統高執 行效率，另針對系統相關缺失、檔案管理作業更動、電腦新 技術發表與法規修訂，辦理更新軟體版本與新增功能。購置

國家檔案數位化設備及空間環控設施，規劃辦理國家檔案典 藏數位化作業。

2、 推廣擴充期(93 年 1 月－94 年 12 月)：針對機關上線數增加，

續擴充系統軟、硬體設備，同時，發展國家檔案管理子系統 及檔案知識管理子系統，並配合電子化公文檔案發展相關介 面與系統，建立電子化檔案儲存管理子系統，賡續辦理國家 檔案典藏數位化作業與相關設施擴充。

3、 評估改善期(95 年 1 月－95 年 12 月)：由於各項子系統建置 完成，並陸續提供使用，為配合未來科技發展與檔案管理實 際運作，將對整體系統進行整體性評估與改善，使其更確合 機關與民眾實際需要。

該計畫自民國 92 年奉核通過，推動經費需求為新台幣 5.42 億 元，已具體完成之工作成果，包括：

1、 頒布「機關檔案管理資訊化作業要點」，訂定檔案轉換介面

1、 頒布「機關檔案管理資訊化作業要點」，訂定檔案轉換介面