政府機關人員訪談

本研究為瞭解各機關政府電子文件管理策略的發展狀況，茲針對 國內推動文書暨檔案電子化作業具有代表性之中央、地方政府機關或 事業機構單位，以機關的角度進行深度訪談，訪談重點在於瞭解各機 關建置電子公文檔案系統的策略與作業流程，及其對檔案中央主管機 關的期許，訪談大綱詳如附錄一；訪談對象包含：教育部、台灣電力 公司、經濟部水利署、經濟部潭子加工出口區、文化建設委員會及台 北市政府等六個單位，根據擬定之訪談問題，逐一與機關進行訪談並 整理為附錄二。另為瞭解檔案相關主管機關在電子文件管理策略的意 見，以主管電子公文發展之行政院研究發展考核委員會及主管檔案管 理事業的檔案管理局為訪談對象，瞭解主管相關機關在對電子文件管 理策略的看法與期許，訪談大綱詳如附錄三。謹將所獲致之訪談結果 分為行政機關及主管機關兩方面，歸納訪談結果重點如下，詳細記錄 參見附錄四：

一、行政機關訪談結果

（一） 電子公文檔案管理系統之發展策略或政策內容

台灣電力公司電子公文檔案管理系統的發展策略屬於公司的五 年計畫內容之部份，目前包含公文系統的整合，以及檔案應用的相關 層面；未來希望朝檔案應用與知識管理結合，分期分段並配合政府機 關相關法規明確成熟後，再進行系統建置。

經濟部水利署之發展策略為運用公文電子化促成檔案電子化，提 昇資訊再利用、促進工作效率，考量公文管理整體流程，非一單獨執 行之系統，並同時配合建置數位內容相關作業規定來制定。其政策計 畫從民國 88 年至 95 年，共分為四個階段，內容分述如下：

（1） 第一階段：民國 88 年

1. 建置公文影像系統，導入公文數位化保存。

2. 提升公文調閱作業。

（2） 第二階段：民國 90 年

1. 配合「經濟部公文電子交換推廣計畫」，發展符合電子交 換標準之公文製作系統。

2. 整合中央已開發之電子公文交換機制，使該處署及所屬 單位之公文系統成為兼具管理、製作與電子交換功能之 完整系統。

（3） 第三階段：民國 91 年

因應檔案管理局正式成立及檔案法與施行細則公佈施 行及依檔案法及相關子法、「機關檔案管理資訊化作業要 點」，建立符合機關檔案管理資訊化作業標準、檔案目錄傳 輸標準格式及規格。

（4） 第四階段：民國 92 年

配合檔案管理局「機關檔案管理作業」計畫，將其現行 公文檔案作業方式，提昇為符合「機關檔案管理作業手冊」

規範，以建立公文檔案管理機制，增進機關檔案控管效率。

（5） 第五階段：民國 93 年

配合公文線上簽核作業，建置公文電子點收及電子儲存 作業機制。

（6） 第六階段：民國 94-95 年

1. 配合建置案卷著錄層級作業。

2. 配合建置數位內容相關作業規定。

經濟部潭子加工出口區的政策發展乃是遵循上級單位加工出口 管理處的規則執行，其資訊及檔案人員認為規劃電子檔案管理策略應 包含兩項重點：

（1）以資訊人員的角度來說，應從系統的功能面出發，說明系統的 功能為何，系統不應該限於只能在某個程式上發展，而應該以

自由軟體的概念來作規劃，不受限於特定的軟硬體，而是基於 功能面的考量，提出系統需要具備什麼樣的功能，此後再由廠 商針對系統進行開發。

（2）安全與認證也需納入規劃考量，避免檔案遭竄改等問題。

文化建設委員會對於電子公文檔案管理系統之發展策略未有正 式之書面政策，但訂有目標，目前的作法是文建會內部自行建立知識 庫，其內容包含三部份：（1）電子公文；（2）新聞稿；（3）會內共用 的文件分享；知識庫提供檢索、應用的功能。未來，宏觀目標為聯合 文建會所屬單位，如傳統藝術中心、博物館、台灣文學館等，共同建 立「文化家族知識庫」或「藝文知識庫」，建立起文化家族，透過知 識庫的建立，讓電子檔案的運用更具方便性。針對其目標之具體步驟 有三點，其內容詳述如下：

（1）線上簽核全面實施

策略內容重點的第一步就是處長層級皆要實施電子公文化，簽稿 都進行電子形式，而非只是流程上的電子控管，這是屬於基礎架構。

目前文建會在主任秘書以下的公文流程，完全實施線上簽核，完全的 公文電子化；主任秘書以上的長官，基於閱讀習慣才有印出紙本，檔 案前端作業無論收文或發文，都採用電子形式，來文若為紙本就會先 掃描成電子檔。

（2）安全機制問題考量

第二步是建立電子檔案的安全機制。電子檔案容易遭到竄改，因 此必須建立電子檔案的安全機制，未來才有可能永久利用。一旦電子 公文的基礎建設完成後，接著即是建立安全、認證方式、及保護措施。

安全機制的重點為檔案不宜被竄改，主要有三個部份：

1. 使用者的認證帳號（user）、密碼（password）變成數位簽 章；

2. 電子檔案在辦案過程中，除了承辦人與他的長官可以修改

外，結案後就不能被竄改；

3. 整個系統的安全層面規劃。

（3）知識庫的建立

策略的終極目標為知識庫的建立，在電子公文線上簽核與安全機 制的基礎都建立後，知識庫的建立才有可能。目前文建會有一個文化 家族的知識庫，是個很好的基礎，其資料的來源是：1.結案的公文檔 案、2.新聞稿：包含紙本掃描的新聞稿與搜尋新增的新聞稿、3.會內 公用的檔案夾：個人可以把自己的東西上傳分享。此三部份的資料來 源皆可透過統一的檢索介面將其串連在一起，以達到資源分享的目 的。未來更遠大的目標乃希望將文建會的附屬機關納進來，形成一個 文化家族，其意涵是包含音樂研究所、傳統藝術、文學館等，各單位 的資料都能夠整併進來，讓知識庫更富價值，使電子檔案的應用更加 容易。

台北市政府於民國 91 年規劃「台北市政府公文處理整合系統規 劃案」，包括從公文的產生到檔案歸檔的所有完整流程，預計 95 年完 成線上簽核。規劃書裡頭提到工作範圍包含了公文流程、與檔案管理 (點收、立案編目、保管，主要是遵循檔案管理局的流程)、查詢調檔 等。系統陸續於 94 年 10 月開始推動，目前已有市府所屬 400 多個機 關在使用。

（二） 電子公文檔案系統的作業流程

教育部的電子公文檔案系統的作業流程主要分為三個，由文書 科、檔案科、與資訊科協同負責，各有其專屬系統，且彼此都有關連。

茲針對此三部分，分述如下並參見圖 5.1：

（1） 公文草擬

此部分屬公文送出前的製作系統，乃遵循行政院秘書處《文書處 理手冊》之事務管理手冊文書處理部分規定，利用系統草擬公文後，

以紙本形式印出再會長官簽核，此時即進入電子公文系統的流程管

理，公文草擬的電子檔與印出的紙本共同保存。 600-700 筆資料，掃瞄完成後再將紙本檔案依檔號、保存年限上架管 理。

換或線上簽核等方式，皆可納入此管理流程中，其作業方式在公文歸 檔前主要是以電子形式進行，歸檔後則因相關規範尚未明確穩定，因 而以紙本與電子形式雙軌進行。

圖 5.2 台灣電力公司電子公文檔案系統之作業流程 資料來源：本研究整理

經濟部水利署關於電子文件檔案作業流程不論是來文為紙本、掃 瞄而成的電子檔、或電子交換的來文，皆先至總收文處，再由總收文 處分發給各組室，後由各組室分文給業務承辦人員以線上作業方式承 辦，以線上核定方式陳核單位主管，辦畢後存查案件；需發文者，則 承辦人將發文稿轉函至總發文處發文，最後歸檔至檔案室。公文傳遞 中，可隨時利用公文系統查詢關於簽核、會辦之意見；公文系統也可 利用網路連接到系統上直接處理公文。目前經濟部水利署正在推動執 行線上簽核公文電子化，從台中總收文進來後，隨時可以讓台北分部 直接在線上簽辦，產生很多的效益。

經濟部潭子加工出口區的電子文件管理流程為：收文→ 分文→

簽核→ 發文與歸檔；其文書與檔案管理，皆使用同一套系統運作，

系統的推動有訂定時程，其電子公文於 94 年 1 月正式上線，每年收

文約 5,000 至 6,000 多件。

（三） 電子文件的管理或保存做法

教育部的保存作法有紙本、光碟、及系統資料庫，紙本檔案屆滿 保存年限即進行銷毀動作，而光碟、系統與資料庫的儲存則是以移除 待銷毀檔案另行儲存，不作清理銷毀；針對影像掃瞄與系統資料庫的 保存作法，說明如下：

（1） 掃瞄影像檔

教育部將所有結案歸檔之檔案，均掃瞄成影像檔儲存，燒錄於光 碟形式（CD 或 DVD）的媒體，且依照保存年限的長短，分為短期（5 年以下）、中期（5 至 30 年）、長期（31 年以上）三部分各放置於光 碟箱中管理保存，為了節省空間以及因應新科技的出現，目前正進行 將保存 31 年以上（長期保存）之資料，從 CD 轉置成 DVD 媒體。也有 轉成微縮片（Microfilm）型式保存；但 DVD 若到達保存年限，並不 作轉置處理，也不作銷毀動作；影像檔原則上皆燒錄成兩份，一份置 於本部，一份置於木柵檔案庫房。

（2） 系統與資料庫

檔案屆滿保存年限後，紙本檔案即進行銷毀，而儲存於系統資料 庫中電子形式檔案（包含目錄與影像），則移出至另一銷毀紀錄的資 料庫，也就是說僅將該銷毀之檔案移出另行儲存保管，並未銷毀，目 前對於移出屬於待銷毀的資料庫的處理態度是，待資料庫飽和後才會

檔案屆滿保存年限後，紙本檔案即進行銷毀，而儲存於系統資料 庫中電子形式檔案（包含目錄與影像），則移出至另一銷毀紀錄的資 料庫，也就是說僅將該銷毀之檔案移出另行儲存保管，並未銷毀，目 前對於移出屬於待銷毀的資料庫的處理態度是，待資料庫飽和後才會