綜合整理分析

綜合前述機關檔案管理人員訪談及焦點座談的結果，綜合整理整 體意見如下：

（一）機關對於電子文件發展策略的認知多數僅侷限於硬體的規劃 機關對於電子公文檔案管理系統的發展策略多是以公文與檔案 系統的整合為目標，如台電公司的五年計畫，或是經濟部水利署四個

階段之發展策略，發展重點均在於：建置公文影像系統、導入公文數 位化保存、整合電子公文交換機制、配合公文線上簽核作業，建置電 子公文點收及電子儲存作業機制等，偏重系統面的功能開發與運用。

雖然經濟部潭子加工出口區建議電子檔案管理策略應該以自由 軟體的概念作規劃，不受限於特定的軟硬體，而是基於功能面的考 量，提出系統需要具備什麼樣的功能，再由廠商針對系統功能需求開 發，但也只是關注在系統功能面的需求。

文化建設委員會對於電子公文檔案管理系統之發展策略除了有 系統功能期許外，尚且提出建立知識庫的概念。期許未來文建會所屬 單位，共同建立「文化家族知識庫」或「藝文知識庫」，建立起文化 家族，透過知識庫，讓電子檔案的運用更具方便性。

台北市政府所規劃的「台北市政府公文處理整合系統規劃案」，

內容為公文的產生到檔案歸檔的所有系統作業流程，目標希望 95 年 完成線上簽核。歸納受訪機關對於電子文件管理策略的認知與現有作 法都只是關心系統功能的需求，尚缺完整全面性的思考。

（二）機關與學者專家一致認為系統安全維護與內容認證問題應有明 確作法與規範

受訪機關對於電子文件管理策略的意見中，充分反映出對於電 子文件安全機制問題的關心，經濟部潭子加工出口區希望檔案中央主 管機關能扮演電子文件安全與認證作業的輔導角色，協助基層機關處 理技術問題。文建會認為機關電子文件發展過程中，因電子檔案容易 遭到竄改，必須建立電子檔案的安全機制，未來才有可能永久利用。

一旦電子公文的基礎建設完成後，接著即是建立安全、認證方式、及 保護措施。安全機制的重點為檔案不宜被竄改，所以有三項關鍵工 作：使用者的認證帳號（user）與密碼（password）變成數位簽章；

電子檔案辦案過程除承辦人與長官可以修改外，結案後不能被竄改；

還有整個系統的安全層面規劃。

學者認為國內各政府機關的數位簽章/電子簽章認證，包含自然 人憑證、與自行建置認證方式，行政院研考會未來應規劃專門用於公 務的憑證，以作為公文的確認，並建議對於資訊安全的意見，提倡從 心理建設出發，如同提款卡的使用，無論使用自然人憑證或其他方 式，要讓使用者清楚知道系統會有怎樣的作法，如我們會相信提款卡 領錢的安全，信任是較為重要。

（三）機關期許電子文件的管理作業由電子公文產生到歸檔管理應有 一個整合的作業流程與上級主管機關

以教育部為例，其電子公文檔案系統的作業流程有三個部分：公 文草擬、中間管理、檔案管理；此三個流程各有其專屬部門文與專屬 系統，雖彼此關連但必須資料轉進轉出。

台灣電力公司之電子公文檔案系統的作業流程可區分為公文交 換系統、文書製作系統、文書管理系統、及檔案管理系統四個部分，

系統各自獨立，但各自具有相當程度之關連性與銜接點，其作業方式 在公文歸檔前主要是以電子形式進行，歸檔後則因相關規範尚未明確 穩定，因而以紙本與電子形式雙軌進行。

經濟部水利署關於電子文件檔案作業流程不論是來文為紙本、掃 瞄而成的電子檔、或電子交換的來文，皆先至總收文處統一分發給各 組室，由各組室業務承辦人員以線上作業方式承辦，經線上核定方式 陳核後，辦畢歸檔至檔案室。雖然署內為一套系統，但送交檔案中央 主管機關的目錄資料卻必須透過中央主管機關的軟體轉換。

多數機關的共同問題，是前端的公文系統已經在做電子交換，但 到了後端檔案還要做掃描，事實上前後並沒有整合，所以到了後端檔 案還要再做掃描，其實前端電子文書可以經由封裝的方式來處理，歸 入檔案。但因為前端的文書作業是依據行政院研究發展考核委員會的 法規在遵循，而後端的檔案，因為線上簽核執行不佳，或各種因素，

導致前端的電子文書需要印出紙本，回到檔案端，再掃瞄為數位檔

案，中間的銜接並未一體化，而法規的主管機關，上游為行政院秘書 處或研考會，到了下游檔案端，則又是遵循檔案管理局的法規，在機 關單位的執行上，總是有所斷裂，各機關皆期待能整合上下游，也好 讓其執行業務的文書、檔案、及電算中心能夠整合處理。所以，期許 檔案中央主管機關能建置一套整合前端公文與後端檔案管理的作業 流程，或是提供符合整合需求的系統功能需求書，以便各機關有所遵 循。

（四）目前機關對於電子文件的保存做法多以系統備份為之，未來應 有更審慎的規劃

機關對於電子文件保存的作法，在教育部是將所有結案歸檔之檔 案，均掃瞄成影像檔儲存，燒錄於光碟形式的媒體，依照保存年限的 長短，分置於光碟箱中管理保存，檔案屆滿保存年限後，紙本檔案即 進行銷毀，而儲存於系統資料庫中電子形式檔案（包含目錄與影像）， 則移出至另一銷毀紀錄的資料庫，亦即將該銷毀之檔案移出另行儲存 保管，並未銷毀，系統每天會自動進行一次備份，備份的內容為詮釋 資料；資料庫部分，一天進行三次備份，除了人工手動備份外，系統 早晚自動備份於伺服器（Sever）上。

台灣電力公司的保存作法，大致與教育部相同，也屬將電子檔案 印出紙本後儲存，其電子檔案則轉置於光碟三份，對於屆滿保存年限 之檔案，也只銷毀紙本，因電子檔案佔空間不大，也考量日後可能的 需要，因此不作銷毀。對於較重要之系統，未來將進行線上的異地備 援。

經濟部水利署依公文保存年限，區分可永久保存檔案與定期保存 檔案，系統可依保存年限製作不同正副版之電子媒體，以供存放管 理。機房每天有例行備份作業（使用磁帶備份），將資料庫及公文電 子檔異地備份至台北辦公區主機上，目前其使用的儲存媒體，為具有 長久保存及容量大的 DVD。

經濟部潭子加工出口區的系統同其他三個加工出口區，每半年會 將彼此的資料相互倒入對方的資料庫中，以避免機房或系統毀壞導致 資料無法復原之情形發生，謂之異地備援。

文化建設委員會則分年度與單位，將電子檔案備份成為磁帶。台 北市政府的電子文件管理或保存做法主要由資訊中心負責保管，檔案 皆儲存於資料庫，定期燒錄轉置成光碟備份。

學者建議電子檔案隨著科技的進步變化很大，長期典藏目前皆未 有確實保證的解決方案，但主管機關仍應設法建立最可行的解決方 法，尤其是標準的制定。檔案管理局主要的角色是針對定國家層級與 機關層級的標準，確保重要珍貴檔案能夠在某個期間之內具有可讀 性。

檔案管理局在系統如何製作與長久保存電子檔案的問題上，應制 定標準規範，對於詮釋資料、分類、職掌內容上，也要訂定作業標準，

檔案管理局只要制定這些規範標準，讓每家公司或機關開發系統符合 制定的標準，中央主管機關再把關扮演驗證的工作，將系統開發工作 回歸市場機制。

（五）未來應釐清電子文件管理範圍與定義，區別機關檔案與國家檔 案不同的管理需求

本研究的電子文件(電子檔案)所指對象為我國政府機關，目前由 於公文傳遞的方式的多元，如電子交換、公佈欄、電子郵件及紙本傳 遞等，不同的傳遞方式造成後端的處理方式不同，如紙本歸檔後進行 數位化的典藏作業，也是屬於電子文件，因此不同公文的傳遞方式，

皆應納入電子文件的範圍內。

此外，多數人皆提出電子郵件必須納入電子文件管理的範圍之內 的重要性，即使有將電子文件納入管理的機構，也僅針對外部的電子 郵件，如部長信箱提供機關外部民眾或其他機關的使用，必須以正式 的公文流程處理，但是機關內部的電子郵件的傳遞交流皆尚未做到，

其必要性未來也可納入電子文件管理的範圍。建議檔案中央主管機關 應訂定電子文件管理的明確範圍。

檔案管理局認為國內檔案定義與國外檔案差距甚大，我國電子檔 案定義為完成線上簽核之電子公文，但線上簽核尚未普及造成國內機 關對於電子檔案的認知不一，但實務上已有許多電子文件存在，而無 法予以妥善處理。而這些存在的電子型式文件（公文）其並不符合電 子檔案管理要點之電子檔案定義，短期內無可能全面性推廣「電子檔 案」作業。

另外，國外電子檔案所指之 electronic records，與傳統檔案 相同，是必須經過選擇後，認為內容具保存價值者才視為 records，

故我國電子檔案管理要點的規定要項如線上簽核，大都是電子公文文 件製作的規定，不屬於“records＂形成的必要條件，影響整體制度

故我國電子檔案管理要點的規定要項如線上簽核，大都是電子公文文 件製作的規定，不屬於“records＂形成的必要條件，影響整體制度