我國電子文件管理作業問題

6、 民國 94 年委託許芳銘完成「檔案管理資訊系統認證機制之 研究」，委託歐陽崇榮完成「各國政府機關電子公文檔案管 理之研究」。

綜上所述，我國電子檔案管理作業的現況在法制面有行政院秘書 處、行政院研考會及檔案管理局依其業務執掌，分別完成公文電子化 及檔案管理資訊化的相關法令，在實務面行政院研考會完成「公文電 子交換推廣計畫」，以有效推動公文電子交換作業，提升行政效率。

檔案管理局曾針對檔後端需求整合前端公文產生的源頭，完成「全國 檔案資訊系統實施計畫」及「檔案管理局十年發展策略」（發展目標 三）訂定作業目標及實施策略，惟其內容較偏重於開發資訊系統的考 量，以建置機關檔案管理作業系統、國家檔案資訊系統、全國檔案目 錄系統及檔案知識系統為依歸，對於宏觀全面性的整體考量仍有待整 合。檔案管理局近幾年的委託學者陸續進行之研究成果豐富，研究的 主題多與當年度該局欲推動的業務主軸有直接關係。

第二節 我國電子文件管理作業問題

我國電子文件管理作業現況問題，根據檔案管理局民國 89 年對 我國各行政機關進行檔案管理現況調查結果⁶⁷，可歸納幾個機關電子 公文及檔案管理作業問題，如下：

67 謝邦昌，機關檔案管理現況調查分析報告（台北市：國家檔案局籌備處委託研究，民 89 年 11

月）。

一、現行各機關檔案管理作業資訊化情形不多，發展差距頗大，大部 分檔案管理資訊系統於民國 80 年前後建置完成，並依附於公文 管理系統上，提供登錄分類號、案名、案次號及附件號等欄位、

調還卷、銷毀及檔案目次表等功能，未提供完整立案、編目等作 業且檔案查詢調閱以收發文號為主，大部分未提供全文檢索或全 欄位查詢機制，較適合機關內部管理使用。

二、各機關未電腦化前之檔案目錄皆登錄於紙本目錄上，未建立電腦 目錄索引查詢，檔管人員查詢調閱資料以人工為主。

三、機關檔案管理人力及資訊相關設備不足，無法因應檔案資訊化潮 流趨勢，各機關組織與業務職掌不同，檔案管理作業差異性大。

四、70 年代檔案微縮技術成熟，部分機關實施檔案微縮影作業，提 供較進步檔案儲存媒體方式，然其製作與線上調閱困難及保存環 境嚴苛等因素，目前大都作為檔案永久保存之用。

五、民國 85 年起，文件掃描與光碟技術成熟，檔案影像儲存系統遂 為各機關採用，供內部線上調閱之用。由於未訂定統一作業規範 及公文系統整合不足與檔案目錄檢索欄位不足等因素，無法提供 完整作業模式，較不符合現代化檔管作業需求。

六、為因應檔管人力與設備不足之機關，已由檔案管理局透過網際網 路建置一完整線上檔案管理資訊系統，以提供各機關檔管人員使 用；而針對已檔案資訊化或特定業務之機關，推動與輔導其自行 建置檔案管理系統與目錄轉換介面。

七、因應電子化政府之推動，各機關電子公文交換採 XML 格式，有關 整合公文管理、製作系統介面及公文電子檔案管理問題，應預為 妥善規劃。

根據 89 年的調查基礎，檔案管理局研擬完成「全國檔案資訊系 統計畫」，計畫內容要點已於前節略述，該計畫執行三年後，為瞭解

各 機 關 檔 案 資 訊 化 作 業 現 況 ， 該 局 於 民 國 93 年 委 託 東 華 大 學 教授進行「93 年全國各機關檔案管理作業資訊化情形調查案」，針對

全國各機關檔案管理資訊化現況進行調查，研究結果顯示，現階段機 關檔案管理作業資訊化所面臨之重大課題，最亟待解決的問題前五項 為：檔案管理人力不足、檔案管理經費不足、加強檔案管理專業知能、

檔案管理與公文系統兩者未能整合、加強檔案管理人員資訊知能。⁶⁸ 該調查研究中各機關對於現行檔案管理局推動檔案管理資訊化 作業的意見與建議，包括：

一、 認為檔案目錄建檔軟體尚有功能不完整、操作步驟繁複與公文 系統未整合等問題。

二、 認為檔案目錄檢測軟體及檔案目錄匯入作業系統功能不足，或 是從未使用過。

三、 不少機關從未使用過機關檔案管理線上系統，且對機關檔案管 理線上作業系統不熟悉。

四、 有一半以上的填答機關從未使用過全國檔案目錄查詢網，超過 二成的填答者認為該系統是功能不良或是對系統不熟悉。

五、 認為現行檔案管理資訊化作業的問題是「操作上沒有一套標準 簡易的操作流程」、「檔案管理業務量過多無法負荷」、「無專人 負責作業」、「檔案管理系統應與公文系統整合，以減少重複不 必要的工作」、「軟體版本經常更新無所適從」、「負責人員經常 更換」等問題亟需解決。

歸納上述要點，我國電子文件及檔案管理仍待解決之重大問題，

包括：

一、機關檔案管理資訊化程度偏低，電子檔案管理發展受阻

68 許芳銘，「93 年全國各機關檔案管理作業資訊化情形調查案」，（台北市：檔案管理局委託研究，

民國 93 年 9 月），頁 93-103。

目前建置檔案管理系統之機關比例偏低，功能未見完備，公文及 檔案管理系統整合待加強。推動電子公文檔案管理作業所需之憑證及 線上簽核等相關事宜，內容繁複，且與傳統作業習慣相左，造成試辦 推廣障礙。隨著電子檔案數量日增，因應電腦軟硬體設備快速汰換，

其轉置、複製、貯存及備份工作成為管理作業沈重負擔，系統管理者 經常面臨系統汰換及更新困擾，致電子檔案長期保存不易。因此，必 須加速整合全國檔案資訊系統，強化數位化管理及檔案資訊安全，並 在國家檔案館實體建物未完成建置前，先發展數位化服務，以滿足使 用者需求。

二、多樣化檔案媒體長久保存維護面臨挑戰，珍貴檔案遺失毀損風險 相對升高

隨著科技進步，檔案媒體類型樣態多元，如何結合不同科學技術 及專業人才資源，因應不同檔案媒體長久保存維護發展需要，強化各 媒體類型檔案永久保存技術之研發與應用，並予推廣至各機關運用，

至為重要。根據檔案管理局專案研究調查發現，各機關檔案複製儲存 作業仍有待加強，目前僅有少數部會及縣市政府具有一定規模之檔案 儲存設施，大多數機關對於其管有檔案之保存維護狀況仍未臻理想，

致珍貴檔案遺失毀損之風險偏高。因此，必須加速協助各機關培訓檔 案保存維護專才，落實檔案保存維護及修復工作，確保機關永久保存 檔案妥善典藏於最佳狀況，並制定國家檔案典藏政策，建立國家檔案 微縮儲存與電子儲存轉置規範及標準，逐步建立國家檔案數位化典 藏，以永續維護國家檔案資產。

三、機關檔案多數缺乏線上簽核認證，資訊化安全機制有待健全 目前各機關檔案管理資訊化程度不一，對於檔案的管理與應用作 業也多有差異。多數機關在檔案電子儲存作業上，未採用電子簽章或 加密方式處理，以致影響電子檔案之安全性。隨網際網路風行，雖提 供便捷快速服務，但網路駭客攻擊無所不在，系統安全防護、電子檔

案安全機制與網路瀏覽檔案安全性相對重要。我國電子簽章法業於 91 年 4 月 1 日實施，有關檔案電子簽章及加密可據以實施，檔案完 整性、辨識性、不可否認性及存取安全控管等機制始可建立，而有完 整檔案安全認證機制，才有確保電子文件檔案的真實性。

四、缺乏電子文件管理詳細作業規範，機關作業無所適從

檔案管理局雖已制訂「全國檔案資訊系統計畫」及「十年發展策 略」，惟其內容係以檔案中央主管機關建置資訊系統的角度為規劃重 點，各機關對於自身不斷產生之電子文件如何有效管理與維護的認知 不高，也缺乏相關專業協助，隨著電子公文系統逐漸普遍化，電子文 件的數量越多，各機關處理電子公文的負擔愈重，期許應有詳細作業 手冊，提供各機關對於電子文件管理、維護與使用上的作業準則。