學者專家焦點座談

為取得政府機關資訊人員或檔案管理人員對上述我國政府機關 電子文件的管理策略三階段之建議，故採用焦點團體座談方式，其參 與代表與討論內容整理如下：

時間：2006/3/31(星期五)下午 2：00 地點：政大百年樓四樓 330409 研討室

會議主題：我國政府機關電子文件的管理策略三階段之建議 主席：薛理桂教授

參與人員：（依姓名筆畫排序）

王揮雄（文建會資訊小組組長）

林巧敏 (國家圖書館採訪組主任)

張淑惠科長（外交部科長）

莊郁芳股長（臺灣電力公司股長）

陳奕達先生（教育部組員）

歐陽崇榮教授（淡江資圖所助理教授）

紀錄：廖彩惠(政治大學圖書資訊與檔案學研究所研究生)

內容整理：

壹、電子文件管理策略 一、 核心議題

有關電子文件管理策略問題，與會人員認為應由法制面出發，並 循著作業面遭遇的困難方向思考，應包含三個層面：(一)電子簽章、

(二)長期典藏之辦法、(三)機關與國家(短期/長期)電子檔案的區 隔。此三個層面乃影響未來策略制定的核心議題，將這些關鍵議題掌 握，接下來的管理、儲存等策略也將清楚明確。

（一） 電子簽章/安全機制

國內各政府機關的數位簽章/電子簽章認證，包含自然人憑證、

與自行建置認證方式，行政院研考會未來會規劃專門用於公務的憑 證，以作為公文的確認。

電子簽章的合法性問題，與會人員認為：公文管理系統上應有意 見欄的設置，承辦人員所寫的意見都會顯示於其中，或是會簽其他單 位的相關資料，只要把意見欄的檔案與簽稿、附件等，用機關簽章將 整個內容封裝，變成一個新的檔，可作為法律信證的基礎。

對於資訊安全的意見，與會者提倡從心理建設出發，如同提款卡 的使用，無論使用自然人憑證或其他方式，要讓使用者清楚知道系統 會有怎樣的作法，如同我們會相信提款卡領錢的安全，信任是較為重 要。

（二） 長期典藏之辦法/標準制定

電子檔案隨著科技的進步變化很大，長期典藏目前皆未有確實保 證的解決方案，但主管機關仍應設法建立最可行的解決方法，尤其是 標準的制定。檔案管理局主要的角色是針對定國家層級與機關層級的 標準，確保重要珍貴檔案能夠在某個期間之內具有可讀性。

1. 標準的制定

大多數的專家學者皆同意檔案主管機關的角色功能，相當重要的 一點是標準的制定，主管機關必須訂定電子文件系統的功能標準，例 如美國 NARA 就制定一套技術規範的原則與標準，美國國防部也有個 DOD 的標準，將系統的功能、程式的標準、技術規範都列出來，所有 的廠商都會根據此標準開發系統，這個系統經過廠商發展後，要有一 個測試程式委託，無論哪個機關、資訊團體或學校，去訂定這個驗證 的程序出來，讓民間產業軟體公司可以發展這套軟體，經過驗證的給 他驗證標準，中央主管機關制訂標準原則，系統設置則交由各機關與 廠商自行開發研擬，同時回歸市場機制。另外，更重要的是策略的指 導原則，主管機關必須告知機關如何的管理電子檔案的程序，每一個 程序的指導原則皆要提供給各機關；此外，機關檔案管理有很多技術 規範、儲存策略，也同時要制定長期短期的儲存策略或儲存的格式。

歐美國家資訊科技的技術，發展方式比台灣成熟，檔管局曾委託 東華大學的許芳銘教授，作系統認證方面的機制研究，在國外系統無 論那家廠商製作，最後會有一個整合的廠商，有一個標準出來，檔案 管理局針對系統如何製作與長久保存電子檔案的問題上，制定標準規 範，另外關於詮釋資料、分類、職掌內容上，也要訂定作業標準，檔 案管理局只要去制定這些規範標準，讓每家公司或機關去符合制定的 標準即可。

除上述的作業標準及系統開發的功能標準外，也應針對軟體版 本、檔案格式等制定標準，如 word 第幾版、電腦作業環境等，讓機

關了解哪些作業環境或軟體比較可靠，使用起來可以讓電子檔案保留 較長久，如果在一般的情形又為何，這些標準仍是要制定，同時也可 授權機關內部自行訂定電腦作業環境與文書制定的軟體版本。檔案管 理局有必要針對重要單位，如外交部、交通部等行政機構調查，調查 其重要的電子檔案使用哪些格式或軟體，甚至作模擬的準備，或將其 使用的軟體版本保留下來，也可能做到轉置的動作。

2. 系統開發

基於上述的標準制定，接著即是系統的建置開發，機關要作好電 子檔案管理時，必然先建置一套系統，過去檔案管理局的作法是，製 作開發一系統並期望放諸各機關四海皆準，但在實際的推動中確實遭 遇到困難與批評聲浪，以下針對系統由各機關自行開發與中央統一開 發的兩種觀點描述之。

(1) 各機關自行開發

由中央訂定標準規範，各機關再根據自己內部客製化的需要，由 於各機關的屬性、公文書的作業模式、或內部文件的產生特性皆不 同，除了檔案管理局既有的規範之外，仍有許多屬於自身客製化的需 求，這樣的需求在機關內部必須彙整各異質平台，還有電子文件資料 儲存的問題，系統部分會加入許多客製化的需求，因此中央機關所訂 的規則即顯得非常重要，根據標準委外發包，以適用內部的需要，此 方式在推動上會較為順暢。

(2) 中央主管機關建置標準系統

關於電子公文到後端的檔案管理系統的部份，目前若由主管機關 來設定一個規範，開發出一些系統，讓其他機關發展使用是個很好的 方向，也具有高度的資源共享精神；針對檔案管理局提供的電子公文 檔案管理系統，有也有一些試辦的單位，值得去了解使用中央主管機 關所提供的檔案管理系統，評估他們使用的狀況，與上述建立一個規

範讓各單位自行發展系統的方式，可分析這兩種方式試用情況的優缺 點。

檔案局建置的電子公文檔案管理系統較適合小型機關使用，也由 於前端文書的部份未納入系統，所以使用起來不甚順暢，另外，根據 臺電公司的試用經驗，該公司 35 年至 90 年的影像檔案，也無法納入 此系統中，這是中央主管機關建置的電子檔案管理系統所面臨的問 題，無法考量規模大小、及各機關既定的管理模式。

（三） 國家與機關電子檔案的區隔

與會者認為制度標準必須針對國家與機關層級的電子檔案有區 隔之必要性，甚至機關檔案還要區分為長短期，機關的檔案可能三、

五年或十年即銷毀，與永久保存的檔案應區隔開來，機關檔案應能有 較簡易的管理程序，其電子文件的標準或格式等可較為簡化，檔案管 理局做個準則即可，也能讓承辦人員易為執行；而國家檔案的層次檔 案管理局的策略應是要訂定他所需的作業程序，兩者必須區隔開來，

勿將所有機關檔案的規範標準混淆，否則機關收文若一天超過三百件 者，也要遵循國家檔案層級的標準，在實際作業上會遭遇到很大的困 難。

對於機關裡面的電子文件，檔案中央主管機關應尊重其機關目前 使用的各種軟體及作業方式，直到了電子檔案歸檔時，才開始遵循檔 案管理局制定的標準原則，若是珍貴檔案，應該遵循如何的作業程 序，如掃描或印出紙本，其儲存的格式規定為何，檔案管理局應該訂 出規範，其衍生的管理策略將不同，以引導機關對於長期典藏與一般 機關檔案的處理方式不同。

二、國外電子文件推動小組的方向

從國外的策略推動小組的組成，可以看出其推動整合的方向，如 加拿大是檔案館與圖書館的結合，美國是文書檔案管理機構主導，這

兩個是不同的組織方式，同時也將牽涉到其策略涵蓋的範圍為何。國 內的政府組織制度，乃是有一個檔案中央主管機關，主導全國檔案的 發展，包含電子文件的管理，以國內組織情形而言，可分析我們趨近 那個國家，評估我國較為適合採行哪些國家的推動小組的組成，以參 考其策略的擬定規劃及策略的方向，作為最後研究的結果。

三、電子文件主管機關

目前國內正在進行政府組織再造的規劃，與會者建議政府機關應 有一個電子文件的主管機關，目前雖無法將檔案的主管機關檔案管理 局與行政院研考會的定位作明確區分，或許組織改造明確之後，策略 的擬定才能具體的呈現。

四、整體觀點

依文件的生命週期或知識管理出發的整體觀點，如能從一開始就 了解問題，對於制定策略的方向是有很大的幫助，特別是在電子化的 時代，這是一貫的作業，希望從初始電子文件的產生就注意規範，到 最後就能夠有完整的結果。

五、過渡期機制

未能確保電子文件永久典藏的可靠性之前，在推動輔導電子檔案 的發展應有個過渡時期的機制，這個時期可能很長，應訂出紙本與電 子檔案之間該如何處理的策略，如紙本電子雙軌進行等方式。

貳、 電子文件的範圍

與會者提出本研究的電子文件(電子檔案)所指對象為我國政府 機關所產生的電子公文，也由於公文傳遞的方式的多元，如電子交 換、公佈欄及紙本傳遞等，不同的傳遞方式造成後端的處理方式不 同，如紙本歸檔後進行數位化的典藏作業，也是屬於電子文件，因此

與會者提出本研究的電子文件(電子檔案)所指對象為我國政府 機關所產生的電子公文，也由於公文傳遞的方式的多元，如電子交 換、公佈欄及紙本傳遞等，不同的傳遞方式造成後端的處理方式不 同，如紙本歸檔後進行數位化的典藏作業，也是屬於電子文件，因此