國家 (ERA-PMO)
由國家圖書館
國家
（BSi 7799）
z 電子文件詮釋
國家
圖 6.1 電子文件管理策略架構圖
各期推動內容重點如下：
（一）技術標準研究期
與各政府機關、資訊工程專家、檔案學者及資訊廠商合作，研究 電子文件管理問題，並參酌國際標準，研擬電子文件管理作業流程各 階段有關的技術規範。需要建立的標準，包括：
z 明確的紙質文件處理規範
z 電子文件管理作業流程標準（包括：登錄、組織、保存與安 全維護、應用與檢索等所有的作業流程）
z 電子文件管理系統資訊儲存標準 z 電子文件管理系統基本功能需求規範 z 電子文件詮釋資料標準
z 電子文件統一命名原則 z 資訊安全架構
（二）系統開發建立期
根據各項標準規範與資訊業者合作徵求系統需求建議書，進行電 子文件管理系統的審選或合作開發，繼而擇定系統，將採滾動式進行 實作與支援系統功能發展工作，系統發展過程因實作經驗而回饋修正 相關規範。
（三）輔導推動使用期
為使系統更周延與完整，根據已開發完成之系統，徵選志願機 關，參與系統試辦作業，於試用一段時間後，根據試用機關的意見，
討論修正系統功能；同時，俾利未來順利推行，於系統試辦期間，可 邀請各類型機關之資深檔案管理人員，會同系統推動機關共同組成
「系統推動工作小組」，透過共同參與與討論，建立符合機關需求之 系統功能及作業程序。
完成功能確認之電子文件管理系統應由檔案中央主管機關分期 推廣與宣導，依機關層級，初期以協助中央一、二級機關或縣市政府 辦理該機關暨所屬單位之宣導說明會，繼而由各上級為其所屬機關在 中央主管機關協助下，辦理各所屬機關之系統說明會。
三、第三階段策略評估
策略需要逐年分階段推動與落實，執行成果之檢討與評估，是提 供下一階段執行修正之參據。健全的檢討評估機制，是成功推動策略 與計畫的根基之一。策略評估需要研訂策略績效目標、年度績效目標 及其衡量指標時，應以呼應輔導推動期內容為發展基準，讓目標設定 與衡量指標在不同期程上環環相扣，達到各期程計畫之目標可以相互 呼應與落實。本研究係針對電子文件管理策略架構提供建議，並非具 體策略內容的研議，因此無法提供具體策略目標及指標的建立，謹建 議各期程目標與衡量指標之關係，如圖 6.2：
年度規列績效目標 年度衡量指標
年度績效評估結果
整體計畫績效目標 整體計畫衡量指標
整體計畫績效評估結果
未來發展目標
檢討或修正 檢討或修正
檢討或修正 評估
評估
檢討或修正 整體衡量指標 檢討或修正
整體計畫目標 檢討或修正 下一年度目標
檢討或修正 下一年度衡量指標
圖 6.2 策略評估流程關係圖
綜上所述，我國電子文件管理策略應分三階段實施，第一階段蒐 集資訊形成策略，第二階段的策略規劃內容，應分為技術標準研究 期、系統開發建立期、輔導推動使用期等三期逐步實施，第三階段策 略評估是執行成果之檢討與評估，也是提供下一階段執行修正之參 據。所建立的三個階段系統的整體規劃，期許能提供我國檔案中央主 管機關未來規劃我國電子文件整體作業時參考。
第二節 建議
綜合文獻所述之國外電子文件管理策略，並分析國內有關電子文 件管理作業之現況，歸納可供我國借鏡之電子文件策略發展之建議，
如下：
一、建議檔案中央主管機關結合相關領域學者專家意見，規劃我國電 子文件整體發展策略
根據美國、加拿大、英國及澳洲的電子文件發展經驗，通常是由 檔案中央主管機關主導成立整體性的發展策略，透過計畫方式，引導 各文件產生機關在電子文件產生的源頭即採用標準的規範，避免日後 電子文件管理歧異的問題，同時可有效減少各機關建置系統的開發成 本。建議我國應由負責全國檔案事業之檔案管理局，應參酌國外的發 展經驗，由中央機關統籌規劃我國電子文件之發展策略，提供我國各 電子文件產生機關一致及標準化之作業規範，以確保各文件產生機關 有明確的發展方向。
參酌美國 ERA 計畫經驗，在第一階段進行策略研擬時，是與各聯 邦機關、資訊工程專家、檔案學者及私人企業合作，進行需求定義與 可行性分析；英國 EROS 計畫係由跨政府部門的資深管理人員組成規 劃工作小組，其成員尚包括中央電腦及通訊局（CCTA）及中央資訊技 術部門（CITU）等資訊技術人員。因此，有關電子文件管理策略之建 構，不應侷限於檔案管理人員的意見，應結合相關領域學者專家之建 議，甚至要有資訊技術人員的參與，以建立更宏觀致用的電子文件管 理策略。
二、建議我國電子文件發展程序應先建立整體發展策略，再依序發展 規範與建置系統
根據美國、加拿大、英國及澳洲的電子文件發展策略，通常是有 感於電子文件不斷成長的趨勢，由檔案中央主管機關主導成立整體性
的發展策略，期望透過計畫方式，引導各文件產生機關在電子文件一 產生的源頭即可採用標準的規範與符合要求的系統執行作業，各國所 建立的電子文件發展策略，均是先研究方法與技術，瞭解資訊技術的 趨勢，並與各界建立共識才建立規範，而後提出系統規劃建議書，再 根據建議書設計系統。以 ERA 為例，該計畫是一個持續性的過程，其 發展策略並非一開始就設計系統，而是集結產官學界的智識，先研擬 方法與技術，提供系統需求後，透過雛形系統的前置運作，確定可行 才徵求業界或學界開發系統，而後全面推動。加拿大國家圖書館與檔 案館對於電子文件的管理策略也是先建立作業標準與規範，並根據文 件生命週期不同階段的管理需求研擬作業標準與系統功能，使電子文 件自產生開始即依循一定的作業準則，提供各文件產生機關採用一致 的作業方式。澳洲政府所發展之電子文件管理策略係由中央訂定標 準、作業原則及參考作業步驟之後，再提供各機關自行開發建置系統 的方式。相較於目前我國由上而下的發展模式，由檔案中央主管機關 建置完成系統，擇選試辦機關，根據試辦結果修正系統再擴大實施，
或許能跳躍吸收國外已開發之技術，節省研發工作，但是以商品化的 資訊技術所發展之系統，是否能適用於全國各機關，仍有待考驗，反 觀國外對於電子檔案系統審慎研發並有計畫逐步推動的作法，值得我 國未來後續發展規劃的參考。
三、建議檔案中央主管機關建立電子檔案應長久保存的範圍，並訂定 基本技術規範
電子檔案含蓋範圍極廣，舉凡政府機關（構）及學校電子化的公 文、電子郵件、資訊系統、網站、影音數位化檔案等皆屬之，而這些 電子檔案為因應長久保存需求，所需投注的經費與時間，遠比產生這 些電子檔案來得龐大，以澳洲為例，其「數位檔案保存指南」建議各 機關在進行數位保存之際，應首先辦別真正值得永久保存的物件，因 此，為便於辨識值得永久保存投資的標的，應建立電子檔案保存評估 規範，提供選擇標的之參考。
此外，以技術發展的腳步而言，更新、標準化及詮釋資料是電子 檔案保存最基本的方法，因此，我國檔案中央主管機關應對此三項基 礎層技術制定規範，而這些規範也會隨時間有所改變，一旦制定後也 需適時加以檢討修正，以符合實務作業需求。
四、釐清電子文件管理範圍與定義，區別機關檔案與國家檔案不同的 管理需求
我國對於檔案的定義與國外指移轉檔案館之後所稱的檔案差距 甚大，我國電子檔案定義為完成線上簽核之電子公文，但線上簽核尚 未普及造成國內機關對於電子檔案的認知不一，但實務上已有許多電 子文件存在，而無法予以妥善處理。而這些存在的電子型式文件（公 文）其並不符合電子檔案管理要點之電子檔案定義，短期內無可能全 面性推廣「電子檔案」作業。
國外電子檔案所指之 electronic records，與傳統檔案相同，
是必須經過選擇後，認為內容具保存價值者才視為 records，故我國 電子檔案管理要點的規定要項如線上簽核，大都是電子公文文件製作 的規定，不屬於“records＂形成的必要條件，影響整體制度設計，
在精神及內涵上和西方電子檔案規劃不同，在引用西方文獻成果及方 法時，常有無法適用的情形，形成各項規定標準必須由國內自行設 計，因此更加耗時費力，難度大為提高。
建議檔案中央主管機關制訂的標準必須針對國家與機關層級的 電子檔案有區隔之必要性，甚至機關檔案還要區分為長短期的不同，
機關檔案可能三、五年或十年即要銷毀，與永久保存的檔案應區隔開 來，機關檔案應採簡易的管理程序，其電子文件的標準或格式可較為 簡化；而國家檔案的層次檔案管理局的策略應是要訂定國家檔案需要 的作業程序，兩者必須區隔開來，勿將所有檔案的規範標準混淆，一 體適用同樣的標準在實際作業上將會遭遇到很大的困難。
機關檔案可能三、五年或十年即要銷毀，與永久保存的檔案應區隔開 來，機關檔案應採簡易的管理程序，其電子文件的標準或格式可較為 簡化；而國家檔案的層次檔案管理局的策略應是要訂定國家檔案需要 的作業程序，兩者必須區隔開來，勿將所有檔案的規範標準混淆，一 體適用同樣的標準在實際作業上將會遭遇到很大的困難。