專案管理理論

王慶富(1996)[5]指出研究發展工作為非重複性之活動，而且具有技術複雜性、不確 定性、及週期性等特性，所以公私立大學院校、學術研究、及工業研究等機構通常都會 運用專案或計畫來推動研究或發展工作。他認為應用專案可執行下列功能，確立研究方 向，訂定發展目標，規劃研究或發展工作範圍、項目及步驟、確定工作進度、估算投入 人力、物力及財力等資源、編列預算，並嚴加控制，以期於一定期限內獲得具體成果，

達成組織機構之發展目標，所以專案為推動研究發展之最有效工具。以下就專案管理理 論略述如后。

1. 專案管理的意義：

專案(project)係指在一段時間內，為了完成特定目標的組織活動。通常一個企業組 織中的活動可區分為持續重複性與暫時唯一性兩種，而專案即屬於後者，因專案具有暫 時性(temporary)與唯一性(unique)兩項特性¹。「專案管理」是將管理知識、技術、工具、

和方法綜合運用到一個專案活動上，以期符合專案的需求，專案管理是經由專案起始、

計畫、執行、控制、及結案等五大過程的運作。

2. 專案管理的目標：

許光華、何文榮(1998)[17]說明一個成功的專案，係指在成本(Budjeded Cost)、時間 (Time Limit)的限制情況下，達到預期成果(Performance)。因為在執行專案時，成本、時 間、成果都是事先設定的，所以專案管理(Project Management)必須在同時達成此三個互 相獨立的目標，僅達成一個或兩個皆不算是成功的專案。

在衡量專案的績效時，通常以規格作為成果的指標，以預算作為成本的指標，以時 程作為時間的指標；圖 2.3 即是代表此種關係。但因為內在、外在環境的演變，上述三 個目標，有時候會產生變化，這時候專案團隊(Project Team)應盡最大努力思考應變的方 法，修正目標的內容，當然最終的目的，仍然以達成專案所訂定之目標為主。

1 暫時性：每一個專案都有明確的終結點，這個終結點就是在專案達成其目標，或者目標已確定無法達成 而被終止之時；唯一性：專案是從事一種前所未有的事務，所完成的目標，均與往昔已存在者有所區

圖2.3 專案管理的目標及其限制

資料來源：許光華、何文榮(1998)，「專案管理－理論與實務」，華泰書局，頁 4。

3. 專案生命週期：

因為專案的獨特性，而且又須面臨複雜的不確定性，管理上可將其區分若干階段 (Project Phases)，以利於管理和控制，將這些專案階段集合在一起，即稱為專案的生命 週期(Project Life Cycle)。Cleland、King(1983)[34]提出一般化的模式，它包含了概念設 計(Conceptual Design)、初步發展(Advanced Development)、細部設計(Detail Design)、生 產(Production)、及系統使用(Operation)等五個階段，詳如圖2.4。

圖2.4 一般化的專案生命週期

資料來源：Cleland, David I., & King, William R. (1983), “Systems Analysis and Project Management”, McGraw-Hill, New York.

4. 專案規劃：

王慶富(1996)[5]提出具體的專案規劃流程包括需求評估、確認資源、系統化目標、

計畫書、資源需求、資源分配、作業程序、執行、及評估等九個程序，詳如圖2.5。專案 規劃程序簡要說明如后。

圖2.5 專案規劃流程

資料來源：王慶富(1996)，「專案管理」，聯經出版社，頁 45。

(1) 需求評估：先評估專案計畫是否需要，再考慮資源。

(2) 確認資源：相關單位是否編列專案計畫之預算，相關大學及研究機構是否具有 足夠人才及設備可以執行專案計畫。

準 備

系統化目標

計 畫 書

資源需求

資源分配

作業程序

執 行

評 估 需求

評估

需求 評估

計畫分析

管理資 訊系統

報告

應選定計畫經理，負責訂定系統化目標(整體性目標)。

(4) 計畫書：計畫經理邀請相關專家共同草擬計畫書，並進行計畫分析。

(5) 資源需求：經由計畫分析決定專案計畫之資源需求，包括經費、人力、及設備 等資源供給。

(6) 資源分配：對專案計畫進行資源分配，並分析資源分配的適當性。

(7) 作業程序：設定工作程序及步驟，建立管理資訊系統(Management Information System, MIS)。

(8) 執行：依作業程序執行計畫，所得結果輸入MIS，並定期將處理過的資料印出。

(9) 評估：計畫評估成果，以便掌控計畫正常運作，若發生偏差，應檢討改進，發 現計畫偏離目標，則必須重新規劃。

另針對研發專案的資源分配問題，Harrison(1985)提出專案管理的控制循環(Control cycle)系統，此系統包含：「專案執行」、「投入產出評量」、「控制分析」、及「資 源分配」四個程序。首先在專案執行後，須對投入及產出進行評量，以此評估結果作為 控制分析的參數，然後提供資訊作為下次資源分配之依據。因此，欲評估研發專案之執 行效率，投入產出資料之建立為首要工作。專案管理的控制循環詳如圖2.6。

圖2.6 專案管理的控制循環

資料來源：林治廷(2000)[13]，科技研究發展專案的連續多期效率評估，國立交通大學 工業工程與管理所碩士論文。

資源分配

專案執行

控制分析

投入產出評量 提供資訊

評估

指令 結果

5. 資源規劃：

王慶富(1996)[5]指出人力、物力、財力、機器、及設備等資源為推動專案之原動力，

規劃專案之前首先應考慮如何可以獲得人才、設備、及經費等支援，如果無法獲得支援，

則一切有關專案活動的討論將變為空談。既然資源對專案如此重要，倘推動專案時，不 但要想辦法獲得所需資源，並且還要妥善規劃、有效運用，以發揮資源應有的效能。而 專案規劃應考慮因素為：

(1) 所需資源種類：為執行專案各項工作達成目標，需要什麼種類資源？人力、技 術、儀器設備、原材料、及經費等。

(2) 資源來源：專案所需各類資源將於何處可以獲得？機構內部、外部採購、學校 或研究機購支援、顧問公司或承包廠商合作、及政府補助等。

(3) 資源測量單位：將測量單位定為資源－時間(人－時、機器－時)，其目的在於 便於規劃、運用、及管理資源，有效控制專案成本及預算。

(4) 資源效率及影響因素：資源效率是用以評估每項資源於單位時間內所完成之工 的量與質。專案所需各類資源之效率及其影響因素，特應密切注意、妥善規劃，

以免影響專案執行成效。

(5) 分析專案工作內容：分析專案的工作群等各階層所需資源種類，並估計各類資 源使用時間，作為估算專案總資源需求之依據。

其資源規劃之步驟分述如后：

(1) 根據專案所需資源種類，調查組織機構內、外部可利用之資源。

(2) 評估專案所需資源之特性，如工作效率、單位資源價格、可利用程度等，並分 析每項資源運用於專案之可行性。

(3) 設定資源分配原則，合理分配資源，對於人員、設備、及時程等皆作適當的安 排，妥善運用資源。

(4) 由專案工作內容可以估算總資源需求，凡由組織機構外，以支援、合作、補助、

或其他方式投入專案之資源，皆應訂定合約，以確保資源供應，使專案照預定 進度如期完成。

圖2.7 專案之資源規劃步驟

資料來源：依王慶富(1996)，「專案管理」，聯經出版社，頁48-49，自行研究彙整。

有關設定資源分配原則方面，許榮榕於 1995 年[18]從系統分析的觀點，研擬資源的 最佳分配與運用效果，並藉由成本效益分析選定最佳系統以符合任務的要求。資源最佳 分配原則與成本效益分析關係詳如圖 2.8 所示。而成本效益分析之關鍵乃在於建立明確 之評估準則，以評估計畫或系統的性能是否符合目標與任務之要求。

圖2.8 資源最佳分配原則與成本效益分析之關係

資料來源：許榮榕(1995)，「系統方法專案管理」，天一圖書公司，頁145。

可用資源調查 資源特性評估 資源運用可行性分析 設定資源分配原則 估算總資源需求 取得投入資源

資源 分配

成本 效益 分析

決策範圍 選擇最佳分配以符

合成本效益之需求

6. 專案評估：

因專案之內容及複雜程度不同，若欲達成評估目的，則應對不同類型的專案，建立 不同的評估模式，而不同的評估模式，應有其適應的評估方法。由於每種評估方法，皆 有其優點及缺點，故在選擇評估方法之前，應對各種評估方法的適用性和有效性加以評 估。王慶富於 1996 年[5]將評估方法區分為基準評估法、經濟性評估法及群體評估法三 大類。三大類評估方法的細分項及優缺點對照詳如表 2.2。

表2.2 專案評估方法分類及優缺點對照