第四章 研究結果分析
第三節 我國檔案典藏單位對 RFID 之看法
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第三節 我國檔案典藏單位對RFID之看法
因各檔案典藏單位所典藏之檔案類型不同，亦有不同之性質，在此將 之分為國家檔案、歷史檔案及機關檔案三者，分別探討檔案典藏單位對 RFID 應用之看法。
一、 國家檔案
現今典藏之國家檔案多數屬檔案法施行前之機關所移轉的永久保存 檔案，典藏單位接收檔案後，按照原機關賦予之檔號進行管理，並給予原 機關一個檔案全宗分類號，因此易造成國家檔案產生厚薄不一之情形。待 檔案法施行後，除規定檔案分類方式外，亦制訂檔案卷夾厚度，使檔案於 立卷編案時能有一統一規格。據訪談結果得知，現今每年國家檔案以 1 至 2 公里速度成長，若將 RFID 應用於檔案典藏單位，其經費會成為主要考 慮之一。其次，於執行清查時，除清查檔案目錄外，亦須查核每一卷檔案 的保存狀況，此無法由機械達成，因此於整體建置考量而言，仍待商議。
「…不會因為檔案很薄而將它跟其他的檔案合併，因此會不會互 相干擾，仍要再評估。…在清查時，會去看每卷檔案是否有需解 密之檔案，須由人工翻閱。…待運用範圍擴大後，若有建置國家 檔案館，可考慮將RFID與新館建置計畫一起搭配。」（受訪者G）
二、 歷史檔案
當歷史檔案典藏單位接收歷史檔案後，同仁先行點收工作後，將其除 蟲菌並更換容具，直接進行入庫管理。歷史檔案主要源自於早期政務部 門、個人或團體等所擁有之檔案，因當時檔案並無統一管理模式，多由典 藏者各自建立適宜的典藏方法，致使檔案移轉至歷史檔案典藏單位時，多 沿用原典藏者之管理模式，導致檔案卷夾厚薄不一。執行編排描述工作 時，較不會將其重新拆散採取現今的國家檔案或機關檔案管理辦法。因歷 史檔案具有極為珍貴之特性，檔案徵集入館後，較不易發生清理程序。
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四、 小結
檔案自民國 91 年檔案法頒布後，即開始有條理的管理模式產生，使 得現今機關檔案典藏單位可將檔案資料妥善收存。但仍有大量檔案，無論 是國家檔案、歷史檔案或機關檔案，屬檔案法頒布前產生的檔案，易造成 檔案卷夾厚薄不一，管理上主要依照原產生機關的典藏模式，以不改變原 始順序為原則，檔案典藏單位對其進行後續編目工作，並妥善收存。若欲 將 RFID 應用於檔案管理流程之最前端，即為檔案點收時，立即作控管工 作，有受訪者表示，須先瞭解館內對典藏資料之點收單位與立卷之單位是 否相同，以免執行二次工程又浪費公帑。
自數位化掃瞄普遍推行以降，多所檔案典藏單位於經費容許之下，分 批將極為重要或閱覽率高之檔案先行數位化掃瞄，永保檔案原件典藏，並 可讓讀者於電腦上透過網際網路或內部網路閱覽，節省人工調檔所需時間 及人力。對此，RFID 於檔案典藏單位中所扮演的角色，以目前而言，極 有可能僅能達到檔案點收、清理、清查、庫房溫濕控制等功效，對檔案典 藏單位來說，較不易花費龐大金額僅達到些許之功效。且我國政府現今推 動線上公文，預計於民國 101 年正式全面實施，屆時機關檔案典藏單位將 依據《文書及檔案管理電腦化作業規範》管理線上公文，預計於未來十年，
機關檔案典藏單位將可能成為倉儲管理模式，僅典藏檔案之附件，而正本 則以數位化方式呈現。多位受訪者表示，為要能獲知 RFID 於檔案典藏單 位中是否可以施行，應先採取比較多人閱覽或熱門檔案先予執行，觀看其 使用成效後，再將其擴大建置，勿冒然決定。