Spencer 和 Spencer（1993）將職能（competency）區分為五大類別，分別為 技能（skill）、知識（knowledge）、自我概念（self-concept）、特質（trait）及動機
（motives），其中技能及知識的職能，再加以歸類為外顯職能（visible competency），
外顯職能容易透過訓練獲得或加以發展，並可用測驗工具衡量其優劣，而自我概 念、特質及動機等職能，被歸類為內隱職能（invisible competency），相較之下，
內隱職能不易藉由測驗工具測量得知，且較難以透過訓練型塑或改變。
外顯職能及內隱職能為職能分類的重要基礎，研究者以此架構分類受訪者對 於教育行政人員所需核心職能，因此本節分為兩部分描述教育行政所需的外顯職 能以及內隱職能。
外顯職能包含執行教育行政工作所需具備的技能以及知識兩方面，在技能面 有四項重要的能力，首先是具備公文撰寫能力，才能清楚明確傳達旨意，其二是 溝通能力，因教育行政人員需經常於機關內部或外部進行溝通協調工作，具備良 好的溝通表達能力才能夠順利完成工作任務，其三為邏輯思維能力，教育行政人 員制定政策或構思解決方案時，需蒐集大量的資料及有關單位的意見，如何在緊 湊的時間內，釐清問題提出符合需求並合乎法理的政策及方案，考驗著教育行政
人員的思維能力，最後是問題解決的自學能力，教育行政機關面臨的問題多元且 複雜，尤其經常會面臨到無前例可循或是找不到前輩請教的情況，著實仰賴教育 行政人員透過自我學習方式解決問題的能力。
在知識面，除了行政程序法及採購法等法規外，教育相關的重要法規，也是 必備的知識，始能在符合法規的情況下，完善地處理教育行政事務，另外，具有 充足的教育專業知識，有助於教育行政人員瞭解問題脈絡並判斷合宜的解決方 案。
一、技能面
（一）公文寫作能力
公文寫作能力是身為教育行政人員最基本及重要的能力，如何將政策或法規 清楚明確地用文字表達，考驗教育行政人員撰寫公文的能力，雖然現今的公文不 常用到艱澀難懂的文字或用語，畢竟公文對外代表行政機關的公權力，對內為重 要留存的行政紀錄，並具有法律效力，因此如何引用法規進行邏輯性的敘述，有 效傳達政策或活動宗旨，是教育行政人員必需學習的重要課題。
最重要要具備的是寫公文的能力…我們也曾經遇過那種就是他生氣我們退他公文，說他從小 到大都是拿作文比賽冠軍的那種。可是作文比賽冠軍跟寫公文是不一樣的，所以他寫出來的 東西完全不能用，因為他寫出來就是非常的咬文嚼字，你從頭到尾不知道他這篇文要做什麼，
所以這樣子的問題就會很大。我覺得初任其實第一年最重要的就是把你的公文能力補好，最 重要就是兩個，一個就是函，另一個就是簽，函要怎麼寫讓人家懂，簽怎麼寫讓長官看得懂。
(B3)
因為我們大部分會處理到公文、簽呈等，所以公文撰寫的能力也很重要，要懂得引用法規，
但又要淺簡明確不能寫太長。(A7)
公文書寫的表達能力也很重要，因為你在承辦一個案子的時候，長官根本不可能全部都知道 你每一件事情的來龍去脈，這個時候你在公文上面的表達，就要很清楚而且要有邏輯性。(A9)
（二）電腦資訊能力
除了公文寫作的能力之外，電腦的資訊能力也相當重要，特別是文書處理的相關 應用程式，例如Word 及 Excel，以及製作專案報告的 PowerPoint，都要具有一定 的水準的操作能力，這些應用程式都是工作業務上不可或缺的工具，倘若電腦資 訊能力強，就能夠使工作成效事半功倍。
現在都電子化，你的那個電腦文書處理能力其實也是蠻重要的。(A5)
電腦的操作能力是蠻重要的，除了公文能力以外，你可能需要設計一些表格，或是製作 ppt 做簡報，像可能要設計一些表單，讓承辦學校來填寫的時候，那就是考驗你的資訊能力，因 為你要如何能夠讓他們確實填寫，以及怎樣填寫到你要的東西，那這些在你設計的時候就很 重要。(A8)
其實一些文書處理工作對公務員來講，不管你在哪一個科室，都應該要有一定的水準，譬如 Excel、Word 等。(B4)
我發現現在有一些竟然連文書處理的能力都很差，例如excel 不會用，這個就是我很納悶的地 方，然後word 雖然會用，可是排版就不會，所以反而我覺得文書處理能力很重要，有些東西 要很快很快的就把它彙整好，就是送出去，可是現在我發現有一些新進的，沒有這個能力……
我雖然有範例給他了，但是他自己沒有辦法再創一個新的出來，他還會搞不清楚，這就是我 比較困擾的地方。(B7)
（三）溝通表達能力
教育行政人員扮演教育政策制定與執行的角色，於機關內部需維持良好的縱 向溝通，清楚明確地向長官或是部屬表示看法及意見，同時建立完善的橫向溝通，
與其他單位進行協調及合作，於機關外部能夠面對民眾及利害團體，懂得運用多 元化的溝通管道傳達政策旨意，以順利推行教育政策。
我覺得最重要的就是你跟人之間的溝通能力，因為其實你在公務單位，必須要面對我們的長 官還有同事，要懂得應對互動。(A9)
我覺得很重要的是溝通合作的能力，因為其實進到公務單位，其實你會有很多機會要跟人家 配合或協調的部分，所以我覺得這是蠻重要的。(A1)
然後溝通能力要強，我們其實常遇到的問題是同仁的溝通能力造成很多人的誤解或甚至於不 願意溝通，這一點是比較大的問題。(B3)
我覺得是溝通表達，因為很常你要開會呀，甚至你要主持會議，或是對民眾或是對學校做說 明或是宣導，這些溝通表達其實很重要(A5)
我們常常會需要政策溝通的能力，比如說你要宣導我們的政策，跟他說我們接下來要做這件 事情，然後要說服他我們要怎麼做，像是說服立法委員支持我們的預算，然後說服議員支持 我們的政策，類似這種的，所以我覺得溝通能力還蠻重要的。(A7)
（四）邏輯思維能力
教育行政人員在規畫方案或推動政策及修訂法規時，除了需要花費大量時間 及心力蒐集相關資料，並與各方團體進行溝通之外，同時也要處理許多問題及爭 議，因此具備清楚的邏輯思維能力，才能有助於分析問題，釐清關係脈絡，進而 思考解決方案，提出解決建議，但若邏輯思維能力不佳，加上經驗不足或時間緊 湊等其他因素影響下，產生的結果可能無法合乎實際需求，或造成更大的誤解，
無形中浪費許多行政資源及時間。
要有邏輯整理的能力，我們常常要提供一些規劃的方案，但是有的時候不是說處理完這件事 情就結束，有可能它會影響到其它案子的進行，我們最常出現的問題就是，譬如我剛講訂法 令好了，就是有同仁訂了一個法，看似很合理，我們也覺得沒有問題，但是他這個法一通過 的時候，我另外一個同仁就跳腳了，他自己的法律打到我那個同仁剛修完的法，所以後來我 們就知道他那個邏輯跟思考能力是你自己這一條路線應該是 OK，但是你要去看你旁邊的路 線有沒有被影響到，但是我覺得大家比較少去關注這個問題。(B3)
當爭議出現的時候，你要開始去釐清問題，那釐清問題有些時候是需要靠你的思考脈絡去解 決的。有些時候跟一個人講一件事情，你花了二十分鐘三十分鐘，他都不懂你在講什麼。有 些時候不是對方的錯，是我們可能沒有用很清楚、明白的邏輯思考讓人家理解懂我們的點，
所以我覺得邏輯思考的能力很重要。(A7)
（五）問題解決能力
教育行政機關的業務繁重複雜，加上人員流動率大，業務銜接常出現斷層，
造成接手的教育行政人員不知所措，往往需先自行閱讀檔案資料瞭解案件脈絡，
或是尋求同仁協助，但在教育機關人力吃緊的情況下，不一定能獲得到協助或解 答，只能完全靠自己摸索，想辦法在規定的期限內將案件處理完畢，因此教育行 政人員需要具備能夠在獨立作業的情況下，透過自學方式解決問題的能力。
有一個助理他要走了，學校有事先招助理進來，他們約了一個時間，交接了一天交接到晚上 九點，隔天助理就說他不做了，所以新來的助理就完全沒跟前一個助理交接過…所以要有自 學能力，你剛到這個位子上，你那些事情就是要做，又不一定會有人教你。(A4)
有一些是你剛好過去就是補他那個離職的缺，所以就是只有前手懂這個業務，還有股長也許 懂，但可能股長也換了，你就是只能翻一大堆的卷宗，去翻說這些東西到底在講什麼，或是 臉皮厚一點的去問科長，但他們因為都很忙，不可能時時刻刻都在你旁邊，都要自己想辦法 吸收那些卷宗，那些卷宗都在寫什麼，都要看得很清楚。(A8)
以現在的公務人員體系來講，我們考進去都被視為是即戰力，就是你一進來，不會有一個人 一直在旁邊指導你說，這個部分你要怎麼做，因為大家也有大家的業務要忙，很多時間都是 要自己去摸索，或是自己去看前案，如果到真的不行的時候，才會去問其他人前輩怎麼做。
(A9)
執行教育政策或是處理教育事務時，難免會遭遇爭議或是面臨問題挑戰，考
執行教育政策或是處理教育事務時，難免會遭遇爭議或是面臨問題挑戰，考