機構典藏的發展步驟

由於推行機構典藏的組織、單位眾多，所發展及使用的系統也不盡相同，

對於發展步驟及建置時之注意事項等均著墨甚多，摘錄重點如下：

DSpace 建議發展時程如下[20]：

1. 發展服務定義及需求評估。

2. 成立執行團隊。

3. 軟硬體平台的評估及導入。

4. 行銷推廣。

5. 展開服務。

6. 後續維護與管理服務。

DSpace 建議在每一階段需注意的事項，包括 [21]：

1. 決定機構典藏服務要儲存哪些內容，以及由誰來提供。

2. 安裝軟體與建置系統。

3. 建立服務支援的基礎建設，包括：政策制定、負責館員的培訓等。

4. 對教授、職員及使用者進行推廣。

5. 建立社群及類別，並提供試用期。

ePrints 則認為建置機構典藏的程序應包括 [22]：

1. 安裝系統軟體。

2. 採取全校性政策，並提供機構成員管理與上傳個人資歷資料。

3. 將經同儕評閱及授權的出版品數位全文文件典藏至系統中，再與作者資料連 結，以使所有作者瞭解自我典藏，並引起他們的興趣，提高作品的能見度、

存取便利性及影響力。

4. 安排經過訓練的館員展示如何將作品自行典藏。

5. 安排經過訓練的館員協助教授提交內容到系統，或是由圖書館扮演中介者 (“proxy” self-archiving) 角色，代替無法自行上傳資料的作者完成工作。

6. 協助或負責提交的館員必須與系統人員充分合作，才能有效進行資料的維 護、備份、鏡射(Mirroring)、更新及轉置(Migration)，以保證長久保存，而 關於鏡射及轉置技術，應與其他單位合作來完成。

而 LEADIRS (Learning About Digital Institutional Repositories Seminars)¹ Workbook 則建議主要的步驟包括 [23]：

1. 研讀並學習其他機構典藏單位的建置經驗。

2. 發展服務定義及服務計畫，包括：評估需要、擬定時程表、發展內容徵集、

傳播及維護管理的政策。

3. 組織團隊。

4. 選擇並安裝系統平台。

5. 行銷。

6. 創設及管理服務。

項潔提出機構典藏之標準作業流程（Standard Operational Procedure, SOP）

應包括 [24]：

1. 機構典藏研究成果之收錄範圍、順序或納入時程。

2. 典藏政策：資料提交、檢閱、移除、審查流程。

3. 機構政令的配合項目：制定機構激勵研究人員存放研究成果至機構典藏上的 鼓勵及配套措施、機構相關辦法及章程的修改、其他資料提交規定。

4. 資料品質控管政策、辦法與規範。

5. 資料長久保存承諾（Long-term Preservation）。

6. 資料的版權管理處理辦法。

7. 權利義務相關聲明文件，包括作者及系統之著作權聲明、系統免責聲明、作

1 是 由 MIT Libraries 及 Cambridge University Library 所 組 成 的 一 個 專 案 團 隊 ， 目 的 是 要 協 助 個 別 機 構 在 規 畫 實 施 機 構 典 藏 (IR, institutional repositories) 上 的 發 展 。

者與系統間之權利義務關係、典藏內容之授權應用範圍、各項權利金及衍生 利益分配等。