第二章 文獻探討
第一節 檔案整合檢索系統的內涵與功能
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第二章 文獻探討
人類文明發展至今，所累積的檔案與史料可說是不計其數。對於檔案使用 者而言，要在如此浩瀚的知識寶庫中，尋找特定的檔案資訊是一件相當艱難的工 作。對人類而言利用資訊來解決資訊需求，是一種與生俱來的能力，也是一種累 積而成的經驗。在傳統社會中，由於資訊生產速度以及記載資訊的載體都較穩 定，所以使用既有的資訊檢索模式，並不難掌握資訊的位置。但是到了網路時代，
資訊以數位型態出版、內容多元、位置分散，使得檢索成為一項新的挑戰。
近年來拜數位科技與網路發展之賜，以資源共享(Reasource Sharing)理念為核 心的各類數位典藏整合檢索系統，不但造成知識結構的改變，從應用起便發揮其 快速、便利的價值，同時也賦予檔案資源全新的生命力，這或許就是檔案整合檢 索系統建置的宗旨之一。傳統檔案館館藏資源經由數位化掃描，建立資料庫後，
透過無遠弗屆的數位網際網路工具，便於使用者突破時空與地理環境的限制，於 需用時即可上網檢索所需的檔案資源，提供大眾查閱、觀賞、研究與學習，也因 此大大提昇了檔案資訊的獲取效率，對於「促進檔案資訊開放應用」有很大的助 益。
第一節 檔案整合檢索系統的內涵與功能
面對科學技術與使用者行為的大幅改變，檔案館一方面要思考與不同模式資 訊服務的競爭過程中，所提供的檔案資訊應用服務如何具有其不可取代的價值，
並取得使用者對這樣價值的認同，同時檔案館也必須思考如何解決現有的檔案資 訊應用問題，讓資訊使用者可以有效率地掌握其所需要的資訊。
一、 檔案檢索工具的之定義與功能
從目錄發展的歷史過程，可以得知目錄早在中古時期就已存在，但早期目錄 在修道院或寺院的功用只是內部使用的典藏清單，往後隨著社會環境的變遷，目 錄的內容、功能與形式，也開始因應使用者的需求而有了新的發展，進而也促成
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目錄成為使用者不可或缺的重要檔案查詢工具。
（一）檔案檢索工具(finding aids)的定義
美國檔案人員學會(Society of American Archivists，簡稱 SAA)針對檢索工具 (finding aids)的解釋是檔案產生者、文件中心、檔案館或手稿館已出版、人工或 電子形式所產生，對文件與（或）檔案資料建立實體控制與（或）智能控制。基 本的查檢工具包括地方性、地區或全國性的描述性資料、指南、館藏目錄、登錄 簿、典藏目錄、特殊目錄、目錄、特藏目錄、排架與容器目錄、索引、年代目錄，
及電子文件、軟體文件等。（註1）
Edgecombe 則是認為，檢索工具是檔案館對於典藏檔案之實體(physical)或智 能(intellectual)描述性的工具， 可藉此對該檔案館的特定館藏資訊進行檢索。（註 2）
《圖書館學情報學詞典》對檢索工具的定義為：「用於報導、儲存和查找文 獻線索的工具和設備的總稱。為累積和查找文獻，在原始文獻基礎上，以目錄、
名錄、文摘等著錄方式，全面系統地編製的二次文獻，它同時具有儲存和檢索 兩種功能。」（註3）
《中國大百科全書》針對檢 索工具的定義是：「檔案檢索工具是記錄、查找、
報導檔案材料的手段，管理和利用檔案的工具，檔案檢索工具種類很多，可按編 製方法、資訊整理手段、收錄材料範圍、作用等不同的標準進行分類。」（註4）
大陸學者陳兆祦、和寶榮針對「檢索工具」的定義較為全面：「檢索工具是 用以揭示檔案的內容和成分，報導和查找檔案材 料的工具。它的基本職能有兩個 方面：其一為儲存，即將檔案文件的有關特徵著 錄下來，按照一定的順序加以排 列或進行客觀的描述，以二次文獻或三次文獻的形式將檔案資料集中起來。其二 為查找，即向利用者提供查找檔案的線索，供利用者了解和查找檔案時使用。」
（註5）綜合以上的定義可歸結為，檔案檢索工具是用來儲存、檢索和呈現檔案 資訊的必需工具；在檢 索過程中，使用者按照一定的檔案特徵條件、主題範圍或 學科領域，藉由檔案檢索工具以進行檔案資訊的查詢。
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（二）檔案檢索工具(finding aid)的功能
承上所述，檔案檢索工具是記錄、報導和查找檔案材料的工具，在檔案管理 的功能主要有以下三方面：（註6）
1. 檢索功能
檔案檢索工具在檢索過程中有兩個方面的作用：一是儲存，是以檔案二次文 獻或三次文獻的形式集中檔案資訊，這些資訊是透過檔案檢索標示，並加以有序 地排列，或對檔案進行客觀描述而獲得的；二是查找，是提供檔案內容資訊的工 具，供利用者了解和檢索檔案時使用。檔案文獻檢索工具的儲存和查找作用，使 其成為檔案和使用者之間特定需要的橋樑。
2. 資訊交流功能
由於檔案文獻檢索工具中儲存了大量的檔案訊息，不僅可以提供查詢，同時 也能夠從不同層次、不同角度來瞭解檔案的館藏情形，以成為檔案館之間資訊交 流的工具；使用者也可以從中得知檔案的館藏地點、內容價值。
3. 管理功能
檔案檢索工具記錄了檔案的主要內容和形式特徵，集中地揭示了館藏檔案情 況，檔案工作人員可以藉由檢索工具瞭解館藏檔案的內容、形式與數量等情況，
為檔案館中的管理業務提供依據。
王向明(2001)針對「檔案檢索工具」的功能，是由以下兩方面來探討：（註7）
1. 檔案資訊
檔案檢索工具中儲存了大量的檔案資訊，不但可以用於查詢，同時還能夠從 不同層次，不同角度系統地報導檔案資訊，成為檔案館、檔案室對外介紹和報導 館藏檔案情況的重要途徑。
2. 檢索各種檔案
由於檔案檢索工具具有儲存和查尋檔案資訊的職能，因此，檔案利用者不必 去查閱大量的、分散的各種類型、各種文種的檔案文件，而僅僅閱 讀某一檔案檢
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索工具中的有關主題的檢索標識和檔案條目，就可以查到所需要的檔案資訊，有 效克服檔案文件高度分散和數量龐大對檔案資訊傳遞所造成的障礙。
二、 檔案檢索工具與檔案目錄檢索系統的關聯
由上所述之「檔案檢索工具」定義與功能，可知道「檔案檢索工具」與「檔 案檢索系統」是兩個具有密切聯繫，但卻是有所差異的概念，檔案檢索工具是各 種不同形式的目錄，其主要目的即是為了建立檔案的實體與智能控制，以便內部 的檔案人員管理與提供外部使用者檢索利用；檔案檢索系統可被定義為：由檢索 設備和加工整理並儲存在相應的載體上面的檔案資訊集合（文檔或資 料庫）及其 他必要設備所共同構成的，是具有儲存和檢索功能的資訊服務設施。
以國內現況而言，薛理桂（2001）認為檔案館藏機構經常提供使用的查檢工 具，共有三種方式，其中和檔案目錄檢索系統具有最大關聯性的－「網路版的查 檢目錄」，也可以被稱為「檔案目錄檢索系統」。（註8）
目前網際網路的蓬勃發展，早已打破時空背景的藩籬限制，使用者可以輕易 地自家中電腦查檢國內外檔案館的檔案資源。例如：美國國家檔案暨文件總署 (National Archives and Record Administration，簡稱 NARA) 主要有 Archival Research Catalog(檔案檢索目錄)和 Access to Archival Databases(檔案檢索資料庫)兩種資料庫
（註9），前者是目錄資料庫，試圖整合美國所有的館藏檔案，而後者是將部分館 藏數位化後提供線上檢索的全文檢索資料庫。此外，美國還有 Federal Records Guide（聯邦文件指南）、Microfilm Catalog（微卷檔案目錄）以作為補充。加拿大 國 家 圖 書 館和 檔 案 館 (Library and Archives Canada)的 整合 檢 索 系統 Library , Archives, Ancestors, Website Search（圖書館、檔案館、家譜、網站檢索）和合併之 前使用的 Archival Net 同時運行（註10），此整合檢索系統將圖書館、檔案館、家 譜與網站檢索納入到統一的檢索介面。
我國檔案館藏機構也有建置類似的檔案目錄整合系統，例如：中央研究院近 代史研究所－檔案館館藏檢索系統（註11），其提供了館藏目錄檢索與線上檔案 影像瀏覽，兼具瀏覽、檢索、外交人名索引查詢等功能，除具有基本與進階檢索 功能外，並以分割視窗顯示檔案之階層關係與描述資訊。目錄檢索部分無使用限 制，影像瀏覽採使用者權限管理。
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三、檔案目錄檢索系統的功能與目的
檔案目錄檢索系統的功能構造通常較複雜，可能會包含有多個功能子系統
（如檔案文獻選擇子系統、詞表子系統、索引子系統、查詢子系統、檔案 利用者 與系統之間交互子系統和匹配子系統等）和多種設備（如輸入輸出設備、資 料庫、
中央處理機和通訊設備等）。（註12）檢索系統通常以非紙介質為記錄和儲存設 備，利用機器語言或機器可讀語言表示資訊，依靠某種匹 配機制來篩選相關資 訊。其功能強弱與構造和設備的先進性密 切相關。部分檢索系統甚至可以發展檢 索工具，以提供多種服務和資訊管理功能。
就「檔案目錄檢索系統」的目的來談，可由國際檔案學會(International Council on Archives) 所 屬 的 描 述 標 準 理 事 會 (Committee on Descriptive Standards, 簡 稱 ICA/CDS )，於 2002 年提出的「檔案檢索工具的前置準備及其顯示格式指南 (Guidelines for the Preparation and Presentation of Finding Aids) 」，是在網際網路環境 中，針對檔案目錄檢索工具之建置提出原則性的說明，建議資訊化檔案檢索工具 的目的在於（註13）：
（一）提供使用者檢索檔案館藏資訊的溝通管道
（二）提供使用者正確、一致且具有解釋性的館藏目錄檢索工具
（三）應用多層次的描述規則，以呈現檔案資料的內容與關聯性
據上所述，「檔案目錄檢索系統」可稱為：以檔案檢索工具為基礎，以資訊 設備為載體，並以網 路為介面的檔案檢索系統，同時藉其作為檢索與傳遞途徑的
據上所述，「檔案目錄檢索系統」可稱為：以檔案檢索工具為基礎，以資訊 設備為載體，並以網 路為介面的檔案檢索系統，同時藉其作為檢索與傳遞途徑的