管理資訊系統導入前後之分析…

本節將針對研究架構就中小企業導入管理資訊系統之動機(導入成效)，以 及欲達到此成效所受到的內部資源、外部環境因素和導入構面之關聯性和影響 性所產生，作為管理資訊系統導入前後之理論架構基礎。實務上本研究之探索 內容基於研究架構，以導入構面：制度面、管理面、規劃面、執行面、改善面

五個構面歸納系統導入前之作業管理，以及系統導入後之成效分析，作為管理 資訊系統導入前後之比較。然而這七家案例公司除管理面有顯著差異，其餘構 面差異度較不明顯。因此本節之管理資訊系統導入前後之比較分析將以管理面 為探討之主軸。以下將以這七家案例公司其導入管理資訊系統前後之差異，歸 納導入後影響其成效之作業管理面因素，以做為中小企業導入管理資訊系統 時，如何配置企業本身資源運用之參考。茲將依五個構面之順序分析如下：

一 制度面之分析

以導入前之作業管理來看，人事規章、獎懲制度、政府輔導措施及租稅優 惠之研究、ISO9000 品質管理系統之執行落實程度、作業標準書、特殊作業流程 之探討，有助於外部顧問對系統進度之控管。以案例 A&G 公司其作業管理都有 針對人事規章作充分之探討，故其導入人薪考勤系統時，會降低其適用阻力增 進系統作業效益。案例 A、D、E 公司都有建置 ISO9000 品質管理系統，但其執 行落實程度可作為外部顧問在系統導入前之判斷其系統控管尺度之參考依據。

建立各工作站之作業制度模式、增進與利害關係者之關係、提升企業營運之競 爭能力等三項乃導入管理資訊系統後之普遍化成效。

二 管理面之分析

茲將管理面之重點分析，細分為五個部分(庫存數量、財務成本、資訊整合、

作業標準、組織管理)來加以探討。

(一)庫存數量

中小企業在倉庫零配件、半成品庫存數量之控管不正確、無法有效掌控目 標商品之歷史交易數量資料、成品存量無法即時掌控造成業務銷售面的困擾、

存貨無法有效管理及調撥常造成盤點浪費大量人力等因素，常造成企業營運上 之困難。管理資訊系統的導入配合各工作站之數據資料建檔，即可有效改善上 述之影響因素。

(二)財務成本

關於生管成本無法掌控、管會與稅會無法合一、財務資金運算作業不易、

庫存數值不正確無法充份將資產負債表與損益表正確表達、庫存與帳款日期的 不對應(25 日次月結的問題)、重覆採購造成資金之積壓使得成本提高等因素，

是目前中小企業普遍存在之問題，即須於管理面充分討論配合系統運作來加強 組織在這方面之數據控管。

(三)資訊整合

企業組織無法正確定出安全存量、各部門數據無法正確增加採購頻繁度、

對人員依賴性大決策資訊取得困難、當組織快速成長幹部儲備不易、作業資訊 未能套裝化、資訊未透明化溝通時差大協調時間長、ISO 表單與系統分離重覆 作業、各部門數字與數據無法勾稽、資訊無法有效的整合分析統計耗時又耗力 等因素，主要問題在於企業沒有將資訊數據作系統化之整合，唯有導入單一系 統才能改善企業資訊數據資料零散之狀況。

(四)作業標準

組織關於作業因人而異表單化管理實施不易、文件報表零散製作行政管理 推動不易、人工作業費時報表延遲完成易造成決策過慢等因素，主要在於未採 以單一系統之統一標準作業模式。

(五)組織管理

中小企業常因系統各工作站人員學習意願的因素，組織應適度予以人員調 整或藉由獎懲制度來控管，才能發揮系統應有之效能，尤其專案負責人之適任 度應是系統導入之整體成敗最為關鍵的因素之一。

三 規劃面之分析

系統導入前在規劃面的作業管理致為重要，由各部門模組需求彙整分析、

工作流程分析、各部門電腦硬體需求統計、工作站內部網路連結需求分析、各 工作站之工作環境之調整、專案開發或套裝軟體之抉擇、選擇管理資訊系統服

務廠商、系統服務廠商顧問師之配合事項及需求目標等因素可窺視其重要性。

案例中除 B 公司選擇部分專案開發外，其餘六家公司在軟體之抉擇上，皆以套 裝商用軟體來完成其管理資訊系統之導入工作。

在執行成效上各工作站之系統作業面局布調整可以增進系統效能，與系統 服務廠商顧問師充分溝通配合其需求目標之達成狀況亦會有較佳之表現。若套 裝軟體之系統功能面、作業面不敷需求，則需規劃系統二次開發，以增進系統 營運功效。

四 執行面之分析

人員教育訓練之進度安排、組織學習環境及互動之調度以及銷售流程、採 購流程、帳務流程、生管流程、物料需求、稅務流程、倉管流程等因素在執行 面尚需作妥適之規劃檢討。以導入後之成效分析來看，人員教育訓練之進度安 排妥適，導入後成效較為顯著。組織學習環境及互動良好之公司有助於整體學 習成效(反映在系統進度上)。採購、生管、物料、銷售、帳務、稅務、倉管之 流程研討有助於導入後系統介面操作之順暢度。

五 改善面之分析

案例公司中，表單流程運作需與下游協力廠商之溝通配合(譬如委外加工之 多次移轉單)。部分工作站作業人員之穩定度(或者說適任與否)需以于調整解 決，以提升整體系統運作效能。人事規章之考勤制度規定及加班費計算模式適 度調整，以增進系統作業效益。團隊的良性運作會增進其執行成效。

茲將案例公司描述中，關於個案公司管理資訊系統導入前、後之各別分析 在管理面構面以及與內部資源、外部環境因素間之交互影響下，將這七家公司 分析資料整合，做一整體面之分析、彙整，其明細如表 18 所示：

表 18

案例公司管理資訊系統導入前、後彙整分析表

構面 管理資訊系統導入前之作業管理 管理資訊系統導入後之成效分析 管理面 ◎倉庫零配件、半成品庫存數量控管

不正確。

◎無法有效掌控目標商品之歷史交 易資料。

◎成品存量無法即時掌控,造成業務 銷售面的困擾。

◎存貨無法有效管理及調撥,常造成 盤點浪費大量人力。

◎資訊無法有效的整合分析,統計耗 時又耗力。

◎作業因人而異, 表單化管理實施 不易。

◎對人員依賴性大,決策資訊取得困 難。

◎當組織快速成長,幹部儲備不易, 作業資訊未能套裝化。

◎人工作業費時,報表延遲完成,易 造成決策過慢。

◎文件報表零散製作,行政管理推動 不易。

◎資訊未透明化 , ,溝通時差大,協 調時間長。

◎偶有重覆採購,造成資金之積壓, 使得成本提高。

◎生管成本無法掌控。

◎各工作站人員學習意願之調整。

◎組織未能發揮應有之績效。

◎專案負責人之適任度。

◎ISO 表單與系統分離重覆作業。

◎各部門數字與數據無法勾稽。

◎管會與稅會無法合一。

◎財務資金運算作業不易。

◎無法正確定出安全存量。

◎倉庫庫存數量控管趨於正確。

◎商品銷售比率資料全盤掌控,計 劃採購提高週轉率。

◎商品獲利率變化可即時統計,增 加競爭力。

◎可簡化採購,倉管人員的工作程 序。

◎即時掌控最新庫存之資訊 ,依 庫存類別分類管理。

◎標準化的作業流程,降低溝通協 調時間。

◎人員異動時,交接時間縮短,效 率也提高。

◎各部門資料 彼此整合,減少重 覆性作業 ,降低人工成本。

◎報表即時產生,提供組織決策者 最新資訊。

◎縮短運算,過帳,部門協調等重 覆運作時間,落實了電腦化的省 時,省力的原則。

◎隨時清楚掌控各部門之進銷存 明細表,可靈活運用調配資源。

◎生管成本估算掌控能依一定計 算模式推估。

◎獎懲制度之實施有效增進各工 作站人員學習意願。

◎專案負責人對於 MIS 掌控度增 加有助於管理資訊系統導入之 後續成效。

◎減少工作時間,提升工作品質。

◎表單作業說作一置。

◎各部門數字與數據可勾稽。

◎管會與稅會可以合一。

表 18 (續)

◎各部門數據無法正確增加採購頻 繁度。

◎庫存數值不正確無法充份將資產 負債表與損益表正確表達。

◎庫存與帳款日期的不對應(25 日 次月結的問題)。

◎快速掌控財務資金的預估及正 確。

◎透過系統數據定下安全存量。

◎定期定量採購。

◎財務的資產負債表與損益表客 觀表達。

◎庫存與帳款日期一致性。