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世界各國普遍面對財政的困境,及民眾對組織精簡的共同課題,

即要如何形塑小而美的政府。我國中央政府為符合民眾的期待於民國 99年起進行組織再造,其改造核心主要為行政院組織架構的調整與整 併,組織編制調整作業的重點即是業務、結構、人力三面向,其規劃 目標為強化組織功能,明確績效課責、縮減機關數量,維持合理規模、

健全決策機制,改變組織文化、減少行政成本,提升為民服務品質。

1997年起全國戶政事務所已全面實施戶政電腦化,行政效率與便 民服務的提升似如影隨形的和戶政所緊密連結,更是長久以來戶政所 追求的目標,同時隨著社會環境的快速變遷,民眾對公共服務的需求 和問題解決能力,已經是日趨高標準且多元化和複雜化,而且民意日 漸抬頭和高漲的背景下,面對如此種種的變化,組織再造與組織變革 確實有必要,以因應外在變化,並可藉此回應與滿足民眾對公共服務 的需求,並提升行政效率。

此次高雄市政府藉由戶政事務所整併欲達到撙節人事費用、提升 行政效能、活化人力資源等目標,經由透過內外部顧客的資料分析得 知,撙節人事費用效益因為整併戶所數量僅11所,如整併時應全面性 與通盤性的就機關性質、配置資源、城鄉差距、各行政區文化特色和 區域大小、內外部顧客的需求與建議、外在環境主客觀因素等方面來 考量。或將全市戶所一次整併完成或併入他機關如區公所等,無不希 望能對降低人事成本,改善財政問題更有助益,且使整併的進行能更 順利不受阻礙;至於提升行政效能、活化人力資源等效益,內外部顧 客則是多數認為有達到目標,以內外部顧客所提出看法,行政機關可 以採取措施,如「網路代替馬路」,透過資訊化整合民政、社政、警 政、衛生的資源聯合服務,達到資源共享且可善用彼此的人力調度、

降低戶政規費;減少戶籍謄本用量並提高使用電子謄本,以達到節能 減碳功效、集中辦公免除奔波、修訂便民利民的法令、加強宣導戶政 便民相關訊息與措施等,來回應內外部顧客的需求與建議,期望能更 進一步的來提升效率與人力彈性運用。

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為了滿足民眾對戶政工作的要求,戶政事務所整併後,除例行性 的戶籍登記作業外,戮力推展各項便民措施、行政創新服務;並加入 跨領域如外交部、健保署、稅捐、地政、自來水等機關合作來達到創 新的便民措施;若範圍為跨縣市服務者,因各縣市政府服務的時間不 同,資料無法即時處理,故可先行協商訂定統一規範,進行全國連線 作業,即可提升服務效率,如每週六上午彈性上班服務措施時間,及 與離島業務行政協助等,均屬跨機關便捷服務具體的多元性作法。

綜觀以上,內政部為戶政的中央主管機關,法令係以戶籍法及其 施行細則為主要規範,且採行全國一致性的戶役政資訊作業系統,因 此,就算縣市合併在戶政作業上差異是不大的,反而是合併後對地方 單行法規的適用、員額編制與財務經費的分配、組織文化的調適等方 面有待磨合及調整,而戶所整併的確可達到減少人事成本支出及解決 財政困難,並因整併而提升行政效率,且整併後人力的確能更活化及 更彈性運用,在同仁齊心協力下,服務品質不斷提升,更大幅提升民 眾滿意度。因戶政事務所為民眾與政府機關接觸最為頻繁部門之一,

屬第一線為民服務之機關,因此民眾對政府機關的第一印象及觀感,

常來自於戶政機關服務人員親切態度、快速的行政效率、良好的服務 品質及舒適的洽公環境,故各戶政事務所應建立良好內部管理機制,

以維護戶政機關優質和高滿意度的形象,並應持續保持優異的服務、

吸納多元觀點、凝聚向心力,期望未來戶政績效能日見卓越。惟目前 高雄市戶所整併仍有下列問題尚待處理分別說明之:

一、整併結果與整併目的未盡相符

「效率提升」與否,應從受服務對象之角度衡量,而戶政機關的 服務對象一為民眾,二為其他行政機關,但民眾對整併與否的關切程 度並不高,且對整併後效率之提升並無明顯感受;至於其他行政機關 則認為公文往來對口為中心所,若須由辦公室協處事項則須多一層級 轉達,往返間效率不增反減。

在「異業整合、跨域合作」部分,無論目前所推行之社戶政業務 整合、護照人別確認、自然人憑證核發及異動資料跨機關通報服務,

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或明年即將試辦的代發健保卡業務,實際上與戶政機關整併與否並無 關聯,換句話說,不整併也能施行相同的異業整合工作。

在「升遷管道暢通」部分,因主任職務列等提高至薦任九職等,

將有助中、高階之覓才,提高戶政以外人才進入戶政機關之意願,確 可使戶政機關注入新活力,然因秘書及股長職務列等並未隨之提高,

而仍以薦任第七職等編列,此一組織編制將造成基層戶政人員在薦任 七至八職等之升遷序列造成斷層,料將造成大量基層戶政人員在面臨 升遷抉擇時,僅能選擇離開戶政機關至其他機關,值此,對於技術性 及專業性要求較嚴謹之戶政機關而言,將面臨不斷培訓新人之窘境,

對戶政長遠發展而言,並非利多。

二、組織變革產生之內部衝突亟待消彌

在「領導統御的危機」部分:升遷之主任與降調秘書或股長之主 任,在整併過程中為了爭奪職位所掀起的刀光劍影尚未平歇之際,隨 即於同一處所辦公並即要求雙方能屏除前嫌,實乃強人所難,而當局 者並未能提出更有效的對策以為因應,故在短期內,主任的領導統御 將面臨極大的挑戰。在「辦公室負責人非法定職務」部分:目前各戶 政事務所駐外辦公室多無主管人員,而是以職務指派的方式派任負責 人,惟辦公室負責人非法定職稱,無領導統御權,更無實質之主管加 給,要求資深同仁在權責不符的體制下擔負起辦公室業務成敗之責,

除對擔任辦公室負責人之同仁未盡公允外,勢必將造成後續責任歸屬 及課責不易之窘境。

三、提升服務績效除效率、效能外,滿意度才是關鍵

近年來戶政機關強調的績效提升,多屬效率及效能層面的提升,

舉凡社戶政業務整合、代發自然人憑證、跨機關通報戶籍資料異動之 服務、護照人別確認、健保卡受理換領及補領申請及星期六延長服務 時間…等措施,均是著重在量化數據的表現上,但對於滿意度方面如:

員工工作感覺及情感反應或民眾對戶政事務所服務之深層感受等質 化因素,卻無任何政策決策者提及。

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服務品質是否符合期待,則在於工作人員的服務態度,而其根源 係為個人對工作所抱持的價值觀。而本研究發現,近年來戶政事務所 提供的服務雖然獲得民眾多數肯定,但整併後各機關員額雖未減少,

但因人事及主會計人員未從事戶政業務卻仍佔戶政缺額、社戶政業務 須從戶政人員中抽調2-3員專辦此項業務,倘若加上即將推行的星期 六延長上班服務,戶政人員的工時及工作壓力都因此次整併而大幅提 升,若再將職務列等出現斷層之因素納入,內部人員的工作價值觀及 態度都將隨之發生質變,日後影響戶政服務品質亦在意料之中。

本研究組織再造及行政革新的理論,再參考屏東、台東等多個縣 市整併之研究,對高雄市戶政事務所整併提出建議如下:

一、朝多元化行政中心設置(合署辦公)

戶政整併是大趨勢,但終究僅是一個機關,或許有跨機關合作,

但僅是透過平台的合作,若涉及辦理更多機關事務時,仍需往返奔波 各機關之間。若將來考量行政區域劃分後的便利性,應是朝向多元機 關設置努力,高雄市可將幾個行政區劃分為「大區」,設立「大區」

行政中心,整併「大區」內各區區公所及戶政事務所,甚至清潔隊與 衛生所也能一塊整併,一處洽公,全部完成,服務好效率又快,實是 公部門與民眾的期待。像日前審計部已指出,全國各縣市的龐大人事 成本及公務支出加重,已加重財政負擔,排擠建設,有些縣市政府應 提出多數民眾可以接受的行政區整併方案,先將轄區較小及財政困難 的鄉鎮市加以合併,避免資源浪費,改善行政效能。可見整併不只戶 所,連鄉鎮市也因財政問題需整併。行政區域劃分調整及國土重新規 劃似已箭在弦上,蓄勢待發。

另也可考慮將戶所併予區公所單獨設置戶政課,因有些民眾常常 認為戶政所本就屬於區公所管轄,有時會跑到區公所辦理戶籍案件,

才被告知戶所是一隸屬民政局的二級機關,不同於區公所。建議回到 當初民國60年代隸屬區公所或鄉鎮市公所轄下的一課,戶警合一有其 時代背景的意義,同樣戶警分立也是,在此不討論其背後含義,若真 要達到撙節人事成本,回歸鄉鎮市區公所轄下設課,可精簡相當的人

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力,又可達到人力彈性運用與活化升行政效率。以高雄市為例若真如 此整併,一年省掉的人事費用絶對相當可觀。 37 所主任與秘書和課

力,又可達到人力彈性運用與活化升行政效率。以高雄市為例若真如 此整併,一年省掉的人事費用絶對相當可觀。 37 所主任與秘書和課