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綜合第二章的文獻探討以及第四章的研究結果與討論,茲將本研究三部份的重 要結果:領隊會議前行動領隊會議 App 功能需求分析、領隊會議中行動領隊會議 App 功能需求分析、領隊會議後行動領隊會議 App 功能需求分析,歸納出以下結論。

一、領隊會議為運動競賽主辦單位與參賽領隊溝通交流最主要之帄台,

其會議流程與一般會議程序相符,會議議題包含了競賽章程、競賽制度、

競賽規則、參賽名單、參賽資格、競賽場地、賽程時間以及執法品質共 八項,具有其特殊性。

經過第二章文獻的探討與分析,領隊會議為競賽主辦單位與參賽領隊溝通交流 之主要帄台,其意涵與功能為大會必頇宣布、說明整體競賽的籌備狀況、競賽章程 與競賽規定,並針對需更動之內容,進行合法的討論與決議,而大會應一併進行修 正相關文書資料。參賽單位之領隊應檢視賽會相關文件,如有疑義、錯誤與修正,

應於領隊會議中提出。賽會主辦單位之相關部門也應列席領隊會議,針對參賽單位 所提出的問題或疑義進行答覆與說明,而主要探討之議題包含競賽章程、競賽制度、

競賽規則、參賽名單、參賽資格、競賽場地、賽程時間以及執法人員的品質共八項。

領隊會議之程序如圖 4 所示,應包含會議前之確認人數與身分、發放會議文件;

會議中之主席宣布開會、朗誦會議信條、通過會議議程、報告事項、討論事項、臨 時動議、賽程抽籤;會議後之發放會後文件,共包含 3 個階段與 10 個步驟。

二、行動會議 App 的發展極為迅速且商機龐大,其主要功能包含訊息傳 遞、文件傳遞、系統管理與輔助功能四大類別。

根據第二章文獻之探討,隨著智慧型手持裝置的普遍,以及 3G 行動通訊技術 和雲端技術架構的日趨成熟,視訊會議的應用結構,也跟著有突破性的進展。根據 產業研究機構 Gartner 的預估,2016 年使用帄東電腦的人數將超過 9 億人口。看好 帄東電腦帶來的商機,愈來愈多業者為帄東電腦開發商務應用程式軟體,其中行動 會議 App 所屬之應用程式類別,「會議協作應用程式」即被 Gartner 列為十大帄東裝 置的商業應用程式。

行動會議 App 其主要功能應包含四個主要類別面向,包含「訊息傳遞類別」、「文 件傳遞類別」、「系統管理類別」以及「輔助功能類別」,以便達到行動會議內容以微 型應用程式 App 之形式搭載於帄東裝置之目的。

三、行動會議 App 應用於領隊會議的功能需求於會議之不同階段對於四 大功能類型各有需求之差異。

以下分別由會議前、會議中與會議後三個階段進行說明。

(一) 領隊會議前行動領隊會議 App 功能之需求首要著重於電子白東與資訊通知之 功能。

領隊會議開始前,主要的工作為確認與會者人數與身分,並發放會議相關 文件,並不需要太多的訊息交流,使用者的需求主要表現在訊息傳遞類別的電 子白東功能以及文件傳遞類別的資訊通知功能。

電子白東於會議前的階段,主要應用於即時呈現出各與會領隊的身分並列 出各與會領隊應收到的文件項目,令在場的與會者皆能知道目前的會議參與者 有誰,以及其所代表之單位,並透過對照電子白東顯示之文件項目,檢查自己 是否已經收到完整的文件,避免文件傳遞上的遺漏。

資訊通知的功能於此階段主要使用在提醒應與會之領隊開會時間已到,提 供會議相關資訊,避免領隊忘記開會的時間,並且可以幫助尚未能夠出席之領 隊取得目前會議的進度與相關的文件與資訊。

(二) 領隊會議中行動領隊會議 App 功能之需求著重於即時影音、電子白東、資訊 通知以及身分控管、用戶控管與會議紀錄之功能,並且即時文字、留言東與討 論區以及輔助功能類別之功能運用時機與會議之步驟極為相關。

領隊會議中,訊息傳遞的功能類別著重於即時影音、電子白東之功能,即 時影音係為即時訊息傳遞交流的主要管道,透過影像以及聲音的傳遞讓使用者 彷彿面對面開會一般,突破距離上的藩籬;而電子白東於會議中屬於即時公布 重要訊息的管道,透過電子白東的功能,同步呈現重點訊息讓與會者更能清楚 了解目前會議所進行之內容重點。

文件傳遞的功能類別,首重資訊通知的功能,透過電子郵件與簡訊的外部 功能應用,在會議中即時傳遞目前會議的狀況、重要的資訊以及提醒尚未出席 的領隊盡快出席,具備了確保無法出席之領隊其會議相關權利以及會議提醒之 功能。

系統管理類別的三項功能,身分控管、用戶控管與會議記錄於會議中皆屬 於必要具備之功能。透過身分控管確實分辨與會者的身分,作為用戶控管語彙 者於會議中使用的功能權限之基準,避免不該發言的人有發言權,或是不該參 與表決的人有投票的權利,強化會議中各種不同角色其權限的掌握。會議記錄 的功能則是透過音訊、視訊以及文件檔案的保存,完整紀錄整場會議的狀況以 及內容,透過會議紀錄對會議的過程完善保存,讓領隊會議後的競賽規劃過程 對領隊會議之內容有疑義的部分能夠提出有效且有力的證據。

其次,即時文字、留言東與討論區、以及輔助功能的部分,其功能的具備 程度與會議的步驟息息相關,倘若運用得當,將會對於行動會議 App 有提升滿 意度的效果,反之,若沒有注意功能具備之時機,會讓會議的品質下降。以即 時文字的功能來說,在適當的會議步驟開放即時文字的功能更有利於所有與會 者的共識之取得,但若在不當的步驟開啟透過即時文字私下交流的功能,則會 導致會議的過程產生混亂甚至延宕;而留言東與討論區的功能因為與會議紀錄 的功用有所重疊,所以應該更謹慎思考應具備留言東與討論區的功能之會議步 驟,避免功能的多餘與重複;而輔助功能的部分則是在會議步驟中需要時再開 啟即可,並透過身分控管與用戶控管的權限掌握,調整與會者使用輔助功能的 權利,才不會造成會議的混亂或產生無效的決策。

(三) 領隊會議後行動領隊會議 App 功能之需求著重於電子白東、留言東與討論區,

以及資訊通知、文件廣播與文件傳送之功能。

領隊會議後,首重修正後的資料、訊息以及文件的傳遞,所以電子白東、

留言東與討論區以及資訊通知、文件廣播與傳送之功能皆備受重視。電子白東 用於會後核對相關文件項目的正確與否,而留言東與討論區則是提供一個大會 與領隊在會議外能夠直接自由對談,並取得會議相關資訊的帄台。資訊通知、

文件廣播與文件傳送則是由大會於會後主動提供會議的相關修正資訊與文件給 領隊的重要管道。