Generación de documentos corporativos con revisiones, tablas de contenido,

tablas de ilustraciones e índices

En este apartado, aprenderás a realizar las acciones necesarias para que tu documento tenga un acabado profesional, aprovechando las herramientas de revisión, verificaciones de ortografía y gramática, sinónimos, traducción; e inclusión de tablas de contenido, tablas de ilustraciones y de texto que den referencia tanto a las imágenes, tablas e ilustraciones, como a los índices que integran el documento. Notarás que estas herramientas, sobre todo las últimas, permiten ahorrar mucho tiempo al hacer modificaciones al contenido del texto, pues se enumeran automáticamente (evitarás revisar todo el documento para confirmar que los índices y referencias son correctos).

Revisión: ortografía y gramática

Una de las tareas principales y más útiles que realiza el procesador de textos es la revisión ortográfica y gramatical.

Esta sencilla rutina permite que los documentos tengan un acabado más profesional al eliminar los errores que inevitablemente cometemos al escribir un documento, del tipo que sea, a veces por la rapidez de su elaboración debido a la premura de

Documento con el que vamos a trabajar el tema Revisar.

Ubicación de la herramienta Ortografía y gramática en la cinta de opciones Revisar.

Vamos a realizar la revisión del documento que se muestra en la imagen²⁷, “Steve Jobs presenta el iPad2” (El Universal, 2011), que hallarás en la carpeta de documentos de práctica. Una vez localizado, seleccionamos el menú Revisar/Ortografía y gramática, el cual desplegará la siguiente ventana con la que iniciaremos la revisión:

27 Obtenido del sitio de El Universal, en http://www.eluniversal.com.mx/articulos/63154.html.

Consultado el 3 de marzo de 2011.

Ventana de trabajo con la aplicación de la herramienta Revisión ortográfica en proceso.

El cuadro que aparece en la herramienta presenta una pantalla con la imagen de nuestro texto y en color rojo la palabra que actualmente se está revisando. En la parte de abajo, hay una lista con las sugerencias que el diccionario propone; y en la derecha, una serie de botones con diversas opciones de trabajo que dirigirán el resultado final. Las opciones posibilitan lo siguiente:

Omitir una vez. Permite que la palabra sea ignorada debido a que es un nombre propio, una ciudad, siglas, o cualquier otro que no sea propiamente un error, y que deberemos pasar en esta ocasión. En el ejemplo, la palabra Jobs, que es un apellido, será omitida de la revisión por que está bien escrito.

Omitir todas. Tiene la misma función anterior, pero lo hace con todas las palabras que encuentre similares en todo el texto, para no reiterarlo cada vez que aparezcan.

Es muy útil y ahorra mucho tiempo. Por ejemplo, omite la indicación de error en todas las palabras Jobs que se encuentre.

Agregar al diccionario. Permite que una palabra que no identifica como válida, por ejemplo, un apellido, lo incorpore al diccionario, de modo que posteriormente no la indique como error (es posible eliminarla después del diccionario). En el ejemplo, Jobs se incluye en el diccionario.

Revisión ortográfica a partir de la barra de estado.

Cambiar. Posibilita sustituir la palabra que está marcada con rojo por alguna de la lista si es que ésta da un mejor resultado o es la correcta. Si en el ejemplo Job fuera la palabra correcta, se sustituye por Jobs.

Cambiar todas. Igual que el anterior, pero lo hace con todas las palabras que se encuentre en el diccionario. Es conveniente hacer esto cuando estemos seguros que la palabra se escribió incorrectamente, pues al momento de seleccionar esta opción lo cambiará en todo el texto.

Autocorrección. Es útil cuando queremos que las correcciones se cambien de manera automática, en algunos casos notarás que al escribir una palabra mal, por ejemplo, “accion”, al dar espacio para escribir la siguiente, la corrige

automáticamente por “acción”. Lo mismo sucede con los acentos y algunas letras en mayúsculas, siempre y cuando estén incluidos en el diccionario personalizado.

Cuando está activado el botón Deshacer, es posible revertir un cambio en las palabras.

Gramática. Cuando se encuentra una frase en la que alguna palabra no está necesariamente mal escrita, pero no coincide con la gramática del texto, Word lo indicará con una línea verde. En este ejemplo la palabra “cámara” no está mal escrita, pero no hace concordancia con “dos”, plural. Así, si existe la opción

“cámaras” en la lista de sugerencias, se incorpora presionando el botón Cambiar, con lo que el párrafo sombreado queda corregido.

Autocorrección presenta dos formas: corrección automática de texto mientras se escribe e inserción de texto mediante entradas o palabras clave (véase el glosario al final de esta unidad).

Observaciones:

Si marca como error una palabra y está bien escrita, puedes Ignorar, Ignorar todas o Agregar al diccionario.

• Para cambiar el idioma de la revisión, utiliza Definir idioma.

• En todos los casos, puedes seleccionar las opciones de la cinta de herramientas, o con el botón derecho del ratón utilizar las opciones más comunes, para ahorrar tiempo.

• Si no se ofrecen opciones válidas de corrección, realízalas tú mismo dentro de la ventana de trabajo.

• Asimismo, se puede seleccionar una parte del texto y la revisión ortográfica solamente se realizará en ésta. Al terminar el programa, solicita empezar desde la parte más alta del documento.

Ventana de trabajo con la herramienta Revisión de gramática aplicándose.

Revisión: sinónimos

Ubicación de la herramienta Sinónimos en la cinta de opciones Revisar.

Para lograr que los documentos tengan un acabado más adecuado a diversos ambientes, a veces conviene utilizar un lenguaje más diversificado. En este caso, Word nos provee de un diccionario de sinónimos muy sencillo de utilizar.

Emplearemos el mismo documento que se utilizó para la herramienta de Ortografía.

, el cual se encuentra en la carpeta Documentos. La pantalla que se obtiene al seleccionar el comando Revisar/Sinónimos se muestra a continuación. Lo primero es marcar la palabra que deseamos sustituir y accionamos la herramienta Sinónimos. En este momento, aparece elPanel de Referencia/ Sinónimos. En el listado propuesto, hará una separación entre adjetivos, sustantivos, antónimos, etcétera; debemos ubicar el contexto de la palabra en nuestro documento.

Ventana de trabajo con la herramienta Sinónimos aplicada.

En este caso, existe la opción de adjetivos (adj.) y la palabra que más se ajusta a nuestro párrafo es “precursor”, por tanto, la seleccionamos en el panel y aparece una lista con las opciones:

Observaciones:

Se puede emplear el botón derecho delratón para acceder a la opción de sinónimos

Para obtener el resultado de la traducción, previamente hay que colocarnos en la palabra que deseamos comprobar, sin necesidad de seleccionarla toda.

• Cambia la palabra seleccionada en el texto por la escogida en el listado.

Insertar.

• Incluye la palabra en el portapapeles para colocarla en otra parte del documento, por medio del pegado.

Copiar.

• Hace un enlace con la palabra nueva (en este caso

“precursor”) y otra vez busca en los sinónimos para llegar a un resultado más completo. Si se desea ampliar el entorno de la búsqueda, se pueden utilizar al final en el panel las opciones Búsqueda en otros libros de referencia o en otros sitios en Internet (se requiere conexión).

Buscar.

Revisión: traducir

A veces necesitamos conocer el significado de alguna palabra o frase para decidir si la aplicamos o no, o si corresponde al contexto de nuestro trabajo. En este caso, utilizamos la herramienta Traducir. Empleamos, de la misma manera que en los sinónimos, con el texto de Steve Jobs presenta la iPad2”. La forma como usaremos esta herramienta es similar a la de los sinónimos. Primero, seleccionamos la palabra o frase en la que tenemos duda; y después aplicamos la herramienta situada en el menú Revisar/Traducir.

Al abrir la herramienta, aparece el cuadro de diálogo mostrado en la figura, el cual permite seleccionar, de una serie de opciones disponibles, la palabra que mejor se ajusta al contexto en el que se está trabajando. En nuestro ejemplo, se seleccionó previamente la palabra “jersey” y el traductor nos ofreció diversos resultados:

“masculine jersey, sweater, pullover; jumper de mujer; cardigan”; así, entendemos que un jersey es la prenda de color negro que tiene puesta la persona de la foto.

Las opciones de traducción permiten entender el contexto de una frase, a través de la traducción de una palabra a otro idioma diferente. No sustituyen texto ni modifican el contenido de nuestro documento.

Ubicación de la herramienta Traducir, en la cinta de opciones Revisar.

Observaciones:

Se puede emplear el botón derecho del ratónpara acceder a la opción de Traducir.

Para obtener el resultado de la traducción, hay que colocarnos previamente en la palabra que deseamos comprobar, sin necesidad de seleccionarla toda.

Revisión: comentarios

Los comentarios sirven para agregar alguna palabra o frase, o comentar el contenido del texto, para una revisión posterior o hacer modificaciones (revisiones de estilo, o simplemente para agregar información al revisor que permita comprender el contexto de la información presentada en el documento).

Ventana de trabajo con la herramienta Traducir aplicada.

Retomando el ejemplo del documento “Steve Jobs presenta la iPad2”, haremos el comentario a la palabra “iPad”, para lo cual efectuaremos el acceso a la herramienta Revisar/Comentarios/Nuevo Comentario, que nos desplegará una ventana de opciones como la que se ofrece a continuación:

En la ventana de trabajo se observan los siguientes elementos:

1. Cintilla de opciones, con la herramienta Comentarios activa y la posibilidad de eliminar uno o más comentarios del documento.

2. Palabra seleccionada previamente para obtener la opción de Comentario.

3. En este globo se coloca el comentario, que al ser escrito hará referencia a su autor, y distribuirá temporalmente la información del texto hacia la izquierda, para dar espacio a la zona de comentarios.

Ventana de trabajo con la herramienta Comentarios en funcionamiento.

Como podrás distinguir, los comentarios no modifican el contenido del texto, más bien amplían su significado, pues el revisor podrá encontrar información adicional que en el texto no podrá incluirse. Es factible, sin embargo, que los comentarios no se muestren, debido a la necesidad de impresión del texto original, así como imprimir la hoja con los comentarios. En este caso, se acude a la opción Revisar, y en la herramienta Seguimiento/Mostrar Marcas se puede deshabilitar la muestra de comentarios y otras entradas agregadas.

Observaciones:

 Se puede usar el botón derecho del ratón para eliminar un comentario, posicionándose en él.

 Si se desea solamente ocultar los comentarios, pero no eliminarlos, se acudirá a la opción Mostrar marcas y Des-seleccionar comentarios.

 Los comentarios sirven cuando son breves.

 Cuando es necesario que el comentario forme parte del texto, se recomienda emplear otro tipo de entradas, por ejemplo, la Nota al final del documento o la Nota al pie de página.

 El comentario se puede combinar con la herramienta Control de cambios, para que amplíe la información solamente al revisor de estilo, no al lector final.

Herramienta Seguimiento, con la opción Mostrar marcas habilitada.

Revisión: seguimiento y control de cambios

El Control de cambios es una herramienta muy útil para el procesamiento de los documentos, ya que permite registrar observaciones, comentarios, eliminaciones, inserciones, etcétera, que se le van agregando a los documentos en el transcurso de las revisiones de estilo y técnicas a que se ven sometidos, previo a su publicación o distribución.

Al activar esta herramienta desde la opción Revisar, se puede manipular la forma como serán mostrados los cambios que se hagan a la documento. En este caso, tomaremos el documento “Consejo Ciudadano alerta sobre uso de redes sociales”²⁸,(El Universal, 2009). Le haremos una serie de comentarios respecto a su contenido, los cuales se integrarán usando el Control de cambios, con el revisor que denominaremos ACC.

28 Obtenido del sitio de El Universal, en http://www.eluniversal.com.mx/notas/578501.html.

Consultado el 28 de febrero de 2011.

Ubicación de la herramienta Control de cambios en la cinta de opciones Revisar.

Documento con el que se va a trabajar Control de cambios.

Lo primero que necesitamos es el documento a revisar (lo bajamos de la carpeta de Documentos de los anexos del material). Una vez en pantalla, abrimos la opción Revisar/Seguimiento/Control de cambios. Damos de alta las siglas de la revisión, ACC. Al seleccionar Cambiar nombre de usuario, aparece un cuadro de diálogo para que se coloquen las opciones correspondientes a la identificación del autor de las revisiones, las cuales se refieren al nombre del usuario del equipo y las siglas.

Este cambio aplica para todas las referencias que tengan que ver con el usuario del equipo, sea para cualquiera de los programas de la suite Office (Word, Excel o PowerPoint.), e incluso para algunos de los procesos de Windows.

Una vez que se ha indicado el usuario, haremos una modificación en el formato del primer párrafo, puesto que no está alineado: pedimos que se justifique. En este caso, se mostrarán los cambios con el nombre del usuario y se apreciarán en línea, o sea en el panel de revisiones situado a la izquierda del texto. Si se pidieran en globos, los ofrecerá a la derecha.

Cambio de siglas y nombre de usuario, para el Control de Cambios.

Una vez aplicado el cambio, la imagen queda así:

Notemos los siguientes elementos:

Al mismo documento le haremos un cambio

eliminando parte de la información, en este caso la frase “(Foto. Archivo)”, del 1. En el panel de revisores, aparece un cambio en el formato, efectuado por Alfredo Corona (usuario seleccionado); y el formato dice: Justificado (es el cambio realizado).

2. El párrafo seleccionado que fue modificado aparece con el cambio aplicado.

3. Se muestra en la parte superior un resumen de los cambios.

4. La herramienta Seguimiento muestra la opción Panel de revisiones activada.

Ventana con el panel de control de cambios funcionando.

Aplicación de las opciones para la revisión.

segundo párrafo. Aquí vamos a solicitar que la información eliminada se mantenga en la pantalla, pero la tacharemos para distinguirla de lo agregado: “(Foto: El Universal)”. Para esto, acudiremos a la opción Revisar/Control de Cambios/Cambiar opciones de seguimiento, para que aparezca el siguiente cuadro en el que verificaremos las condiciones citadas: Inserciones (subrayado), Eliminaciones (tachado), Comentarios (por autor), Control de formato (seleccionado), Globos: Mostrar líneas de conexión con el texto (seleccionado), y otras que consideremos útiles para la revisión. En la siguiente imagen, aparece el cambio aplicado mostrando la parte de información eliminada, así como la indicación de la información que se ha adicionado al texto, en el globo de la derecha. Al aceptar estos cambios, uno por otro será sustituido.

Notemos los siguientes elementos:

Aplicación de los cambios por medio del panel de cambios en globos.

Para hacer un comentario sobre alguna información del texto, utilizamos el elemento Comentario; en este caso se integra al panel para que aparezca junto a los cambios realizables. La imagen de un comentario a la referencia web del pie de foto sería de la siguiente manera, sin olvidar que se debe seleccionar una parte del texto para que enlace el comentario:

1. En la cinta de opciones, el control de cambios está activado, y se seleccionó la opción Globos para mostrar los cambios, en lugar del panel de revisores vertical izquierdo.

2. Se solicitó que las marcas aparecieran como Marcas mostradas originales para conservar a la vista lo que se pueda llegar a eliminar.

3. El cambio anterior se actualiza. No aparece el nombre del autor, pero conserva, para distinguirse de otros, el mismo color. En este caso, la modificación está indicando Formato justificado del párrafo modificado.

4. La información que se sustituye aparece como Insertado, en este caso El Universal.

5. En la parte izquierda del texto en que se encuentra la modificación, aparece una línea vertical para poder localizar zonas modificadas rápidamente.

6. La información que se eliminó en el texto “(Foto: Archivo)” aparece tachada.

Adición de un comentario en el texto, para el Control de cambios.

Para aceptar un cambio dentro de la revisión que se esté efectuando, ignorar el cambio propuesto, pasar al siguiente o regresar al anterior, usaremos los botones de opción que propone la herramienta Cambios, localizada a continuación de la sección Seguimiento.

Referencias: tabla de contenido

Si se saben explotar las características de Word, resulta bastante conveniente y sencillo. La posibilidad de agregar elementos automatizados ahorra mucho tiempo en la edición y correcciones posteriores. La tabla de contenido se puede crear después de terminar el texto o hacerse de manera simultánea. Una tabla de contenido automática permite hacer tantos cambios al documento como sean necesarios, y aunque se recorran muchas páginas, imágenes, tablas, etcétera, siempre existirá la posibilidad de actualizar la tabla y se reenumera el índice.

A cada una de las entradas para la tabla de contenido deberá asignársele un estilo.

Inicialmente, se puede considerar el Nivel 1 para las entradas de temas generales;

Nivel 2 para los sub-temas más importantes; y Nivel 3 para sub-sub-temas. Para explicarlo, utilizaremos el documento “La computación en México”²⁹, (Cinvestav, 2008).

29El contenido de este material es una adaptación del documento “50 años de la computación en México y 25 años de la computación en el Cinvestav”, en

Ubicación de la herramienta Tabla de contenido en la cinta de opciones Referencias.

Una vez en pantalla, revisaremos el título y le aplicaremos el estilo Título 1, ubicado tanto en la cinta de opciones Inicio/Estilos, como en la de opciones Referencias/Tabla de contenido/Agregar Texto/Nivel 1. La imagen antes y después de aplicar el estilo es la siguiente:

Se puede notar que han sido cambiados el estilo, tamaño y posición de la fuente, misma que adopta del estilo de texto Titulo 1 para todas las líneas en que se aplique. Este nivel será para los temas principales.

Ahora apliquemos el estilo Título 2 para el primero de los temas secundarios.

Estilo Título 1 y Título 2 antes y después de ser

aplicados al texto.

Al aplicar estilos es posible hacerlo desde el texto original.

Se continúa con todo el documento, considerando el nivel de jerarquía que tendrán los temas y subtemas. Si se desea un tercer nivel para los sub-sub-temas, se utilizará el Nivel 3. Al terminar de marcar todas las entradas del documento, se coloca el cursor en donde se desee poner la Tabla de contenido (sólo una por documento) y se selecciona la opción Tabla de contenido, la cual nos ofrecerá uno de tres estilos aplicables: Tabla automática 1 con el encabezado Contenido, Tabla automática 2 con el encabezado Tabla de contenido y Tabla manual, con el encabezado Tabla de contenido (esta última permite colocar los nombres de cada entrada de manera manual, pero reconoce la posición de cada uno en el documento para la paginación).

En este ejemplo se observa lo siguiente:

4. En la cinta de opciones Inicio, se sitúa el cuadro de estilos aplicables en el cual podemos localizar los estilos Título 1 y Título 2 que sirven para crear una tabla de contenido. Aunque en el caso de los Títulos se aplica el modelo ya definido, con la tipografía que tiene el estilo; y en la herramienta de la Tabla de contenido, los estilos Nivel 1, Nivel 2 y Nivel 3 se aplican directamente al texto, sin modificar fuente ni tamaño.

1. Título principal con el estilo Nivel 1.

2. Subtema con el estilo Nivel 2.

3. Sub-subtema con el estilo Nivel 3.

Diferentes estilos aplicados a los temas y subtemas de un texto.

La diferencia entre usar la opción del menú Inicio y la del menú Tabla de contenido radica en que la primera cambia el estilo del texto base al modelo creado en los estilos; en cambio, la segunda no modifica la tipografía del texto, sólo aplica el nivel del estilo. La tabla de contenido creada (notando que se utilizó el modelo de Tabla automática 2) tendría la forma de la imagen. En cada uno de los niveles se aplicó una sangría para distinguirlos entre sí y verificar la jerarquía de los temas.

Para cada uno de los cambios efectuados en las entradas para la tabla, es necesario actualizar la tabla misma, pues no se efectúa de manera automática. Esto puede hacerse de dos formas: 1. Actualización sólo de los números de página, cuando se han modificado partes del texto y siguen siendo las mismas entradas de índice de tabla, pero en diferentes páginas; 2. Actualización a toda la tabla, cuando se han modificado partes del texto y se han agregado, eliminado o modificado entradas de índice para la tabla. Sobre la tabla de contenido, se puede emplear el menú Actualizar tabla, o por medio del botón derecho del ratón en el menú Actualizar campos, para actualizar la tabla completa o solamente los números de página.

Tabla de contenido aplicada al documento.