Integración de elementos a documentos como objetos ActiveX, calendarios, botones

de acción, objetos desplegables, y otros

En ocasiones, es necesario agregar objetos y elementos adicionales al documento, no sólo para hacerlo más vistoso, sino con el propósito de darle mayor funcionalidad.

Es factible agregar objetos gráficos que permiten hacer enlaces con otros documentos, hipervínculos; e incorporar imágenes que facilitan cierto grado de interacción, sobre todo cuando se enlazan con la aplicación original, es el caso de las gráficas y tablas creadas en otros programas y vinculadas con el documento de Word para su presentación.

Parte de estos objetos se verán en esta sección, para lo cual utilizaremos el documento “Cuestionario.doc”. El documento será modificado utilizando los objetos que formarán los campos del formulario, y quedará al final como “Formulario.doc”.

Insertar gráfico SmartArt

Actualmente, los trabajos y documentos electrónicos requieren mayor funcionalidad, ser más interactivos y sobre todo sencillos de crear y editar. En este rubro, Microsoft Office provee de una sencilla y útil herramienta, SmarArt, con la cual es posible crear gráficos para expresar información visualmente, con la posibilidad de elaborar listas, gráficos, diagramas de procesos, diagramas de Venn y organigramas.

En primer lugar, se debe tener una idea clara de la información que visualmente se desee compartir, ya sea un diagrama, lista, esquema, proceso, etcétera, de modo que sea más fácil introducir la información adecuada en la imagen.

Como se muestra en la figura, al solicitar la herramienta por medio de la cinta de opción Insertar/SmartArt, aparece una ventana con las diversas opciones que se describen a continuación.

Ubicación de la herramienta SmartArt en la barra de opciones Insertar.

Elección de un gráfico SmartArt.

1. Lista de todas las opciones para crear gráficos. Véase que el diagrama que representa la categoría es muy descriptivo del tipo de gráfico que se diseñará.

2. De la categoría seleccionada se muestra un catálogo de las diferentes variedades que pueden obtenerse de ésta. Se debe elegir la más parecida al diagrama que se quiera elaborar.

3. Una breve explicación de lo que representa este tipo de diagrama ayuda para una mejor selección. Al final presiona Aceptar.

Elegida la categoría y tipo del diagrama, procedemos a llenar la información en los recuadros de texto del mismo diagrama. Es posible ampliar la imagen para obtener el panel de captura, en el cual se coloca la información que será vaciada simultáneamente en la imagen del diagrama. Esto ayuda a calcular el espacio disponible para cada ventana de texto, pues ésta se va a autoajustar conforme se incluya el texto.

Para cerrar la ventana del panel izquierdo, basta con presionar “X” en la esquina superior derecha del panel. Considera que cada diseño ya contiene un estilo prediseñado, el cual puede ser modificado en color y tamaño, pero no en diseño ni cantidad de líneas (al llegar al máximo permitido en el objeto, no aparecerán en la imagen, aunque estén capturadas). Nota que en la figura superior la información que se capturó en el panel es la misma que está en el primer objeto de la pirámide.

La palabra “[texto]” no aparecerá en la impresión, más sí en el cuadro en blanco.

Edición de un gráfico SmartArt.

Para utilizar los objetos en un gráfico SmartArt, se emplea la herramienta Agrupar/Desagrupar. Para esto es necesario considerar que la imagen del gráfico puede seleccionarse y, por medio del portapapeles, copiarse y pegarse en otra zona del documento utilizando el comando Insertar/formas/Nuevo lienzo de dibujo.

Esta opción elimina la opción de recuperar las funcionalidades del gráfico SmartArt, pero permite usar las formas y diseño de cada uno de los objetos de su construcción. Una vez desagrupados los elementos, es imposible recuperar el grupo SmartArt, aunque se puede tener un mejor control de la forma y tamaño de los objetos.

Controles ActiveX³³

Un control ActiveX puede ser algo tan simple como un cuadro de texto, o algo más complejo como una barra de herramientas especial, un cuadro de diálogo completo o una aplicación pequeña. Los controles ActiveX se utilizan en sitios web y en aplicaciones de su equipo. No son soluciones independientes y sólo pueden ejecutarse desde programas de host, como Microsoft Office y Windows Internet Explorer.

Sin embargo, son muy eficaces porque son objetos COM (Modelo de objetos componentes): especificación desarrollada por Microsoft para crear componentes de software posibles de incluir en programas o que puedan agregar funciones a programas existentes que se ejecuten en sistemas operativos Microsoft Windows, y tienen acceso ilimitado a su equipo.

Los controles ActiveX pueden tener entrada al sistema de archivos local y cambiar la configuración del registro del sistema operativo. Si un intruso reutiliza un control ActiveX para invadir su equipo, el daño puede ser considerable.

33 Información obtenida de la ayuda de Microsoft Word en línea, consultado en la versión de Office 2007.

Cuestionario para convertir en un formulario.

Inserción de objetos para la creación de formularios

En esta sección, aprovecharemos las ventajas del procesador de palabras en la inserción de objetos para la modificación de un documento (cuestionario) y su posterior transformación (formulario). Para ello abriremos el documento Cuestionario_Tutor.doc, que contiene un documento con algunos campos para llenar, utilizando el estilo de tablas, líneas y espacios para su elaboración.

Esto resulta un poco difícil de utilizar, pues cuando se emplea la línea en el párrafo, al escribir se recorre y se desfasan los campos. En cambio, el empleo de tablas también permite conservar los campos en su lugar, pero no prevé que algunos datos se puedan consultar, lo que provoca errores en los datos empleados, por escribirlos incorrectos o no identificarlos en una lista preexistente.

Para hacer el formulario, en primer lugar, acudiremos al botón de Office, situado en la parte alta de la ventana de trabajo, para acceder a las opciones de Word. Ahí,

Herramientas para insertar Controles en la cinta de opciones Programador.

servirá para que podamos usar los botones y herramientas necesarios para la inserción de los objetos requeridos para el formulario.

La cinta de opciones Programador se integra a las barras de herramientas, como se comentó al inicio de este tema.

La barra de herramientas Programador se puede utilizar en cualquier programa de Office que se trabaje simultáneamente. Una vez que se integra a la barra de herramientas, es posible usar todas sus aplicaciones. La primera acción que emprenderemos será modificar el formato de la línea del nombre. En lugar de ocupar el guion bajo, aprovecharemos la caja de texto. Esta opción y otras más que aplicaremos se encuentran en la caja de herramientas heredadas del grupo de herramientas Controles de la cinta de opciones Programador.

Aquí sustituiremos el guion bajo por una caja que abarque el mismo tamaño del campo.

Habilitar la ficha Programador en las opciones de Word.

En una imagen de “antes y después”, se vería con tabla y línea de guion en la primera imagen; y con caja de texto, la segunda. La misma rutina se seguiría con los campos: “RFC”³⁴,

“Nombre de los estudios realizados”, “Institución”, y aquellos en los que sea factible colocar un texto libre que no recorra la demás información al ser introducida en los campos (SAT, 2011).

Para la información que se encuentre en un rango de variables, por ejemplo, “Grado Académico”, que implica los cuatro niveles: “Licenciatura, Maestría, Doctorado y Otro”, se usará otro comando, en este caso, cuadro combinado, con la creación de la lista mencionada antes. Para ello utilizaremos el botón Cuadro combinado, y una vez colocado en su lugar, elegiremos el menú Propiedades para hacer la lista.

Sustitución de tablas y guiones con objeto de caja de texto.

Edición del Cuadro combinado para

crear una lista desplegable.

En la imagen se muestra lo siguiente:

1. Lugar en el que se va a colocar el cuadro combinado.

2. Se selecciona Propiedades en el menú Programador/Controles/Propiedades.

Al aparecer el cuadro de diálogo, se pone un título para que el cuadro se presente en la pantalla con una referencia.

3. Para crear la lista, se presiona el botón Agregar, con lo que se adiciona una nueva entrada de la lista. En este caso, se colocaron “Licenciatura, Maestría, Doctorado y Otros”. Presionar Aceptar.

Este mismo elemento se puede usar con las mismas características, pero con una lista diferente, para el campo Nombramiento (“Técnico académico”, “Profesor Asociado”, “Profesor Titular”, “Investigador”, “Otros”), Nivel (“A”, “B”, “C”) y Antigüedad en la UNAM (valores desde “1” en adelante). La lista se detallará en cada caso.

En el siguiente apartado, se puede demostrar la utilidad de esta dinámica, pues en lugar de dos preguntas: “¿pertenece al S.N.I.?”³⁵Y “¿pertenece al PRIDE?”³⁶, se muestra una sola con las dos opciones usando una casilla de verificación, ya que puede tener uno, ambos o ninguno.

Notemos que en la parte baja de la ventana se ha insertado un cuadro de verificación identificado como CheckBox3, el cual, al dar clic con el botón de la derecha del ratón, ofrece el menú alterno con la opción Objeto casilla de verificación/Modificar, con esto se cambia el texto anterior (CheckBox3) por “S.N.I.”, (UNAM-FMVZ, 2011)“PRIDE”, (UNAM-DGAPA, 2011), etcétera.

35S.N.I. (Sistema Nacional de Investigadores).

36PRIDE (Programa de Primas al Desempeño del Personal Académico de Tiempo Completo).

Una diferencia entre las casillas de verificación descritas anteriormente y las de opción, es que estas últimas son mutuamente excluyentes, o sea, se debe seleccionar una u otra, pero no más de una; de aquí la necesidad de colocarlas para los niveles tanto del S.N.I. como del PRIDE.

Vamos a situar cinco niveles para cada uno. Luego, se editarán para hacer los dos grupos. Esta edición se aplica al obtener las propiedades del objeto: primero se cambiará el texto sustituyendo en este caso “OptionButton” por el nivel correspondiente.

Observaciones:

La mutua exclusión de los botones de opción funciona para aquellos identificados en el mismo grupo, por lo que, de existir dos o más planteamientos que requieran este objeto (por ejemplo, el S.N.I. y el PRIDE que tienen diferentes niveles), se debe identificar cada grupo con una palabra clave.

Observa la siguiente imagen en la que se editan las propiedades del campo

“Candidato” del grupo “Niveles del S.N.I.”, y verifica la línea GroupName en la que se coloca la etiqueta “s.n.i.”.

Modificación de Casillas de verificación y Botones de opción.

La edición de propiedades para el campo mencionado en la sugerencia se aprecia en la imagen siguiente, en la que damos clic a Candidato, seleccionamos propiedades y en el campo

“GroupName” colocamos la etiqueta “s.n.i.”; para el grupo del nivel de PRIDE, situaremos de igual manera a todos los elementos de esta opción, la etiqueta “pride”.

Con esta acción se garantiza que la exclusión se aplicará entre los niveles del S.N.I.

y entre los niveles del PRIDE. Debido a que siempre aparecerá una alternativa elegida, aunque se diga que “no pertenece al PRIDE”, deberemos adicionar un nivel, que sería “ninguno” en caso de no pertenecer a uno u otro.

Otro de los elementos de gran utilidad es la inserción de una fecha a partir de un calendario. Esto es conveniente cuando se necesita incluir una fecha y se puede consultar, entre otros, el día de la semana que corresponde, si fue fin de semana, número de la semana del mes, etcétera, pues se baja una ventana con un calendario.

Para escoger la fecha, se presiona el día y con esto se inserta en el formato predefinido. Si se desea un mes o años diferentes, se puede navegar con los botones Atrás y Adelante, indicados con las flechas hacia la derecha e izquierda.

Propiedades del objeto Botón de Opción.

Objeto ActiveX Selector de Fecha para insertar fechas.

Observaciones:

Antes de realizar cualquier cambio a los objetos ActiveX descritos anteriormente, es recomendable entrar al Modo Diseño, que permite evadir la selección de las casillas, y en su lugar –al tocar los objetos–

modificar contenido, dimensiones, posición, propiedades, etcétera.

Para verificar si un objeto está colocado en el lugar correcto y funciona según lo programado, es necesario salir del Modo Diseño.

RESUMEN

En esta unidad, analizamos el manejo del procesador de textos a un nivel más avanzado que sólo conocer sus funciones y habilidades para el manejo de documentos generales. Se pudieron practicar diversos ejemplos para el elaborar documentos profesionales en las organizaciones, y no sólo como usuarios independientes y aislados.

El desarrollo del software para el uso de procesadores de texto y otras herramientas relacionadas ha aumentado mucho en los últimos años, y se han logrado resultados más adecuados, rápidos y, eventualmente, complejos y versátiles. En este orden, se trabajaron ejemplos implicados en la ortografía, gramática y sinónimos, como herramientas para un mejor acabado en los textos. También aplicamos la traducción inmediata, que nos permite resolver problemas al diseñar documentos que contienen palabras en otros idiomas; el control de cambios, inseparable de las revisiones de estilo; el manejo de citas para las referencias bibliográficas, notas al pie de página con información del documento o fuente de investigación; la inserción de tablas de ilustraciones, fichas e imágenes; la incorporación de tablas de contenido para la creación de índices; la combinación de documentos para su publicación; el texto especial con Word Art, así como las imágenes y objetos a través de SmartArt; la anexión de objetos como formularios y la posibilidad de la construcción del objetos con ActiveX. Todo esto con la intención de que el usuario pueda explotar las bondades del procesador de palabras en documentos profesionales.

BIBLIOGRAFÍA DE LA UNIDAD

SUGERIDA

Autor Capítulo Páginas

Oz, Effy (2008)

4. Hardware empresarial 109-144

5. Software empresarial 145-176

6. Redes y telecomunicaciones 178-215 14. Riesgos, seguridad y recuperación ante

desastres

440-466

UNIDAD 5