少子女化現象對私立技專校院行政業務之衝擊/ 111

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臺灣教育評論月刊，2017，6（1），頁 111-114

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少子女化現象對私立技專校院行政業務之衝擊

林嘉惠銘傳大學教育研究所在職專班研究生

一、前言

少子女化的現象已經使臺灣教育受到嚴重衝擊與影響，學生生源大幅減少，尤其是對私立技專校院之影響更為嚴重。依據教育部（2016）部務會報資料，105 學年度學科能力測驗報名人數相較 104 學年減少 10,452 人；四技二專統一入學測驗則減少 13,043 人，生源的減少，已經造成許多技職校院招生上嚴重的衝擊，部分私立學校甚至因為招不到學生而發生退場或被合併的情況。教育是一個國家的根本，要辦好學校教育，行政人員的素質及熱忱就非常重要，所以必須要暸解行政人員的困境與問題，進而謀求解決之道，以提昇行政服務品質，校務永續經營。

二、少子女化對學校行政業務之

衝擊

少子女化現象導致學生來源日益減少，技專校院在近 20 年來快速升格改制及改名下，與一般大學已日益模糊化，失去以往專業教育特色，再加上技專校院供過於求，學校招生不易，就必須要開源節流，節流方式之一就是降低人事成本，教師由專任改聘任專案教師（編制外教學人員），而行政人員則改聘任為約聘人員。因聘任制度的改變，對行政業務產生之衝擊如下： (一) 行政人員「難覓」約聘人員之薪資一般來說普遍低於專任職員，但學校徵聘行政人員的條件並未因聘任約聘人員而降低條件要求，導致行政單位很難聘任到優秀之專業行政人員，嚴重者還可能因為無適合之行政人員，而影響到行政業務。 (二) 績效責任制，行政人員「難留」學校面對激烈的招生環境，事事講求績效責任，以因應各式各樣的訪視與評鑑，並爭取政府部門相關競爭型計畫。行政人員對外要處理教育部主管機關相關業務，對內更要處理主管、教師及學生等各項業務，行政事務真的很繁重。然而學校為降低人事成本，除了精簡行政人力外，更將行政人員改聘為一年一聘之約聘人員，在業務負擔重及工作壓力大的情況下，人員流動率高且很難留住優秀的專業人才，以致學校行政業務不易推動。 (三) 行政業務量增加，人員編制不變或變少如上所述，學校行政變業積，舉凡公文統計承辦天數、經費運用有無達成 KPI 目標、計畫經費執行率、設備使用率、爭取校外競爭型計畫、產學合作案績效數及評鑑與訪視委員意見改善情形之追蹤報告等等，均使行

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自由評論第 112 頁政業務量增加，但為了人事成本考量，多數學校並未增加行政人力，甚至因為約聘人員的流動率大，無法適時補足人力，造成行政人力的吃緊，影響行政業務之推動。 (四) 降低人事成本，教師兼行政部分學校為降低人事成本，將部分行政業務交由教師負責，教師身兼老師及行政人員的雙重身分，除了要教學備課外，還要負責推展學校繁瑣的行政工作，在時間有限下，易造成「教學」與「行政」無法兼顧，如此不僅影響學生的受教權，亦會耽誤到行政工作，大大降低學校的競爭力。

三、少子女化學校行政業務之因

應

學生、教師、行政人員與學校是生命共同體，行政支援與服務教學，校務有效運作，教學活動方可順利進行，優質行政團隊可引領校務發展與進步（黃彥超，2016）。學校如何運用有限的人事成本，於各單位配適最適合之行政人力，以實際行動確實支援教學，提升行政服務品質，以下提出幾點建議： (一) 「招到」且「留住」優秀之專業行政人員面對少子女化，學校為降低人事成本，行政人員不得不由專任改聘任為約聘人員，推動行政業務需要有專業的行政人員，建議學校應建立公平、公正、公開的聘任及升遷制度，同時儘量縮小專任行政人員與約聘人員之制度差異，增加約聘人員升遷機會與管道，以期可以「招到」且「留住」優秀之專業行政人員。 (二) 建立行政人員專業成長的機制，並培育優秀的行政人才學校行政人員應提升本身的專業知識與能力，以面對各項嚴峻的挑戰，建議學校鼓勵行政人員參加與業務有關之研習或進修、辦理相關之教育訓練課程（如文書處理能力、英語能力、行政法制能力、業務企劃能力及人際關係處理能力等）及寒暑假期間辦理全校行政人員增能研習，以強化終身學習觀念及支援教學能力，並激發個人潛能、提升個人專業能力，進而提高行政服務品質，讓學校更具競爭力。 (三) 定時盤點行政人力，調整行政業務少子女的現象可能會有減班之情形，造成部分處室或單位業務量減少，學校應定時盤點各單位之行政人力並適時調整，以避免忙的單位一直加班，而不忙的單位則有人力閒置之情形。學校在準備大型評鑑或訪視作業時，負責業務的單位，可能會因為繁重的業務量而造成人力吃緊，這時學校就可以依據定時盤點人力的資料，適時調整單位間行政人力，將業務量較少的單位人力調整至業務量繁重之單位，充分運用學校人力資源，避免產生人力配置不均及行政人員互相比較之情形，以確實提升行政效率

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自由評論第 113 頁與效能，而達到學校與行政人員雙贏的局面。 (四) 實施行政人員職務輪調制度，大家都有「同理心」為增進學校行政人員之職務歷練，有效培育人才，強化組織效能並提高服務效率，建議實施行政人員職務輪調制度，並落實執行。職務的輪調可以使教學、行政單位之行政人員，互相暸解單位間的工作內容與性質，並從面對行政困境中培養「同理心」，加強單位間配合度，在協調相關事務時以「同理心」來面對，以化解單位間立場不同的問題，有效解決各項疑難雜症並完成任務。同時職務的輪調也可以使行政人員發現自已所適合之工作，以「適性揚才」在工作上發揮所長，保持對行政工作的熱情與熱忱。

四、結語

「行政」是學校不可或缺且重要的一環，要辦好學校教育，就要「重視」行政人員，不可因為少子女化現象就「忽視」其重要性。然而現今大部分學校仍將行政人員視為替補性高的人員，甚至認為人走了再找就好，殊不知行政工作經驗的重要性。學校行政人員的流動率大，新手無法立即掌握業務狀況，可能會因為業務的不熟悉，延誤重要資料提報主管機關之期限，最嚴重者還可能讓學校被扣減獎勵補助款、招生名額或列計行政缺失（包括財務及資料庫查核）等，建議學校在面對少子女化的困境時，應確實運用有限的人力資源，並建立完善的行政人員專業成長機制，以「招到」且「留住」優秀之專業行政人員，提昇學校行政效率與效能。行政人員是學校重要資產，期盼所有的學校都能「重視」與「愛護」行政人員，大家一起為學校的未來共同打拼。 參考文獻  林文山、周鳴瑞、王雅琳、卓庭鈺、顏居珍、陳銘賢（民 102）。政府處理「少子女化」問題應有之策略與作法—以技職教育政策為例。T&D 飛 訊，180，1-28。  金惠恬（2014）。從教師視行政職為畏途思考學校行政人員之培育。臺 灣教育評論月刊，3(4)，6-7。  林瑞馳（2014）。教師從事學校行政意願為何低落。臺灣教育評論月 刊，3(4)，35-36。  高等教育創新轉型計畫辦公室（2016）。教育部部務會報-少子女化衝 擊之因應策略。取自 https://heitoplus.edu.tw/news_detail.php ?nid=108  陳月娥（民 101）。基隆市國小教師知覺少子女化影響與工作壓力之研究（未出版之碩士論文）。銘傳大學，臺北市。  黃彥超（2016）。偏鄉小校發展之思維：學校特色發展。臺灣教育評論 月刊，5(5)，38-42。

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