國立高雄大學人事保險管理系統建置介紹
洪 宗 貝 國立高雄大學圖書資訊館 教 授 兼 館 長 楊 國 棟 國立高雄大學圖書資訊館 專 案 助 理 一、前言： 國立高雄大學係為配合國家政策培育所需人才，並均衡南北高等教育 之發展，提升南部地區文教水準，因應地方需求而設立。為使校務建設順 利發展，從學校籌備階段即積極規劃推動辦公室自動化及資訊化，以提高 行政人員行政處理效率及提升服務品質。本校之校務行政系統計有人事保 險、薪資管理、出納管理、財產管理、差勤管理、工程專案管理、預算控 制、請採購系統、公文系統、權限管理系統等。因人事保險系統為校務行 政系統的基礎，且與薪資系統、公文系統、權限管理系統有密切的關連性， 雖其系統並非十分複雜，但其牽涉到的層面卻非常廣泛。因此，在電腦化 之初及應好好的加以規劃，以避免日後各其他系統程式開發的困擾。故建 立一完整、易用、易維護的人事保險系統是開發校務行政系統的首要步驟。 二、系統特色： 1、資料庫的架構及程式撰寫之方式避免 Y2K 及民國百年之問題。 2、整合各類員工資料於一資料表，一致性的規劃可避免資料重複的困擾， 具有完整性。 3、提供官職等與俸級設定，只需藉由此兩類功能便可完整確認員工之各項 薪資加給與支出，方便輸入。 4、易學易用的單一使用者介面，使用者較易上手，節省人事訓練的成本。 5、所有開發軟體皆採用微軟之產品，沒有異質環境相容之問題。 三、系統環境： 本系統開發所採用的後端資料庫為 Microsoft SQL Server 7.0；前端開 發工具為 Visual Basic 6.0。所開發完成的系統並與其他用 VB 及 ASP 所開 發的資訊系統互相整合整個硬體架構如圖一所示。【圖一 系統架構概圖】 四、系統功能 【圖二 功能架構圖】 內部網路 NT Server SQL Server 資料庫系統 VB、Visaul InterDev NT Server IIS Server NT Server Exchange Server Internet Explorer 人事保險系統 基本資料 代碼設定 人事報表 年度作業 員工基本資料 俸點對應設定 部門資料維護 代理人設定 職稱資料維護 員工類別代碼 員工總表 個人資歷表 考績設定 不休假日設定
整個人事保險系統之功能架構如圖二所示，共分為基本資料、代碼設 定、人事報表、年度作業等四項子系統。使用者只需由圖三中主畫面之下 拉式選單中點選各項子系統即可。各項子系統之功能分述如下： 【圖三人事保險系統主畫面】 （一） 基本資料：分為員工基本資料及俸點對應設定兩項功能。 1、 員工基本資料：針對員工的基本資料、現職資料、兼職資料、保 險資料作維護如圖四所示。 【圖四 員工資料維護子畫面】 在資料庫設計上將員工基本資料及現職資料合併於同一資料表，兼職
資料與保險資料則分別各有資料表儲存。各項資料表分開設計的優點是各 個資料表中的資料單純且易於維護。另將員工基本資料及現職資料合併於 同一資料表是因為現職資料的項目並不多，所以將兩項資料合併。利用兼 任資料的功能可順利解決教職員工身兼數種職務所造成其他系統設計上的 困擾。 2、 俸點對應設定：此項功能係針對各類員工之俸點做維護，操作畫 面如圖五所示。 【圖五 俸點對應設定維護畫面】 在資料庫設計上，主要是根據人事行政局所公佈之俸額表，設計多個 資料表來存放相關資料，分別為基礎俸點表、俸點資料表、俸點對應表及 職等對照表；基礎俸點表所存放的是圖五所輸入之起始俸點及對應值之資 料，俸點資料表的功能為存放各薪級的俸點、本俸及各類保險費用之資料， 俸點對應表主要是因應公務人員及教員俸點之不同所需互相對應之表格， 而職等對照表所存放之資料為各職等所對應到之俸點。因俸點的設定與薪 資有關，所以設計上應更周延、嚴謹，以避免薪資計算出問題。而在程式 介面上的設計以簡單易懂為原則，操作人員只需維護各類支薪員工的俸點 及其對應值，即可對應到所有員工的俸點。此功能優點為當人事行政局宣 佈對公教人員的薪水作調整時，人事管理員只須輕鬆的操作幾個步驟即完 成調俸、調薪的動作。 （二） 代碼設定：分為部門資料維護、代理人維護、員工類別維護、 職稱資料維護及請假類別維護等六項功能。 1、 部門資料維護：其主要功能在於對各部門之名稱、主管、上下層 級的關係做維護，操作說明如圖六所示。
【圖六 部門資料維護子畫面】 在資料庫設計上部門之資料亦是使用一專用的資料表儲存，值得一提 的是此資料表和員工與部門關係資料表關係到本校電子公文系統中之公文 流程，所以應求資料之正確無誤，方使電子公文系統能順利進行。 2、 代理人維護：設定代理人是員工對本身業務負責的表現，也是必 須落實的制度，本此原則在本校的人事系統中加入了代理人維護的功能且 應用到其他子系統中，讓代理人制度在本校能徹底落實，操作畫面如圖七 所示。 【圖七 代理人資料維護畫面】 而在資料庫設計上利用一表格存放代理人的順位，並利用本校差勤系 統的表格存放實際代理人。 3、 員工類別維護：在此功能中針對員工之類別及其保險資料做維
護。每類員工因職務高低之不同所應繳納之保費是不同的，而此部分與薪 資之扣款是相互關連的，所以在設計上與俸點資料共同設計於同一資料 表。如此可依員工類別及俸點兩個複合鍵即可參考到其保費資料。 4、 職稱資料維護和請假類別資料維護：將職稱資料與請假類別資料 各使用一資料表與畫面來維護是基於對資料修正上的彈性起見，如此的設 計在最近人事行政局將待產假與陪產假都列入請假類別中即可看出其便利 之處，且可就表格內各種職稱作一彈性設定，如〝教授兼圖書館館長〞。 （三） 年度作業：在年度作業中計有年度考績維護、不休假日數維護 兩項功能。 1、 年度考績維護：對每位員工之年度考績作設定、維護。此項資料 在設計上亦是採用單一的資料表，利用年份及員工代碼兩個複合鍵即可輕 易得對考績資料做維護，操作畫面如圖八所示。 【圖八 年度考績維護畫面】 2、 不休假日數維護：在年度的作業中加入此項功能主要目的是由人 事管理人員設定好不休假日數，讓出納人員可以輕易的維護不休假獎金。 在設計的方法上亦和年度考績設定一樣使用單一資料表、年份及員工代碼 兩個複合鍵來維護。採用這樣的設計，除了資料單純易維護外亦考慮盡量 減少資料重複的問題。 （四） 人事報表：計有員工總表、個人資歷表兩項功能。 1、 員工總表：其功能是人事管理單位可依據不同條件查詢多筆員工 資料的結果印成報表。此類報表的資料僅有員工編號、姓名、身份證號、 生日、部門、職稱、類別、職等、俸點及到職日，等基本資料，需更詳細
的資料可由下面的個人資歷表程式印出。。 2、 個人資歷表：這部分的報表可以完整的印出個人的詳細資料。報 表的部分都是使用 View 的作法，在 View 中將所需列印資料查詢的條件輸 入之後，即可藉由 Crystal Report 報表軟體製作成所需的表格。此外，每個 人亦可透過 Web 查詢自己的基本資料，以利隨時校訂。 五、結語 國立高雄大學是一所全新的大學，所有的制度與系統皆是由零開始。 在資訊系統方面具有可以整合開發所有系統、使用最新開發軟體及技術的 優點，而所有系統中尤以人事保險系統為最基礎的部分。因此開發一功能 完整、維護簡易、整合性良好且操作性佳的人事系統是資訊人員的責任， 也是使用者所期盼的。高雄大學所開發的人事系統亦是本此目標所開發設 計，目前上線使用反應良好，盼能將此一開發經驗提供出來與讀者分享。 在未來我們希望能和人事行政局所開發完成支人事系統進一步整合，以節 省使用者重覆輸入的問題。
