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l 了解 Office 2003 的安装过程及 Word 2003 的启动、退出 l 了解 Word 2003 工作窗口的组成及各部分作用 l 掌握 Word 文档的录入、编辑及格式化功能 l 掌握 Word 文档的图文混排及表格编排功能 l 掌握 Word 文档的高级编排功能 l 掌握 Word 文档的视图阅览及打印功能 

3.1  Word 2003 概述 

Microsoft  Office  2003  是微软公司于  2003  年  9  月  17  日针对  Microsoft  Windows  和  Apple  Macintosh 操作系统所推出的新一代办公室套装软件，它主要包括文字处理软件  Word 2003、电子 表格处理软件  Excel 2003、演示文稿制作软件 PowerPoint 2003、网页制作软件  FrontPage 2003、 数据库管理软件  Access  2003 及电子邮件管理软件 Outlook  2003 等常用软件，此外还包括一些针 对企事业高级用户如 OneNote 2003 笔记、InfoPath 2003 表单及 Publisher 2003 出版物等软件。

与以前的版本相比，Office  2003  在用户界面和文档的安全性方面有了较大改进。由于在 文字的编辑与排版、 表格数据的处理与运算及演示文稿的制作方面有着无可比拟的优势， 再加 上各应用程序都采用统一标准化的工具栏、菜单及快捷键等因素，使得 Office  2003 在教育、 科研、新闻及金融等众多领域均得到广泛应用。  Word  2003 是 Office  2003 办公软件中普及程度最广、使用频率最高的组件之一，本章主 要通过相关综合案例详细介绍文档的录入、编辑、格式化及版面设计，图文混排，表格编排及 文档打印等功能。  3.1.1  Microsoft Office 2003 的安装  Microsoft Office 2003 的安装步骤如下： （1）将安装盘放入光驱，双击自动运行后会出现如图 3­1 所示的安装界面，此时表明计 算机正将安装文件复制到用户的计算机中。 （2）安装文件复制完毕后，会出现如图 3­2 所 示的“产品密钥”对话框，根据安装文件提示输入  25  位字符的产品密钥后单击“下一步”按钮，安装 过程继续进行。 （3）在如图 3­3 所示的“最终用户许可协议” 对话框选中“我接受《许可协议》中的条款”选项，单击“下一步”按钮会出现如图 3­4 所示 的“安装类型”对话框。 图 3­1  安装文件的复制

图 3­2  输入产品密钥 图 3­3  最终用户许可协议 该对话框给出了如下 4 种安装方式： （1）典型安装。安装程序将自动为你安装最常用的选项。它是为初级用户提供的最简单 的方式， 你无须为安装进行任何选择和设置。 用这种方式安装的软件包可为你实现各种最基本、 最常见的功能。例如采用典型安装方式时，则“公式编辑器”将不被默认安装。因此如果用户 在 Word 2003 的“对象类型”列表中无法找到“Microsoft 公式  3.0”选项。 （2）完全安装。选择它会自动将软件中的所有功能全部安装，但它需要的磁盘空间最多。 如果你想全面地了解某个软件， 最好选择完全安装， 以免少安装了什么组件而不能使用其中的 某个功能。 （3）最小安装。只安装软件最必需部分的软件，主要是满足硬盘空间紧张或只需要其主 要功能的用户。 例如在安装字处理软件时， 选择此方式会放弃安装一些不常用的字体而只安装 几种必需的字体。 （4）自定义安装。用户根据需要选择待安装软件的功能组件。选择该安装方式，安装程 序会提供给你一张清单列表， 你可以根据自己的实际需要， 在需要安装的功能组件前打上勾号。 安装方式定义完毕后，通过点击“浏览”按钮在“安装位置”对话框中选择合适的安装 路径，系统默认的安装路径为“C:\Program Files\Microsoft Office\” ，然后单击“下一步”按钮 会出现如图 3­5 所示的“摘要”界面。 图 3­4  安装类型的选择 图 3­5  所安装的 Office 组件

（5）单击“安装”按钮后将出现如图  3­6  所示的“正在安装  Office”界面，软件安装结 束时将出现如图 3­7 所示的“安装已完成”对话框，单击“完成”按钮后 Microsoft Office 2003  安装成功。 图 3­6  Office 安装进度条 图 3­7  安装完成界面  3.1.2  Word 2003 的工作窗口 启动 Word  2003 后就打开 Word  2003 的工作窗口，即用户进行文档编辑和排版的平台，  Word 2003 的工作窗口主要由标题栏、菜单栏、工具栏、标尺（含水平和垂直标尺）、编辑区、 滚动条（含水平和垂直滚动条）、视图按钮以及状态栏组成，如图 3­8 所示。 图 3­8  Word 2003 工作窗口 标题栏 菜单栏 常用工具栏 格式工具栏 状态栏 视图按钮 水平标尺 垂直标尺 插入点 垂直滚动条 水平滚动条 编辑区 任务窗格

1．标题栏 标题栏位于 Word 2003 工作窗口的最上方，用以显示正在 编辑文档的文件名等相关信息， 标题栏最右边依次分布着  3  个窗口控制按钮： “最小化” 按钮 、 “最大化”按钮 和“关闭”按钮 ；单击窗口左上 角的“控制菜单”按钮 ，可以打开如图 3­9 所示的“控制菜 单” ，通过该菜单可实现最大化、最小化、还原、移动、大小及退出操作。  2．菜单栏 菜单栏位于标题栏的下边，包括“文件” 、 “编辑” 、 “视图” 、 “插入” 、 “格式” 、 “工具” 、 “表格” 、 “窗口”和“帮助”9 个菜单，如图 3­10 所示。 图 3­10  Word 2003 菜单栏 通过这些菜单中的命令以及各种选项可以对 Word 文档进行各种操作。如果需要使用菜单 命令，只需将鼠标指针移动到菜单项上，如果该菜单项有效则会以淡蓝色方式显示。此时单击 它即可打开该菜单，然后单击菜单命令即可进行相应的操作。 在“个性化菜单”的最下方都有一个“未完全显示标志” ，此时单击 标志就可以打 开隐藏的项目。 菜单中的项目后面有的带有“…” ，有的带有“ ” ，有的什么标记都没有，这三者之间的 区别是： 第一种表示执行该项目后将出现对话框，一般将此类项目称为“命令” ； 第二种表示鼠标指向该项目后将出现下一级菜单，一般将此类项目称为“子菜单” ； 第三种表示执行该项目后直接产生结果，不会有对话框，一般也称为“命令” 。 在图 3­10 所示的菜单栏中每个菜单的名称旁都有一个带下划线的字母， 例如 “视图 （V） ” 。 这表示【Alt+V】组合键可以直接打开“视图”菜单。在打开的下拉菜单中，每个项目后也有 一个带下划线的字母，这表示在打开下拉菜单的前提下，再按字母，即可打开该字母对应的项 目。例如：按下【Alt+V】组合键之后再按下【K】键，将会出现“任务窗格”对话框。有的 项目的右边还给出了组合键或功能键， 这表明在编辑文档时按下这些快捷键， 同样可以执行相 应的操作。  3．工具栏  Word 2003 包括“常用”工具栏和“格式”工具栏。工具栏上的各种按钮在菜单中都有相 应的命令，但工具栏比通过菜单选择命令更便于记忆和使用。 如果要显示或隐藏某个工具栏，可右击工具栏的任意位置，然后再如图 3­11 所示的快捷 菜单中选中或取消该工具栏。 要移动某工具栏，只需将鼠标移至工具栏前面的空白处，待鼠标变成双十字箭头后拖动 鼠标移至其他位置即可。  4．标尺 工具栏下方有数字的一行是水平标尺，用来显示文档正文的宽度。另外，标尺本身还具 有排版功能，如使用标尺调整左右页边距、设置段落缩进、设置制表位、改变栏宽等。在页面 视图下，编辑区的左侧会出现垂直标尺，以调整上下页边距、设置表格的行高等。 图 3­9  Word 2003 控制菜单

5．视图按钮 在水平滚动条的左侧有  5  个视图切换按钮：普通视图、Web  版式视图、页面视图、大纲 视图及阅读版式，用以切换文档视图显示的方式。  6．编辑区 水平标尺下的空白区为 Word  2003 的文档编辑区域，用户可在此位置创建、编辑和查 看文档。鼠标在该区域呈“I”形状，有闪烁的“|”标记的位置为插入点，表示当前输入 文字的位置。  7．任务窗格 任务窗格是 Word 2003 的一个重要功能，利用它可以简化操作步骤，提高工作效率。执行 【视窗】→【任务窗格】命令即可打开任务窗格。 任务窗格显示在工作区的右侧，单击任务窗格标题栏右侧的下三角按钮 ，可打开下拉 菜单，该菜单包括“开始工作” 、 “帮助” 、 “新建文档”等选项，如图 3­12 所示。每个任务选 项都以超链接的形式给出，单击相应的超链接即可执行相应的任务。 图 3­11  “工具栏”快捷菜单 图 3­12  “任务窗格”下拉菜单  3.1.3  Word 2003 的启动和退出  1．Word 2003 的启动方法 启动 Word 2003 的方法主要有以下几种： （1）使用【开始】菜单启动 Word 2003。执行【开始】→【程序】→【Microsoft Office】 →【Microsoft Office Word 2003】命令即可启动 Word 2003，如图 3­13 所示。

（2）使用【文档】菜单启动 Word 2003。Word 2003 的【文档】菜单中保存着最近 15 次 使用过的文档，如图 3­14 所示。由于 Word 2003 默认的文件格式扩展名为.doc，这类文件的图 标为 ，因此只需单击【文档】菜单中此类文件，即可启动 Word 2003 并打开相关文档。

（3）使用桌面快捷方式启动 Word 2003。在 Windows 环境下，使用桌面快捷方式是启动 应用程序最便捷的方式，因此双击如图 3­15 所示的名为“Microsoft Office Word 2003”小图标

同样可以启动 Word 2003。 图 3­13  从“程序”菜单启动 Word 2003  图 3­14  从“文档”菜单启动 Word 2003  图 3­15  从桌面快捷图标启动 Word 2003  （4）利用新建 Word 文档启动 Word  2003。在如图的桌面空白处右击，会出现如图 3­16  所示的下拉菜单，执行【新建】→【Microsoft Word  文档】命令将会在桌面上出现名为“新建  Microsoft Word  文档.doc”文件，双击该文件即可启动 Word 2003。 图 3­16  利用新建 Word 文档启动 Word 2003  当然还有其他一些启动 Word 2003 的方法，在此不再一一赘述。  2．Word 2003 的退出 退出 Word 2003 也有多种方法，一般常用的有以下几种方法：

（1）按下【Alt+F4】组合键； （2）执行【文件】→【退出】命令； （3）单击 Word 2003 窗口右上角的关闭按钮 ； （4） 双击 Word 2003 窗口左上角的控制菜单图标 。 在退出 Word  2003 之前，所编辑的文档如果没有保 存，系统会给出如图 3­17 所示的对话框。选择单击“是” 按钮，保存对该文档的修改并退出  Word  2003；选择单 击“否”按钮将不保存对该文档的修改并退出 Word 2003；选择单击“取消”按钮将返回 Word  2003 继续编辑该文档。  3.1.4 文档的基本操作  1．新建文档 编辑过程中创建新文档的方法主要有以下 3 种： （1）执行【文件】→【新建】命令，在出现的格式窗格中的“新建”栏目下单击“空白 文档”即可新建一个 Word 文档，如图 3­18 所示； （2）直接点击常用工具栏上的“新建空白文档”按钮 也可新建一个 Word 文档； （3）直接双击桌面的 Word 2003 小图标，或按【Ctrl+N】组合键，同样可新建一个 Word  文档。在 Word 2003 各工具栏中的快捷按钮或快捷键，完成的都是 Word 2003 的默认值。例如 

Word 2003 默认新建文档的基本格式是：中文为宋体， 英文为 Times New Roman，字体为五号，

页面设置中上下页边距为 2.54cm，左右页边距为 3.17cm，纸张大小为 A4，宽度为 21cm，高 度为 29.7cm，段落对齐方式为两端对齐，行距为最小值。  2．打开文档 如果要对已编辑并保存的文档进行修改，可以通过打开文档的方法来实现，打开 Word 文 档的方法有以下几种： （1）单击常用工具栏上的“打开”按钮 ，或者执行【文件】→【打开】命令会出现如 图 3­19 所示的“打开”对话框，选中需要打开的 Word 文档单击“打开”按钮即可。 图 3­18  从菜单栏新建 Word 文档 图 3­19  从常用工具栏打开 Word 文档 （2）当打开 Word 2003 后，从【文件】菜单底部的列表中可以看到最近使用过的文档， 如图 3­20 所示。如果要打开某个文件，只需单击方框中该文件名即可。 图 3­17  退出 Word 2003 时 文档保存对话框

除上述方法外，利用任务窗格也可打开最近编辑过的文档，在此不再一一赘述。 如果上述方法均无法找到目标文件时，可采用搜索方式打开文档，具体步骤如下： （1）单击常用工具栏上的“打开”按钮 ，在出现的“打开”对话框中单击【工具】按 钮，将会出现如图 3­21 所示的下拉菜单。 图 3­20  从菜单栏打开 Word 文档 图 3­21  “打开”对话框 （2）在下拉菜单中选择【查找】命令，将出现“文件搜索”对话框，在该对话框中输入 需要查找的文档名，如“唐诗” ，同时设置好搜索文件的类型，如图 3­22 所示。 （3）单击“搜索”按钮，搜索到的结果会显示在“结果”对话框中，如图 3­23 所示。 图 3­22  “文件搜索”对话框 图 3­23  搜索结果的显示  3．保存文档  Word 2003 对文档的编辑操作都是在内存中进行的， 因此无论是新建的文档还是编辑后的 文档，都要及时将其保存至磁盘，以防止意外情况而丢失数据。保存文档的方法有以下几种： （1）单击常用工具栏上的“保存”按钮 ，或者执行【文件】→【保存】命令。如果保 存的是新建文档，系统将弹出“另存为”对话框，如图 3­24 所示，在该对话框中选择文件存 储的位置，输入文件的名称即可，文档的默认类型为“Word 文档” 。如果保存的是已有文档， 则该文档会以原来相同的名称保存在原来保存过的位置。 （2）按下【Ctrl+S】组合键也可实现与上述方法相同的文档保存功能。 （3）执行【文件】→【另存为】命令，将出现如图 3­24 所示对话框，输入文件名并设置

好保存路径后单击“保存”按钮即可。 图 3­24  “另存为”对话框 为了防止突然死机、断电等偶然事故，Word 2003 提供了在指定时间间隔自动保存文档的 功能。设置自动保存的方法如下： （1）执行【工具】→【选项】命令，出现“选项”对话框，选择“保存”选项卡，如图  3­25 所示。 （2）选中“自动保存时间间隔”复选框，在“分钟”框内，输入需要保存的时间间隔， 单击“确定”按钮即可。  3.1.5 使用帮助  Word  2003  提供了多种获得帮助的方法，这些功能被放置在【帮助】菜单下，如图  3­26  所示。 图 3­25  “选项”对话框 图 3­26    Word 2003 帮助菜单  Word 2003 为用户提供了联机帮助文档， 使用它可以随时解决在使用 Office 的组件时遇到 的问题。与以前的版本相比，Word 2003 帮助系统在信息共享方面有了较大改进。如果用户的 计算机与因特网相连接，那么使用“帮助”时系统首先会在 Microsoft  Office  Online 的主页上 查询用户所需要的有关  Office  的信息，然后在“搜索结果”任务窗格中会显示出与主题相关

的信息列表。 使用帮助系统的步骤如下： （1）执行【帮助】→【Microsoft Office Word 帮助】命令或按 F1 键，都将出现如图 3­27  所示的“Word 帮助”任务窗格。 （2）在图 3­27 所示的“搜索”框中输入需要寻求帮助的主题词，如“文档” ，单击“开 始搜索”按钮，任务窗格中将显示出与主题词相关的条目，如图 3­28 所示。 （3）单击自己想获得帮助信息的条目，如单击图 3­28 所示的第 7 条“关于主控文档” ， 将出现如图 3­29 所示的独立帮助窗口，并显示需要的帮助信息。 图 3­27  输入主题词 图 3­28  与主题词相关的条目 图 3­29  帮助窗口  Word 2003 还提供了显示 Office 助手、Office 在线及检测并修复等功能，本书不再一一 赘述。 

3.2 文档的录入、编辑及格式化

论文常指用来进行科学研究和描述科研成果的文章。它既是探讨问题进行科学研究的一 种手段，又是描述科研成果进行学术交流的一种工具。 目前我国高等学校绝大多数专业学生为了获得相应的学位，均需在毕业前提交学位论文 并通过答辩。所谓学位论文是指学位申请者为申请相关学位（学士、硕士或博士）而撰写的学 术论文，该论文是考核申请者能否被授予学位的重要条件。就其格式而言，学位论文一般由封

面（包含论文题目、作者及指导教师等信息） 、目录、摘要、关键词、正文、参考文献及致谢 等部分组成。 案例分析 1  本节首先给出了如图  3­30  所示的“本科生毕 业设计封面制作”范例，通过对该实例的剖析，旨 在使读者掌握如下技能： l 文档的录入 l 文档的编辑 l 格式化文档  3.2.1 文本的录入 录入文本就是在文本区的插入点处输入文本 内容，这是 Word 对文本处理的第一步。录入文本 时将涉及输入法的选择、文字录入及插入文件等 内容。 1．输入法的选择  Windows 各版本的简体中文版在系统安装时已自动安装了英语、智能 ABC、全拼、微软 拼音及郑码等多种输入法。默认情况下，【Ctrl+Space】键可以启动或关闭中文输入法， 【Ctrl+Shift】键可在各种中文输入法之间进行切换，【Shift+Space】键可在全角/半角之间进行 切换，【Ctrl+Period】可实现中、英文标点之间的切换。任务栏的右侧会出现如图 3­31 所示的 “输入法显示器” ，显示当前正在使用的输入法。 当显示为 标志时，表明当前正在使用英文输入法。在 Word 2003 中，如果单击输入法 图标 将出现如图 3­32 所示的下拉菜单，此时用鼠标单击即可选中相应的中文输入法。 图 3­31  输入法显示器 图 3­32  中文输入法菜单  2．文字录入 创建好 Word 文档并选择好输入法后，可在插入点处输入文本的内容。当在插入点处输入 文字后，插入点自动后移，同时输入的内容被显示在屏幕上。当输入文字到达右边界时，文本 内容会自动换行，只有当开始一个新的段落的时候，才需要按 Enter 键。 如果发现输入文本有错误，可将插入点定位在紧挨着出错部分的左侧或右侧位置处，按 【Delete】键或【Backspace】键删除错误；如要直接改写，可通过双击状态栏上的【改写】框 或按【Insert】键在“插入”和“改写”状态之间进行切换。  Word 2003 还支持“即点即输”功能：在文档的空白区域中双击，输入的文本或插入的对 象将自动应用在双击处的段落格式。  3．插入文件 在进行 Word 文档的编辑过程中，往往需要在文中插入另一篇文档中的全部或部分文本内 图 3­30  “本科生学位论文封面”范例

容。正在编辑的文档中如需插入另一篇 Word 文档，可按下列方法操作： （1）把光标移到待插入文件内容处单击，出现插入点。 （2）执行【插入】→【文件】命令，将出现如图 3­33 所示的“插入文件”对话框。 图 3­33  “插入文件”对话框 （3）在选定需要插入的文档后，单击【插入】按钮即可完成文件的插入工作。  3.2.2 文本的编辑  1．文本的选择 编辑文档时，常常需要把一段文字移动或复制到另外一个位置，或是删除，在进行这些 操作之前，必须首先选中该段文字。因此，文本的选定是移动、复制和删除等操作前的一个重 要操作。利用鼠标和键盘都可以进行文本的选定。 （1）使用鼠标选定文本。 l 使用鼠标选定文本是最基本的选择方法，按住鼠标左键不放并拖过要选定的文字， 这种方法可以选定任意长度的文本。 l 将鼠标放在文档段落左侧的空白处， 此时鼠标为指向右上的箭头 ， 该位置为选定栏， 这时单击可以选定鼠标对应的行，双击可选定对应的段落，快速三击则可以选定整 篇文档。 （2） 使用键盘选定文本。 将插入点定位到要选定的文本的起始位置， 按住 Shift 键的同时， 按相应的光标控制键，便可将选定的范围扩展到相应的位置。 l  Shift +  ←：从起始位置向左逐字选择文本； l  Shift +  →：从起始位置向右逐字选择文本； l  Shift +↑：从起始位置向上一行逐行选择文本； l  Shift +↓：从起始位置向下一行逐行选择文本； l  Shift + Home：从起始位置选定到该行行首； l  Shift + End：从起始位置选定到该行行尾； l  Ctrl + Shift + Home：从起始位置选定到文档开头； l  Ctrl + Shift + End：从起始位置选定到文档结尾； l  Shift + Page Up：从起始位置向上选定一屏；

l  Shift + Page Down：从起始位置向下选定一屏； l  Ctrl + A：选定整篇文档。 （3）使用鼠标和键盘的组合选定文本。 l 选定一句：按住 Ctrl 键，在该句的任何位置单击选定该句； l 选定连续区域：将光标定位到要选定文本的起始位置，按住 Shift 键，单击结束位置， 则起始和结束位置之间的文本全部被选定； l 选定不连续区域：按住 Ctrl 键，再按鼠标左键拖动选定多个不连续的文本； l 选定矩形区域：按住 Alt 键，用鼠标左键在文本上拖出一个矩形区域，则该区域中的 文本全部被选定。 （4）取消选定。如果选定的文本并非所需要的文本，可以在该文档的任意位置单击来取 消选定。另外，按下键盘上的光标控制键!、"、#、$，或者 Page Up、Page Down、Home、  End 都可以取消文本的选定，同时又可将光标移动到相应的位置。  2．复制文本 通过 Word 提供的复制、粘贴功能可以方便地在文档中输入需要多次重复的文本。通常复 制文本采用如下的步骤： （1）选定要复制的文本内容。 （2）执行【编辑】→【复制】命令，或单击工具栏的“复制”按钮 ，或是使用 【Ctrl+C】键。 （3）将光标定位在需要输入该部分文本的位置，然后执行【编辑】→【粘贴】命令，或 单击工具栏的“粘贴”按钮 ，或是使用【Ctrl+V】键，即可将文本复制到该位置。 当然也可以同时运用键盘和鼠标来复制文本：选定文本后，按住  Ctrl  键的同时将鼠标放 在选定的文本上，按下左键并拖动鼠标到需要复制的位置。  3．移动文本 通过 Word 的剪切和粘贴功能可以将文本移动到文档中的其他位置。通常移动文本采用如 下的步骤： （1）选定要移动的文本内容。 （2）执行【编辑】→【剪切】命令，或单击工具栏的“剪切”按钮 ，或是使用 【Ctrl+X】键。 （3）将光标定位在需要放置该部分文本的位置，然后执行【编辑】→【粘贴】命令，或 单击“粘贴”按钮 ，或是使用【Ctrl+V】键，即可将文本移动到该位置。 当然还可采用拖动鼠标的方式移动文本：选定文本后，将鼠标放在选定文本上，按下鼠标 左键不放，直接拖动文本到要移动的位置。  4．删除文本 在编辑文本的过程中，可以对输入多余或错误的内容进行删除操作。方法是：选择待删除的 文本，然后按 Delete 键即可；也可以选定文本后，执行【编辑】→【清除】→【内容】命令。  5．文本内容的查找与替换 查找与替换是编辑文档时最常用的方法。在录入完一篇比较长的文档后，如果发现某些 重要的字或词录入错了， 此时在文档中逐一修改势必花去大量的时间和精力， 这时只需用 Word  中的“查找与替换”功能就能很快解决这个问题。例如将图 3­30 中的“高等院校”替换成“某 某高校” ，步骤如下：

（1）文本内容的查找。 执行【编辑】→【查找】命令，打开“查找与替换”对话框，如图 3­34 所示，单击“查 找”选项卡，在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，此时“查找下一处”按钮变成黑色， 单击该按钮执行查找命令。 如果 Word 找到了与关键词匹配的文本，则会把该文本所在的页移入屏幕中，并且该文本 呈选中状态。此时， “查找和替换”对话框仍显示在窗口中，用户可以再次单击“查找下一处” 按钮继续查找关键词所在的下一处位置，或者单击“取消”按钮返回到文档中。 如果选中对话框中的“突出显示所有在该范围找到的项目”复选框， “查找下一处”按钮 就会变成“查找全部” ，单击此按钮，则文档中出现关键词的位置会被全部选中。 若对查找有更高的要求，可单击“高级”按钮，此时对话框被扩展，而“高级”按钮变 为“常规” ，如图 3­35 所示，用户可以在增加的选项中设置查找的要求，提高查找的精确度。 图 3­34  “查找和替换”对话框 图 3­35  查找高级选项 l 区分大小写：查找关键词时，同一个字符的大写和小写视为两个不同的字符； l 全字匹配：查找时关键词必须要和查找的字符完全匹配，如 resume 和 presume 为不 同的字； l 使用通配符：查找的关键词中可以使用通配符； l 区分全/半角：查找时字符必须全角、半角格式完全相同； l 同音：针对英文的音标读音，发音与关键词相同的字符视为同关键词匹配的字符； l 查找单词的所有形式：此选项也是针对英文，安装该项功能之后，要查找的单词的 所有时态形式都会被认为是与关键词相匹配的单词。如查找  be  时，is、was、are、  were 均符合查找要求； l 格式：单击“格式”按钮，可以在文档中查找不但与关键词匹配，并且与某些格式 相匹配的文本内容。如果要查找的仅为某些特定格式的文本，不强调内容，则需要 将“查找内容”文本框清空； l 特殊字符：该按钮可以打开一个菜单，选择其中的命令可以设置查找文档中的一些 特殊的符号，如分栏符、分页符等； l 不限定格式：取消在“格式”按钮中设置的要查找的所有格式。 （2）文本内容的替换。 在查找的基础上，使用 Word 的替换功能可以方便地将查找到的内容替换为其他内容。在 打开的“查找和替换”对话框中，单击“替换”选项卡，如图 3­36 所示，即可设置替换选项。 用户只需要在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，在“替换为”文本框中输入要替换的

内容，单击“替换”按钮就可以执行替换过程。 每次单击“替换”按钮，Word 会替换从文档中查找到的与关键词匹配的当前内容。使用 “查找下一处”按钮可以先查找关键词，然后再决定是否将其替换。如果要替换文档中所有的 关键词，则可以单击“全部替换”按钮。 打开“替换”选项卡下的“高级”选项，用户可以对要查找和替换的内容的字体、段落 格式等进行设置，实现带有格式的文本和特殊符号的替换。 图 3­37 为将“高等院校”替换为“某某高校”后的本科生毕业设计封面图。 图 3­36  “替换”选项卡 图 3­37  “某某高校本科生毕业设计”封面图  6．文档编辑的撤消与恢复 在编辑文档的过程中，可能出现操作错误， 而 Word 2003 提供了非常有用的撤消与恢复操 作功能，几乎可以撤销关闭文件之前所有已做的操作。执行【编辑】→【撤消】命令，或单击 “常用”工具栏上的 按钮，即可取消上一步的操作。 恢复是撤销的逆操作，执行【编辑】→【重复】 命令，或单击“常用”工具栏上的 按钮，可恢复 最近一次被撤消的操作。用户可以连续选择撤消或 恢复命令，直到需要的状态。也可以单击“撤消” 或“恢复”按钮右边的箭头，打开操作列表，如图  3­38 所示，撤消或恢复从某个操作开始之前的所有 操作。 3.2.3 格式化文本 格式化是指通过对文档进行特定的设置操作来改变或美化文档外观，格式化操作包括字 符的格式化和段落的格式化两个方面。  1．字符格式化 字符格式化是指对字符的字体、字号、字形、颜色、字间距、动态效果等字符属性进行 的设置，以便使文字的效果更加突出。字符的格式可以在输入文本前预先设置好，也可以输入 文本之后，再选择文本进行设置。字符格式化有以下两种方式： （1）执行【格式】→【字体】命令，打开“字体”对话框，如图 3­39 所示，该对话框中 图 3­38  撤消和恢复

包含“字体” 、 “字符间距”和“文字效果”三个选项卡。 可以在“字体”选项卡中的中西文字体、字形、字号及字体颜色等下拉列表中对所选文 本的中英文字体同时进行不同的设置， 并且当需要设置下划线时， 可以根据需要设置不同的下 划线线型及下划线颜色。另外，该选项卡中还有删除线、上标、下标、阴影、空心、阳文、阴 文等特殊字符效果复选项，用户设置的效果在应用于文本之前都可以在预览区查看，图  3­41  所示为对字体进行设置后的“本科生毕业设计封面”效果图。 图 3­39  “字体”选项卡 图 3­40  “字符间距”选项卡 图 3­41  对字体进行设置后的“本科生毕业设计封面”效果图 “字符间距”选项卡如图 3­40 所示，主要用来设置字符的间距、位置和缩放字符等。字 符缩放是在字号不变的情况下改变字符的大小比例。设置字符间距可以“加宽”或“紧缩”相 邻字符之间的距离，正常情况下为“标准”间距，设置时需要输入加宽或紧缩的磅值。字符位 置可以设置字符相对同一行的字符提升或降低，对应有“标准” 、 “提升”和“降低”三个选项。 选中“为字体调整字间距”复选框后，Word 会根据字号自动设置选定文本的字符间距，使文 本中的字符分布得更均匀。如果选中“如果定义了文档网格，则对齐网格”复选框，则 Word  会设置每行字符数与“页面设置”中设置的每行字符数一致，图 3­42 所示为对字符间距进行 设置后的“本科生毕业设计封面”效果图。 “文字效果”选项卡可以选择动态效果修饰所选文本，如流动的字符边框线、闪烁的背 景等，但这些动态效果不会被打印出来。 宋体一号，加粗， 阴影，空心 仿宋小一，加 粗，倾斜 仿宋小二，加 粗，下划线 宋体小三，加粗

图 3­42  对字符间距进行设置后的“本科生毕业设计封面”效果图 （2）选中文本后直接通过如图 3­43 所示的“格式”工具栏中的字体、字号、字符缩放下 拉列表及加粗、倾斜、下划线及字符颜色按钮也可实现上述排版效果。 图 3­43  “格式”工具栏 “格式”工具栏位于“常用”工具栏的下方，执行【视图】→【工具栏】子菜单中的命 令可以选择显示或隐藏该工具栏。 “格式”工具栏将一些编辑文档常用的命令以工具按钮的 形式摆放在工作区上，用户可以方便地单击这些命令，轻松实现文档的排版。单击“格式” 工具栏最右边的黑色箭头，在打开的菜单中还可以添加或删除工具栏上的按钮，以适应用户 的使用习惯。  2．段落格式化 段落是文档划分的基本单位，相邻两个回车符之间的文字即为一个段落。段落间的回车 符可以隐藏或显示，单击【视图】→【显示段落标记】命令即可。段落格式主要包括段落的对 齐方式、段落缩进、行间距和段间距等。 段落的格式也可以通过“格式”工具栏上的按钮，或是“格式”菜单两种方式来设置。 单击【格式】→【段落】命令，打开“段落”对话框，如图 3­44 所示。 该对话框包含三个选项卡：缩进和间距、换行和分页、中文版式，在不同的选项卡下可 以设置段落的不同格式，设置的格式可预先在预览区查看。 （1）设置段落对齐。 所谓段落对齐，就是利用 Word 的编辑排版功能调整文档中段落相对于页面的位置，常用 的段落对齐方式有左对齐、右对齐、居中对齐、分散对齐及两端对齐 5 种，Word 默认情况下 文档的内容均为两端对齐。 ①左对齐：段落中的字符以左边界为基准，向左对齐，右边允许不齐； ②右对齐：段落中的字符以右边界为基准，向右对齐，常见于签名和日期等的排版； 缩放 66%， 间距加宽 1 磅， 位置降低 5 磅 缩放 80%，间距 标准，位置标准 缩放 90%，间距紧缩  1 磅，位置提升 3 磅 样式 字体 _字号 下划线 字符 底纹 加粗 字符 边框 突出 显示 带圈 字符 字符 颜色 字符 缩放 两端 对齐 居中 分散 对齐 行距 项目符号 与编号 减少/增 加缩进量 右对齐 倾斜

图 3­44  “段落”对话框 ③居中对齐：段落中的字符以段落的中线为基准，向中间对齐，常见于文档标题的排版； ④分散对齐：系统自动调整字符间距，使段落的两边对齐，段落左右均不留空。如果文字 不满一行，则将加宽字符间距使段落的左右两边对齐； ⑤两端对齐。系统自动调整字符间距，使段落的两边对齐，段落左右均不留空。如果文 字不满一行，则从左开始排版。当一行中出现非中文的字符串，如英文单词、图片、数字或符 号等超出了右边界时，中文版 Word 不允许将这些非中文的字符串拆分到两行中，而是强行将 该字符串移到下一行，上一行剩下的文本由系统自动调整，以均匀的字符间距排列，左右两边 均不留空。 用户可单击“格式”工具栏上的两端对齐按钮 、居中按钮 、右对齐按钮 和分散对 齐按钮 设置段落对齐方式，也可以在“段落”对话框中的“缩进和间距”选项卡中设置段 落的对齐方式，如图 3­45 所示为设置不同段落对齐方式的古诗《过故人庄》效果图。 图 3­45  设置不同段落对齐方式的古诗效果图 （2）设置段落缩进。 所谓段落缩进是指段落文字的边界相对于左、右页边距的距离。段落缩进有  4  种格式： 左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。 ①左缩进。段落文字左边界与左页边距保持一定的距离，该距离称为左缩进，默认左缩 进值为 0 字符； ②右缩进。段落文字右边界与右页边距保持的距离，默认右缩进值也为 0 字符； 居中 左对齐 两端对齐 分散对齐 右对齐

③首行缩进。只有段落的第一行向右缩进几个字符，而其他行保持不变，可控制段落第 一个字符的起始位置； ④悬挂缩进。除段落的第一行之外，其他各行都向右缩进几个字符，可控制除第一行外 其他行的起始位置。 通常在“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡中就可以设置段落的几种缩进方式，左 缩进和右缩进直接输入数值或是用按钮调节。 而选中特殊格式列表下的首行缩进或是悬挂缩进 后，还需要在度量值框中输入缩进的数值。 使用标尺也可以设置段落的缩进，在文档窗口一般都会显示水平标尺，如图 3­46 所示， 如果没有显示，单击【视图】→【标尺】命令即可。标尺上分布了 4 个滑块，对应 4 种缩进方 式。用鼠标在滑块上拖动，在拖动过程中会有一条垂直的虚线显示缩进的位置，松开鼠标键就 可以为插入点所在的段落设置段落缩进。 图 3­46  “水平标尺”上段落缩进和页边距示意图 （3）设置行间距。 所谓行间距就是段落中相邻两行字符之间的距离，其默认值是单倍行距。图所示的“段 落”对话框中的“缩进与间距”选项卡的“行距”下拉菜单中设置了 6 种行距值：单倍行距、  1.5 倍行距、2 倍行距、最小值、固定值和多倍行距。 ①单倍行距：将行距设置为该行最大字体的高度加上一小段额外间距，额外间距的大小 取决于所用的字体； ②1.5 倍行距：单倍行距的 1.5 倍； ③2 倍行距：单倍行距的 2 倍； ④最小值：行间距为本行中最大的字符或图形的尺寸，再加上用户设置的最小值，最小 值可以在 0～1584 之间选择，这种标准适合于设置任意大的间距。 ⑤固定值：行距值固定，行距与字符或图形的尺寸无关，此时如果字符的尺寸增大，Word  将不会自动调整，相邻两行有可能相互遮挡。 ⑥多倍行距：以单倍行距为基数，按设定的倍数增大或减小行距。Word 默认为 3 倍行距， 用户也可以根据需要自行设置。 此外，还可以利用“格式”工具栏上的行距按钮 快速地设置行距。 （4）设置段间距。 段间距是指段与段之间的距离，段间距有段前和段后之分。段前间距是本段首行与上一 段末行之间的距离，段后间距是本段末行与下一段首行之间的距离。在“段落”对话框的“缩 进和间距”选项卡中，设置段前和段后的间距通常以行为单位，默认为 0 行，调整按钮向下为 “自动”段间距，向上可以设置为行的倍数。 如图 3­47 所示为设置不同段落缩进方式、行间距及段间距的本科生学位论文效果图。 在日常的文档处理过程中，文档的录入、编辑及格式化是必不可少的环节。本节通过对 毕业论文封面制作等案例的剖析， 旨在使读者掌握如下的操作技能： 文档录入时输入法的选取 左缩进 右缩进 右页边距 左页边距 悬挂缩进 首行缩进

及文件的插入；文档编辑过程中对于特定内容的选定、复制、移动、删除及查找替换等操作； 文档格式化阶段分别对于特定字符及段落格式化的处理等。 图 3­47  设置不同段落缩进方式、行间距及段间距的本科生学位论文效果图 

3.3 图文混排

案例分析 2  邀请函是邀请亲朋好友、合作伙伴、知名人士或校友等参加某项活动时所发的请约性书 信，使用邀请函既可以表示对被邀请者的尊重，又可以表示邀请者对此事的郑重态度。在日常 社会交往及商务礼仪等活动中，此类信函使用极为广泛。 图 3­48 就是利用 Word 2003 制作的某学院 50 周年庆典邀请函， 通过对该邀请函制作过程 的剖析，旨在让读者掌握如下的知识点： l 图片的插入 l 艺术字的制作 l 项目符号的使用 l 邮件合并方式的使用  3.3.1 图片的插入 在文档中插入图片、图形、艺术字等对象可以增强文档的阅读性和直观性，Word 2003 提 供了强大的图文混排功能， 可以轻松地在文档中插入图片、 剪贴画、 自选图形及艺术字等对象。 下面简单介绍一下“绘图”工具栏。 使用 Word 的绘图工具，可以方便地在文档上插入各类对象。执行【视图】→【工具栏】 命令，从弹出的子菜单中单击“绘图”命令，在 Word 窗口的下方就会显示“绘图”工具栏。 第 1 自然段左、 右缩 进均为 0 字符， 首行 缩进 2 字符， 段后间 距为 1 行， 行间距为 单倍行距 第 3 自然段左、右缩进均为 0 字符，悬挂缩进 2 字符， 段前间距为 1 行，行间距为固定值 14 磅 第 2 自然段左、 右缩 进均为 0 字符， 首行 缩进 3 字符， 段前段 后间距为 0 行， 行间 距为最小值 8 磅

通过“绘图”工具栏的工具，可以简化操作，提高编辑效率。 图 3­48  庆典邀请函  1．文档中图片的插入 上例标题处图片插入的具体步骤如下： （1）执行菜单栏中的【插入】→【图片】→【来自文件】命令，打开“插入文件”对话 框，如图 3­49 所示。 图 3­49  “插入文件”对话框

（2）在相关文件夹中找到目标图片文件后单击左键选中，然后点击图中的【插入】按钮， 图片将显示在当前文档插入点处。  2．编辑图像 选中插入到 Word  文档中的图片后右击，出现下拉菜单后按下“L”键即会弹出如图 3­50  所示的“图片”工具栏。 图 3­50  “图片”工具栏 通过工具栏上的按钮，可以对所选图片的大小、颜色、对比度、亮度进行相应的设置， 还可以裁剪、旋转、压缩图片，修改图片的文字环绕方式等。 l 插入图片：在文档中插入图片； l 颜色：设置图片的颜色模式，有自动、灰度、黑白、冲蚀  4  种效果。自动模式下图 片显示为实际颜色；灰度模式下图片的彩色显示为不同的灰度；黑色模式中图片只 有黑和白两种颜色；冲蚀模式下图片的色彩变淡，比实际色彩柔和； l 增加/降低对比度：两个按钮分别用来增加和降低图片中不同颜色的对比度； l 增加/降低亮度：两个按钮分别可以改变图片的亮度，以适应文档； l 裁剪：如果只需要使用图片的一部分，可以使用裁剪工具随意裁剪图片； l 线型：设置所选图片的边框颜色； l 文字环绕：设置图片的文字环绕方式； l 设置图片格式：打开“设置图片格式”对话框，设置图片的颜色、线条、大小、版 式等； l 重设图片：单击此按钮，将图片恢复至编辑前的状态。 图片插入文档之后，修改文字环绕图片的方式，可以使文档具有不同的图文混排效果。 选中要设置的图片，然后单击“图片”工具栏中的“文字环绕”按钮 ，会弹出如图 3­51 所 示的下拉菜单，该菜单中列出了“嵌入型” 、 “四周型环绕” 、 “紧密型环绕” 、 “衬于文字下方” 和“浮于文字上方”等文字环绕方式。图 3­52 所示为“四周型环绕”图文混排效果图。 图 3­51  “文字环绕”下拉菜单 图 3­52  “四周型环绕”图文混排效果图 插入图片 增加/降低 对比度 裁剪 线型 文字环绕 重设图片 颜色 增加/降低 亮度 向左旋转 90° 设置图片 格式

3.3.2 艺术字的制作 （1）执行【视图】→【工具栏】→【艺术字】命令，或者单击“绘图”工具栏中的【插 入艺术字】按钮 ，出现“艺术字库”对话框，如图 3­53 所示。 （2）在出现的对话框中选择一种样式，单击“确定”按钮即出现“编辑‘艺术字’文字” 对话框，如图 3­54 所示。 图 3­53  “艺术字库”对话框 图 3­54  “编辑‘艺术字’文字”对话框 在其中输入需要的文字，然后设置文字的字体、字号和字型，最后单击“确定”按钮即 可将所编辑的艺术字显示在当前文档插入点处。 如果需要更改已插入的艺术字中的文字，可在文档中双击该艺术字，然后在出现的“编 辑‘艺术字’文字”对话框中更改文字、字体及字号等后单击【确定】按钮即可。如果仅仅只 要改变已插入艺术字的大小， 可首先选定待改变的艺术字， 待鼠标变为双箭头后按住左键拖放 到合适的位置即可。  3.3.3 首字下沉的实现 首字下沉是将选定段落的第一个字符放大的格式效果，是报刊杂志中常见的排版方式。 选中需要设置首字下沉的段落或是将插入点定位到段落中， 执行【格式】→【首字下沉】命令，打开如图 3­55 所示的“首 字下沉”对话框。首字下沉的方式有“下沉”和“悬挂”两 种，选择一种下沉方式之后，还可以在“选项”栏中设置下 沉字符的字体、下沉行数和该字符与正文的距离。 取消首字下沉时，重新打开“首字下沉”对话框，选择 “无”选项即可。  3.3.4 项目符号和编号的使用 在文档中使用项目符号和编号，可以对段落进行分级管 理，也可以为并列的段落进行编号，使文档的层次结构更加清晰，便于阅读。在 Word 中，可 以在输入时自动产生带项目符号和编号的列表； 也可以对已有的段落设置项目符号和编号。 项 目符号和编号是一种特殊的段落缩进格式，在设置前，需要先选中段落。项目符号和编号还具 图 3­55  “首字下沉”对话框

有继承性，为段落设置了项目符号或编号之后，键入回车符，新增的段落会自动生成项目符号 或编号。项目符号和编号除了可使用符号、数字之外，还可以使用图片。 （1）设置项目符号。 执行【格式】→【项目符号和编号】命令，打开如图 3­56 所示的“项目符号和编号”对 话框。 在 “项目符号” 选项卡下列出了几种常用的项目符号， 用户可以从中选择一种直接使用， 也可以选择一种项目符号后，单击“自定义”按钮，打开如图 3­57 所示的“自定义项目符号 列表” ，重新选择项目符号的字体、字符、图片及缩进位置，设置时可以通过预览区查看效果。 图 3­56  “项目符号和编号”对话框 图 3­57  自定义项目符号列表 需要说明的是， “自定义项目符号列表”对话框中，项目符号的位置的缩进位置框决定了 所选项目符号的位置； “文字位置”栏中的“制表位位置”微调框设置段落中第一个字符的位 置， “缩进位置”微调框设置除首行外其他行的缩进位置。 （2）设置项目编号。 打开“项目符号和编号”对话框中的“编号”选项卡，就可以为所选段落设置项目编号， 图 3­58 所示为邀请函中的项目符号被相应编号替代后的效果图。 图 3­58  项目符号被相应编号替代后的部分邀请函内容效果图  3.3.5 邮件合并 在日常的工作中，经常需要将相同的信函分发给许多不同的人。例如首先将收信人的信 息作为数据源存放在一个 Access 表中，待如图 3­48 所示的校庆邀请函制作好后，利用 Word  2003 提供的“邮件合并”功能将该函件与在 Access 数据库中的数据源结合起来。合并后的文 档可以直接打印出来，也可以使用电子邮件寄出。 设置邮件合并的具体操作步骤如下：

（1）执行【工具】→【信函与邮件】命令，从弹出的子菜单中选择“邮件合并”命令， 依次出现如图 3­59 所示的 6 个任务窗格，按照操作提示逐步完成邮件合并。 ①选取文档类型 ②选择开始文档 ③选择收件人 ④撰写信函 ⑤预览电子邮件 ⑥完成合并 图 3­59  “邮件合并”向导 （2）在“邮件合并”向导的第 3 步，需要将收件人信息合并到文档中，可以使用已有的 列表，也可以创建并使用新的列表。单击“键入新列表”单选按钮，单击“创建”链接，打开 如图 3­60 所示的“新建地址列表”对话框，在对话框中输入联系人的姓名、地址、职务、电

子邮件地址等详细信息，单击“新建条目”按钮添加下一个。添加过程中可以通过“第一个” 、 “上一个” 、 “下一个”和“最后一个”按钮，查看已有的条目，并编辑修改条目。添加完成后， 单击“关闭”按钮，将联系人信息保存为数据源。保存后的数据源作为要合并的数据源，将以 如图 3­61 所示的对话框显示。在该对话框中用户可以查看每个联系人的信息，并选择符合某 个查询条件的部分联系人合并至邮件中。 （3） “邮件合并”向导的第 4 步为“撰写信函” ，此时主文档已经编辑完成，在这个步骤 中，通过插入合并域，把已创建的收件人信息添加到文档中，从而将一个文档变成多个类似的 文档。在“撰写信函”界面中选择“其他项目”项，弹出“插入合并域”对话框。选择要添加 到文档的域， 如职务、 姓氏、 名字、 地址等， 在文档插入点的位置就会显示带有灰色底纹的 《姓 氏》《职务》等字样。 （4） “邮件合并”向导的第 5 步为“预览信函” ，此时可以看到插入合并域的位置自动显示 为所选收件人的信息，且每次只显示一个，单击任务窗格上的按钮，就可以逐个查看合并邮件。 图 3­60  “新建地址列表”对话框 图 3­61  “邮件合并收件人”对话框 （5） “邮件合并”向导的第 6 步为“完成合并” ，单击任务窗格上的“合并到电子邮件” 按钮 ，即可弹出“合并到电子邮件”对话框。在“邮件选项”区域中的“收件人”下拉列 表中选择“电子邮件地址”字段；在“主题行”文本框中输入电子邮件的主题，如“某某学院  50  周年校庆庆典函” ；在“邮件格式”下拉列表中选择“HTML” ；在“发送记录”选择区域 中指定电子邮件的范围（默认情况为“全部” ）。最后单击“确定”按钮完成操作，此时即可启 动 Outlook 进行发送邮件的操作了。 案例分析 3  目录是书籍或学术专著不可或缺的组成部分，通常位于正文内容前，图 3­62 所示为某某 学院本科毕业设计目录范例。通过对该案例的剖析，旨在让读者掌握如下技能： l 目录的自动生成 l 页眉页脚的设置  3.3.6 目录的自动生成 利用 Word 2003 可以方便快捷地自动生成目录，具体步骤如下： （1）制作目录前先通览论文内容，以便确定目录的构成。例如图 3­62 所示的本科毕业设 计目录便是由中文摘要、英文摘要、正文标题（共 3 级）、参考文献及致谢组成。

图 3­62  本科毕业设计目录 （2）在论文中分别选中需要设置目录的标题，执行【格式】→【段落】命令，将弹出如 图 3­63 的“段落”对话框中的“缩进与间距”选项卡中的大纲级别设置成相应的级别后单击 “确定”按钮。例如“前言” 、 “大学生综合管理系统分析与设计”及“总结与展望”等标题应 设置成 1 级； “课题研究背景”等标题应设置成 2 级； “实体介绍”等标题应设置成 3 级。 （3）待论文中的所有标题按上述方法设置完毕后，执行【插入】→【引用】→【索引和 目录】命令，将弹出如图 3­64 所示的“索引和目录”对话框。设置完“目录”选项卡中的“制 表符前导符” 、 “格式”及“显示级别”的值后单击“确定”按钮。 （4）执行完上述步骤即可在论文中自动生成如图 3­62 所示的目录。值得注意的是，论文 内容修改后需要更新目录，即在文档中新产生的目录处右击，在弹出的下拉菜单中选择“更新 域”命令。 （5）执行完上述操作会弹出如图 3­65 所示的“更新目录”对话框，单击“确定”按钮即 完成了目录的自动生成。本次操作中需要说明的是：文中标题部分没有改变，仅仅由于修改论 文内容导致标题所在页码发生变化，则在“更新目录”对话框选择“只更新页码”选项；若文 中标题及其所在页码均发生变化，则在“更新目录”对话框应选择“更新整个目录”选项。 按照上述步骤自动生成目录并更新完毕后，该目录即具备了跟踪链接功能：按住  Ctrl  键 并单击目录中的某标题会自动跳转到论文正文中该标题处。

图 3­63  大纲级别设置 图 3­64  “索引和目录”对话框  3.3.7 页眉页脚的设置 为修饰版面，通常在文档的顶部和底部，正文文 字以外的位置插入一些所有页面共同拥有的内容，显 示与文档相关的信息或是图案符号，这两个区域就是 页眉和页脚。 页眉和页脚是一个特殊的 Word 编辑区域， 用户可以在这里插入文字、符号、图形与图像，或者 表格，并且可以像编辑正文一样编辑这些内容。 （1）页眉和页脚视图模式。执行【视图】→【页眉和页脚】命令，打开如图 3­66 所示的 “页眉和页脚”工具栏，此时正文部分变成灰色，处于非编辑状态，而页眉区和页脚区分别出 现虚线框，表示处于编辑状态。对页眉和页脚分别设置完成后，单击“关闭”按钮就可以退出 编辑。对已经设置过页眉和页脚的文档，直接在页眉区和页脚区双击，就可以进入到页眉和页 脚的编辑状态，双击正文即可退出编辑状态。 图 3­66  “页眉和页脚”工具栏 （2）使用“页眉和页脚”工具栏。利用“页眉和页脚”工具栏可以在页眉和页脚区方便 地插入自动图文集、页码、页数、时间和日期等信息，并对其设置格式，设置的方式同正文的 方法相同。 “页眉和页脚”工具栏上各按钮功能如下：  1）插入“自动图文集”下拉列表 ：自动图文集列表包含一组已经 定义好的页眉和页脚信息，如文件名、作者、创建日期等；  2）插入页码按钮 ：Word 自动对文档每一页编号，插入每页的编号，并可以随页数的改 变而改变；  3）插入页数按钮 ：Word  自动将文档的页数插入到页眉或页脚中，并可以随页数的改 变而改变； 图 3­65  “更新目录”对话框

4）设置页码格式按钮 ：用以设置页码的格式，如编号方式、起始编号；  5）插入日期按钮 ：自动将系统当前日期插入到文档的页眉或页脚中；  6）插入时间按钮 ：自动将当前时间插入到文档的页眉或页脚中；  7）页面设置按钮 ：打开“页面设置”对话框，对页面进行设置；  8）显示/隐藏文档文字按钮 ：编辑页眉和页脚时可以选择显示或隐藏正文的内容；  9）链接到前一个按钮 ：该选项选中时，本节的页眉或页脚内容延续上一节的内容。未 选中时，不同的节可以设置不同的页眉和页脚；  10）在页眉和页脚间切换按钮 ：切换页眉区和页脚区；  11）显示前一项按钮 ：显示上一节的页眉或页脚；  12）显示下一项按钮 ：显示上一节的页眉或页脚。 （3）使用节。通常设置的页眉和页脚会显示在文档的每一页，并且内容相同，这是因为 在创建这个文档时，只有一个节，整篇文档就只能使用相同的版面、页眉和页脚。为了能在文 档中插入不同的页眉和页脚内容，需要将文档分成几节。 选定将要分节的插入点，执行【插入】→【分隔符】命令，在“分隔符”对话框中选择 “分节符类型”中的“下一页”选项，文档就从插入点的位置分成不同的节。在普通视图下， 可以查看到分节符为双虚线。 文档分节之后， 在设置页眉和页脚时， 只需要把 “链接到前一个” 的选项取消，就可以为不同的节设置不同的页眉和页脚。 案例分析 4  以特定的图形符号、箭头及文字说明用来表示算法的图，称为流程图。该图能够直观地 描述一个工作过程的具体步骤，是揭示和掌握封闭系统运动状况的有效方式。在日常的生产、 生活及学习过程中，人们经常会运用此图解决一些实际问题。 如图 3­67 所示为计算机指令执行过程的流程图，通过对此案例的剖析，旨在使读者能够 熟练掌握对“绘图”工具栏的操作。 图 3­67  指令执行过程的流程图 从内存中取第一条指令 从程序所在内存的首地址 开始，启动计算机执行程序 对指令进行分析 为执行下一条指令做准备 完成该指令规定的操作 程序终止 是否为终止指令？  N  Y

3.3.8 绘图工具栏的使用 具体步骤如下： （1）执行【视图】→【工具栏】→【绘图】命令，会弹出“绘图”工具栏。单击该工具 栏的“自选图形”下拉菜单，然后选择“流程图”选项，如图 3­68 所示。 图 3­68  “绘图”工具栏中的“流程图”选项 （2）在“流程图”选项中单击任意图形，首先会在当前文档插入点处显示如图 3­69 所示 的绘图画布，然后选择需要的图形插入到该绘图画布内，如图 3­70 所示。 图 3­69  绘图画布 图 3­70  在绘图画布插入图形范例 （3）选中插入的图形后右击，弹出如图 3­71 所示的下拉菜单，选择“添加文字”命令即 可在该图形中添加文字，如图 3­72 所示。 图 3­71  下拉菜单 图 3­72  在图形中添加文字范例 （4）若在该图形中添加文字较多，则可双击该图形，此时会弹出如图 3­73 所示的“设置 自选图形格式”对话框，在“大小”选项卡中对图形的高度和宽度重新设置，当然也可在“颜

色与线条”选项卡中对图形的线条及填充色等进行设置。 图 3­73  “设置自选图形格式”对话框 （5）重复上述步骤，在绘图画布内完成图所示的流程图内所有图形的设置。执行【视图】 →【工具栏】→【绘图】命令，会弹出 “绘图”工具栏。单击该工具栏的“自选图形”下拉 菜单，然后选择“连接符”选项，如图 3­74 所示。 （6）在“连接符”选项中选择“直接箭头连接符” ，接着在两个需要添加连接符的图形 之间拖动鼠标。当鼠标移动到图形对象上时，图形会显示蓝色的连接点，这些点表示可以附加 连接符，如图 3­75 所示。将鼠标由上面图形的下方连接符拖至下面图形的上方连接符，即可 在此两图形间产生一个指向向下的单向箭头，如图 3­76 所示。 图 3­74  “绘图”工具栏中的“连接符”选项 图 3­75  绘制箭头连接符示例 1  图 3­76  绘制箭头连接符示例 2  （7）双击该箭头会弹出如图 3­77 所示的“设置自选图形格式”对话框，在“颜色与线条” 选项卡中设置好箭头末端的样式与大小，即可看到如图 3­78 所示的箭头效果图。

（8）重复上述步骤，将绘图画布内各图形间的所有箭头设置完毕。 （9）在绘图“工具栏”中单击“文本框”按钮 ，然后在绘图画布内的合适位置拖动鼠 标即可产生相应的文本框。在文本框中填充相应文字并将文本框线条颜色设置为“无线条颜 色” ，即可看到如图 3­79 所示的绘图画布内文字显示效果。 图 3­77  “设置自选图形格式”对话框 图 3­78  重新设置末端样式及大小的箭头效果图 图 3­79  带有文字说明的部分流程效果图 按照上述操作步骤， 读者完全可以在较短时间内制作出如图 3­67 所示效果美观的流程图。 图文混排功能可以极大地增强文档的可读性，使文档更具吸引力。本节通过对邀请函、 学位论文目录及流程图制作等案例的剖析，旨在使读者掌握如下的操作技能：图片的插入；艺 术字的制作；首字下沉的实现；项目符号和编号的使用；邮件合并；目录的自动生成；页眉页 脚的设置；绘图工具栏的使用等。 

3.4 文档高级编排

考试试卷是一种常见的文档类型，其中某些课程试卷内容比较难输入到 Word 文档中，本 节利用 Word 2003 来制作这样一份考试试卷。 案例分析 5  如图 3­80 所示是一份某某学院《高等数学》期末考试试卷，该试卷设置有试卷“卷头” ， 试卷内容进行了“分栏”设置且包含大量的数学公式和函数，下面将对该试卷的制作进行详细 的剖析。

图 3­80  期末考试样卷 本案例主要涉及如下的操作技能： l 模版的制作 l 制表位的使用 l 文档中的分栏编排 l 特殊字符的输入 l 公式编辑器的使用  3.4.1 模版的制作 样式与模板是  Word 2003  中最重要的排版工具，使用样式和模板能够方便地编辑文档和 快速建立特定类型的文档。 样式是由多种格式的排版命令组成的集合，包含段落样式和字符样式，通常用于修饰文 档的标题、正文、目录、页眉和页脚等。运用样式，能够直接将文字和段落设置成事先定义好 的字符和段落格式，提高编辑效率。为某个段落应用某种段落样式之后，该段落中的字符仍可 以有自己的样式。 选定需要使用样式的段落，在“格式”工具栏上打开“样式”列表框，选择已有的样式； 或执行【格式】→【样式和格式】命令，打开“样式和格式”任务窗格，从中查看 Word 提供 的所有样式，并根据需要选择相应的样式。 如果 Word 提供的样式都不适合排版需要，可以单击“样式和格式”任务窗格上的“新样 式”按钮，打开“新建样式”对话框，自定义样式和格式。在对话框中输入新样式的名称，样 式类型，进行相应的格式设置，如果选中了“添加到模板”复选框，则定义的新样式会被添加 到正在使用的文档模板，以后基于该模板的文档都可以使用这个样式。 本节拟采用模板来制作图 3­80 所示试卷。所谓模板是指由多个特定样式组合而成的一种 框架，它包含了一系列的文字、样式等项目，基于不同的框架可以创建报告、简历、名片、信 函、传真等文档。在使用模板创建文档时，模板中的文本和样式会自动添加到新文档中。 制作试卷模板又分为创建空白模板、页面设置、试卷卷头设置、分栏设置、编辑模版内容 及保存模板等步骤，具体操作如下： （1）执行【文件】→【新建】命令，打开“新建文档”任务窗格。单击“模板”选项区 域的【本机上的模板...】链接，打开“模板”对话框。在“常用”选项卡中选择“空白文档” ， 然后在“新建”选项区域选中“模板”单选按钮，如图 3­81 所示。

（2）单击“确定”按钮，一份空白模板就创建完成了，该模版文件的扩展名为.dot； （3）由于 Word  2003 默认的纸型是 A4 纸，而一般用的试卷都是 8 开纸，因此还需进行 页面设置。设置页面的操作步骤如下：  1）执行【文件】→【页面设置】命令，在打开的“页面设置”对话框中选中“页边距” 选项卡。  2）Word  2003  默认的“页边距”选项区域中的上下页边距为  2.54cm，左右页边距为  3.17cm。将其设置成合适的值后在“方向”选项区域中选择“横向” ，如图 3­82 所示。 图 3­81  “模板”复选框  3）打开【文件】→【页面设置】→【纸张】选项卡，在“纸张大小”下拉列表中选择“自 定义大小” ，在“宽度” 、 “高度”文本框中分别输入“26 厘米”和“37.8 厘米” ，如图 3­83 所示。 图 3­82  “页边距”选项卡 图 3­83  “纸张”选项卡  4）单击“确定”按钮退出对话框。 （4）页面设置完成后，下面需要设置试卷的“卷头” ，具体操作步骤如下：  1）执行【插入】→【文本框】→【竖排】命令，然后从文档中拖出一个文本框，根据试 卷卷头内容调整文本框的高度和宽度。  2）在该文本框中输入“姓名 ” 、 “班级 ” 、 “学号 ”等内容，每部 分内容之间可用若干空格隔开。  3）选中上述输入内容，右击，在弹出的快捷菜单中执行【文件方向】命令，打开如图 3­84

所示的“文字方向”对话框，选中中部最左边的选项，然后单击“确定”按钮完成设置。  4）选中该文本框后双击，即可打开如图 3­85 所示的“设置文本框格式”对话框。在其 “文 本框”选项卡中，单击【转换为图文框】按钮，系统将弹出如图 3­86 所示的提示框。单击“确 定”按钮，即可将文本框转换为图文框。 图 3­84  “文字方向”对话框 图 3­85  “设置文本框格式”对话框 图 3­86  “图文框转换”提示框  5）选中该图文框，执行【格式】→【边框和底纹】命令，打开“边框和底纹”对话框。 在其“边框”选项卡中，先选中“设置”区域的“自定义”选项；在“线型”下拉列表中选择 “短划线” ； 设置好颜色及宽度后再单击预览区域的 3 个边框设置按钮各一次， 如图 3­87 所示。  6）单击“确定”按钮完成设置，调整图文框大小、位置及文字对齐方式。  7）再插入一个竖排文本框，输入“密封装订线”字样。选中该文本框右击，在弹出的快 捷菜单中打开“设置文本框格式”对话框中的“颜色与线条”选项卡。在“填充”颜色设置为 “无填充颜色” ，线条颜色设置为“无线条颜色” ，单击“确定”按钮完成设置。调整好该文本 框的大小、文字间距和对齐方式，至此一个如图 3­88 所示的试卷卷头就制作完成了。 图 3­87  “边框和底纹”对话框 图 3­88  试卷卷头实例

3.4.2 试卷中的分栏编排 一般试卷内容都是分左右两部分，因此在制作试卷时需要将试题分成两栏。值得注意的 是，分栏前首先需要在标题行的下面插入一个分节符，以防止试卷标题文字也被分栏。具体操 作步骤如下： （1）执行【插入】→【分隔符】命令，在打开的对话框中的“分节符类型”选项区域选 择“连续”按钮。 （2）单击“确定”按钮后，将光标定位在分节符后面的空行中。执行【格式】→【分栏】 命令，在打开的“分栏”对话框中“预设”选择区域选择“两栏” ，单击“确定”按钮后即可 完成分栏设置，如图 3­89 所示。 如果需要在两栏之间加一条分隔线，只要将图中的“分隔线”复选框选中即可。试卷模 板创建完毕之后需要保存，以备日后使用和修改。其具体步骤如下： （1）执行【文件】→【保存】命令打开如图 3­90 所示的“另存为”对话框。 图 3­89  “分栏”对话框 图 3­90  “另存为”对话框 （2）在“文件名”文本框中输入“试卷” ，从“保存文件”下拉列表中选择“文档模板” ， 单击“保存”按钮即可。 至此，试卷模板创建完成。当然在日常生活中，还可以利用 Word 创建更多其他有用的模 板，例如成绩单、录取通知书等。 有了模板，就可以开始创建新试卷了。具体操作如下： （1）执行【文件】→【新建】命令，打开“新建文档”任务栏。 （2）在“模板”选择区域单击【本机上的模板...】链接，打开“模板”对话框。 （3）在当前打开的“常用”选项卡中选择“试卷” ，在“新建”选择区域选择“文档” 按钮，如图 3­91 所示。 （4）单击“确定”按钮退出对话框。 新文档中页面设置、标题位置及分栏形式都已经设置好，因此可以直接在上面添加新试 卷的内容。创建好的试卷要及时保存，因为采用模版的文件并不会将这些信息自动保存下来。 

3.4.3 试卷中的特殊字符的输入

在理工类科目试卷中，经常会遇到一些特殊符号，例如 α、β、γ、ζ、η、λ、μ 等，下面给 出一个例子来说明如何输入这些特殊字符。

图 3­91  创建新试卷文档 例如现在需输入这样的表达式： “α∧（β∨γ）⊙（μ∩λ） ” ，则可通过下列步骤完成： （1）单击鼠标，使光标停留在文档中需要插入特殊字符的位置； （2）执行【插入】→【符号】命令，或者右击，在弹出的快捷菜单中选择【符号】选项， 会出现如图 3­92 所示的“符号”对话框。 图 3­92  插入特殊变量符号范例 （3）从“符号”选项卡的“字体”列表框中选择合适的字体，同时在其“子集”下拉列 表中选择“基本希腊语” ，将垂直滚动条移至合适位置就可以找到公式中的各变量符号，如图  3­92 椭圆框中字符所示。同理，若在“子集”下拉列表中选择“数学运算符” ，将垂直滚动条 移至合适位置就可以找到公式中的各运算符号，如图 3­93 椭圆框中字符所示。 （4）依次选中公式中的各变量及运算符号，单击“插入”按钮，完成插入任务后关闭“符 号”对话框，返回到编辑窗口在合适位置加上小括号即可完成给定公式的输入。 上述插入特殊字符比较麻烦，可以给最常用的符号设置快捷键，当需要在文档中插入该 特殊字符时直接按快捷键即可完成。例如要将特殊字符“α”的快捷键设置为  Alt+A，则该快 捷键的设置步骤如下： （1）执行【插入】→【符号】命令，在弹出的“符号”对话框中选择“符号”选项卡； （2）在如图 3­92 所示的“符号”对话框中，先选中“α”这个字符，再单击“快捷键” 按钮，弹出如图 3­94 所示的“自定义键盘”对话框。 （3）将光标停留在“请按新快捷键”文本框中，然后在键盘上同时按下 Alt+A 两个键， 此时“请按新快捷键”文本框中就会出现“Alt+A” ，单击“指定”按钮后再单击“关闭”按

钮返回“符号”对话框，最后单击“确定”按钮即可完成操作。 图 3­93  插入特殊运算符范例 图 3­94  “自定义键盘”对话框 这样以后在编辑文档时需要输入“α” ，只需按下 Alt+A 即可。  3.4.4 试卷中公式的编辑 如图  3­80  所示的试卷中含有很多的数学公式，如何将这些数学公式插入到试卷文档中 呢？Word 2003 自带的公式编辑器“Microsoft  公式  3.0  ”可以很方便地编辑各种复杂的公式 和方程。如下所示为公式  2 2  d d  D  Z =

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x + y x y 的编辑步骤： （1）将光标停留在要插入公式的地方，执行【插入】→【对象】命令，打开“对象”对 话框中的“新建”选项卡。在“对象类型”列表中选择“Microsoft  公式  3.0  ” ，如图 3­95 所 示，单击“确定”按钮退出对话框。 图 3­95  “对象”对话框 （2）插入 Microsoft  公式  3.0 之后，在 Word 文档中会出现如图 3­96 所示的界面：光标 闪动处为输入框，可以在里面输入各种复杂的公式。输入框会随着输入公式的长短发生变化， 整个数学表达式都被放置在公式编辑框中。 公式窗口浮动在文本上， 其中囊括了几乎所有的数 学符号，例如：关系符号、运算符号、修饰符号、逻辑符号、各种集合符号以及希腊字母等。 （3）在输入框中先输入“ Z = ” ，然后在“公式”工具栏的“积分”模板中选取只带有下 划框的积分号选项，如图 3­97 中的方框所示。