第十一章 專案終止
課前指引
專案是暫時性的，既然是暫時性，就一定會有結束的時候。然 而，專案結束卻並不全然代表專案完成目標了；有些是因為種種 的原因，被中途終止了。無論終止的原因是什麼，專案結束還是有一定的步驟，這些必要 的程序必須要一一走完。本章說明專案結束的原因，與專案結束 的流程。
章節大綱
11-1 專案為什麼會終止 11-1 專案為什麼會終止 11-2 專案終止
11-2 專案終止
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專案是暫時性的，既然是暫時性，就一定會 有結束的時候。
專案結束卻並不全然代表專案完成目標了；
有些是因為種種的原因，被中途終止了。
無論終止原因是什麼，專案結束還是有一定 的步驟，這些必要的程序必須要一一走完。
專案資料沒有歸檔，專案經驗也沒有傳承，
這是非常可惜的一件事。
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專案終止的原因
專案完成
專案如計畫完成，產出專案定義的產品、服務或是結 果
專案未完成提前終止
專案進行當中，發生狀況，以至未能完成專案預設的 目標。
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專案完成
專案如計畫完成，產出專案定義的產品、服務或 是結果。當然，時程上也許有些延遲，或是成本 有些超出，或是品質不如預期，但最終還是完成 了應該產出的各式交付項目。
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專案專案未完成提前終止
專案最初的商業需求 (business need) 消失 遭遇無法克服的問題
優先權次序異動 經稽核提出終止
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專案專案未完成提前終止
專案最初的商業需求 (business need) 消失
專案興起之初，都有想要達成的商業需求。在這多變 的經濟體系下，組織可能會在業務上做些調整，以因應 環境的的變化。也許就在這些調整之中，有些專案就再 也沒有執行下去的理由了。
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專案專案未完成提前終止
遭遇無法克服的問題
這種現象常常發生在研發型專案，像是新藥品研發、
新商品研發 等等。⋯
專案遇到了突破不了的困難，一直克服不了，也因此 變更了計畫。
專案目標與需求一直變更，確定不了。
簡單來說，專案所該完成的事情都無法確定，專案自 然無存在的必要，繼續下去只是浪費組織資源。
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專案專案未完成提前終止
優先權次序異動
組織為了將資源作最有效率的運用，自然會將資源優 先投入最重要的專案。因此，專案會有優先權的設定，
組織對專案優先權會定期審核，這也是專案組合管理 (portfolio management) 的一環。
一旦專案優先權有了異動，資源可能會因此而被抽調 出去，支援更重要的專案。
如果專案仍有繼續的必要，則啟動專案變更控制管理 (change control management) 流程以延長專案時程，或 是縮減專案範疇。當然，也很有可能，專案因此而就直 接終止，不再進行下去。
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專案專案未完成提前終止
經稽核提出終止
專案稽核有定期與不定期兩種，然而，不論是那一
種，只要在稽核活動結束後，都會產生稽核報告。稽核 人員如果發現專案沒有繼續進行下去的必要時，有權直 接下令專案終止。
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一般來說，專案終止的活動大約一星期以內 可以完成。
畢竟專案已經確定結束，花過長時間與太多 資源，都屬不恰當。
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專案終止的活動
正式公開宣布專案結束
取得專案資助人同意專案產出的文件 解除廠商合約付清帳款
關閉專案帳戶並結清專案費用
召開專案檢討會議，整理經驗傳承 評估專案團隊
專案成員歸建 專案資源歸還
整理專案文件並歸檔
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專案終止的活動
正式公開宣布專案結束
向所有專案利害關係人正式宣告專案已進入尾聲，聲 明專案將邁入結束流程，專案經理之職務也隨之解除。
透過統一的溝通管道，讓每一位專案利害關係人都得 到相同的訊息。
唯有公開透明的傳播專案訊息，才足以穩定專案成員 不安的心，將全部精力回歸於專案活動上，而不是放在 傳播與辨識謠言上。
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專案終止的活動
取得專案資助人同意專案產出的文件
執行專案的最終目的是要完成專案所預定的產品、服 務、或是結果。專案資助人之所以願意出錢出力，也是 為了取得這些專案的所有產出。因此，專案結束前必須 要將專案產出交付給專案資助人。
同時，要取得專案資助人的書面文件，同意這些產出 確實如他期望。專案如果是中途被中止，同樣會有專案 產出，只是可能未完成。這些專案產出，一樣是要交付 給專案資助人；也需要取得專案資助人的書面文件，同 意這些產出確實已經收到。
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專案終止的活動
解除廠商合約付清帳款
專案如有合作廠商，要依合約一一終止，並結清與廠 商之間的帳務。
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專案終止的活動
關閉專案帳戶並結清專案費用
組織在專案費用的控管上，一般都會開闢獨立的專案 帳戶。
專案結束很重要的一環，就是要把專案費用全部結 清，並與財務部門一起製作專案財務報表。
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專案終止的活動
召開專案檢討會議，整理經驗傳承 (lesson learned)
專案檢討會議儘可能讓每位成員都可以參加，各自從 不同角度，提出建議。
如果因為專案龐大，無法全員同時與會，可以分場分 批，在不同時間各自召開，然後再彙整成專案的經驗傳 承文件。
會議的重點放在事情，避免評論到任何一位成員的表 現。
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專案終止的活動
評估專案團隊
針對專案團隊的表現，也有必要做一評估，特別是各 別團員的表現。
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專案終止的活動
專案成員歸建
專案成員來自各部門，專案結束自然也該回歸各部
門。專案成員歸建後，該部門的功能經理 (functional m anager) 會安排下一個工作。
由於專案經理在組織中的地位，普遍高於專案成員，
對組織內部各專案的資訊也較為清楚。
專案經理也可以在專案結束過程當中，積極幫專案成 員尋找組織內較為合適工作，協助成員提前做好安排。
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專案終止的活動
專案資源歸還
專案執行過程除了人員以外，還會有其他暫時借用的 資源，譬如：會議室、白板、檔案櫃、桌椅、電腦 等⋯ 等。所有資源都應該逐一歸還，並取得歸還證明，列入 專案文件之中。
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專案終止的活動
整理專案文件並歸檔
文件種類林林種種，包括：專案各項計畫、時程表、
里程碑、專案範疇說明書、工作分解結構、問題清單、
各式會議記錄、採購文件、變更紀錄 等等。⋯
專案文件是屬於組織中很重要的資產，集合了眾人長 時間的智慧，當然必須妥為保存。
組織需要有系統化的建立專案文件存放方式，使得歷 史資料可以很方便的搜尋與擷取。
組織擁有越完整的歷史資料，計畫越能貼近真實，專 案也越有成功的機會。
