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資助學校財務管理 常見問題
I. 物料及服務採購程序事宜
邀請報價/招標
1. 問 ： 學校購買法律服務時須進行報價/招標，但法律服務的收費是根據 服務時數、法律人員的資歷等而定，而學校事前沒有這方面的資料，
應怎樣處理有關的採購事宜？
答 ： 學校可以向有這方面經驗的人士諮詢，或進行市場調查，以取得法 律服務收費及服務所需時數的資料。根據這些資料，學校可以在所 需服務的規格內設定一個服務時數範圍，讓服務供應商競投。如學 校認為日後有可能要調整服務時數而須作出有關的安排，例如修改 合約等，學校須訂明在報價/招標文件內。
2. 問 ： 面對日益專門化的學校行政事務，學校在撰寫書面報價/招標文件 中的規格（specification）時或會遇到困難，學校如何應付？
答 ： 一般來說，學校不須用深奧的術語，只須以容易清晰理解的一般用 語擬定所需物料/服務的規格。例如撰寫社工服務書面報價/標書的 規格時，學校須充分考慮採購的目的及工作範圍，和列出所需的專 業人員的資歷及/或相關經驗。撰寫書面報價/標書規格時，如有需 要，學校可考慮諮詢具備相關知識的校內同工，例如有關電腦的採 購，學校可邀請校內電腦科的教師或資訊科技人員提供意見。
3. 問 ： 學校在邀請報價/投標時，可否指定某牌子的物料，並直接邀請代 理該牌子的物料供應商報價/投標？
答 ： 根據廉政公署的建議，在公平、公正及公開的原則下，學校在採購 時應在報價/招標規格中闡述所需物料或服務在功能及表現上的特 點，不應指定牌子。學校亦須按教育局通告第 4/2013 號內的規定 進行報價/招標程序。透過報價/招標，學校可能會發現有比心儀牌 子更合適的物料。
4. 問 ： 進行採購活動時，學校是否須在報章上刊登廣告，或在學校網頁上 登載招標公告？
答 ： 教育局通告第 4/2013 號並無規定資助學校運用政府津貼進行採購 時須刋登廣告。因此，是否在報章上刋登廣告以邀請供應商投標是 一項校本決定。學校除遵照以上通告所載的程序進行招標外，亦可 考慮在學校網頁上登載招標公告，讓其他不獲邀投標的供應商有機
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會參與競投，在公開、公正及公平原則下，加強投標的競爭程度。
5. 問 ： 學校並沒有把有關招標事宜於學校網頁上公佈，但在招標時，收到 某些未獲邀請的供應商回標，學校可以接受他們的回標嗎？
答 ： 在招標過程中，一些供應商從其他渠道得悉學校招標，可能會自行 參與投標。若學校在充分理據支持下，認為該等供應商的投標是合 適的，及該等投標可增加學校的選擇，對學校較為有利，學校在審 核時可與其他投標一併考慮，並把這情況及接受投標的理據妥為記 錄。
6. 問 ： 若學校在採購時按規定邀請最少五名供應商投標，但最終只得一名 供應商投標，學校是否已符合有關的採購規定？
答 ： 根據教育局通告第 4/2013 號，資助學校進行超過 200,000 元的採購 須邀請最少5 名供應商投標，但供應商是否投標是一項商業決定，
學校並不能控制。所以若學校已按規定向最少5 名供應商招標，即 使只得1 名供應商投標，學校已符合上述通告的規定；但學校必須 在「投標摘要及批核紀錄表」上，清楚記錄供應商的回覆詳情。另 一方面，學校應定期檢視及更新供應商名冊內的相關資料，以確保 所邀請的供應商資料仍然有效。
7. 問 ： 學校在招標維修工程時，可否向承辦商表示，工程一旦在指定日期 或之前未能完成，工程承辦商須每天扣減 0.5%的工程收費？
答 ： 學校在決定是否採用這做法時，應參考以下原則：
• 學校必須在招標文件中明確指出這項扣減金額的要求，及清楚 界定「工程完成」的定義。
• 在釐定所扣減費用時，學校應仔細了解建築業有關扣減金額的 行規，釐定合理的扣減金額，以免引起提高門檻以利特定的承 辦商投標的嫌疑。
若該扣減金額的要求已納入招標文件中，學校就必須切實執行，以 免其他承辦商投訴學校不執行招標時所定的規定，及對因為該扣減 規定而決定放棄投標的承辦商不公平。
8. 問 ： 學校擬舉辦某項課程，在學期初透過招標進行採購，並選取了合適 的機構提供有關服務。在學期中，學校擬再舉辦相同的課程，這次 可否不再招標，而直接向上次中標的機構購買相同的服務？
答 ： 就學期初所需的服務，學校已完成了整個招標程序。因此，如學校 在學期中需要同樣的服務，便須重新招標。透過招標，學校可能會 發現有更合適的機構提供有關服務。
9. 問 ： 學校希望廣播系統工程趕快在暑假前完成。由於時間緊迫，學校可 否在蒐集充足的承辦商資料及徵得各持份者同意下，直接請法團校
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董會豁免學校的招標程序？
答 ： 為避免出現因時間緊迫而無法進行招標程序，學校應有長遠、周詳 且完善的校務工作規劃。所以法團校董會基於時間緊迫而豁免學校 進行招標程序的理據並不充分。在這情況下，學校須遵照教育局通 告第 4/2013 號進行招標及採購程序，確保以公平、公開及公正的 原則處理該項工程的招標工作。經過具競爭性的招標程序後，學校 應可覓得合適的承辦商為學校提供服務。
10. 問 ： 若學校知悉某大專機構能切合校本需要提供教育服務，學校是否不 須進行採購程序，直接向該機構採購有關服務？
答 ： 學校仍須根據教育局通告第 4/2013 號的規定，進行相關報價或招 標程序。在報價/招標前，學校應清楚列出所需的服務規格。透過報 價/招標程序，學校在更具競爭性的情況下可能會發現有更適合的 機構提供有關服務。
11. 問 ： 學校希望將學校內聯網系統的升級及保養服務，交由設計該系統的 公司提供，因其他公司並不是該系統的設計者，未能提供該項升級 及保養服務。在這情況下，學校是否仍須進行報價/招標活動？
答 ： 學校應盡可能透過公開競投的方式採購服務。如有充分的理據，證 明有關的內聯網系統升級及保養服務，因技術等原因，只可由設計 該系統的公司提供，學校仍須向該公司發出報價/招標文件，並依循 教育局通告第4/2013 號有關單一報價/招標的採購程序辦理。
12. 問 ： 基於安全考慮，資助學校如希望升降機繼續由原廠供應商保養，以 確保獲得原廠零件供應，是否可以不經招標程序，直接與原廠供應 商簽署保養合約？合約期是否可自行決定？
答 ： 一般而言，升降機在投入服務初期，都會由原廠供應商提供保養服 務。惟原廠的保養服務屆滿時，學校應按一般的電機工程維修合約 處理，即根據教育局通告第 4/2013 號進行報價/招標。但若學校基 於安全理由，希望升降機繼續由原廠供應商提供服務，必須把有關 情況記錄在案，在取得校董會/法團校董會的批准後，向原廠供應商 發出報價/招標文件，並依據上述通告所列的有關程序辦理。按照學 校的需要，學校可考慮與供應商訂定較長的合約期，但以不超過三 年為宜。當合約完結後，學校須重新進行具競爭性的報價/招標程 序。透過報價/招標程序，學校可能會發現有更適合的供應商提供有 關服務。
13. 問 ： 學校如接受邀請，派出學生參加由其他學校/外間機構籌辦的境外 遊學團。是否還須進行採購程序，才可以安排學生參加？
答 ： 如學校受邀參加有關遊學團，可毋須進行採購程序。但若學校委託 其他機構協助舉辦或與其他機構合辦境外學習活動，學校在這些活
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動中須擔當主辦/合辦單位，並參與督導和策劃，及委派學校代表
（包括老師）全程陪同學生參與活動。學校無論是自行舉辦或與其 他機構（包括非政府機構）合辦的境外學習活動，採購的過程須依 循教育局既定的採購程序，資助學校可參考《學校行政手冊》的第 6.4 部分（教育局網頁學校行政及管理行政規則學校行政手 冊）。如有關的遊學團費用須由家長全部或部分承擔的話，則屬學 校的商業活動。學校須應同時根據教育局通告第 10/2016 號辦理有 關事宜。
14. 問 ： 學校為遊學團進行招標時，是否可邀請境外的供應商報價/投標？
答 ： 學校須根據教育局通告第 4/2013 號的規定，進行相關報價或招標 程序。然而，學校須注意沒有旅行代理商牌照的旅行社，一律不可 在港經營旅遊業務，學校須評估當中涉及的風險。此外，學校亦須 考慮當中衍生的行政工作及工作量，例如：當境外供應商獲選時，
學校需為遊學團安排從香港出發往外地的交通。
採購的審核/批核程序
15. 問 ： 在「價低者得」的競投原則下，學校是否必須選擇價格最低的書面 報價單/標書？
答 ： 學校須依據教育局通告第 4/2013 號的規定，進行報價/招標程序。
一般而言，學校應選取合乎規格而出價最低的書面報價/標書，如使 用評分制度，則一般應推薦接納獲最高整體評分的書面報價/標書。
學校亦應就供應商所提供物料/服務的價錢和質素與市場的供應情 況作出適當的比較，以選取合適的供應商。然而，學校也有酌情權 不選取價格最低的書面報價/標書，在此情況下，學校應記錄不選取 的理據，以確保公平及公正。
至於擬定評分準則，學校可參考上載於教育局網頁的「擬備評審標 書的評分制度須知」。有關網頁路徑如下：
http://www.edb.gov.hk學校行政及管理財務管理有關財務管 理學校在處理商業活動/安排事宜的參考資料擬備評審標書的 評分制度須知
16. 問 ： 在投標程序中，學校可否提早開標？
答 ： 不可以。如學校的開標時間較公佈的開標時間為早，會對在提早開 標之後，但在所公佈開標時間之前遞交標書的供應商不公平。另外，
學校應考慮合適的開標時間（例如中午 12 時），避免延誤開標事 宜。
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17. 問 ： 學校應否考慮逾期的書面報價單/標書？
答 ： 否。除非只有一位供應商獲邀，學校不應考慮逾期書面報價單/標 書，以免對其他供應商造成不公。詳情可參閱教育局通告第4/2013 號。
18. 問 ： 學校計劃進行工程，並按預算的支出金額邀請書面報價，但在收到 的報價中，有部分承辦商的報價超出教育局通告第 4/2013 號所規 定的書面報價財政限額，請問學校是否須因此而重新進行招標？
答 ： 學校須視乎經審核後所推薦的報價單的價錢決定是否須重新招標。
若該報價單的價錢是50,000 元以上至 200,000 元，學校可按原定的 程序進行採購；如涉及的金額超過200,000 元，學校須重新進行招 標程序。學校在決定採用報價或招標的方法前，可憑過往經驗或當 時的市場情況去判斷所涉及的金額，盡可能避免出現報價前後金額 上的大幅誤差。
19. 問 ： 學校在開標後，若發現所有供應商的投標文件都未能接受，可否與 個別較合適的供應商直接談判，例如商討降低價格，或修改物料/ 服務規格？
答 ： 不可以。根據教育局通告第 4/2013 號，縱使學校批核委員會發現 招標文件的內容未可接受（例如：所有出價均不符合招標規格；價 錢過分偏高；要求預先付款的條件無法接受等），為確保採購程序 符合公平、公開及公正的原則，校方不宜與個別供應商直接談判。
如認為合適的話，校董會/法團校董會可發出指示不接受有關投標，
並修訂招標文件的規格、條款及條件，重新開展招標工作。
20. 問 ： 基於學校的校本行政安排，採購物料/服務所簽訂的合約須獲法團 校董會批核，但由於法團校董會一年只舉行三、四次會議，未必可 以及時批核有關合約，法團校董會可否授權學校人員批核？
答 ： 除了某些重要事項，例如解僱教職員等，必須在法團校董會的會議 上由學校的多數校董批准外，法團校董會可按校本需要，考慮透過 其他方式（如送遞、電郵、傳真）傳閱有關文件以作批核。法團校 董會亦可在共同協議下，授權校監或校長批核有關的事項。
21. 問 ： 由於學校的校董會或法團校董會不會經常舉行會議，學校可否由校 監全權委任學校人員擔任「標書批核委員會」的成員？
答 ： 根據教育局通告第 4/2013 號夾附的「資助學校採購程序指引」，「標 書批核委員會」的成員須由校董會或法團校董會委任。由於校董會 或法團校董會每年開會約三至四次，校董會或法團校董會可考慮在 每年首次的會議中，根據上述指引內的規定，詳細討論有關委任標 書批核委員會成員的安排，讓學校於學年中進行招標時有所依循；
例如可成立多於一個「標書批核委員會」負責批核標書，並列出原
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則或規定，協助學校在不同情況下安排合適委員會批核標書，以確 保適當職務分工。
22. 問 ： 如何避免一位教師同時被委任為「開標及標書審核委員會」或「標 書批核委員會」的成員？
答 ： 為符合教育局通告第 4/2013 號有關資助學校採購程序的規定和適 當職務分工，學校應有整體及周詳計劃以籌備及配合全學年的採購 工作，包括委任合適人選成立「開標及標書審核委員會」和「標書 批核委員會」（上述兩個委員會應分別由不同人士擔任）；在委任委 員會成員時，校董會或法團校董會可考慮成立多於一個「標書批核 委員會」，若其中一個委員會的成員須負責開標及審核標書時，學 校可交給另一個委員會負責批核有關標書。
利益衝突 / 公平原則
23. 問 ： 據了解，有供應商與其他供應商在報價/投標時合謀出價，學校應 如何處理？
答 ： 學校須在招標文件中加入反圍標條文，禁止串通投標。若投標者違 反該條文，除了會導致其投標無效外，投標者亦須承擔該等缺失行 為的責任。同時，學校也要提高警覺，留意是否每次同類性質的採 購都是由相同的公司出價及獲得訂單。學校宜每次進行採購時，邀 請其他供應商加入報價/投標，以減低供應商之間彼此合謀的可能 性。
24. 問 ： 學校員工若因工作上的疏忽而導致採購出現錯誤，但本身並沒有得 到任何利益。在此情況下，員工會否遭到廉政公署檢控？
答 ： 廉政公署接獲貪污投訴後，就可追查的貪污舉報進行調查，至於檢 控與否，須視乎個別情況而定。一般而言，當調查完成後，若有證 據顯示任何人涉嫌觸犯防止賄賂條例，廉政公署會將報告呈交律政 司，由律政司決定是否作出檢控。
25. 問 ： 學校員工在負責採購時，發現其中一間參加報價的公司的負責人是 其直系親屬或舊同學，他是否須因此而進行利益衝突申報？另外，
「直系親屬」包括甚麽人？
答 ： 學校負責採購的人員如得知其本人現正或將會與供應商有連繫，應 盡早向校董會/法團校董會作出書面申報，以避免任何實際或被視 為可出現的利益衝突。已申報利益的員工須避免相關的採購活動，
及/或遵從校董會/法團校董會的指示。一般而言，「直系親屬」包括 配偶、子女、父母及兄弟姊妹。
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26. 問 ： 學校在審核各出版社的教科書時，發現一位負責評審的教師是其中 一套教材的作者。如該教師無法避免參與相關的採購活動，校方應 如何處理？
答 ： 負責採購的人員如發現與供應商有任何實際或被視為可出現的利 益衝突，應盡早向校董會/法團校董會作出書面申報。校董會/法團 校董會應決定是否需要免除申報人獲委派的職務，或免除申報人審 議或決定有關事宜。如果已申報利益的員工無法避免參與相關的採 購活動，學校應制定相關的指引，例如加強對整個審核過程的監控，
或只向該教師就專業範疇作諮詢等，並記錄詳情。
27. 問 ： 學校在審核供應商所提交的標書時，如發現有供應商在標書承諾中 標後，會向學校提供「增潤服務」或向學校作出捐贈。校方應如何 處理？
答 ： 在上述情況下，該供應商實際上是提供利益給學校。在商言商，供 應商會視這些「增潤服務」或捐贈為成本的一部分，並最終會轉嫁 給消費者。為了確保對所有供應商都採用劃一的評審準則，達致公 平及公正的原則，學校在審核標書時，不應考慮接受招標文件中並 無提及的「增潤服務」或捐贈。此外，學校亦應在招標文件中清楚 列明校方不會接受或考慮任何利益或其他額外服務，以避免供應商 向學校提供任何利益。
28. 問 ： 學校在招標購買專業責任保險時，可否因不熟悉保險條文，委託提 供顧問服務的保險公司代為擬備報價/招標規格？
答 ： 學校可以委託提供顧問服務的保險公司代為擬備有關的招標規格，
但須按教育局通告第4/2013 號的報價/招標程序採購有關服務。另 外，學校須在合約條文內作出明確的規定，該獲委託的保險公司將 不會獲邀競投學校擬採購的專業責任保險，以示公允。
29. 問 ： 學校在購買專業責任保險時，可否委託提供顧問服務的保險公司提 供「一條龍」服務，如擬備報價/招標規格、邀請保險公司報價/投 標、評審及批核所收到的報價單/標書等？
答 ： 學校如委託提供顧問服務的保險公司代為擬備報價/招標規格，就 不應同時委託該公司邀請報價/投標、評審及批核所收到的報價單/
標書，因為該公司有可能只邀請其相熟的保險公司報價/投標，導致 整個採購程序未能在公平、公開及公正的情況下進行。當報價/招標 規格已擬備妥當，學校須依循教育局通告第 4/2013 號採購專業責 任保險。
分拆訂單
30. 問 ： 學校在上學期購買了十部電腦，在下學期又再購買十部同類的電
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腦。教育局是否會視這種購買安排為分拆訂單？
答 ： 這視乎學校在上學期購買十部電腦時，是否已預知須在下學期再添 置十部電腦。上述情況如屬突發事故或非可預計的採購項目，而學 校亦非藉此避免遵守批核報價單/標書的規定或報價/招標程序，這 安排應不會被視為分拆訂單。學校須將有關情況及再次添置電腦的 理據記錄在案，並在再採購前取得校董會/法團校董會的批准。惟學 校應對其所採購的項目在同一學年的 12 個月內所需的數量作出周 詳的規劃，並依循有關的財政限額進行採購。
31. 問 ： 學校因應國際紙張市場的價格不斷升降，由每學年採購改為一年數 次趁低價採購紙張。這是否會被視為分拆訂單？
答 ： 只有在十分特殊的情況下，並有強烈的理據，學校的做法才不會被 視為分拆訂單。學校可以在取得校董會/法團校董會的批准後，把有 關理據妥善記錄在案，以供教育局審核。
32. 問 ： 學校蒐集練習簿供應商的銷售價格後，發現不同供應商在個別種類 練習簿的售價上較相宜。為學生利益，學校因而按不同種類的練習 簿進行招標。教育局會否視這項安排為分拆訂單？
答 ： 在上述情況下，學校應把不同種類練習簿集中收錄在一份投標附表 內，然後才邀請供應商投標。學校可在招標書列明學校會就投標商 提供的售價，以每項/組計算，向不同的供應商訂購個別項目/種類 符合招標條件而售價最低的練習簿。學校應把有關審批結果及理 據，妥善記錄在投標摘要及批核記錄表內，以供教育局審核。
33. 問 ： 全校師生大旅行須運用 30 輛旅遊巴士。學校經招標後卻沒有一間 公司能提供足夠車輛，於是分批進行招標/採購程序找來數間公司。
教育局會否視這項安排為分拆訂單？
答 ： 在上述情況下，學校應把不同旅遊巴士行車路線集中收錄在一份投 標附表內，然後才邀請供應商投標。學校可在招標書列明學校會就 投標商提供的出價，以每項/組（路線）計算，審批並接納每項/組 中符合招標條件的最低報價，採用投標商的有關服務。不過，學校 應把有關審批結果及理據，妥善記錄在投標摘要及批核記錄表內，
以供教育局審核。
34. 問 ： 學校在處理一項小型房間裝修工程時，把電器工程及結構工程分別 向不同承辦商招標，教育局會否視這項安排為分拆訂單？
答 ： 學校應先了解有關裝修工程所需服務的市場供應情況。如承辦商可 同時提供以上所述服務，學校應把這些項目收錄在同一報價/投標 附表內，然後才邀請承辦商競投。在招標文件內，學校可註明會以 整批/分組/分項形式考慮接受承辦商的書面報價/投標。
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採購的付款方法
35. 問 ： 學校在網上採購物料時，供應商要求「先付款，後取貨」，學校如 何可以減低所須承擔的風險？
答 ： 學校為避免承擔風險，可與供應商商討其他較低風險的付款方式，
例如先酌量付訂金，待收貨及感到滿意後，才支付餘數。若供應商 堅持採用「先付款，後取貨」的方式，學校可要求供應商提供已收 款的憑據，並給予適當的擔保，例如以書面承諾於收款後指定期限 內送貨，如學校對收到的貨物感到不滿意時，供應商須免費更換/退 款等。
36. 問 ： 學校在進行採購時，可能須以外幣付款，所需外幣的數目應如何決 定？
答 ： 一般而言，合約價應以港元報價及支付。如學校接受供應商以外幣 報價，須在書面報價/招標文件上清楚列明。為方便比較各份書面報 價單/投標書，以外幣計算的報價必須換算為港元，換算率應以截標 日期當日香港銀行公會公佈該種貨幣的賣價作為依據。
至於付款方面，一般而言，如合約價是以外幣列出，則須以該種貨 幣付款。如學校與供應商達成協議，可以港元付款，則應在合約上 清楚列明匯率換算日期及根據哪間銀行的換算率計算有關款額。
37. 問 ： 學校的一名教師用個人信用卡/八達通卡等為學校購物，但該教師 會因此得到積分優惠。學校應如何處理？
答 ： 學校應盡量避免讓員工使用個人信用卡/八達通卡等為學校購物，
因為此安排將涉及積分優惠等的個人利益。然而，在特殊情況下，
員工不能避免以上述途徑付款，學校亦應制定相關的指引以處理這 類情況，例如規定只有校內適當職級的人員有權以上述途徑付款、
員工須將積分換取優惠券供學校使用、發還有關款項予員工時扣除 回贈等，以確保員工沒有從中獲取個人利益。在切合學校需要的情 況下，校方可考慮以學校名義申請信用卡/八達通卡等，以方便採 購。
38. 問 ： 因有些教學資源須透過電子平台採購（如透過 Apple 之 iTunes 購 買Apps），須以學校名義申請一張信用卡作採購付款的用途，學校 須留意什麼事項？除此以外，是否有其他可行的方法，而又符合教 育局及廉政公署的財務管理原則？
答 ： 如學校以其名義申請信用卡，須由校董會或法團校董會批准。此外，
運用信用卡所作的採購必須作教育用途，而所有與此相關的利益
（包括積分）亦應屬學校所有。校董會或法團校董會在批准前，必 須考慮所有運用該信用卡的相關事項，例如信用額、信用卡簽署人、
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積分的處理等。部分銀行亦有提供沒有賺取積分和回贈的信用卡。
學校可直接向銀行查詢有關申請信用卡的手續及條款，至於申請成 功與否，乃由銀行作最終決定。同時，學校亦須注意以下事項：
(a) 銀行可能會向這張信用卡/公司卡收取年費，而學校或須從非 政府經費帳戶中支付有關費用；
(b) 信用卡/公司卡的保管存在一定的風險。若遺失此信用卡/公司 卡或被盜用，學校須承擔一切與此有關的損失；
(c) 學校在網上購物時，須提供信用卡/公司卡的號碼給供應商，
這會增加資料外洩的風險；及
(d) 學校須確立一套完善的監察機制，以確保負責簽署的員工沒 有任何利益衝突及個人得益。
除了信用卡/公司卡外，學校可運用其他網上採購的付款方式。據了 解，學校亦可透過銀行入數、銀行帳戶轉帳、郵寄支票、網上付款 平台、預付卡等付款途徑在網上進行交易。在網上採購日趨普遍的 情況下，供應商為方便顧客採購有關物料/服務，應會考慮接納不同 的付款方法，讓顧客有更多選擇。
其他採購程序及安排
39. 問 ： 關於校內所應用的設備（如影印機和電腦軟件等），學校可以選擇 採用「租賃」或「購買」兩種形式。學校應如何選擇？
答 ： 「租賃」和「購買」兩種形式孰優孰劣，是一項校本的決定。學校 可考慮相關因素作決定，例如學校財政預算、學生的需要、何者較 具成本效益及相關法例（如涉及知識產權等）。
40. 問 ： 報價/招標文件及採購合約須保留多久？
答 ： 學校應在發出訂單後，保留所有報價/招標文件如收到的供應商書 面報價單/標書正本、「按口頭報價購貨表格」、「書面報價/投標摘要 及批核紀錄表」等三個曆年，而與供應商簽訂的合約則須於合約期 滿後保留至少七年，以供查核。
41. 問 ： 學校員工為校方採購只涉及小量金錢的物品，若購買時商戶未能提 供單據，或員工在購買後遺失了單據，學校應如何處理？
答 ： 根據《學校行政手冊》第 6.6.4 部分，所有開支均須獲得妥當授權 才可付款。每當付款時，學校均須發出付款憑單，以茲證明。付款 憑單應附有發票正本，列明所提供貨品或服務的詳情。
學校員工採購物品時，應向商戶索取單據。若商戶未能提供所需的 單據，學校可要求該名員工清楚寫出購買的原因、日期、物品名稱、
數量、金額及未能夾附單據的理由，再交由校內適當職級的人員證
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明有關採購是必須的，及價格公平合理。
若有關員工遺失了單據，應向商戶索取補單或單據的影印副本。若 無法取得有關單據/副本（如該物件在海外購買），除採取上段所述 補救程序外，學校應把遺失單據的事情和原因妥為記錄，然後授權 校內適當職級的人員簽批。校方亦應制定一套內部指引以處理這類 情況。
42. 問 ： 以電子支付方式在網上購物時，並無正式收據作為購買的記錄。學 校應如何處理？
答 ： 在網上購物時，學校可以列印網上購買的紀錄或電郵作為購物的證 據，並在紀錄文件上蓋上「認證過的副本」(Certified true copy)印 章，負責採購的員工亦須在文件上註明沒有其他正式收據作證明，
並簽名作實。
43. 問 ： 學校舉辦某些海外活動時須招標購買機票，但機票價格可能因燃油 附加費的浮動而有所改變，學校在落單時須支付的費用與中標的供 應商原先所提供的價錢不同，學校應怎樣處理？
答 ： 機票價格會視乎市場的情況有所改動，尤其在長假期期間。學校在 招標購買機票時，可把機票及燃油附加費兩項分開處理。另外，學 校可考慮把供應商提交標書的日期盡量押後，令供應商能更準確地 判斷機票的價格，然後學校可以在出發前再查詢須支付的燃油附加 費，以決定機票的最終價格。
44. 問 ： 如校內的學生得悉有途徑可以較便宜價錢採購學校計劃採購的物 料，學校可否委託該學生協助進行採購？
答 ： 不可以。如校內學生得悉有途徑可以較便宜的價錢採購學校所需物 料，學校可向該學生查詢有關途徑，並委派適當職級的教職員進行 採購。
II. 商業活動
45. 問 ： 學校在舉辦外地遊學團時，航空公司慣常按行規有「買十五張機票 送一張機票」的優惠。校方可否計算機票的平均價格，將優惠撥歸 參加遊學團的學生？
答 ： 學校應該這樣做。此外，校方亦可以在邀請書面報價/招標文件中向 供應商清楚表示，如提供贈送機票的優惠，可改為調低每張機票的 價格，並要求供應商明確寫出每一張機票經調低後的平均價格。
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46. 問 ： 如學校運用非政府經費進行採購（例如家長教師會所舉辦的學生遊 學團活動），金額超過20 萬元，學校是否要進行招標？
答 ： 根據教育局通告第 4/2013 號，資助學校運用政府津貼採購物料/服 務，若超過 20 萬元，必須按規定邀請最少 5 名供應商投標。但若 使用非政府經費，校董會或法團校董會可決定採購的程序。不過，
在審慎理財及符合經濟效益的原則下，教育局建議學校使用非政府 經費進行採購時，可以參考以上通告訂定類似的採購程序。
此外，若學生遊學團活動的費用須由家長全部或部分承擔的話，則 此等活動應屬學校的商業活動，因此，學校/家長教師會應根據教育 局通告第10/2016 號有關學校的商業活動的通告辦理。上述通告規 定學校應按教育局通告第 4/2013 號進行招標程序以甄選商業活動 的供應商。在進行商業活動前，未設有法團校董會的資助學校，必 須事先得到教育局的批准。至於設有法團校董會的資助學校，必須 事先取得法團校董會的批准。
47. 問 ： 學校在進行學生海外遊學團招標時，供應商表示兩名隨團的教師可 獲豁免收取團費的優惠。學校可以接受這些優惠嗎？
答 ： 根據教育局通告第 10/2016 號附錄 2 的指引，學校進行商業活動 時，不應索取或接受供應商的捐贈或任何形式的利益。按上述情況，
兩名教師的團費成本將轉嫁到讓子女參與遊學團的家長身上，不符 合「用者自付」的原則。學校遇到這情況，應拒絕接受這些利益。
學校可考慮日後在招標文件中列明，學校不接受任何優惠或利益，
投標者應將有關優惠或利益（如適用）反映在價格上。學校亦可以 要求競投的供應商另外列出隨團教師須付的團費金額，而不應由參 與的學生分擔這方面的費用。
48. 問 ： 學校在選擇學生書籍供應商在校內舉行圖書展銷時，難以肯定最終 的購買總金額，應如何決定採用報價還是招標的程序？
答 ： 學校在校內舉行圖書展銷是一項商業活動。因此根據教育局通告第 10/2016 號的規定，學校應遵守教育局通告第 4/2013 號內所載進行 招標程序，以甄選書籍供應商。至於採用報價還是招標程序，則取 決於預計該項採購所涉及的金額。
有關採用報價還是招標的方法，學校可憑經驗及情況去判斷所涉及 的金額，例如參考上學年學生向書商訂書的總金額，以預計今年的 總銷售金額。若預計涉及的金額達5,000 元以上至 50,000 元，根據 教育局通告第 4/2013 號，學校須進行最少兩個口頭報價，如金額 達到50,000 元以上至 200,000 元，學校須邀請最少 5 個書面報價，
若金額達到200,000 元以上，學校須邀請最少 5 名供應商投標。
49. 問 ： 學校就多元智能課程擬聘請舞蹈導師在課餘時間教授學生舞蹈，這 是否一項商業活動？如是，學校是否每次聘請舞蹈導師都須進行報
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價/招標？由於商業活動宜最少每三年進行報價/招標一次，只得最 長三年合約期的舞蹈導師未必能顧及學生在舞蹈方面的持續發展。
因此，學校可否繼續聘任原有的舞蹈導師？
答 ： 因學校是為學生的需要而採購教授舞蹈服務，亦向學生收取學習費 用，故這是一項商業活動。因此，學校須根據教育局通告第10/2016 號內所載的原則和指引處理，並遵照教育局通告第 4/2013 號進行 報價/招標以採購教授舞蹈服務。學校須為商業活動定期進行報價/
投標，最少每三年一次，原意是確保服務的價格及質素具競爭力。
如原有的舞蹈導師在三年合約期滿後有意繼續提供服務，可再次競 投此服務，惟學校須遵守公開、公平、公正的原則處理有關事宜。
50. 問 ： 學校可否在選擇午膳供應商時舉行試食活動及參觀供應商的廠房 設備，以代替採購程序？
答 ： 當學校選擇午膳供應商時，可以舉行試食活動及參觀供應商的廠房 設備，但這些只是整個採購程序的其中一個環節，應在評審報價/標 書時進行，並不可以取代整個採購程序。根據衞生署的建議，學校 不應單憑索價選擇午膳供應商，食物的營養價值、裝載和運送方法 等亦應同時兼顧。因此，學校可參考上載於衞生署網頁內的有關資 料進行採購程序以甄選合適的午膳供應商。此外，學校不應索取或 接受午膳供應商及其他商業活動供應商的捐贈或利益。
51. 問 ： 學校於家長日在校內舉行圖書及電腦展銷是否須獲得教育局的批 准？是否要進行採購程序？
答 ： 在校內舉行圖書及電腦展銷供家長及學生選購是一項商業活動。因 此，根據教育局通告第10/2016 號，學校應遵照教育局通告第 4/2013 號進行採購程序以甄選供應商。未設有法團校董會的資助學校，必 須事先得到教育局的批准。至於設有法團校董會的資助學校，則須 事先取得法團校董會的批准。
52. 問 ： 學校的家長教師會及辦學團體會在學校經營商業活動，例如售賣物 品，是否要得教育局批准？學校可否不進行招標？
答 ： 家長教師會及辦學團體在學校經營商業活動，學校仍須遵守教育局 通告第10/2016 號內所載的原則和指引處理；有關商業活動須獲得 相關批核，未設有法團校董會的資助學校，必須事先得到教育局的 批准；至於設有法團校董會的資助學校，則須事先取得法團校董會 的批准。此外，根據以上通告所載，如家長教師會或辦學團體擬在 有關學校營辦商業活動，他們應被視為競投者之一，並與其他競投 者一樣，須經過競投及相同的甄選程序而決定是否中標。在此情況 下，學校亦應按教育局通告第 4/2013 號的規定進行有關的招標程 序。
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53. 問 ： 學校進行商業活動（例如出售習作簿、校服、文具等物品），應如 何計算售賣物品的利潤？所得的利潤應如何處理？
答 ： 有關學校經營業務或商業活動，根據教育局通告第 10/2016 號附錄 3，學校在售賣習作簿、校服、文具、用具及其他物品（課本除外）
所得的利潤，不得超過向供應商購貨成本價的15%。有關收入應記 入學校經費帳，並記錄在適當的表格內，以供核數之用。根據《教 育規例》第99A（3）及 99B（2）條的規定，所有從商業活動所產 生的利潤或淨收入，必須運用於學生直接受益的用途上。此外，學 校經營商業活動所得的利潤或淨收入不應轉移至家長教師會或辦 學團體。
54. 問 ： 由於學校位於偏遠地區，校車服務供應緊張。學校目前在不經招標 的情況下，由家長教師會為學校找來數輛校巴以接載學生，學校可 否作出這項安排？
答 ： 根據教育局通告第 10/2016 號，在校舍經營或准許他人經營任何商 業活動或與任何人作出商業安排，都是學校的商業活動。故學校所 指的校巴服務是一項商業活動，應遵照教育局通告第 4/2013 號進 行招標程序以甄選供應商。
55. 問 ： 有關學校商業合約的簽署，是否要由校董會/法團校董會批准由誰 人負責簽署？
答 ： 學校進行商業活動時，須遵照教育局通告第 10/2016 號及第 4/2013 號的規定。有關簽約的安排，校董會/法團校董會應事先在會議上討 論及訂定有關安排及負責簽署人，並於會議紀錄中清楚記錄。
56. 問 ： 學校用政府撥款資助學生營辦年宵市場銷售檔攤，讓學生可從中學 習商業知識，這是否商業活動？若學生把賺得的利潤捐給學校，應 撥作政府收入，還是學校收入？
答 ： 上述情況並不屬於學校的商業活動。然而，在運用資源時，學校須 確保有關的支出切合學生及校本需要，並符合教育用途。而有關學 生所捐出的利潤，也可以作為捐款記入學校的堂費帳/普通經費帳/
資本儲備帳項內。
57. 問 ： 有機構請學校代為分發問卷予老師及家長填寫，並贈予每位填寫問 卷的老師及家長$100 優惠券，學校應如何處理？
答 ： 該機構的做法屬商業行為，其所提供的$100 優惠券屬利益的一種。
因此，如老師填寫問卷並接受$100 優惠券，涉及收受利益，故不建 議學校容許老師接受有關利益。
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III. 營辦開支整筆津貼/擴大的營辦開支整筆津貼
58. 問 ： 學校可否運用政府津貼支付學生參加外地比賽所需的費用？
答 ： 根據「營辦開支整筆津貼」及「擴大的營辦開支整筆津貼」的運用 原則，學校可按校情和配合學生的不同需要，調撥「營辦開支整筆 津貼/擴大的營辦開支整筆津貼」的款項，資助學生參加外地的比 賽，進行學習活動。
學校必須審慎運用政府資源，有關支出須符合教育用途、使用得宜 及避免奢華。如涉及較大額的開支，學校須衡量活動是否具成本效 益，在事先徵得校董會/法團校董會的批准，並把考慮的理由和相 關因素妥善記錄。
59. 問 ： 若教師須為履行學校指派的工作而帶領學生到校外參加本地/外地 的教育活動/活動營/遊學團，學校可否運用「營辦開支整筆津貼/擴 大的營辦開支整筆津貼」及/或其盈餘支付教師的交通費/營費/團 費？
答 ： 學校可考慮運用「營辦開支整筆津貼/擴大的營辦開支整筆津貼」及 /或其盈餘，支付教師為履行學校指派的工作而帶領學生到校外參 加本地/外地的教育活動/活動營/遊學團所需的費用。
在運用政府津貼時，學校須留意詳列在「營辦開支整筆津貼/擴大的 營辦開支整筆津貼運用指引」內的運用原則及規則。在運用資源時，
學校須恪守以下原則：
• 切合學生及校本需要，符合教育用途，並配合政策的優次;
• 具備完善的財政計劃及良好預算，並事先獲得校董會/法團校董 會的批准及紀錄在案;及
• 有關開支必須合理及具成本效益，而且每項支出要使用得宜及 避免奢華。
總括而言，在不違反運用原則及規則下，如教師為履行學校指派的 工作而帶領學生到校外參加本地/外地的教育活動/活動營/遊學團，
所需的交通費及/或膳宿費是其活動整體費用的一部分，學校可把 相關的開支由「營辦開支整筆津貼」下的「學校及班級津貼」/「擴 大的營辦開支整筆津貼」及/或其盈餘支付。
60. 問 ： 學校可否運用「擴大的營辦開支整筆津貼」的盈餘，補貼其他政府 資助計劃的經常開支，以及透過私人捐贈或其他籌款計劃而得到的 家具、設備和其他設施或教育服務的經常開支？
答 ： 根據「擴大的營辦開支整筆津貼」的運用指引，學校可靈活運用「擴
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大的營辦開支整筆津貼」的盈餘，補貼不超過：(i)政府資助計劃的 經常開支的50%，例如以優質教育基金購置的電腦的維修費；以及 (ii)透過私人捐贈或其他籌款計劃而得到的家具、設備和其他設施 或教育服務的經常開支的 25%，例如私人捐贈的打印機的碳粉支 出。
61. 問 ： 學校可否運用「營辦開支整筆津貼/擴大的營辦開支整筆津貼」支 付教師參加外地/本地培訓而引致的費用？
答 ： 若有關培訓屬校本培訓計劃，並得到校董會/法團校董會的批准，學 校可考慮調撥「營辦開支整筆津貼」內的「培訓津貼」/「擴大的營 辦開支整筆津貼」，支付教師參加外地/本地培訓而引致的費用。其 他相關的運用原則和規定，請參考問題59。
62. 問 ： 教師帶領學生出外參觀完畢後在外用膳，學校可否用「營辦開支整 筆津貼/擴大的營辦開支整筆津貼」支付該教師的膳食費用？
答 ： 不可以。學校必須審慎運用資源，並時刻以學生的利益為首要的考 慮因素。學校不得將與教育無關的開支，包括員工的福利如膳食供 應，以及與履行職務無關的膳食開支，從「營辦開支整筆津貼/擴大 的營辦開支整筆津貼」支付。
63. 問 ： 聯校的教師發展日須舉行一整天，而當天如安排到會午膳，有關費 用可否從「營辦開支整筆津貼/擴大的營辦開支整筆津貼」中支付？
答 ： 可參考問題 59 有關運用政府資源的原則。然而，「營辦開支整筆津 貼/擴大的營辦開支整筆津貼」亦可運用於教師發展及培訓的用途，
如教師發展日的午膳安排是整體活動的一部分，則有關活動的開支 可從「營辦開支整筆津貼/擴大的營辦開支整筆津貼」支付，惟學校 須確保有關支出具成本效益及符合教育用途。
64. 問 ： 教育局於 2011/12 學年起，在「營辦開支整筆津貼/擴大的營辦開支 整筆津貼」的運用指引中加設以下備註：「在校本管理下，校董會/ 法團校董會可根據學校的需要及政策優次批准慶典及酬酢開支（學 校員工因履行職務而參與有關活動之早、午、晚膳）」。
(i) 如何界定那些酬酢或活動所涉及的早、午、晚膳開支可由「營 辦開支整筆津貼/擴大的營辦開支整筆津貼」中支付？
(ii) 是否在校董會/法團校董會批准下，所有出席酬酢或活動的學校 員工都可獲支付上述早、午、晚膳開支？
答 ： 根據「營辦開支整筆津貼/擴大的營辦開支整筆津貼」的運用指引，
學校員工因履行職務關係而在學校重要活動（例如校慶晚宴、家長 教師會周年晚宴等）中引致的早/午/晚膳及酬酢開支，可從「營辦 開支整筆津貼/擴大的營辦開支整筆津貼」中支付。有關開支必須合 理、屬教育用途所需及具成本效益。每個場合及每名有關員工在這
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方面的開支上限為早餐150 元、午餐 350 元及晚餐 450 元，包括服 務費和小費。學校在提供這些開支時，須避免奢侈，並須謹慎作出 決定。須注意，與履行職務無關的膳食開支不得從「營辦開支整筆 津貼/擴大的營辦開支整筆津貼」中支付。
65. 問 ： 學校安排車輛接送學生出外參加活動，例如音樂比賽，所需的車費，
是否可由「營辦開支整筆津貼/擴大的營辦開支整筆津貼」中支付？
答 ： 可以。學校在運用「營辦開支整筆津貼/擴大的營辦開支整筆津貼」
時，須確保資源調配具成本效益、切合學生的需要及符合教育用途。
學生出外參加活動所涉及的車資符合教育用途的原則，因此，學校 可於「營辦開支整筆津貼/擴大的營辦開支整筆津貼」中支付。
66. 問 ： 家長義工、教練、課外活動導師若跟隨外地遊學團出發以協助照顧 學生，有關團費可否由「營辦開支整筆津貼/擴大的營辦開支整筆 津貼」支付？
答 ： 不可以。由於家長義工、教練、課外活動導師不是學校的教職員，
他們參與遊學團的費用不能由「營辦開支整筆津貼/擴大的營辦開 支整筆津貼」支付。
學校在採購教練、課外活動導師的服務時，可憑經驗及情況，去判 斷所需服務的詳情，如外出比賽/活動的次數及地點等，並於報價/
招標規格列明，方便競投者報價/投標。
67. 問 ： 學校接受了一批捐贈的家具，但須租用車輛運載有關物品，所涉及 的運輸費用可否從「營辦開支整筆津貼/擴大的營辦開支整筆津貼」
支付？
答 ： 可以。透過私人捐贈或其他籌款計劃而得到的家具屬學校財物，校 方可運用「營辦開支整筆津貼/擴大的營辦開支整筆津貼」支付當中 所涉及的運輸費用。
IV. 整合代課教師津貼
68. 問 ： 設有法團校董會的資助學校安排教師帶領外地遊學團照顧參加的 學生，可否用「整合代課教師津貼」聘請代課教師暫代校內的教學 工作？
答 ： 設有法團校董會的資助學校，應根據「整合代課教師津貼」的使用 範圍，按校本情況，審慎訂定使用該項津貼的優次，並兼顧學生與 教師的利益（例如教師放取核准假期的權益）。原則上，學校可以 運用該項津貼聘請臨時代課教師或與教學有關的人員，舉辦學生學 習活動、安排員工接受專業培訓或購買與教育相關的服務等。如有 需要，學校可使用「整合代課教師津貼」聘請代課教師暫代負責帶
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領外地遊學團教師的教學工作。
V. 學校核數/帳目
69. 問 ： 當教育局到學校查核帳目時，若發現學校在財務管理上有錯漏，教 育局會如何處理？
答 ： 教育局在學校核數期間，若發現了關於會計程序和內部監控的若干 事宜，會就此與學校校長和參與財務及會計運作的人員進行商討。
較次要的事宜，我們會即場要求學校人員跟進。較主要的核數結果 連同建議會臚列於核數函件中，以供學校參考及採取所需行動。如 有需要，教育局在發給學校校監的核數函件中，或會要求校方：
(a) 在校董會會議上提交有關函件，以供研究及討論可行的改善措 施；
(b) 把函件副本寄交受聘審核該校周年帳目的核數師參閱，並將隨 文信箋的副本送交教育局；及
(c) 徵求校董會同意對有關函件的回應。
70. 問 ： 學校的會計帳簿及向家長發出的校內通告須保存多久？
答 ： 根據教育局「學校行政手冊」第六章，凡屬永久性質的記錄，如固 定資產登記冊、周年帳目、校具清單、工程及設備支出及政府非經 常津貼記錄、建校經費/捐款記錄等，在未經教育局批准前，必須妥 為保存，不可銷毀。不過，下述的記錄在指定的保存期過後，則可 予銷毀：(a) 最少保存 7 年：各類帳簿（即現金出納帳簿、分類帳簿等）、各
種付款憑單、銀行存結單。
(b) 最少保存 2 年：季度報表（副本）、薪金單（副本）、學費單收 據/學校點名冊、租用校舍登記冊。
而學校向家長發出的校內通告，雖然教育局並無規定保留期限，但 建議最少保存2 年。
71. 問 ： 當教育局到學校查核帳目時，若發現學校有錯漏，例如售賣物品的 利潤超過 15% 或採購物料時不按照教育局所規定的程序，教育局 會如何處理？
答 ： 教育局學校核數組到學校核數的目的並非為了找出學校的錯漏，而 是希望透過查察帳目，並根據教育局的規定及指引，在會計及內部 監控上給予意見，以完善學校的會計及內部監控機制。學校核數組 如發現一些不能夠事後補救的錯漏，例如已售賣物品的利潤超過 15%，或已採購的物品未有遵守採購程序進行，該組會在有關的核 數函件中，要求學校日後必須嚴格遵守有關規定。
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72. 問 ： 學校向學生徵收罰款或作特定用途的費用後，應將收費存放於哪個 帳戶？
答 ： 這類性質的收費應存入非政府帳目下的獨立戶口內，不應與政府帳 目下的戶口混淆。
73. 問 ： 在校董會的批准下，學校可否開設一個銀行戶口，代收學生的活動 費用？
答 ： 根據「學校行政手冊」第六章的規定，倘學校須為學生安排考試、
活動或服務而代收取有關費用，校長可向校董會或法團校董會申 請，以學校的名義另外開設一個銀行戶口，由校長和副校長或校董 會授權的校方人員負責管理和使用。
74. 問 ： 設有法團校董會的資助學校的銀行帳戶/支票只須由校董聯署。但 若學校希望採取較嚴謹的要求，規定校監必須是其中的簽署人，教 育局可以接受嗎？
答 ： 根據《設有法團校董會的資助學校財務管理指引》，教育局沒有規 定校監必須作為銀行帳戶/支票的聯合簽署人之一。有關銀行帳戶/
支票簽署人須在法團校董會會議中討論並議決，因此，校監是否必 須為其中聯署人亦是由法團校董會決定。
VI. 捐贈
75. 問 ： 教育局要求學校不可接受出版社的教師用書、教材和學材，但有出 版社竟然在未得學校同意下，將教師用書、教材和學材送贈到學校，
甚至向學校捐贈物品，例如掛曆等。學校應如何處理？
答 ： 教育局由 2011/12 學年起實施「課本、教材和學材分拆訂價」政策
（分拆政策），以理順課本與教材綑綁銷售的情況。在此政策下，
學校不可接受及不應向出版社索取課本的教材和學材，不可接受課 本出版社及課本零售商的任何捐贈或其他形式的利益，以免被公眾 人士懷疑學校在選擇課本時受以上利益影響，並增加出版社出版課 本的成本。然而，作為支持分拆政策的特別措施，學校可以接受出 版商為學校提供選書用的課本樣板書，以及符合有關規範的免費教 師 用 書 作 為 課 本 的 使 用 手 冊 。（ 詳 情 可 參 閱 教 育 局 通 函 第 172/2015）。若出版社自行送贈其他教材、學材和物品，學校應知會 出版社盡快派員到學校取回。若有關教材和學材是學校必須的，學 校可在「營辦開支整筆津貼/擴大的營辦開支整筆津貼」內撥款自行 購買。
76. 問 ： 辦學團體給予學校的捐款，學校可否用以作為校方舉辦教育活動時 款待員工飲食之用？
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答 ： 一般而言，若捐款有指定用途，款項必須運用於該用途上；若沒有 指定用途，則可運用於學校或教育用途上。由於款待員工飲食並非 學校或教育用途，我們建議學校應徵詢捐款者意見，若無異議才再 作考慮，惟有關支出須合理及避免奢華。
77. 問 ： 有捐款人士願意捐款給學校，但規定把捐款用以投資，例如買賣股 票，然後把每年投資回報作為學生的獎學金。學校可以接受嗎？
答 ： 根據教育局通告第 14/2015 號，為保障學校的利益，學校的各項收 入（不論來自政府或其他來源）均應以最低風險的方式儲存。所以，
學校的資產保管應以穩健為原則，而投資市場往往大幅波動，故學 校考慮接受捐贈時，或可向捐款人提議該筆款項是否可用定期儲蓄 存款方式處理，再由利息收入作為獎學金之用。若捐款人堅持須作 投資之用，學校須考慮校內是否有適當的專才妥善管理這項投資。
校董會/法團校董會應就此仔細討論，並把討論詳情及結論妥為記 錄在案。此外，教育局也不會同意校方所接受的捐贈導致學校在政 府經常津貼項目出現額外開支，例如買賣股票的手續費、存倉費等。
78. 問 ： 有校友在參加活動時表示有意捐款，但礙於法團校董會一年只舉行 三、四次會議，而且傳閱文件需時，學校未能即時回應有關校友。
在這情況下，學校可否先接受捐款，稍後才提交予校董會/法團校 董會通過？又如校監在場，可否由校監即席批核？
答 ： 學校可否接受該項捐款，須由校董會/法團校董會審議及批核，不應 由校監代表接受。學校應向該校友解釋學校接受捐款的一般原則及 批核程序，以便再作相應安排。
VII. 性罪行定罪紀錄查核機制
79. 問 ： 為何學校應遵守香港警務處所推行的「性罪行定罪紀錄查核機 制」？基於該查核申請須由有關員工自願提交，若供應商的員工拒 絕提交，學校可否不接受該員工到校工作？
答 ： 香港警務處於 2011 年 12 月 1 日推行「性罪行定罪紀錄查核機制」。 該機制適用於向機構或企業應徵與兒童或精神上無行為能力人士 有關工作的準僱員（當中包括由供應商調派到學校與兒童有經常或 定期接觸的人員）。由於保護兒童殊為重要，教育局強烈建議學校 採用該機制。現時學校外判服務涉及的工種繁多，學校在採購前，
須考慮供應商員工的工作性質，在校內執行職務時是否經常或定期 接觸學童，以及接觸學生時會否受到妥善的監察，以決定是否須要 求將會調派到學校工作的外判服務機構員工進行查核。學校應將有 關要求，列明在邀請報價/招標文件上，作為其中一項報價/招標規 定。學校可參閱《學校行政手冊》第六章附錄6 的範本，把有關規 定納入相關的邀請報價/招標文件內。
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若學校在邀請報價/招標文件上已列明有關要求，而供應商未能提 供員工已進行查核的資料，為保障學生的福祉，學校可拒絕接受該 名員工到校工作。
80. 問 ： 學校是否須要求兼職員工及代課教師依循「性罪行定罪紀錄查核機 制」？對於只工作數天的代課教師，學校在查核方面或會遇上困難，
學校應如何處理？
答 ： 教育局認為保障學生福祉十分重要，所以我們強烈建議學校採用該 查核機制以確知準僱員（包括全職、兼職員工及代課教師）是否有 性罪行定罪紀錄。
事實上，不少代課教師會在同一所或其他學校多次擔任代課教師工 作。如果所有學校同心協力執行此要求，已進行查核的代課教師人 數將會增加，我們相信學校在不久之後，是不難聘請持有查核結果 和符合學校要求的代課教師。
若學校基於運作上的迫切需要（例如學校因教師放取病假而須急聘 代課教師），亦可在暫時未有查核結果的情況下，與準僱員簽約或 讓他/她執行有關職務。在此種情況下，學校須採取合理可行的措 施，例如要求準僱員在受僱前就是否有性罪行定罪紀錄先作出書面 聲明，待有查核結果後再由學校進行核實。
81. 問 ： 有供應商向校方表示，「性罪行定罪紀錄查核機制」只適用於新僱 用的員工，而已受僱的員工並不須進行查核。校方應如何處理？
答 ： 供應商已受僱的員工，對學校來說都是新的工作人員。為保障學生 的福祉，若有關工作涉及或相當可能涉及與學生有經常或定期接 觸，學校便可要求供應商將派往學校提供服務的員工進行查核，並 要求供應商把查核結果交予校方。為此，學校須將有關要求(供應 商須要求將調派到學校工作的員工進行查核)，列明在邀請報價/招 標及/或合約文件上。若供應商未能遵守有關要求提供查核資料，學 校可基於他們未能符合招標及/或合約文件上的規定，依據有關文 件上所列條款，採取適當行動(如考慮不接納該投標)。
82. 問 ： 由午膳供應商安排到學校分派午膳的員工，學校是否須要求他們按
「性罪行定罪紀錄查核機制」進行查核？
答 ： 原則上，若外判服務機構員工的日常職務涉及或相當可能涉及與兒 童有經常或定期接觸，學校便可要求有關員工進行查核。查核機制 旨在減低兒童或精神上無行為能力人士受性侵犯的風險，加強對他 們的保護。當判斷是否須要求某類外判服務機構員工進行查核時，
學校須考慮這些員工的工作性質，他們在校內執行職務時是否經常 或定期接觸學童，以及接觸學生時會否受到妥善的監察。假如學校
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經審慎評估後，認為這些員工不進行查核，並不會增加學生受到性 侵犯的風險，可經法團校董會/校董會在正式的會議上深入討論，以 確認這類員工無須進行查核，並將作出該決定的原因記錄在會議紀 錄內，妥為存檔。至於午膳供應的外判服務，如學校午膳供應商的 員工只負責到校分派午膳，而在接觸學生及在校內短時間工作時會 受到妥善的監察（如有家長義工/教師在場），並於完成工作後便會 即時離開學校，縱然他們或會在工作期間接觸學生，學校可考慮無 須要求這類員工進行查核。由於午膳供應的外判服務在各校的實際 運作情況可能有所不同，教育局鼓勵學校以保障學生安全為原則，
合情合理地考慮是否要求將會調派到學校工作的外判服務機構員 工進行查核。
83. 問 ： 若學校的外判服務機構只向學生提供三堂短期課程，學校是否須要 求課程導師事先按「性罪行定罪紀錄查核機制」進行查核？若某些 機構以保護私隱為理由，拒絕提供查核結果，學校可否考慮其提交 的報價單/標書？
答 ： 查核機制旨在為兒童及精神上無行為能力人士提供保障。如有關導 師在學校所提供的服務與學生有經常或定期接觸，學校可要求外判 服務機構將派往提供服務的導師進行查核，並要求外判服務機構致 電自動電話查詢系統收聽查核結果，然後把相關的查核結果以書面 形式轉告學校，有關安排須獲相關導師同意。為此，學校須將有關 要求（外判服務機構須要求將調派到學校工作的導師進行查核）， 列明在邀請報價/招標及/或合約文件上。如外判服務機構拒絕提供 查核結果，學校可基於他們未能符合邀請報價/招標及/或合約文件 上的規定，考慮不接納該投標。
VIII. 其他
84. 問 ： 負責管理及盤點學校資產，應是甚麽人員？
答 ： 學校應安排合適的人員負責管理及盤點資產。為避免角色衝突，原 則上管理資產及盤點資產的工作應分別由不同員工處理。
85. 問 ： 學校應怎樣處理註銷記錄在「固定資產登記冊」上的物品？
答 ： 未設有法團校董會的資助學校， 如須註銷記錄在「 固定資產登記 冊」 上的物品及其他貴重物品， 或者須調整有關記錄， 必須取得 校長的批准。 註銷記錄在「 固定資產登記冊」 上的物品及其他貴 重物品或調整有關記錄的報告，應 提 交 校 董 會，以便校董會參閱。
至於設有法團校董會的資助學校，則須得到法團校董會的批准。報 銷報表上須列出該項資產名稱、 價值、 數量及報銷原因等， 並且 由法團校董會批核及顯示在帳目註釋中。
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86. 問 ： 教師放取無薪假期是否可於法定假日領取薪金？若可以，學校可否 運用政府的津貼支付？
答 ： 放取無薪假期的教師可於法定假日領取薪金。由 2012/13 學年起，
學校可運用「營辦開支整筆津貼/擴大的營辦開支整筆津貼」的盈 餘，支付以「薪金津貼」聘請的教職員在放取特定的無薪假期間，
因法定假日/年假所衍生的開支。特定的無薪假期只包括無薪病假/
產假/肺病特別假期（統稱無薪病假）、為參加與教育有關課程而放 取的無薪進修假期、由有效的醫生證明書證明因健康理由而須放取 的無薪假期，以及為解決個別學校/相同辦學團體的學校因超額教 師問題而放取的無薪假期（須預先獲有關的學校發展主任確認）。 學校可透過以下路徑，參考上述津貼的運用指引：
教育局主頁學校行政及管理財務管理津貼資料擴大/營辦 津貼和綜合家具及設備津貼的參考資料
至於其他不在上列的無薪假期，學校仍必須根據教育局通告第 1/2006，自行承擔履行一切法例規定的責任，包括以非政府經費支 付可能引致的任何開支。
87. 問 ： 學校可否向學生收取筆記費及應注意甚麼事項?
答 ： 教育局為學校提供的津貼，足以支付學校的日常支出，但考慮到學 校須更具彈性地回應學生和學校的需要，教育局常任秘書長已批准 學校向學生收取作特定用途的費用，根據教育局通告第14/2012 號，
現行有關收費的核准上限是每名學生每年310 元。學校須就這項目 的收費計劃事先諮詢家長，並得到大部分家長的同意。家長如有經 濟困難，學校應豁免有關收費。
88. 問 ： 資助學校可否開放學校設施供外間團體使用？學校又可否收取租 金？
答 ： 根據教育局通告第 5/2011 號，在不妨礙學校正常運作的情况下，
學校應盡量開放學校設施，讓社會機構租用校舍。學校應盡可能根 據收回全部成本的原則，向租用者收取費用。盡管如此，在有理由 的情況下，學校可收取高於建議的收費或只收取部分費用，或豁免 整筆收費。而有關租用校舍的收費政策，包括豁免整筆收費，應獲 得校董會或法團校董會的批准。
89. 問 ： 學校應保存現任及前任僱員的個人資料多久？
答 ： 學校應為每名教職員開設一個個人檔案，以備存其個人資料及應妥 為保存所有與僱傭工作有關的資料。有關員工個人資料檔案應包括 的資料及該等資料的存放期，學校可參考「學校行政手冊」第七章 附錄6 及附錄 7。學校制訂有關蒐集及保存個人資料的政策時，應 參閱個人資料私隱專員公署編訂的「人力資源管理實務守則」。如
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有疑問，請瀏覽「個人資料私隱專員公署」網頁。
90. 問 ： 如教職員有親屬或子女在學校就讀，會否涉及利益衝突？如會，是 否須申報利益？
答 ： 如教職員有親屬或子女在學校就讀，有機會造成利益衝突。因此，
學校須要求教職員按學年申報有否親屬或子女於校內就讀及其所 屬班級，從而作出妥善安排，例如盡量不讓有關教職員參與涉及與 其親屬或子女相關的工作，如處理試卷及分數等。
91. 問 ： 學校是否須填寫「資助學校一般行政事宜一覽表」內所附的三份相 關財務及人事參考文件，並在適當時間呈交教育局？
答 ： 制訂該三份相關財務參考文件的目的是協助學校處理日常的行政 工作，自行檢視本身的財務及人事管理狀况，及查找須解決的問題，
以完善校內有關機制，令學校可更暢順地運作。為讓學校有妥善的 財務及人事管理紀錄以作自我檢視之用，本局建議學校填寫有關文 件，但不須將填妥的文件呈交本局。
92. 問 ： 由於財政管理工作日益繁重，資助學校往往沒有足夠人手處理。教 育局在這方面怎樣協助學校？
答 ： 為協助學校妥善處理校內行政工作，本局早前已制訂「資助學校一 般行政事宜一覽表」及「簡便提示」上載本局網頁供學校使用。此 外，我們鼓勵學校按校本情況和工作優次，靈活運用資源以適當支 援教師。本局會繼續研究如何進一步支援學校更有效地處理日常行 政工作。
93. 問 ： 學校在甚麼情況下可向教職員發放額外現金津貼？
答 ： 若學校租借校舍予公眾團體使用而引致有關的教職員須逾時工作，
學校可從租用校舍的收費或學校經費中撥款，向有關的教職員支付 補償（詳情請參閱教育局通告第5/2011 號）；但學校發放的金額必 須合理及只可發給學校僱員。
教育局
學校發展分部 二零二二年一月
