你們是陽光學院的管治檢討小組委員會(GRSC)成員，現正檢視學校的招標及採購政策與程序。
陽光學院的校本招標及採購政策與程序大致依循「資助學校採購程序指引」。學校人員日前已就2015/16 學年的採購活動填寫 一份「工作清單」。請與其他委員就學校在清單「備註」欄內填報的資料，檢視學校的採購程序，並在「建議」欄內填上有關建 議，以作日後呈報校董會之用。
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學校採購程序的工作清單
根據教育局通告第 4/2013 號，直接資助計劃學校(直資學校)在處理物料及服務的採購事宜方面，須秉持公開、公正及公平競爭 的原則，並須盡量依循「資助學校採購程序指引」(下稱「指引」)行事。參考有關指引，以下列出學校進行採購工作時須注意的 事項及程序。
當進行採購活動前/時，請按清單檢視是否已依循既定的事項及程序辦理。
I. 學校在每學年開始/進行採購活動前
1. 利益衝突申報
應要求負責採購及物料供應職務的人員簽署承諾 書，承諾如得知其本人或家人現正或將會與供應 商有密切的連繫，會盡早向校董會或法團校董會 作出書面申報。
應妥為記錄有關人員向校董會或法團校董會作出
的書面申報。
申報了利益衝突的員工應避免處理相關的採購程
序。
應每年發出通告，向校內人員說明有關申報利益 的規定，並要求員工簽署，證明已細閱及了解通 告的內容。
(指引第 5 段)
2. 適當分工
應委派不同的教職員負責採購過程中不同的工 (指引第 6 段)序。
已安排不同的教職員負責「開標及標書審核委員會」
和「標書批核委員會」的工 作。惟負責行政事務的副校 長同時參與兩個委員會，以 協調兩者的運作。
為提高監察與制衡，確保招 標程序的公平、公開及公 正，學校須委派不同人士負 責開標及審核和批核標書。
3. 資料保密
有關報價及招標的資料應保密處理，並按知情需
要限制有關人士取得資料。
應每年發出通告，向校內人員說明有關資料保密 的規定，並要求員工簽署，證明已細閱及了解通 告的內容。
應要求員工簽署承諾書，承諾不會在未經授權下 披露有關報價/招標的資料。
(指引第 9 及 10 段)
4. 投標箱
應在校務處設置一個固定的投標箱，並雙重上 鎖。鎖匙應由校內不同人員保管。其中一條鎖匙 應由一位督導級人員保管。
校長應持有一套投標箱的後備鎖匙。
(指引第 29 至 33 段)
II. 進行採購活動時
甲. 採購程序
1. 注意事項
只有在12 個月內，採購項目的累積價值不超過 50,000 元及 200,000 元的情況下，才可分別 以口頭報價及書面報價方式重複採購同一類項
2016 年 5 月為新增教學大 樓以書面報價方式訂購價值 150,000 元的冷氣設備。同應按指引要求辦理同一類項 目的採購。學校不得分拆訂 單，藉以避免遵守批核報價
目。 年 8 月在教員室修葺工程 中，再以書面報價方式購買 價值85,000 元的冷氣設 備。
單/標書的規定或報價/招標程 序。學校須把同類的物料和 服務集中收錄在同一報價/投 標附表內，然後才邀請供應 商競投。學校不應藉着分期 採購所需物料或服務，或藉 着縮短一般合約期，來避開 採購的財政限額。
應把同類的物料和服務集中收錄在同一報價/投標
附表內，才邀請供應商競投。
應採用輪流的方式邀請不同的供應商進行競投，
並盡可能邀請上一次獲批核的供應商，視乎該供 應商提供的服務是否令人滿意。
應讓所有獲邀的供應商得知充分和同等的資料。
邀請書面報價/招標的日期與截止的日期應相隔最少三周。
在緊急情況下，應獲校長批准將邀請書面報價/招 標時間縮短至兩個完整的工作周，並須把有關原 因記錄在案。
學校應以書面形式(如在訂單或報價/招標條款內) 知會所有供應商和承辦商，如向學校員工提供任 何與他們職責有關的利益均屬違法行為。
不得容許供應商和承辦商任何形式的利益(包括捐 贈)影響學校對他們的選擇。
(指引第 3、7、8、12 及 13 段)
學校校董會已通過小食部承 辦商於今年聖誕聯歡活動，贈送全校師生每人一盒紙包 飲品的安排。
按照規定，學校不應索取或 接受供應商／承辦商的捐贈 或任何形式的利益。只有在 十分特殊的情況下，並有充
有關捐贈並沒有影響學校甄 選小食部承辦商的過程。
分的理據，學校才可考慮接 受供應商／承辦商的捐贈或 利益;並須得到校董會／法團 校董會批准。學校接受的任 何捐贈，只會用於學校或作 教育用途，並妥善紀錄在有 關名冊內。
2. 每次需費 50,000 元或以下的採購項目
應透過電話/ 傳真向最少兩名供應商邀請口頭報
價，並應列明截止日期、時間及報價方式。
如無法邀請/ 收到所定至少數目的供應商口頭報 價，則應在「按口頭報價購貨表格」上加以說 明， 並由有關的科主任/適當職級的教職員批 簽。
應就供應商所提供的報價與市場的供應情況作出 比較，並填妥「按口頭報價購貨表格」，連同有 關推薦及報價資料(如有的話) 交給校長/ 副校長 批准。如最終未有選擇報價最低者，應記下原 因。
應保留相關文件三個曆年，以供查核。
(指引第 14 至 19 段)
3. 預算每次需費 50,000 元以上的採購項目
準備書面報價 /招標文件
應使用書面報價及招標的採購程序。
應就邀請書及書面報價/招標文件上擬採用的條款 和條件自行尋求獨立的法律意見，並在有需要 時， 徵詢學校所聘用的工程技術顧問的意見。
應派發一份有關的書面報價/投標表格及一份學校
所需物料及服務的規格詳情予獲邀的供應商。
1. 採購教員室工作椅的過程 中，獲選供應商的報價為 每張200 元。負責人員其 後 向 供 應 商 查 詢 ， 得 知 PVC 仿皮製造的價格為每 張200 元，而布料製造的 為每張250 元。2. 採購保安服務的「物料及 服務的規格詳情」所列出 的合約期為三年。但為配 合學校新翼大樓兩年後落 成的需要，最終學校簽訂 了一份為期兩年的服務合 約。
1. 在公平原則下，物料的要 求應於「物料及服務的規 格詳情」中列明。
2. 「 物 料 及 服 務 的 規 格 詳 情」所列出的合約期應與 實際服務合約的合約期一 致。
應在邀請書面報價/招標文件中清楚說明預先設定 的評審準則及評分制度(如適用)，並註明截止日 期及時間。
(指引第 20 至 23 段)
因 應 視 覺 藝 術 科 的 特 別 需 要，在採購該科特別室的電 腦時，註明指定的電腦牌子 及型號。學校報價/招標規格應闡述所 需物料或服務在功能及表現 上的特點，不應在規格內指 定某個牌子/型號，以確保報 價/投標程序公開，公平及公 正。
邀請書面報價 / 招標
應邀請最少五名供應商提交書面報價單(採購需費 超過 50,000 元至 200,000 元的項目)/投標(採 購超過200,000 元的項目)。
學校位置偏僻，願意提供服 務的校巴公司數目有限，故 未能邀請足夠數目的供應商 招標。學校如未能邀請足夠數目的 供應商作書面報價/招標，須 把有關情況記錄在案，並事 先取得校董會/法團校董會的 批准。
如不能邀請足夠數目的供應商，須把有關情況記
錄在案，並事先取得校董會/法團校董會的批准。
宜向供應商提供回郵信封或信封封面，信封面須 註明書面報價/招標編號、截止報價/截標的日期 及時間，並以校長為收件人，但無須加上校長姓 名。
知會供應商勿將他們的身份寫在書面報價單/標書
面。
應以掛號的方式將所有書面報價/投標文件寄交獲
邀報價/投標的供應商。
把郵政署發出的記錄派遞收條存檔，以供查核。
(指引第 24 至 26 段)
提交書面報價 / 投標
應向有關的供應商表示，即使不擬作出書面報價/ 投標，亦請交回寫上「不擬報價/投標」的書面報 價/投標表格。(指引第 27 段)
放置書面報價單 / 標書
應將收到的書面報價單上鎖，鎖匙由校內適當職 級的人員保管，而標書則應即時全數放進投標箱 (指引第 28 段)內。
開啟及審核書面報價單 / 標書
校長應委任兩位校內適當職級的人員負責開啟、
審核以及將書面報價單轉交有關科目的教師及行 政人員作出評估和推薦，最後交由校長批准。
校長應在開標當日前至少三個工作天委出開標及
標書審核委員會處理有關事宜。
學校員工應輪流出任此開標及標書審核委員會成
員。
校長應保留過往曾出任開標及標書審核委員會的
人員名單。
開啟書面報價單/標書的人員應:
在截標當日的指定時間開啟投標箱。(註: 開
啟書面報價單的人員應採取相應的行動。)
在一間上鎖的房間內整理所有書面報價單/標
書。
在遲交的書面報價單/標書上簡簽，然後轉交
批核人員，以決定是否仍然有效。
在開啟書面報價單/標書後，在書面報價單/標
書上簡簽及蓋上日期，並逐一檢查。
在「書面報價/投標摘要及批核紀錄表」上記
錄收到的所有書面報價單/標書的相關資料。
將書面報價單/標書正本交與有關科目的教師 或行政人員作出評估及推薦，而副本應另行 鎖好。
負責的人員在作出推薦前，應就供應商所提供的 價錢和質素與市場的供應情況作出比較。
(指引第 34 至 44 段)
批核書面報價單 / 標書
書面報價單應由校長批核。
標書應由標書批核委員會批核。
在作出推薦前，批核人員應抽樣查對書面報價單/
標書的正本和副本。
批核人員應選取合符規格而出價最低的書面報價
單/標書，否則，應記錄不選取的理據。
在採購校園清潔服務時，標 書批核委員會雖然選取第二 最低價的供應商，但已將選 取第二最低價的供應商的理 據妥善記錄。應記錄不選取「合符規格而 出 價 最 低 的 書 面 報 價 單/ 標 書」的理據。
如使用評分制度，則應推薦接納獲最高整體評分
的書面報價單/標書
如書面報價/投標文件的內容未可接受，批核人員
可重新邀請書面報價/招標。
批核人員批准接納推薦的書面報價單/標書前應確
定可獲得所需的撥款。
應在批出合約後把結果通知落選的供應商。
應在書面報價單/標書的有效期屆滿前，發出訂
單。
應有保留關的書面報價/投標文件三個曆年，以供 (指引第 45 至 52 段)查核。
4. 單一報價/ 招標
應確定具備充份的理據。
學校的升降機原廠維修，是 學校應盡可能透過公開競投該項服務的唯一供應者，毋 須取得事先的批准。
的方式以採購物料及服務。
如有充份證據顯示所需物料 及服務只可由一位供應商提 供，並事先得到校董會/法團 校董會的批准，學校才能採 用單一招標，惟學校宜至少 每三年一次進行具競爭性的 報價/招標程序。
應事先得到相關人員的批准，並將有關的決定和
理據妥為紀錄。 不適用
應依循與具競投性的報價/招標相同的採購程序辦 (指引第 53 至 55 段)理。
不適用
5. 辦學團體參與學校採購活動 透過辦學團體取得物料及服務
辦學團體應依循與學校相同的採購程序。
所有授權安排應事先得到校董會/法團校董會的批
准，並妥為存檔。
辦學團體應保存所有相關的採購紀錄，以供查 (指引第 56 至 58 段)核。
向辦學團體採購物料及服務
辦學團體應被視為競投者之一，並與其它競投者
一樣，經過競投及相同的甄選程序及獲得同等及 公平的看待。
校董會/法團校董會應特別留意利益衝突的申報。
(指引第 59 及 60 段)
以單一報價 / 招標的方法向辦學團體採購物料及服 務
應確定具備充份的理據，並事先得到校董會/法團
校董會的批准。
辦學團體應提交有關的價格分目，以便校董會/法
團校董會決定是否接納該報價單/標書。
校董會/ 法團校董會的決定及其理據均須妥為存
檔。(指引第 61 至 63 段)
6. 分判合約
不宜准許承辦商把服務/採購工作分判予第三者。
如認為恰當，可在邀請報價/投標的文件中加入指 引第 64 段的有關內容。
(指引第 64 段)
乙 . 督導抽查
學校應抽查口頭報價及書面報價/投標文件，以核 實有關資料是否真確。
(指引第 19 及 42 段)
