個案企業之知識管理系統

N 公司為歷史悠久且穩健成長的傳統產業，隨著時間推移，累積相當多的知 識與技術，該經驗可謂 N 公司的精神所在，面對知識與技術不斷的提升，人員改 朝換代下，各研發單位於定期會議中提出保存研發成果與經驗傳承的需求，經過

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不斷的討論，資訊部門與相關內部研發單位，認為 KM(知識管理系統)符合整體的 需求，經過評估發現自行開發成本過高並且內部並無專職於相關技術之人員，於 是開始一連串的資訊委外流程，尋找供應商、簽訂合約、建置系統、教育訓練並 委託定期維護。

一、 知識管理系統介紹

N 公 司 採 用 的 知 識 管 理 系 統 為 以 柔 知 識 文 件 保 全 管 理 系 統 (Document Management and Protection, DMP)。

圖 4-2 N 公司知識管理系統 資料來源：N 公司提供

該 系 統 針 對 企 業 知 識 文 件 保 全 策 略 及 結 合 資 安 顧 問 規 劃 符 合 ISO27001 /BS7799 資訊安全規範並同時兼顧企業知識的管理與保全。

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圖 4-3 N 公司知識管理系統功能 資料來源：以柔資訊提供 二、 系統功能與特色

1.企業知識文件管理

1.1 知識分類、詮釋、關聯、版本與生命週期管理：

a.知識地圖管理：建立組織與個人知識地圖，按圖索驥，快速取得相關知 識。

b.彈性的詮釋資料 (Meta Data) 管理：自行定義詮釋資料，不受固定格式 限制，讓知識文件分類管理更靈活。

c.知識關聯管理與知識包裹：建立文件關聯，快速組合相關知識，知識存 取不漏失。

d.文件生命週期管理與版本控制：透過生命週期管理控制文件，正確取得 所需版本，避免誤用。

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圖 4-4 N 公司知識管理系統架構 資料來源：N 公司提供 1.2 知識主動擴散與回饋

a.知識訂閱與主動通知：建立我的最愛，主動接收相關知識。

b.知識評鑑：線上文件評分，淬取知識精華。

1.3 存取權限管理

a.組織帳號與文件權限：以角色為基礎的權限控管，授權機制與部門組織 管理結合， 權限控管更有效。

b.安全政策：建立文件安全政策，簡化權限管理。

1.4 知識的過濾與簽核

a.彈性的簽核流程：提供簽核流程設定，彈性組合直簽、會簽等簽核模式。

b.簽核建議紀錄：線上完整呈現所有簽核者的意見。

1.5 管理稽核報表

a.完整紀錄使用者行為，提供各式統計與稽核報表 1.6 企業知識檢索

a.支援多重檔案格式：支援 Office、PDF、純文字檔等格式搜尋。

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b.基本查詢：依文件名稱、文件編號等，查詢相關文件。

c.進階查詢：依文件類別及文件詮釋資料，查詢相關文件。

d.全文檢索：輸入關鍵字，查詢內容相符合的所有文件。

圖 4-5 N 公司知識管理系統使用者列表 資料來源：N 公司提供

2.企業知識文件的保全

2.1 全方位之內容保護機制：

a.文件儲存與傳輸加密：可以加密格式進行檔案的儲存與傳輸，防止因檔 案竊取與網路窺視所可能造成的機密流失。

b.線上閱讀保護：防止不當的文件列印、剪貼、螢幕拷貝、另存新檔，並 提供浮水印保護。

c.離線閱讀保護：文件下載離線閱讀時，可設定文 件的開啟密碼、閱讀 期限、網卡號碼、浮水印等 保護機制。

2.2 企業知識文件保護：

a.可自動將 Office (Word、Excel、PowerPoint)、純文字檔、圖檔 (JPEG、

GIF、TIFF、BMP、PNG 等)、及 PDF 等企業內常用的文件格式，轉換成

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具有內容保護能力的 PDF 格式。

2.3 研發圖檔保護：

a.自動將 2D/3D CAD(AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、PCB/E-CAD 等 200 多種格式)，轉換為具有內容保護之能力的壓縮加密 (CSF/3DF) 格式。

圖 4-6 N 公司知識管理系統浮水印設定 資料來源：N 公司提供

3.分散儲存，集中管理

a.分散式儲存架構：運用多點檔案儲存與快取技術，分散儲存負荷，並提 供單一知識地圖，達成管理集中。

b.跨 Internet 多點部署：利用分散式儲存架構，支援跨國多點的部署，有 效降低檔案傳輸時間及網路頻寬使用量。

c.支援 LDAP/AD 帳號整合，系統導入更快速。

d.支援高可用度(HA)架構，系統運作更穩定。

e.提供應用程式開發介面 (API)，系統擴充沒煩惱。

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