個案公司採購流程分析

我們從第三章績效評估方式可得知流程所需的功能，我們也可以分別從策略 層面、組織層面和作業層面，這三個層面來分析現有的個案流程，尌策略層面來 看我們要了解顧客的需求，而組織層面是注意目標調整好流程，最後作業層面，

最重要是和員工完整的溝通。舊有的流程是以滿足生產所需的採購為範本，進行 設計的，我們以策略層面來看的話，公司對於採購的需求不是只有生產所需緊急 採購和一般事務採購如果都依照生產採購進行那整體採購的流程時間將會被拖 慢，增加採購人員的負擔，而以組織層面來看生產採購如果有原本固定的供應商 的話，採購時間將會比新品採購時間減少很多，因此我們再將新品採購的部分獨 立於生產採購，讓採購人員可以更專心有關新品採購的動作，而最後在作業階層，

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我們將結合標準時間，讓採購人員在執行各項流程細項的時候，有參考時間的依 據，也可以成為供應商評估的一個參考指標。因此我們將再造個案公司現有的採 購流程，並以生產採購、新品採購和一般事務和緊急採購三部分來改造現有的採 購流程。以下為改善後的生產採購流程和新增的新品採購與一般事務與緊急採購 的流程，並且附上詢價、比價、議價、採購作業和特別採用的流程：

圖 4-4 改造後生產採購流程 資料來源：本研究整理

申請請購單

部門主管審核

詢價 比價 議價

採購主管審核

採購作業

進貨驗收

入庫 退貨

特別採用 主管審核通過 主管審核未通過

採購審核 生產採購

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圖 4-5 改造後詢價流程 資料來源：本研究整理

圖 4-6 改造後比價流程 資料來源：本研究整理

圖 4-7 改造後議價流程 資料來源：本研究整理

尋找供 應 商

查有供 應 商 查無供 應 商

商品資 料 紀 錄 主管 審 核

回報 原 因

比價

列印商品資料 總合分析

比價商品資料 列印分析結果 決定議價廠商

議價 詢價

判斷是否 需要議價

不需議價 需要議價

輸入商品資料

、單價、數量 及編號

整理商品資料

進行交涉

接受議價結果 不接受議價結果 比價

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圖 4-8 改造後採購作業流程 資料來源：本研究整理

圖 4-9 改造後特別採用流程 資料來源：本研究整理

採購主管 審核通過

依照採購需求單

進行採買 列印給主管簽核 傳真給供應商 採購主管審核

填寫特別採用 申請單

特別採用審查 繳交特別採用

申請單

有條件接受 不接受 接受

進貨驗收

入庫

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圖 4-10 新品採購 資料來源：本研究整理

沒有審查必要 需審查

審查通過 審查失敗

供應商審查 查核供應商資料

主管審核通過

免審查供應商 基本資料建立 開發試樣

開發成功 開發已失敗

部門主管審核

詢價 比價 議價

採購主管審核

採購作業

進貨驗收

入庫 退貨

特別採用

主管審核通過 主管審核未通過

採購審核

申請請購單 新品採購

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圖 4-11 一般事務和緊急採購 資料來源：本研究資料

權限審核

權限審核未通過 權限審核通過

申請請購單

採購主管審核

採購作業

進貨驗收

入庫 退貨

特別採用 一般事務和

緊急採購

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生產採購是採購工作最主要的工作內容，舊的採購流程是以生產採購為概念 在建立採購流程，個案的採購流程除了沒有考慮到新品採購和一般事務和緊急採 購的情況外，採購的規劃還未考慮到採購主管審核的部分，過去如果採購人員在 經過詢價、比價和議價的過程結束後，將報告呈給採購主管，如果採購主管不滿 其中一項過程，依照舊的採購流程只能退回原申請單位重新申請，而無法重新執 行詢價、比價和議價的流程，因此我們在新的採購流程中修正這個問題。

經過測詴，在生產採購的流程中，採購人員實際操作時約為 1~5 分鐘左右，

因此我們在訂立標準時間，取其中間值每個流程的標準時間訂為 3 分鐘。而波動 較大的為詢價、比價、議價和進貨驗收的工作內容，為避免訂立的標準過細，沒 採購人員沒有足夠的彈性時間，因此我們將詢價、比價和議價三個項目合併一起 訂立標準時間，同樣取其帄均值 40 分鐘，而進貨驗收的部分取其帄均值 30 分鐘，

因此完整的生產採購標準時間定於 90 分鐘。而在特別採用的流程中，本研究建 議個案公司使用申請單，請申請特別採用的供應商先行填寫表格，再經由個案公 司審核，可避免影響工作執行的正常流程。

新品採購和一般事務與緊急事件採購約占採購工作 40%，其所謂的新品流程 可分為兩種，分別是全新產品製作和新品取代舊品，而全新產品的製作其定義是 這個新的產品是過去所沒有的，是公司自行研發的。而新品取代舊品，通常是改 良以上市或生產的產品，目的是取代舊有的產品。為了增加速度，因此在新品採 購的流程中，過去需經過電話訪談而填表的供應商審查的這部分為了節省時間，

將改為把電話訪談的問題製成表格並以電子郵件寄發供應商，給予供應商自行填 寫，減少其電話訪談所需的時間。標準時間在細分每個流程之後，取帄均值訂為 3 分鐘，因此新品採購免審供應商的標準時間定為 90 分，如需審查供應商的採 購流程標準時間則定為 100 分。

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