個案公司的採購流程

本節主要是介紹個案公司現有的採購流程和採購的工作內容。而採購的目的 在個案公司看來，是為了讓採購的作業制度化、合理化，並且能達到適時、適價，

以提供生產所需之原物料。

一、採購的責任和權責

而有關對外採購之生產所需的原物料、零組件、半成品、鑄模、量規儀器、

設備、委外加工品均適用個案公司的流程，其他一般之事務、耗用品可參考採購 的流程和管理辦法。而個案公司在採購部門的組織圖如下：

採購主管

採購助理 採購專員

圖 4-2 採購部門組織圖 (資料來源：個案公司)

採購需求簽核程序在個案公司的規定中不論國內或國外的採購其程序都是 一致的，首先由各個單位自行提出請購的申請，而審查的部分則先經過各單位部 門主管同意後才能由採購進行審查的工作，而採購經過詢價、比價和議價的程序 後將結果經由採購主管進行審查，採購主管通過後即可進行採購的作業。其採購 需求簽核程序如下表：

表 4-1 採購需求簽核程序 項目

類別

採購需求單

請購提出 審查

國內採購 各單位 部門主管 採購 採購主管 國外採購 各單位 部門主管 採購 採購主管

資料來源：個案公司

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二、採購的作業流程

張容寬[11]提到 ISO9001 其主要的目的為了能夠提供滿足買方的要求，如服 務或產品的標準範圍與業務的模式，主要目可以防制賣方不合格的商品發生的情 況與其矯正措施的作業管理，買方可以利用 ISO9001 所列的各項管制程序，來進 行監測與瞭解。個案公司於 2008 年的時，感覺顧客對於品質之要求的要求只會 不斷的提升，所以個案公司開始導入 ISO 9001 期望建立制度，以滿足國內外客 戶的需求和提高顧客的滿意度。個案公司現有的採購管理辦法的作業內容和採購 作業流程圖如圖 4-3：

(一)國內採購作業：

1.1 國內採購作業流程如作業流程圖

1.2 請購需求提出與核准：各相關單位申請人依據其需求，將部門、品 名規格、數量、預計交期等相關資料填入「採購需求單」，經需求 部門主管審查後交予採購單位。

1.3 採購審查：

1.3.1 採購人員接獲各部門之「採購需求單」後即進行採購準備作 業，並將需求單位提出之相關內容記錄於「採購憑單」之備 註欄。

1.3.2 若為委外加工品時，則由生管單位直接填寫「採購需求單」

後即進行採購準備作業，並將需求單位提出之相關內容記錄 於「採購憑單」之備註欄。

1.4 新品採購：

1.4.1 詢價作業：

採購人員接獲「採購需求單」，需求單位之申請人應隨單提 供完整之品名規格等詳盡資料，以有信譽、有經驗，品質良 的供應商作詢價的優先對象。

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1.4.2 比價作業：

比價時需求一家以上提供價格，以利比價作業的進行。但若 有特殊狀況如客戶指定要求或獨家代理或獨門技術時，則可 直接進行議價作業。

1.4.3 議價作業：

採購人員與廠商議價後，廠商之報價單送採購主管核准。

1.5 舊品採購：

舊品得以直接向原合格廠商進行採購。

1.6 採購作業：

1.6.1 採購人員經上述作業後，將「採購憑單」及廠商報價單、圖 面委外加工評估表等相關文件送呈採購主管審核與副總經 理核准後，即進行採購作業，並將「採購憑單」轉發予廠商。

(二)國外採購作業：

2.1 同國內採購作業 1.2~1.5，由業務部協助處理相關採購資訊。

2.2 採購作業：

採購人員經上述作業後，將「採購憑單」及廠商報價單、圖面、委 外加工評估表等相關文件送呈採購主管審核與副總經理核准後，即 由業務部人員協助向國外供應商進行採購作業。

(三)採購管理：

3.1 交期管理：

採購人員依據「採購憑單」指定交貨日期或與協力商議妥之交貨日 期。

3.2 跟催與管制：

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以採購人員與廠商議妥之交貨日與管制基凖，並於交貨日前跟催。

於廠商交貨進廠時，由品管單位依據「品管管理辦法」處理。若因 退貨，由採購人員與廠商另定一交貨日期重新管制並通知相關單 位。若有逾越交貨日，廠商仍未交貨者，則由採購人員以電話或傳 真方式進行催交。

3.3 交期變動：

於「採購憑單」或採購合約確認後，若廠商遭不可抗拒之天災或其 他因素，導致無法按時交貨時，採購人員與物料需求單位及廠商協 商因應對策，議定新交期並確實管制。

3.4 料件規格數量變動：若因設計問題所導致之品質不良時，研發/工 程人員應提供「設計變更申請表」，通知採購 停止購買，並由採購人員通知廠商停止生產。

3.4.1 更換圖面：依研發/ 工程人員提供發行之新版圖面，由採 購人員通知廠商，廠商接獲通知後，若未生產 時，廠商得以新版圖面製作交貨。若已生產時，

得由採購人員新增「採購憑單」及新版圖面發予 廠商重新製作，並通知廠商將舊版圖面作廢。原 舊版之「採購憑單」廠商仍照規定程序請款。

41 請購提出

部門主管 審核

審查

新品

詢價

比價

議價

登打採購單

採購主管 審核

採購作業

入廠檢驗

退貨

特採

入庫 YES

YES

YES

YES

NO NO

NO

NO

圖 4-3 採購作業流程圖 資料來源：個案公司

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三、小結

個案公司為了改善公司的品質，因此詴著導入 ISO 9001，也因此流程的設 計上已經有一定的水準，不過還是可以從流程中發現一些問題，首先是其他一般 之事務、耗用品並沒有專門使用的流程，目前個案公司的做法是參考現有原物料 採購流程和管理辦法來執行，如果在執行耗用品如：文具和辦公室用品之類，還 需如同原物料一樣的流程進行採購，處理上是很浪費時間和金錢。第二點在採購 流程的執行上，經過單位申請主管同意之後，採購將進行詢價、比價、議價這三 種流程，再將結果經由採購主管同意即可下採購單給予廠商，如果採購主管不同 意將結果退回待重新申請，這部分採購流程沒有考慮到如採購主管單純只是不滿 意採購在詢價、比較和議價的結果，只需重新執行詢價、比價和議價即可。第三 點公司可能會有緊急事件需要緊急採購，在緊急採購的動作很有可能是以指定特 定供應商，或是不考慮金錢的因素直接採購，此時個案公司的採購流程很明顯是 無法滿足緊急採購時間性的需求，整合以上幾點本研究將於下一節提出改進的方 法，以期達到流程改造的目的。