國內政府單位檔案分類現況

針 對 國 內 政 府 各 級 單 位 進 行 檔 案 分 類 業 務 的 現 況 ， 進 行 訪 談 與 調 查 ， 以 了 解 現 行 各 機 關 檔 案 分 類 的 困 難 ， 將 有 利 於 日 後 檔 案 分 類 原 則 的 擬 訂 。 訪 談 記 錄 如 下 ：

一 、 總 統 府

日 期 ： 89 年 6 月 28 日 (周 三 )

受 訪 者 ： 黃 錫 持 、 陳 銘 蒼 、 林 小 姐 地 點 ： 總 統 府 檔 案 室

該 檔 案 室 所 採 行 的 檔 案 分 類 法，從 民 國 70 年 開 始 採 行，之 後 陸 續 加 以 修 訂 4 次 。 其 分 類 方 式 ， 按 行 政 單 位 類 別 及 性 質 分 類 ， 分 為 門 、 類 、 綱 、 目 四 級 ， 共 有 7 個 號 碼 ， 門 有 1 碼 ， 類 有 2 碼 ， 綱 有 2 碼 ，

變 革 ， 檔 號 不 變 ， 用 參 照 加 以 註 明 。 其 分 類 主 要 按 性 質 區 分 ， 而 非 按 機 構。例 如 國 史 館、中 研 院 只 有 人 事、任 免 等 類 的 檔 案 才 在 該 檔 案 室 。

其 門 號 共 有 9 門 ， 如 下 ： 1、 憲 政

2、 總 統 3、 行 政 4、 立 法 5、 司 法 6、 考 試 7、 監 察 8、 政 黨 9、 其 它

二 、 監 察 院

日 期 ： 89 年 7 月 5 日 (周 三 ) 受 訪 者 ： 李 立 賢 科 長

地 點 ： 監 察 院 檔 案 科

該 院 所 採 行 的 檔 案 分 類 法 ， 係 按 一 級 行 政 單 位 分 類 ， 分 為 總 類 、 總 綱 、 總 目 、 細 目 四 級 。 其 總 類 有 3 項 ， 為 ：

1 一 般 行 政 ： 檔 號 有 4 碼 2 監 察 業 務 ： 檔 號 有 3 碼 3 委 員 會 ： 檔 號 有 3 碼

其 類 表 修 訂 視 組 織 法 而 定，87 年 因 修 訂 組 織 法，故 類 表 隨 之 修 訂。單 位 合 併 分 出 皆 依 據 組 織 法 的 規 定 ， 其 類 號 隨 組 織 法 修 訂 後 之 架 構 隸 屬 改 變 而 變 。 保 存 年 限 表 由 業 務 單 位 制 定 ， 但 未 確 實 施 行 ， 檔 號 由 檔 案 科 編 。 其 分 類 為 概 要 式 ， 不 加 過 度 細 分 ， 以 免 人 員 因 類 目 太 細 而 分 類 不 當 。

三 、 立 法 院

日 期 ： 89 年 7 月 5 日 (周 三 )

受 訪 者 ： 楊 子 祥 先 生 、 羅 淑 娥 小 姐 地 點 ： 立 法 院 檔 案 科

該 院 所 採 行 的 檔 案 分 類 法 ， 自 85 年 3 月 始 用 ， 88 年 修 訂 。 其 分 類 方 式 ， 按 一 級 行 政 單 位 分 類 ， 分 為 類 、 綱 、 目 三 級 ， 之 前 為 個 人 管 理 。 其 檔 號 有 類 號 、 目 次 號 、 卷 號 。 其 類 表 見 表 5.6。

其 類 表 修 訂 視 單 位 增 刪 而 定 ， 單 位 增 刪 則 類 號 隨 之 改 變 。 組 織 單 位 改 變 ， 則 新 舊 類 號 加 以 參 照 。 因 承 辦 人 經 手 業 務 大 多 雷 同 ， 故 類 號 由 承 辦 人 給 號，檔 案 人 員 再 加 以 過 濾。人 員 的 工 作 是 一 步 驟 一 人 負 責，

點 收 、 分 類 ……一項 一人專門負責 。

表 5.6 立 法 院 檔 案 分 類 總 表

檔 號 類 別 0100 院 長 類

0200 副 院 長 類 0300 秘 書 長 類 0400 副 秘 書 長 類 0500 參 事 類 0600 秘 書 類 0700 議 事 類 0800 公 報 類 0900 總 務 類 1000 資 訊 類 1100 法 制 局 類 1200 預 算 中 心 類 1300 國 會 圖 書 館 類 1400 人 事 類

1500 會 計 類

1700 外 交 及 僑 務 委 員 會 類 1800 科 技 及 資 訊 委 員 會 類 1900 國 防 委 員 會 類

2000 經 濟 及 能 源 委 員 會 類 2100 財 政 委 員 會 類

2200 預 算 及 決 算 委 員 會 類 2300 教 育 及 文 化 委 員 會 類 2400 交 通 委 員 會 類

2500 司 法 委 員 會 類 2600 法 制 委 員 會 類 2700 衛 生 環 境 及 社 2800 特 種 委 員 會 類 2900 機 密 文 件 類 3000 大 陸 運 台 檔 案 類

四 、 司 法 院

日 期 ： 89 年 7 月 6 日 (周 四 )

受 訪 者 ： 陳 塗 輝 專 委 、 劉 鴻 漳 先 生 、 陳 麗 琨 小 姐 地 點 ： 司 法 院 檔 案 室

該 院 所 採 行 的 檔 案 分 類 法，其 分 類 方 式 按 一 級 行 政 單 位 分 類， 分 為 三 級 ， 先 按 單 位 ， 再 按 科 室 ， 最 後 按 業 務 性 質 。 其 檔 號 有 類 號 、 案 次 號 、 收 文 號 ， 見 圖 5.1。

類 號 案 次 號 收 文 號 圖 5.1

其 類 表 為 ：

05-1-1 088-00051 G8820539

0 秘書處 1 民事廳 2 刑事廳

3 行政訴訟及懲 戒廳 4 司法行政廳

5 人事處 6 會計處 7 統計處 8 參事室

9 法規研究委員 會 10 公共關係室 11 政風處 12 資訊管理處 13 大法官書記處

14 訴願/復審審 議委員會 16 全 國 司 法 改 革 會 議

其 類 表 修 訂 視 單 位 增 刪 而 定 ， 單 位 增 刪 則 類 號 隨 之 改 變 。 日 據 、 大 陸 時 期 老 卷 用 歸 檔 簿 ， 一 式 四 聯 。 調 卷 方 面 ， 先 查 出 文 號 再 進 入 調 卷 ， 一 次 可 借 閱 兩 周 ， 期 限 到 若 要 再 使 用 可 再 調 。 該 檔 案 室 之 控 制 層 次 為 案 卷 。

五 、 考 試 院

該 院 所 採 行 的 檔 案 分 類 法 ， 依 該 檔 案 室 所 編 訂 的 「 考 試 院 檔 案 室 分 類 表 」 加 以 分 類 ， 加 上 類 號 、 卷 號 等 作 為 檔 號 。 此 檔 號 為 上 架 典 藏 之 排 架 依 據，也 是 據 此 找 尋 架 上 的 檔 案，其 作 用 類 似 圖 書 館 的 索 書 號。

該 檔 案 室 仿 杜 威 十 進 分 類 法， 編 訂「 考 試 院 檔 案 室 分 類 表 」以 分 類 檔 案 ， 並 編 檔 號 。 最 上 層 為 類 ， 類 之 下 有 綱 目 ， 綱 目 之 下 有 節 ， 節

000 為 大 類 ， 27 為 綱 目 之 下 的 節 001..5 為 其 下 的 綱 目 ， 7 為 第 7 卷

圖 5.2

1、 類：從 000—800，共 有 9 大類，小類是從 000—884(見 附件一 ) 考 試 院 檔 案 室 分 類 表 內 容 大 略 如 下 ：

000 法 規：有 關 組 織、職 務、考 試、人 事 …..業 務 之 法 規 ； 100 考 試 ： 各 種 考 試 及 考 試 訴 訟 、 詢 問 、 建 議 等 ；

200 檢 覈 ： 國 家 考 試 類 科 人 員 之 檢 覈 ；

300 銓 政：各 級 政 府 機 關 及 學 校 人 員 之 任 免、儲 備、考 績、

獎 懲 及 撫 卹 ；

400 人 事 ： 考 試 院 及 其 所 屬 機 關 之 人 事 相 關 事 項 ；

500 會 記：概 算、預 算、決 算、稅 捐、公 務 人 員 待 遇 及 雜 項 ；

600 文 書：計 劃、議 程、會 議 紀 錄 、檢 討 會、年 鑑；圖 書 刊 物 及 雜 項 ；

700 總 務 ： 各 類 經 費 收 入 支 出 ； 800 證 書 ： 各 類 考 試 證 書 。

2、 綱 目 ： 在 同 類 之 下 ， 一 個 單 位 有 一 個 綱 目 號 。 3、 節 ： 綱 目 之 下 的 小 項 。

4、 卷 ： 若 檔 案 不 只 一 卷 或 相 同 類 號 不 同 年 代 ， 則 再 加 上 卷 數 。

六 、 行 政 院 經 濟 部

日 期 ： 89 年 6 月 30 日 (周 五 ) 受 訪 者 ： 王 玲 瑛 科 長

地 點 ： 經 濟 部 檔 案 室

000 27 001.5

該 部 所 採 行 的 檔 案 分 類 法 ， 從 民 國 75 年 開 始 採 行 ， 之 後 於 87 年 6 月 依 單 位 或 業 務 更 動 陸 續 加 以 修 訂 為 新 版 。 其 分 類 方 式 ， 按 行 政 業 務 單 位 分 類 ， 分 為 類 、 綱 、 目 、 節 四 級 。 現 分 類 的 人 員 為 檔 案 科 的 人 員 ， 原 則 上 每 人 負 責 一 類 ， 商 業 司 則 是 兩 人 負 責 一 類 ， 以 工 作 量 多 寡 來 區 分 。 業 務 單 位 組 織 有 變 革 ， 則 通 知 該 檔 案 室 據 以 增 刪 類 目 。 單 位 若 有 合 併 ， 檔 案 移 給 新 單 位 ， 原 類 號 空 置 ； 若 有 新 單 位 則 給 新 號 ； 若 業 務 不 變 只 是 更 名 ， 沿 用 原 類 號 。 其 大 類 共 9 類 ， 分 別 為

0100綜 合 (偏 行 政 ) 0200法 制

0300礦 業 0400商 業

0700綜 合 (偏 技 術 ) 0800投 資 業 務 0900應 用 科 技 1000會 計 、 統 計 1100人 事

以 飛 爾 思 實 業 有 限 公 司 案 為 例 ， 其 檔 號 見 圖 5.3：

分 類 號 表 商 業 之 有 限 公 司 表 流 水 號

圖 5.3

若 類 目 不 多 ， 則 不 給 流 水 號 ， 發 文 代 字 則 只 有 類 號 ， 無 流 水 號 。 企 業 若 有 改 名 則 類 號 不 變 ， 加 註 參 照 。

在 調 卷 方 面 ， 以 原 承 辦 單 位 才 能 調 卷 ， 若 要 調 閱 其 他 單 位 的 檔 案 ， 則 要 和 原 承 辦 單 位 會 簽 。

0440.2 352839

七 、 教 育 部

日 期 ： 89 年 6 月 30 日 (周 五 ) 受 訪 者 ： 曾 再 杉 科 長

地 點 ： 教 育 部 檔 案 室 檔 案 分 類

該 部 所 採 行 的 檔 案 分 類 法 ， 從 民 國 30 幾 年 開 始 採 行 ， 62 年 始 印 刷 成 冊，最 新 版 為 85 年 所 修 訂。其 分 類 方 式，按 一 級 行 政 單 位 分 類 ， 分 為 類 、 綱 、 目 、 節 四 級 。 因 業 務 固 定 ， 原 則 上 不 增 加 新 類 號 ， 除 非 學 校 改 制 。 其 大 類 見 表 5.7。

保 存 年 限 表 由 該 檔 案 科 與 業 務 單 位 共 同 制 定 ， 檔 案 科 先 定 年 限 表 再 交 業 務 單 位 參 考 ， 之 後 再 共 同 討 論 以 決 定 。 通 類 有 加 以 規 範 ， 至 於 專 類 則 交 由 各 單 位 自 行 協 商 細 分 ， 並 有 附 表 加 以 詳 分 。

表 5.7 教 育 部 檔 案 分 類 表 檔 號 類 別

000 總 類 010 秘 書 020 參 事 025 督 學 030 事 務 050 文 書 055 出 納 060 檔 案

100 高 等 教 育 類 150 技 職 教 育 類 200 中 等 教 育 類 250 師 範 教 育 類

300 國 民 教 育 類

在 使 用 上 因 原 類 表 不 夠 ， 不 能 細 分 ， 故 用 統 計 方 式 統 計 常 用 類 表，教 育 承 辦 人 員 使 用 常 用 類 號。要 求 承 辦 人 員 填 寫「 業 務 分 類 卡 」，

寫 明 其 所 用 之 類 號 、 年 限 表 ， 承 辦 人 員 自 行 訂 立 常 用 類 號 。 此 「 業 務 分 類 卡 」 列 入 移 交 ， 以 免 業 務 交 換 後 因 認 知 不 同 而 有 差 異 。 因 檔 案 的 掃 描 ， 可 用 文 號 、 關 鍵 字 等 的 查 詢 ， 分 類 可 望 由 細 分 走 向 粗 分 ， 只 要 檢 索 容 易 、 調 卷 方 便 ， 類 表 將 不 再 那 麼 重 要 而 只 是 管 理 上 的 方 便 。 因 外 交 部 檔 案 資 訊 處 所 編 之 類 表 人 手 一 本 ， 所 以 承 辦 人 員 分 類 、 整 卷 ， 檔 案 資 訊 處 人 員 保 存 、 管 理 。

原 本 要 銷 毀 之 檔 案 會 送 交 國 史 館 審 核 ， 永 久 保 存 檔 則 加 以 微 縮 。 今 因 檔 案 法 ， 故 將 所 有 檔 案 影 像 化 保 存 。 早 期 之 檔 案 交 中 研 院 近 史 所 檔 案 館 寄 存 ， 若 國 家 檔 案 館 要 徵 收 ， 則 那 些 早 期 檔 案 將 可 回 到 外 交 部 以 便 移 轉 。

排 架 方 面 ， 公 文 上 有 起 迄 年 ， 按 日 期 排 。 其 排 架 順 序 為 單 位Æ類 號Æ卷次號。

表 5.8 外 交 部 分 類 總 表 類 號 單 位

001-099 亞 東 太 平 洋 司 、 亞 東 關 係 協 會 100-199 亞 西 司

200-299 非 洲 司 300-399 歐 洲 司

400-499 北 美 司 、 北 美 事 務 協 調 委 員 會 500-599 中 南 美 司

600-629 條 約 法 律 司 630-659 國 際 組 織 司 700-729 新 聞 文 化 司 730-749 禮 賓 司 750-779 總 務 司

780-799 經 貿 事 務 司

800-819 秘 書 處 、 法 規 會 、 研 設 會 、 國 會 聯 絡 組

820-839、 850-899 領 事 事 務 局 840-849 檔 案 資 訊 處

900-929 人 事 處 、 外 交 領 事 人 員 講 習 所 930-949 會 計 處

950-959 電 務 處 960-969 政 風 處

九 、 內 政 部

日 期 ： 89 年 6 月 26 日 (周 三 ) 受 訪 者 ： 李 小 姐

地 點 ： 內 政 部 檔 案 科

內 政 部 檔 案 科 的 處 理 流 程 為 發 文Æ銷號Æ立案Æ上架典藏。因其 只 負 保 管 之 責 ， 若 業 務 單 位 不 配 合 ， 並 無 強 制 催 缺 的 權 限 。 當 檔 案 已 逾 保 存 期 限 會 造 冊 會 原 單 位 後 銷 毀 。 其 公 文 檔 案 之 保 存 期 限 由 業 務 單 位 自 訂 ， 但 並 未 徹 底 執 行 ， 以 致 有 相 同 性 質 之 檔 案 發 生 保 存 期 限 不 同 的 案 例 。

所 採 行 的 分 類 法 ， 從 民 國 40 年 開 始 採 行 「 內 政 部 總 分 類 表 」， 之 後 依 單 位 或 業 務 更 動 陸 續 加 以 修 訂 。 其 分 類 方 式 ， 按 處 司 行 政 單 位 分 類 ， 分 為 類 、 綱 、 目 、 節 四 級 。 類 為 處 、 司 等 一 級 單 位 ， 共 分 9 類 ， 如 1 是 民 政 司 。 綱 為 二 級 單 位 的 科 ， 其 下 再 依 業 務 性 質 做 細 分 。 現 分 類 的 人 員 為 檔 案 科 的 人 員 ， 每 人 負 責 一 類 ， 包 括 分 類 及 類 表 之 修 改 ， 視 業 務 或 單 位 之 更 動 而 修 訂 類 表 。 該 檔 案 科 主 張 業 務 單 位 之 承 辦 人 最 了 解 其 業 務 性 質 ， 所 以 應 由 其 自 行 分 類 。 單 位 若 有 分 出 或 合 併 ， 檔 案 移 給 新 單 位 ， 不 更 改 原 類 號 ， 除 非 有 新 單 位 才 補 舊 的 類 號 。

依 據 內 政 部 檔 案 分 類 暨 保 存 年 限 基 準 表 填 表 說 明 中 對 分 類 編 號 的

類 ： 由 總 務 司 檔 案 科 統 一 編 碼 。

綱：由 各 單 位 自 行 編 碼，「 總 綱 」在 前，各 科 檔 目 在 後，按 科 別 順 序 集 中 從「 00」依 序 排 列，最 多 可 至「 99」，不 專 屬 於 各 科 之 綜 合 業 務 ， 可 編 於 「 總 綱 」。

目 ： 編 碼 原 則 比 照 「 綱 」 之 編 碼 方 式 。

節：編 碼 原 則 同 前；「 節 」所 涵 蓋 之 業 務 事 項，應 為 單 一 且 具 體 明 確 ， 避 免 含 括 其 他 「 節 」 之 工 作 事 項 。

細 節 ： 各 單 位 如 因 業 務 項 目 繁 多 ， 節 之 編 碼 不 敷 使 用 ， 得 於 節 下 再 分 細 節，編 碼 方 式 同 前，按 工 作 項 目 由「 000」依 序 排 列，最 多 可 至 「 999」。

類 表 之 大 類 號 如 下 ：

1. 民政、役政 2. 移出不用 3. 社會 4. 地政 5. 移出不用 6. 性侵害 7. 戶政 8. 人事 9. 家暴

1. 民政、役政 2. 移出不用 3. 社會 4. 地政 5. 移出不用 6. 性侵害 7. 戶政 8. 人事 9. 家暴

在文檔中 國家檔案分類系統 (頁 100-116)