第六章 國家檔案分類系統之擬定
第三節 國家檔案分類系統擬訂原則
有 關 國 家 檔 案 分 類 系 統 擬 訂 之 原 則， 需 考 慮 到： 一 .適 用 範 圍 、 二 . 分 類 號 標 記 採 用 之 原 則 、 三 .類 目 採 用 原 則 、 四 .私 人 或 團 體 文 件 分 類 、 五 . 國 家 檔 案 分 類 之 分 類 原 則 等 項 目 ， 分 述 於 下 。
一 . 適 用 範 圍
依 據 檔 案 法 ， 國 家 檔 案 分 類 系 統 適 用 範 圍 包 括 兩 部 分 ： 國 家 檔 案 與 私 人 或 團 體 文 件 ， 敘 述 如 下 。
(一 ) 國 家 檔 案
依 據 檔 案 法 第 二 條 第 三 項：「 國 家 檔 案： 指 具 有 永 久 保 存 價 值 ， 而 移 歸 檔 案 中 央 主 管 機 關 管 理 之 檔 案 。 」 國 家 檔 案 分 類 系 統 將 適 用 於 具 有 永 久 保 存 價 值 之 國 家 檔 案 局 之 國 家 檔 案 。 檔 案 產 生 機 構 的 層 級 愈 高， 其 所 產 生 的 檔 案 愈 具 有 永 久 保 存 之 價 值。以 國 內 政 府 機 構 層 級 而 言 ， 中 央 政 府 相 關 機 關 屬 於 此 種 層 級 。
典 藏 聯 邦 政 府 所 屬 機 關 為 主 要 範 圍 。 英 國 的 公 共 文 書 局 也 是 以 該 國 中 央 政 府 的 部 門 為 主 要 的 收 藏 範 圍 。
德 國 檔 案 學 家 穆 勒 (Karl Otto Muller) 提 出 檔 案 鑑 定 的 指 導 原 則 ， 指 出 「 中 央 」 (Central)、 「 中 間 」 (Intermediate) 與 「 地 方 」 (Local) 三 種 區 隔 。 其 中 「 中 央 」 與 「 中 間 」 單 位 所 產 生 的 檔 案 較 具 保 存 價 值。(Kolsrud，1992，p.30-31) 美 國 檔 案 學 者 布 魯 克 斯 (Philip C. Brooks) 提 出 文 書 價 值 的 三 項 原 則 ： 1.文 書 產 生 單 位 的 價 值 ; 2.
行 政 歷 史 的 價 值 ; 3.歷 史 的 價 值 。 (Kolsrud， 1992， p.28) 其 中 第 一 項 原 則 即 是 強 調 文 書 產 生 單 位 的 重 要 性 。
由 以 上 英 、 美 、 德 等 國 對 於 檔 案 產 生 單 位 的 價 值 及 實 際 國 家 檔 案 館 收 藏 的 情 況 ， 可 知 國 家 層 級 檔 案 館 收 藏 檔 案 將 以 中 央 部 門 的 單 位 為 主 。 因 而 ， 我 國 國 家 檔 案 分 類 系 統 將 以 中 央 政 府 包 括 的 機 關 為 適 用 的 範 圍 ， 包 括 有 ： 國 民 大 會 、 總 統 府 及 行 政 院 、 立 法 院 、 司 法 院 、 考 試 院 、 監 察 院 等 五 院 暨 所 屬 機 關 。
(二 ) 私 人 或 團 體 文 件
依 據 檔 案 法 第 十 四 條：「 私 人 或 團 體 所 有 之 文 件 或 資 料， 具 有 永 久 保 存 價 值 者， 檔 案 中 央 主 管 機 關 得 接 受 捐 贈、受 託 保 管 或 收 購 之。」
由 此 條 文， 可 知 私 人 或 團 體 之 文 件 或 資 料 也 在 國 家 檔 案 分 類 系 統 適 用 之 範 圍 。
二 . 國 家 檔 案 分 類 系 統 之 類 號 標 記 採 用 原 則
如 第 三 章 第 五 節 所 述 ， 分 類 號 標 記 主 要 有 兩 種 方 式 ： 1. 純 數 字 、 十 進 分 類 標 記 ; 2. 字 母 與 數 字 混 合 分 類 標 記 。 這 兩 種 分 類 號 標 記 方 式 各 有 其 優 缺 點 。 本 研 究 針 對 國 內 情 況 與 各 機 關 使 用 檔 案 分 類 之 現 況， 將 採 用 字 母 與 數 字 混 合 的 分 類 標 記。分 類 標 記 採 用 分 為： (一 ) 國 家 檔 案 分 類 標 記 ， (二 ) 私 人 與 團 體 文 件 分 類 ， 敘 述 如 下 ：
(一 ) 國 家 檔 案 分 類 標 記
國 家 檔 案 分 類 標 記 ， 分 為 上 層 結 構 與 下 層 結 構 分 述 於 下 ： 1.上 層結 構 (政府機關組織體系的 分類， 又稱為全宗號 ) 之 分 類標記 上 層 結 構， 即 政 府 機 關 組 織 體 系 的 分 類 將 採 用 行 政 院 人 事 行 政 局 (民 89)的 「 機 關 代 碼 」 。http： //www.cpa.gov.tw/announce.pn/org.txt 由 於 該 代 碼 表 由 人 事 行 政 局 負 責 修 訂， 對 於 全 國 政 府 機 關 所 有 單 位 都 收 錄 在 內。如 採 用 此 代 碼 表 做 為 政 府 機 關 組 織 體 系 的 分 類 依 據， 將 有 下 列 的 優 點 ：
- 由 專 門 單 位 負 責 修 訂 。
- 與 全 國 公 務 機 關 體 系 的 編 碼 一 致 ， 易 於 處 理 與 記 憶 。
人 事 行 政 局 的「 機 關 代 碼 」在 中 央 機 關 的 編 碼 部 分， 共 有 十 位 ， 前 九 位 是 以 數 字， 而 第 十 位 是 以 英 文 字 母 與 數 字 構 成。可 知 人 事 行 政 局 的 機 關 代 碼 係 採 數 字 與 字 母 混 合 的 方 式 。 機 關 代 碼 分 別 代 表 意 義 如 下 ：
(1) 第 一 位
代 表 中 央 一 級 機 關 ， 如 下 ： 1： 國 民 大 會
2： 總 統 府 3： 行 政 院 4： 立 法 院 5： 司 法 院 6： 考 試 院 7： 監 察 院
8： 國 家 安 全 會 議
(2) 第 2-3 位
代 表 中 央 二 級 機 關 (府 院 所 屬 各 部 會 局 署 行 處 法 院 )。
(3) 第 4-5 位
代 表 中 央 三 級 機 關 (各 部 會 局 署 行 處 法 院 所 屬 一 級 機 關 )。
(4) 第 6-7 位
代 表 中 央 四 級 機 關 (各 部 會 局 署 行 處 法 院 所 屬 二 級 機 關 )。
(5) 第 8-9 位
中 央 五 級 機 關 (事 業 機 構 所 屬 二 級 機 關 )。
(6) 第 10 位
機 關 學 校 類 別 ， 如 表 6.1
表 6.1： 人 事 行 政 局 機 關 學 校 類 別 (人 事 行 政 局 ， 民 89)
行 政 機 關 類 別 事 業 機 構 類 別 學 校 類 別 其 他 類 別 一 般 行 政 A 職 位 分 類 生 產 K 大 學 (獨 立 學 院 ) Q 訓 練 機 構 0 外 交 行 政 B 事 業 機 構 L 專 科 R 社 團 2 軍 警 行 政 C 一 般 生 產 事 業 軍 校 S 已 裁 撤 機 關 9 財 稅 行 政 D 機 構 L 警 校 T
文 教 行 政 E 交 通 事 業 機 構 M 高 中 U 司 法 行 政 F 金 融 事 業 機 構 N 高 職 V 經 建 行 政 G 衛 生 醫 療 機 構 P 特 殊 學 校 W 交 通 行 政 H 國 中 X 衛 生 行 政 I 國 小 Y 社 會 福 利 J 幼 稚 園 Z
由 於 人 事 行 政 局 的 組 織 代 碼 係 十 位 ， 號 碼 的 位 數 太 長 ， 在 書 寫 時 容 易 產 生 錯 誤 的 情 形 。 為 求 避 免 發 生 書 寫 錯 誤 ， 且 便 於 辨 別 ， 將 十 位 代 碼 的 第 1-5 位 與 第 6-10 位 之 間 以 小 數 點 (.) 隔 開 ， 以 便 於 辨 識 。 以 下 例 子 即 採 用 此 種 方 式 ， 說 明 於 下 。
舉 例 1： 中 央 二 級 機 關
以 國 民 大 會 的 秘 書 處 為 例 ， 該 處 是 隸 屬 於 國 民 大 會 之 下 的 中 央 二 級 單 位 ， 說 明 如 下 ：
10000.0000A 國 民 大 會
10200.0000A 國 民 大 會 秘 書 處
1. 第 1 位 (1)： 代 表 中 央 一 級 機 關 - 國 民 大 會
2. 第 2-3 位 (02)： 代 表 中 央 二 級 機 關 - 國 民 大 會 的 秘 書 處 3. 第 4-5 位 (00)： 代 表 未 再 細 分 其 他 單 位
4. 小 數 點 (.)： 用 於 區 隔 代 碼
5. 第 6-9 位 (0000)： 代 表 未 再 細 分 其 他 單 位
6. 第 10 位 (A)： 代 表 國 民 大 會 秘 書 處 屬 於 一 般 行 政 。
舉 例 2： 中 央 三 級 機 關
以 國 家 圖 書 館 為 例， 該 館 是 隸 屬 於 行 政 院 教 育 部 之 下 的 中 央 三 級 單 位 ， 說 明 如 下 ：
30000.0000A 行 政 院 30900.0000E 教 育 部 30901.0000E 國 立 編 譯 館
30902.0000E 國 立 中 央 圖 書 館 (原 有 單 位 ， 仍 保 留 一 個 編 碼 ) 30919.0000E 國 家 圖 書 館
1. 第 1 位 (3)： 代 表 中 央 一 級 機 關 - 行 政 院 2. 第 2-3 位 (09)： 代 表 中 央 二 級 機 關 - 教 育 部 3. 第 4-5 位 (19)： 代 表 中 央 三 級 機 關 - 國 家 圖 書 館
5. 第 10 位 (E)： 代 表 國 家 圖 書 館 屬 於 文 教 行 政
6. 國 立 中 央 圖 書 館 係 國 家 圖 書 館 更 名 前 的 單 位， 仍 舊 保 持 其 原 有 編 號 902.0000E
舉 例 3： 中 央 四 級 機 關
以 內 政 部 警 政 署 入 出 境 管 理 局 為 例， 該 局 是 隸 屬 於 行 政 院 內 政 部 警 政 署 之 下 的 四 級 機 關 ， 說 明 如 下 ：
30000.0000A 行 政 院 30100.0000A 內 政 部
30101.0000C 內 政 部 警 政 署
30101.0100C 內 政 部 警 政 署 入 出 境 管 理 局
1. 第 1 位 (3)： 代 表 中 央 一 級 機 關 - 行 政 院 2. 第 2-3 位 (01)： 代 表 中 央 二 級 機 關 - 內 政 部
3. 第 4-5 位 (01)： 代 表 中 央 三 級 機 關 - 內 政 部 警 政 署 4. 小 數 點 (.)： 用 於 區 隔 代 碼
5. 第 6-7 位 (01)： 代 表 中 央 四 級 機 關 - 內 政 部 警 政 署 入 出 境 管 理 局
6. 第 10 為 (C)： 代 表 該 局 屬 於 軍 警 行 政
2、下 層 結 構 (原 機 關 所 採 用 的 檔 號， 或 稱 為 機 關 檔 號 ) 之 分 類 標 記 下 層 結 構 係 代 表 原 機 關 所 採 用 的 檔 號， 為 尊 重 原 有 機 關 的 順 序 原 則 ， 保 持 原 有 機 關 的 檔 號 ， 放 置 於 下 層 。 例 如 ：
(1) 外 交 部 檔 案
「 歐 洲 司 ， 民 國 89 年 檔 案 」 ， 檔 號 如 下 ： 300 ─ ─ 代 表 歐 洲 司 檔 案
89001 ─ ─ 代 表 89 年 產 生 檔 案 的 第 1 個 案 卷
(2) 經 濟 部 檔 案
「 飛 爾 思 實 業 有 限 公 司 案 」 ， 檔 號 如 下 ：
0440.2 ─ ─ 代 表 經 濟 部 檔 案 分 類 ， 屬 於 商 業 類 352839 ─ ─ 代 表 案 卷 的 流 水 號
3. 國 家 檔 案 分 類 系 統 舉 例 茲 舉 數 例 說 明 於 下 ：
(1) 外 交 部 檔 案 分 類
「 歐 洲 司 檔 案 」 ， 國 家 檔 案 檔 號 如 下 ： 30300.0000B 外 交 部 全 宗 號
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ = ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ 300/89001 歐 洲 司 檔 案 分 類 號 /案 次 號
(2) 經 濟 部 檔 案 ， 國 家 檔 案 分 類 號 如 下 ：
「 飛 爾 思 實 業 有 限 公 司 案 」 ， 國 家 檔 案 分 類 號 如 下 ： 31300.0000G 經 濟 部 全 宗 號
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ = ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ 0440.2/352839 商 業 類 類 號 /案 次 號
(3) 司 法 院 檔 案
「 人 事 處 的 檔 案 」 ， 國 家 檔 案 分 類 號 如 下 ： 50000.0000F 司 法 院 全 宗 號
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ = ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ 05-1-1/088-00051 人 事 處 分 類 號 /88 年 第 51 卷
4、 人 事 行 政 局 組 織 代 碼 未 含 之 政 府 機 關 分 類 標 記
1、 2、 3 原 則 ， 由 國 家 檔 案 局 給 予 適 用 之 分 類 標 記 。
(二 ) 私 人 與 團 體 文 件 分 類
有 關 私 人 或 團 體 文 件 分 類 ， 為 與 國 家 檔 案 分 類 區 分 ， 另 外 訂 立 私 人 文 件 與 團 體 文 件 全 宗 、 著 者 號 加 以 區 別 ， 說 明 如 下 ：
1. 人事行政局機 關代碼 無類可入， 需 另立 新類
人 事 行 政 局 的 機 關 代 碼 表 首 位 數 字 9 是 代 表 其 他 社 團 ， 包 括 ： 革 命 實 踐 研 究 院 、 中 國 青 年 反 共 救 國 團 、 大 陸 各 省 省 政 府 (如 ： 江 蘇 省 政 府、安 徽 省 政 府 等 )、大 陸 時 期 其 他 機 關、日 本 各 大 學、韓 國 各 大 學 、 菲 律 賓 、 香 港 、 英 國 、 德 國 、 美 國 等 其 他 國 家 的 大 學 等 。 對 於 私 人 或 團 體 文 件 的 分 類 ， 如 採 用 人 事 行 政 局 的 機 關 代 碼 ， 將 面 臨 無 類 可 入 的 困 境 ， 有 待 解 決 。
2. 私 人 文 件 與 團 體 文 件 分 別 歸 入 私 人 文 件 全 宗 與 團 體 文 件 全 宗 兩 大 類
由 於 人 事 行 政 局 的 組 織 代 碼 無 法 納 入 私 人 與 團 體 文 件 ， 因 而 需 另 外 尋 求 解 決 之 道 ， 說 明 如 下 ：
(1) 私 人 文 件 全 宗 分 類
私 人 文 件 另 立 一 類 ， 將 社 會 各 界 捐 贈 的 個 人 文 件 放 置 一 處 ， 成 為 私 人 文 件 全 宗。私 人 文 件 全 宗 的 分 類 也 是 以 十 位 數， 各 個 位 數 代 表 意 義 如 下 ：
第 1 位 ： A， 代 表 所 有 私 人 文 件 全 宗 的 類 號
第 2-5 位 ： 私 人 作 者 的 著 者 號 ， 以 4 位 數 字 代 表 小 數 點 ： 用 以 區 隔 代 碼
第 6 位 ： 用 於 區 別 不 同 作 者 但 是 作 者 號 相 同 ， 第 1 位 作 者 號 以 0 開 始 ， 第 2 位 相 同 的 作 者 號 以 1 開 始 ， 以 此 類 推
第 7-10 位：件 號， 代 表 私 人 文 件 的 序 號， 從 0001 開 始， 到 9999，
最 多 可 容 納 1 萬 件 文 件 。
如 果 原 有 私 人 文 件 已 有 分 類 體 系 ， 可 將 私 人 文 件 全 宗 分 類 分 為 上、下 二 層 結 構， 上 層 以 私 人 文 件 全 宗 號， 下 層 以 原 有 私 人 之 檔 號 (包 括 分 類 號 /案 次 號 /年 代 號 )， 見 圖 6.3。
上 層 結 構 (私 人 文 件 分 類 號 ) 私 人 文 件 全 宗 號
私 人 文 件 = ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ = ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ 分 類 系 統 下 層 結 構 (原 有 私 人 所 採 用 的 檔 號 ) 原 有 私 人 分 類 號 /案 次 號 /年 代 號
圖 6.2： 私 人 文 件 分 類 系 統
(2) 團 體 文 件 全 宗 分 類
團 體 文 件 另 立 一 類 ， 將 團 體 捐 贈 的 文 件 歸 於 一 處 ， 成 為 團 體 文 件 全 宗 。 此 處 所 指 團 體 乃 非 政 府 機 關 之 團 體 。 團 體 文 件 全 宗 的 分 類 也 是 十 位 數 ， 各 個 位 數 代 表 意 義 如 下 ：
第 1 位 ： B， 代 表 所 有 團 體 文 件 全 宗 的 類 號
第 2-5 位 ： 團 體 的 著 者 號 ， 以 4 位 數 字 代 表 小 數 點 ： 用 以 區 隔 代 碼
第 6 位 ： 用 於 區 別 不 同 團 體 但 是 團 體 的 作 者 號 相 同 ， 第 1 位 團 體 的 作 者 號 以 0 開 始， 第 2 位 相 同 的 團 體 作 者 號 以 1 開 始， 以 此 類 推
第 7-10 位：件 號， 代 表 團 體 文 件 的 序 號， 從 0001 開 始， 到 9999，
最 多 可 容 納 1 萬 件 文 件 。
如 果 原 有 團 體 文 件 已 有 分 類 體 系 ， 可 將 團 體 文 件 全 宗 分 類 分 為 上、下 二 層 結 構， 上 層 為 團 體 文 件 全 宗 號， 下 層 為 原 有 團 體 之 檔 號 (包 括 分 類 號 /案 次 號 / 年 代 號 )， 見 圖 6.3。
團 體 文 件 = ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ = ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ 分 類 系 統 下 層 結 構 (原 有 團 體 所 採 用 的 檔 號 ) 原 有 團 體 分 類 號 /案 次 號 /年 代 號
圖 6.3： 團 體 文 件 分 類 系 統
3. 私 人 與 團 體 文 件 以 著 者 號 區 分
在 私 人 文 件 全 宗 內 ， 對 於 不 同 的 個 人 文 件 需 加 以 區 分 。 圖 書 館 界 對 於 同 類 書 不 同 作 者 的 情 況， 是 以 著 者 號 加 以 區 分。對 於 私 人 文 件 也 可 以 採 用 著 者 號， 用 以 區 分 不 同 的 個 人 文 件。著 者 號 可 依 據 國 家 圖 書
在 私 人 文 件 全 宗 內 ， 對 於 不 同 的 個 人 文 件 需 加 以 區 分 。 圖 書 館 界 對 於 同 類 書 不 同 作 者 的 情 況， 是 以 著 者 號 加 以 區 分。對 於 私 人 文 件 也 可 以 採 用 著 者 號， 用 以 區 分 不 同 的 個 人 文 件。著 者 號 可 依 據 國 家 圖 書