檔案的控制層次

在 檔 案 處 理 的 過 程 中，與 上 述 的「 來 源 」與「 原 始 順 序 」、「 全 宗 」 原 則 有 密 切 關 係 ， 且 與 圖 書 在 編 目 時 有 很 大 的 差 異 。 如 前 所 述 ， 圖 書 在 描 述 時 是 以 單 一 的 項 目 為 基 本 的 單 位 ， 而 檔 案 卻 強 調 其 館 藏 的 層 次 ， 並 能 顯 示 個 別 項 目 在 館 藏 中 的 相 互 關 係 。 檔 案 的 控 制 層 次 由 上 而 下 可 分 為 四 個 層 級 ： 一 .全 宗 與 副 全 宗 ； 二 .文 件 系 列 與 副 系 列 ;三 .案 卷 ;與 四 .項 目 ， 分 述 如 下 ：

一 .全 宗 與 副 全 宗

全 宗 原 則 與 檔 案 的 來 源 兩 者 密 不 可 分 ， 可 以 說 是 全 宗 原 則 實 根 源 於 檔 案 的 來 源 原 則。以 美 國 檔 案 館 為 例， 全 宗 之 下 可 再 細 分 為 若 干 個 副 全 宗 (Subgroups)。 該 館 所 典 藏 的 內 政 部 (Department of the Interior)的 文 件 即 可 稱 為 內 政 部 全 宗 。 可 依 該 機 構 所 隸 屬 的 分 支 單 位 ， 再 予 以 細 分 為 若 干 個 副 全 宗 。 (Gertz & Stout， 1989， p.10;韓 玉 梅 ， 1995， 頁 125)以 國 史 館 典 藏 的 「 財 政 部 檔 案 」 為 例 ， 財 政 部 所 屬 單 位 有 ： 國 稅 署 、 國 庫 署 、 錢 幣 司 等 單 位 ， 這 些 單 位 所 典 藏 的 檔 案 即 可 稱 為 副 全 宗 。

二 .文 件 系 列 與 副 系 列

其 次 ， 再 依 檔 案 的 原 始 順 序 為 基 礎 加 以 區 分 ， 下 一 層 次 稱 為 「 文

件 系 列 」(Series)，與 圖 書 館 員 常 使 用 的「 叢 刊 」在 內 涵 是 不 同 的， 兩 者 不 能 混 淆。在 檔 案 管 理 所 使 用 的「 文 件 系 列 」，係 指 在 全 宗 之 下 的 一 個 構 成 單 位，與 某 種 功 能 有 關，由 同 一 業 務 所 產 生 的 一 組 文 件。(王 久 明， 民 77，頁 223) 這 組 文 件 具 有 類 似 的 形 式、排 列 順 序 或 主 題 性 質。

例 如， 分 類 帳、依 年 代 順 序 排 列 的 信 件 檔、某 一 建 築 物 在 建 築 過 程 的 筆 記、醫 院 的 病 歷 等 都 屬 於「 文 件 系 列 」的 範 疇。(Gertz&Stout，1989，

p.10)「 文 件 系 列 」是 檔 案 整 理 工 作 中 重 要 的 一 個 層 級，也 是 檔 案 在 編 排 的 重 點 。 (韓 玉 梅 ， 1995， 頁 134)「 文 件 系 列 」 可 依 其 性 質 再 細 分 為 「 副 系 列 」 (Subseries)。

美 國 檔 案 館 在 為 政 府 檔 案 建 檔 時， 通 常 以「 文 件 系 列 」為 建 檔 的 基 本 單 位 。 (Fox， 1990， p.20) 以 國 史 館 典 藏 的 檔 案 為 例 ，「 國 稅 署 」 所 典 藏 的 檔 案 中 係 由 若 干 個 文 件 系 列 所 組 成，如：「 菸 稅 」、「 捲 菸 稅 」、

「 糖 稅 」、「 酒 稅 」、「 火 柴 稅 」、「 礦 產 稅 」、「 營 利 稅 」等。因 而，「 菸 稅 」、

「 捲 菸 稅 」 等 檔 案 即 是 文 件 系 列 ， 且 是 構 成 國 史 館 檔 案 描 述 最 基 本 的 單 元 。 文 件 系 列 的 描 述 又 可 以 再 複 分 為 若 干 個 副 系 列 。

三 .案 卷

第 三 個 層 級 是 「 案 卷 」 (File， 或 File folders)， 係 依 檔 案 產 生 者 保 存 個 別 文 件 的 單 元 。 通 常 案 卷 是 透 過 立 卷 而 組 合 在 一 起 。 最 常 見 的 案 卷 是 裝 訂 在 一 起 的 一 組 文 件 或 是 放 在 一 個 卷 夾 的 散 頁 文 件。(韓 玉 梅，1995，頁 134)文 件 系 列 或 副 系 列 是 由 許 多 案 卷 所 構 成。由 於 檔 案 產 生 時， 為 便 於 管 理 與 保 存，通 常 透 過 立 卷，將 性 質 相 同 的 文 件 裝 訂 在 一 起，稱 為「 案 卷 」。檔 案 描 述 常 會 指 某 一 文 件 系 列 有 若 干 卷， 即 是 以 案 卷 層 級 為 計 算 的 單 位 。

第 四 個 層 級， 也 是 最 基 本 的 層 級 是 項 目 (Item)。項 目 是 個 別 的 文 件 ， 是 組 成 上 一 個 層 次 - 案 卷 的 基 本 單 元 。 (Yakel， 1994， p.41) 在 已 裝 訂 的 案 卷 中 ， 是 由 若 干 個 別 的 文 件 項 目 所 組 成 。 項 目 可 能 是 件 公 文 、 一 封 信 、 一 張 照 片 等 。 項 目 通 常 有 一 定 的 排 列 順 序 ， 依 年 代 或 字 母 順 序 排 列 。

上 述 檔 案 處 理 的 四 個 層 級 ， 其 中 有 些 檔 案 並 未 再 細 分 副 全 宗 與 副 系 列，且 有 些 檔 案 跳 過 文 件 系 列 的 層 級， 直 接 以 案 卷 細 分。有 些 檔 案 在 案 卷 的 層 級 並 未 再 往 下 細 分 項 目 的 層 級 。 國 際 檔 案 學 會

(International Council on Archives， 簡 稱 ICA)將 以 上 四 個 層 級 以 圖 表 示 ， 見 圖 2.1

圖 2.1： 檔 案 處 理 四 個 層 級 (ICA， 1994， p.41) 全 宗

副 全 宗

文 件 系 列 文 件 系 列 文 件 系 列

副 系 列 副 系 列

案 卷 案 卷

案 卷

項 目 項 目 項 目 項 目 項 目 項 目

案 卷