檔案與圖書描述之區別

第一節 檔案與圖書描述之區別

圖 書 館 在 描 述 圖 書 通 常 以 每 一 本 個 別 圖 書 (套 書、叢 書 例 外 )為 單 位 ， 而 檔 案 的 數 量 十 分 龐 大 ， 無 法 依 個 別 的 項 目 層 次 (Item-level)為 描 述 單 位 ， 而 是 以 館 藏 層 次 (Collection-level)為 描 述 的 單 位 ， 如 此 才 能 顯 示 個 別 項 目 在 館 藏 中 的 關 係 及 其 相 互 之 間 的 意 義 (Hensen，

1986， p.7-8)。 通 常 以 「 文 件 系 列 」 (Series)為 建 檔 的 基 本 單 位 。

檔 案 的 館 藏 處 理 過 程 中，首 先 依 實 體 加 以 區 別，並 依 其 產 生 者 (個 人 或 機 構 )將 資 料 予 以 區 別，其 次 再 儘 可 能 的 辨 別 原 有 檔 案 中 的 原 始 排 列 順 序，依 原 有 檔 案 產 生 單 位 或 個 人，以 重 新 建 立 檔 案 的 順 序。(Gertz

& Stout，1989，p.7-8)此 點 相 當 特 殊，與 圖 書 編 目 有 很 大 的 差 異，圖 書 的 出 版 項 目 由 版 權 頁 或 預 行 編 目 (CIP)所 提 供 的 書 目 資 料，很 容 易 辨 別 作 者 、 題 名 、 出 版 者 、 出 版 地 、 出 版 年 等 相 關 的 資 料 ， 而 檔 案 在 描 述 所 需 的 相 關 資 料 卻 十 分 缺 乏 ， 有 些 檔 案 並 未 提 供 明 確 的 產 生 者 、 題 名 、 年 代 等 資 料 ， 有 賴 檔 案 管 理 人 員 在 檔 案 描 述 時 予 以 辨 別 、 查 證 ， 並 自 行 給 予 適 當 的 檔 案 產 生 者 、 題 名 、 內 容 摘 要 等 相 關 的 資 訊 。

第二節 檔案整理之基本原則

本 節 主 要 敘 述 與 檔 案 整 理 有 關 的 三 項 基 本 原 則 ， 即 ： 尊 重 全 宗 原

一 . 尊 重 全 宗 原 則

(一 ) 全 宗 原 則 的 發 展

檔 案 整 理 的 首 要 原 則 是 尊 重 檔 案 的 全 宗 原 則 (Principle of respect des fonds)。 歐 美 等 國 檔 案 管 理 人 員 依 檔 案 來 源 為 基 礎 ， 視 檔 案 產 生 機 構 的 層 級 加 以 區 別。最 高 層 次 是「 全 宗 」(法 文 Fonds， 英 文 為 Fund， 美 國 地 區 檔 案 專 業 術 語 稱 為 Record groups)。「 全 宗 」 一 詞 的 原 意 可 作 「 基 金 」、「 總 額 」、「 庫 藏 」、「 儲 量 」 等 多 種 解 釋 。 在 檔 案 學 的 意 義， 「 全 宗 」一 詞 最 早 源 自 於 法 國，是 作 為 檔 案 分 類 的 重 要 原 則 。 (吳 寶 康 、 和 寶 榮 、 丁 永 奎 ， 1998， 頁 63)

全 宗 理 論 最 早 起 源 於 1841 年 ， 由 法 國 內 政 部 第 14 號 通 令 中 所 提 出 ， 當 時 稱 為 「 尊 重 全 宗 」 (Le Respect des fonds)原 則 ， 主 要 內 容 是： 來 源 於 一 個 行 政 單 位、一 個 公 司、一 個 家 庭 的 全 部 檔 案 即 是 一 個 全 宗 ， 應 當 組 合 在 一 起 。 (李 鳳 勇 ， 1997， 頁 15) 其 後 歐 洲 國 家 相 繼 採 行 法 國 的 全 宗 觀 念。自 從 法 國 人 提 出 全 宗 原 則 以 後 的 七 十 多 年，

全 宗 概 念 一 直 停 留 在 一 個 機 關 單 位 的 範 圍。(吳 寶 康、和 寶 榮、丁 永 奎，

1998， 頁 68)

(二 ) 全 宗 構 成 者 (立 檔 單 位 )

全 宗 構 成 者， 又 稱 為 立 檔 單 位， 係 指 構 成 檔 案 全 宗 的 國 家 機 構、

社 會 組 織 、 個 人 或 生 產 建 設 、 科 學 研 究 項 目 的 組 織 者 。 在 辨 別 一 個 機 關、組 織 或 單 位 是 否 為 立 檔 單 位， 主 要 依 據 其 在 行 政 上、財 務 上 與 人 事 上 是 否 具 有 一 定 的 獨 立 性。如 具 備 下 列 三 個 條 件，即 構 成 全 宗：(鄧 紹 興 等 ， 1998， 頁 37)

1. 可 以 獨 立 行 使 職 權 ， 並 能 以 自 己 的 名 義 對 外 行 文 。

2. 是 一 個 會 計 單 位 或 獨 立 的 核 算 單 位 ， 自 己 可 以 編 列 預 算 。 3. 設 有 管 理 人 事 的 機 構 或 人 員 ， 並 有 一 定 的 人 事 任 免 權 。 然 而 ， 全 宗 構 成 者 如 屬 個 人 ， 將 無 法 符 合 上 述 的 條 件 。

(三 )人 物 全 宗

人 物 全 宗 是 社 會 知 名 人 士 在 其 一 生 活 動 中 形 成 的 檔 案 有 機 整 體 。 例 如 ： 著 名 的 人 物 及 對 社 會 有 影 響 的 科 學 家 、 藝 術 家 、 教 育 家 、 企 業 家 等 ， 以 及 歷 史 上 一 些 著 名 的 家 庭 、 家 族 等 ， 都 可 以 成 為 獨 立 的 立 檔 單 位 。 以 上 的 人 物 所 形 成 的 檔 案 都 可 以 構 成 一 定 的 人 物 全 宗 。 人 物 全 宗 的 檔 案 包 括 ： 著 作 、 手 稿 、 日 記 、 信 件 、 遺 囑 ， 以 及 記 載 個 人 或 家 庭 、 家 族 活 動 的 其 他 有 保 存 價 值 的 材 料 ， 也 包 括 別 人 所 寫 或 收 集 的 相 關 文 件 。 (鄧 紹 興 等 ， 1998， 頁 41-42)

組 成 人 物 全 宗 ， 一 般 不 得 收 入 全 宗 構 成 者 在 其 公 務 活 動 中 代 表 機 關 、 團 體 或 組 織 所 形 成 的 文 件 原 件 ， 否 則 將 導 致 許 多 機 關 檔 案 管 理 的 混 亂，並 將 破 壞 其 有 機 的 整 體，也 將 對 未 來 的 利 用 造 成 危 害。(鄧 紹 興 等 ， 1998， 頁 42)法 國 檔 案 法 中 對 於 私 人 檔 案 另 立 一 章 ， 共 計 十 八 個 條 文 ， 可 知 對 於 私 人 檔 案 之 重 視 。 在 此 章 中 ， 定 義 私 人 檔 案 係 指 政 府 檔 案 未 規 範 的 單 位 所 產 生 的 文 件 或 檔 案 。 規 定 具 有 歷 史 價 值 的 私 人 檔 案 得 經 由 私 人 的 捐 贈 ， 分 類 編 入 國 家 檔 案 。 私 人 檔 案 可 依 私 人 之 請 求 ， 不 分 類 處 理 。 (林 秋 燕 、 周 曉 雯 ， 民 86， 頁 7)

(四 )國 家 檔 案 全 宗

如 將 全 宗 原 則 予 以 擴 大 運 用 至 全 國 的 層 次 ， 則 稱 為 國 家 檔 案 全 宗。國 家 檔 案 全 宗 係 指 國 家 所 有，由 國 家 統 一 管 理 的 全 部 檔 案 之 總 合。

國 家 檔 案 全 宗 的 觀 念 早 自 列 寧 及 其 領 導 的 蘇 維 埃 政 府 已 強 調 國 家 檔 案 全 宗 的 觀 念 與 制 度 。 在 十 月 革 命 後 ， 列 寧 簽 署 「 關 於 改 革 與 集 中 統 一

宗 」。各 政 府 機 關 在 十 月 革 命 以 前「 承 辦 完 畢 的 所 有 案 卷 和 來 往 文 書 ， 一 律 歸 入 國 家 檔 案 全 宗 。 」 統 一 的 國 家 檔 案 全 宗 由 國 家 檔 案 管 理 總 局 負 責 管 理 ， 不 經 其 批 准 ， 各 機 關 無 權 銷 毀 任 何 檔 案 。 大 陸 地 區 也 師 法 俄 羅 斯 的 國 家 檔 案 全 宗 觀 念 。 (吳 寶 康 、 和 寶 榮 、 丁 永 奎 ， 1998， 頁 68-69)

二 .尊 重 來 源 原 則

檔 案 在 處 理 時 很 注 重 其「 來 源 原 則 」(Principle of provenance)，

亦 即 ： 檔 案 產 生 的 出 處 。 此 原 則 在 歐 洲 國 家 很 早 採 用 ， 如 ： 德 國 於 1816 年， 荷 蘭 於 1826 年，丹 麥 於 十 九 世 紀 等。(Horsman，1994，p.53) 可 知 歐 洲 國 家 檔 案 館 早 自 十 九 世 紀 即 已 了 解 檔 案 來 源 的 重 要 性 。 到 了 十 九 世 紀 末，1898 年 由 S.Muller，J.A.Feith 與 R.Fruin 三 位 所 著 的

《 荷 蘭 檔 案 編 排 與 描 述 手 冊 》 (Dutch Manual for Arrangement and Description of Archives)一 書 中 ， 對 於 檔 案 的 來 源 原 則 有 較 完 整 的 闡 述 ， 也 得 到 大 多 數 檔 案 管 理 人 員 的 認 同 。 (Roper， 1994， p.187)

由 於 檔 案 館 中 的 檔 案 產 生 係 隨 著 機 構 與 個 人 的 業 務、生 長 與 活 動，

呈 有 機 的 成 長， 經 由 檔 案 可 反 映 出 某 一 機 構 或 個 人 所 產 生 的 特 質。因 而 ， 檔 案 的 處 理 十 分 尊 重 其 「 來 源 」。 (Gertz & Stout， 1989， p.7-8;

Brasher，1989，p.6)來 源 原 則 的 引 用，使 得 史 學 家 能 夠 了 解 檔 案 的 來 源 與 目 的 ， 對 於 史 學 的 研 究 很 有 助 益 。 (Erlandsson， 1994， p.33) 謝 倫 伯 格 (T.R. Schellenberg) 認 為 來 源 原 則 的 優 越 性 ， 可 歸 納 為 五 點 ： (Schellenberg， 1988， p.90-95; 黃 坤 坊 ， 1986， 頁 122-123)

1.來 源 原 則 可 以 維 護 檔 案 的 證 據 價 值

由 於 來 源 原 則 要 求 保 持 文 件 的 自 然 形 式 與 文 件 之 間 的 相 互 聯 繫， 因 而 能 夠 維 護 檔 案 的 證 據 價 值 。

2.來 源 原 則 符 合 檔 案 的 性 質

由 於 檔 案 大 都 屬 於 原 始 材 料， 是 在 完 成 某 種 業 務 或 進 行 某 種 活 動 所 形 成 。 因 而 在 整 理 時 需 採 用 其 來 源 原 則 。

3.來 源 原 則 可 協 助 檔 案 管 理 人 員 處 理 檔 案

由 於 檔 案 是 由 一 個 機 構 或 一 項 活 動 的 文 件 所 組 成 的 單 元 ， 可 依 各 個 單 元 處 理 。

4.來 源 原 則 便 於 檔 案 的 編 排

檔 案 管 理 人 員 依 據 機 構 與 功 能 劃 分 檔 案 ， 如 此 一 來 ， 為 檔 案 整 理 工 作 提 供 客 觀 的 方 法 ， 便 於 編 排 。

5.來 源 原 則 便 於 檔 案 的 描 述

由 於 檔 案 已 依 照 其 來 源 加 以 組 織 ， 對 於 檔 案 的 描 述 工 作 將 較 為 容 易 。 檔 案 的 來 源 原 則 已 成 為 檔 案 館 在 處 理 檔 案 的 重 要 準 繩 ， 即 使 進 入 到 1990 年 代 ， 此 原 則 依 然 受 到 重 視 。 以 瑞 典 為 例 ， 該 國 於 1990 年 通 過 的 「 檔 案 法 」 (Act of Archives)對 於 檔 案 產 生 的 理 論 基 礎 是 依 據「 來 源 原 則 」。在 條 文 中 敘 述，檔 案 應 與 其 業 務 有 密 切 關 連，檔 案 需 反 映 出 其 產 生 者 的 業 務 。 檔 案 的 保 存 應 依 來 源 原 則 ， 放 置 於 一 處 ， 並 依 其 原 有 次 序 加 以 維 護 ， 即 使 已 移 轉 到 檔 案 館 亦 然 。

(Granstrom， 1994， p.15)

三 .尊 重 檔 案 的 原 始 順 序

檔 案 的 處 理 需 尊 重 檔 案 的 「 原 始 順 序 」 (Original order)。 此 一 基 本 原 則 是 早 自 1880 代，由 普 魯 士 國 家 檔 案 館 所 頒 布。(Hunter，

1997，p.98)此 原 則 強 調 經 由 檔 案 的 原 始 順 序，可 反 映 出 其 原 有 產 生 與 使 用 的 情 況。(Fox，1990，p.20)大 多 數 的 檔 案 都 是 經 由 某 一 個 機 構 所 產 生 。 當 這 些 檔 案 仍 是 現 行 文 書 時 ， 已 具 備 一 定 的 順 序 ， 此 順 序 是 當 時 承 辦 業 務 的 人 員 為 因 應 其 業 務 的 需 求 所 產 生 。 由 此 順 序 ，

要 素 ， 如 果 強 迫 使 用 人 為 的 編 排 方 式 ， 將 破 壞 檔 案 所 具 有 的 歷 史 證 據 價 值 。 (Gertz & Stout， 1989， p.10)因 而 ， 原 始 順 序 對 檔 案 的 處 理 相 當 重 要 ， 不 可 將 檔 案 的 原 始 順 序 予 以 破 壞 ， 而 採 用 以 項 目 層 次 的 描 述 與 編 目 方 式 。 (Erlandsson， 1994， p.33)

第三節 檔案的控制層次

在 檔 案 處 理 的 過 程 中，與 上 述 的「 來 源 」與「 原 始 順 序 」、「 全 宗 」 原 則 有 密 切 關 係 ， 且 與 圖 書 在 編 目 時 有 很 大 的 差 異 。 如 前 所 述 ， 圖 書 在 描 述 時 是 以 單 一 的 項 目 為 基 本 的 單 位 ， 而 檔 案 卻 強 調 其 館 藏 的 層 次 ， 並 能 顯 示 個 別 項 目 在 館 藏 中 的 相 互 關 係 。 檔 案 的 控 制 層 次 由 上 而 下 可 分 為 四 個 層 級 ： 一 .全 宗 與 副 全 宗 ； 二 .文 件 系 列 與 副 系 列 ;三 .案 卷 ;與 四 .項 目 ， 分 述 如 下 ：

一 .全 宗 與 副 全 宗

全 宗 原 則 與 檔 案 的 來 源 兩 者 密 不 可 分 ， 可 以 說 是 全 宗 原 則 實 根 源 於 檔 案 的 來 源 原 則。以 美 國 檔 案 館 為 例， 全 宗 之 下 可 再 細 分 為 若 干 個 副 全 宗 (Subgroups)。 該 館 所 典 藏 的 內 政 部 (Department of the Interior)的 文 件 即 可 稱 為 內 政 部 全 宗 。 可 依 該 機 構 所 隸 屬 的 分 支 單 位 ， 再 予 以 細 分 為 若 干 個 副 全 宗 。 (Gertz & Stout， 1989， p.10;韓 玉 梅 ， 1995， 頁 125)以 國 史 館 典 藏 的 「 財 政 部 檔 案 」 為 例 ， 財 政 部 所 屬 單 位 有 ： 國 稅 署 、 國 庫 署 、 錢 幣 司 等 單 位 ， 這 些 單 位 所 典 藏 的 檔 案 即 可 稱 為 副 全 宗 。

二 .文 件 系 列 與 副 系 列

其 次 ， 再 依 檔 案 的 原 始 順 序 為 基 礎 加 以 區 分 ， 下 一 層 次 稱 為 「 文

件 系 列 」(Series)，與 圖 書 館 員 常 使 用 的「 叢 刊 」在 內 涵 是 不 同 的， 兩 者 不 能 混 淆。在 檔 案 管 理 所 使 用 的「 文 件 系 列 」，係 指 在 全 宗 之 下 的 一 個 構 成 單 位，與 某 種 功 能 有 關，由 同 一 業 務 所 產 生 的 一 組 文 件。(王 久 明， 民 77，頁 223) 這 組 文 件 具 有 類 似 的 形 式、排 列 順 序 或 主 題 性 質。

例 如， 分 類 帳、依 年 代 順 序 排 列 的 信 件 檔、某 一 建 築 物 在 建 築 過 程 的 筆 記、醫 院 的 病 歷 等 都 屬 於「 文 件 系 列 」的 範 疇。(Gertz&Stout，1989，

p.10)「 文 件 系 列 」是 檔 案 整 理 工 作 中 重 要 的 一 個 層 級，也 是 檔 案 在 編 排 的 重 點 。 (韓 玉 梅 ， 1995， 頁 134)「 文 件 系 列 」 可 依 其 性 質 再 細 分 為 「 副 系 列 」 (Subseries)。

美 國 檔 案 館 在 為 政 府 檔 案 建 檔 時， 通 常 以「 文 件 系 列 」為 建 檔 的 基 本 單 位 。 (Fox， 1990， p.20) 以 國 史 館 典 藏 的 檔 案 為 例 ，「 國 稅 署 」 所 典 藏 的 檔 案 中 係 由 若 干 個 文 件 系 列 所 組 成，如：「 菸 稅 」、「 捲 菸 稅 」、

「 糖 稅 」、「 酒 稅 」、「 火 柴 稅 」、「 礦 產 稅 」、「 營 利 稅 」等。因 而，「 菸 稅 」、

「 捲 菸 稅 」 等 檔 案 即 是 文 件 系 列 ， 且 是 構 成 國 史 館 檔 案 描 述 最 基 本 的 單 元 。 文 件 系 列 的 描 述 又 可 以 再 複 分 為 若 干 個 副 系 列 。

三 .案 卷

第 三 個 層 級 是 「 案 卷 」 (File， 或 File folders)， 係 依 檔 案 產

第 三 個 層 級 是 「 案 卷 」 (File， 或 File folders)， 係 依 檔 案 產