第五章 國內檔案分類使用現況分析
第一節 問卷調查結果分析
此 節 分 別 針 對 總 統 府 及 五 院 、 行 政 院 各 一 級 單 位 、 台 北 市 及 高 雄 市 政 府 各 一 級 單 位 及 例 舉 內 政 部 之 一 級 單 位 所 回 覆 之 問 卷 ， 進 行 總 計 各 級 單 位 所 使 用 之 檔 案 管 理 分 類 法 之 性 質 ， 見 表 5.1 至 表 5.5。
表 5.1 總 統 府 及 五 院 (行 政 院 除 外 ) 檔 案 管 理 使 用 之 分 類 法 機 關 名 稱
杜 威 十 進 分 類 法
機 關 自 訂
其 它 現 成 之 分 類 法
總 統 府 9
立 法 院 9
司 法 院 9
考 試 院 9 (9)
監 察 院 9
總 計 1 4 0
( )為 依 據 該 單 位 實 際 類 表 所 更 正 的 答 案 。
檔 案 管 理 使 用 之 分 類 法
陸 委 會 9 原 住 民 委 員
會
9
選 委 會 9
研 考 會 9
衛 生 署 9
總 計 10 17 3
( )為 依 據 該 單 位 實 際 類 表 所 更 正 的 答 案 。
檔 案 管 理 使 用 之 分 類 法
表 5.4 臺 北 市 政 府 暨 所 屬 各 機 關
自 來 水 事 業 處
9 (9)
公 務 人 員 訓 練 中 心
文 化 局 9 (9)
總 計 22 3 2
( )為 依 據 該 單 位 實 際 類 表 所 更 正 的 答 案 。
表 5.5 高 雄 市 政 府 暨 所 屬 各 機 關
問卷綜合分析
總 統 府 及 五 院 和 行 政 院 一 級 單 位 ， 共 計 統 計 了 三 十 五 個 單 位 ， 選 擇 杜 威 十 進 方 法 的 有 十 一 個 單 位 ； 自 訂 者 有 二 十 一 個 單 位 ； 其 它 現 成 分 類 法 者 有 三 個 單 位 。 內 政 部 之 一 級 附 屬 單 位 則 共 計 統 計 了 十 個 單 位 ， 有 四 個 選 擇 杜 威 十 進 分 類 法 ； 有 三 個 為 自 訂 的 分 類 法 ； 有 三 個 則 選 擇 現 成 的 分 類 法 。 台 北 市 政 府 一 級 單 位 則 統 計 了 二 十 七 個 單 位 ， 有 二 十 二 個 選 擇 杜 威 分 類 法 ； 有 三 個 選 擇 自 訂 分 類 法 ； 而 有 二 個 則 選 擇 現 成 的 分 類 法 。 高 雄 市 則 統 計 了 二 十 個 單 位 ， 計 有 六 個 單 位 選 擇 杜 威 分 類 法 ； 十 四 個 單 位 選 擇 了 自 訂 的 分 類 法 。
但 依 據 研 究 者 實 際 針 對 這 些 單 位 所 隨 附 的 分 類 表 看 來 (未 附 者 除 外 )，幾 乎 所 有 單 位 應 該 都 是 自 訂 的 分 類 法，有 些 遵 循 十 進 的 原 則，並 且 多 數 以 類 綱 目 節 的 原 則 來 擬 訂 適 合 其 本 身 單 位 的 分 類 法 。
第 二 節 、 第 三 節 我 們 將 選 擇 一 些 單 位 進 行 深 入 的 訪 談 ， 以 實 際 了 解 檔 案 管 理 單 位 在 檔 案 分 類 上 的 執 行 現 況 。
第二節 檔案典藏單位分類現況
針 對 國 內 檔 案 典 藏 單 位 ， 中 央 研 究 院 近 代 史 研 究 所 檔 案 館 、 宜 蘭 縣 史 館 進 行 相 關 檔 案 分 類 業 務 的 訪 談 與 調 查 ， 以 了 解 現 行 檔 案 典 藏 單 位 的 分 類 現 況 ： (其 問 卷 見 附 錄 五 )
一 . 中 央 研 究 院 近 代 史 研 究 所 檔 案 館 中 研 院 近 史 所 檔 案 館 概 要 ：
(一 )、 檔 案 館 的 職 務 層 級
中 研 院 近 史 所 檔 案 館 的 層 級 為 中 研 院 近 史 所 下 的 檔 案 館，共 分 三 單 位 ， 閱 覽 室 負 責 檔 案 調 借 、 典 藏 及 管 理 ； 編 目 室 負 責 檔 案 整 理 、 編 目 與 出 版 ； 檔 案 自 動 化 負 責 檔 案 的 掃 描 與 光 碟 儲 存 。 其 所 收 的 檔 案 分 歷 史 檔 和 現 行 檔 案 。 歷 史 檔 是 指 1860-1949 年的檔案；現行 檔 案則是 指 過 了 保 存 時 效 而 移 轉 到 館 的 檔 案 ， 此 檔 案 按 原 移 交 清 冊 之 分 類 號 ， 不 再 另 給 分 類 號 。
(二 )、 檔 案 分 類
近 史 所 典 藏 檔 案 的 主 要 內 容 範 圍 從 1955 年 起，外 交 部 陸 續 將 清 末 總 理 衙 門 至 北 洋 時 期 之 外 交 檔 案 移 交 近 史 所 保 存。1966 年 底 之 後，經 濟 部 也 開 始 將 清 季 商 部 至 民 國 時 期 經 濟 部 檔 案 交 近 史 所 整 理 ， 之 後 經 濟 部 援 此 舊 例 將 該 部 台 灣 時 期 檔 案 （ 1950∼ 1980）， 亦 運 交 近 史 所 保 管。1980 年 起 中 研 院 院 史 資 料 開 始 集 中 近 史 所。1990 年 行 政 院 二 二 八 事 件 研 究 小 組 ， 復 將 政 府 各 機 關 提 供 有 關 二 二 八 事 件 之 史 料 ， 彙 集 於 近 史 所 。
該 館 所 採 行 的 分 類 法 ， 依 檔 案 類 別 不 同 ， 共 有 五 類 ： 1、 外 交 檔 案 ： 屬 歷 史 檔 ， 控 制 層 次 共 分 四 層
(1)行 政 機 關 —總理 各國 事務衙門Æ1900-1911 年的外務部 Æ1911 年之後的外交部。
(2)性 質 —依主題來 分。
(3)宗 —函號即箱號，宗 即是案卷。一 個函套 會有一個以上 的案 卷 。
(4)冊
2、 經 濟 檔 案：包 括 歷 史 檔 (1949 年以前 )加現 行檔案因過時 效而移 轉 。 整 個 經 濟 檔 案 為 一 全 宗 ， 從 清 至 1937 年 ， 依 行 政 組 織 架 構 分 到 第 三 層。若 機 關 有 更 名 即 給 新 類 號。另 有 鹽 務 專 檔 用「 S」
代 號 ， 因 看 不 出 行 政 組 織 架 構 ， 用 年 代 來 分 ， 計 有 01 清 朝 、 02 大 陸 時 期 、 03 民 國 、 04 光 復 後 。
3、 二 二 八 事 件 檔 案 ： 以 228 為全宗代號， 因 為此檔案是由 不同 單 位 分 別 送 來 ， 所 以 依 移 轉 來 的 單 位 為 副 全 宗 ， 以 英 文 字 母 A、B、C、D……來 表示不同的檔 案來源 ，如 A 為近史所收藏 檔，B 為 總 統 府 檔 ……。整理時再依檔 案 時間排序，不另給 分 類 號 。
4、 個 人 資 料 檔 案 ：以 個 人 所 有 各 類 型 資 料 為 一「 個 人 全 宗 」，其 下 分 為 ：
(1)按 資 料 性 質 —如 信函 、文件、照片……等 。
(2)其 次 按 資 料 時 間 —在 個人資料前先 附上年 表，依生平經 歷事 功 分 類，再 配 合 年 表 之 時 間 加 以 整 理。如 李 國 鼎 先 生 檔 案 之 財 政 類 (1969-1976)。
5、 總 督 府 及 專 賣 局 檔 案 ： 屬 日 據 時 期 檔 案 ， 該 檔 案 原 就 有 保 存 期 限 ， 分 為 永 久 保 存 及 5、 10、 15、 20……等年之類別。 其總 督 府 檔 案 分 類 依 據 原 檔 案 分 類 原 則 ， 如 下 所 示 ：
(1) 保存期限 —以其 保存 期限的類別歸 類。
(2) 年代—為檔案產 生年 代。
(3) 門—日據時期檔 案之 原分類，門為 當時之 部門單位，門 之
整 而 有 增 刪 的 情 況 ， 明 治 時 期 第 一 門 不 同 於 昭 和 時 期 第 一 門 。
專 賣 局 檔 案 分 類 依 據 ：
(1) 保存期限 —以其 保存 期限的類別歸 類。
(2) 年代—為檔案產 生年 代。
(3) 類別—依檔案類 別來 分。
二 . 宜蘭 縣史館
宜 蘭 縣 史 館 因 為 其 功 能 異 於 中 央 或 機 構 內 部 的 檔 案 單 位 ， 所 以 其 館 藏 也 有 不 同 ， 其 分 類 方 式 先 依 據 館 藏 檔 案 性 質 做 區 分 ， 每 一 種 不 同 的 檔 案 性 質 各 有 其 不 同 的 分 類 方 式 ：
(一 )公 文 檔 案
約 有 三 十 萬 件 ， 主 要 為 自 公 元 1981 年 開 始 ， 宜 蘭 縣 政 府 、 宜 蘭 縣 立 文 化 中 心、宜 蘭 市 公 所 及 公 立 文 教 機 構 等 公 務 活 動 形 成 的 文 件 ， 多 為 逾 保 存 年 限 的 「 擬 毀 檔 案 」 (依 宜 蘭 縣 政 府 檔 案 分 類 及 保 存 年 限 基 準 表，民 80 年 )，因 此 針 對 公 文 檔 案 的 編 排 多 為 依 據 其 在 行 政 單 位 的 原 始 次 序 為 原 則 。
(二 )文 獻 手 稿
約 有 385 種 ， 為 1950 年 <<宜 蘭 縣 志 >>的 完 整 手 稿 及 油 印 本 ， 還 有 民 眾 捐 贈 或 提 供 的 絕 版 古 書 及 相 關 文 獻，另 也 將 中 日 文 報 紙 中 有 關 宜 蘭 的 新 聞 加 以 剪 輯 彙 整 成 剪 報 。
手 稿 及 油 印 本 多 為 寄 存 ， 因 此 未 予 進 行 分 類 ， 僅 進 行 保 存 。 剪 報 則 訂 有 「 來 源 別 編 號 表 」， 做 為 處 理 對 照 參 考 。
(三 )古 文 書
約 1100 件 ， 為 老 舊 宜 蘭 生 活 禮 俗 相 關 文 件 ， 目 前 已 整 理 出 版
<<宜 蘭 古 文 書 >>數 輯 。
宜 蘭 縣 史 館 古 文 書 共 分 為 十 類 ：
子 、 房 地 買 賣；丑、財 產 配 管；寅、招 墾 購 耕；卯、典 貸 借 洗 ； 辰、諭 示 稟 札；巳、諭 示 稟 札；午、租 稅 契 照；未、水 利 契 字 ； 申 、 書 狀 證 券 ； 酉 、 文 教 禮 俗 ； 戍 、 生 理 簿 記 。
(四 )教 育 史 料
以 日 治 時 期 初 等 學 校 教 育 史 料 為 大 宗 ， 計 有 24 校 380 冊 。 近 年 來 亦 致 力 蒐 集 宜 蘭 縣 內 各 學 校 的 畢 業 紀 念 冊 、 校 刊 、 特 刊 等 ， 計 三 百 餘 冊 。 目 前 未 進 行 分 類 。
(五 )譜 系 訃 文
目 前 有 四 百 餘 種 譜 系，含 括 60 餘 種 姓 氏。訃 文 自 公 元 1994 年 開 始 有 計 劃 的 蒐 集 ， 目 前 約 有 一 萬 二 仟 件 ， 170 種 姓 氏 。 訃 文 基 本 資 料 表 分 類 號 填 寫 說 明 ：
a. 789 為中國圖 書分類 法的族譜代號 ，其 後 4 格，是用 來 填 寫 「 宜 蘭 縣 史 館 訃 文 主 姓 氏 代 號 表 」 中 的 各 姓 氏 代 號 ； 橫 線 後 的 6 格 ， 是 填 寫 該 姓 氏 各 訃 文 的 流 水 號 。 b. 範 例 如 ： 丁 某 訃 文 第 一 份 ， 其 分 類 號 為 789 • 0201 –
000001。
c. 訃主如為複姓 ，仍視 同單姓。
(六 )私 家 檔 案
蒐 藏 能 反 映 時 代 遞 變、具 有 特 色 的 宜 蘭 本 地 私 家 檔 案，目 前 有 魏 接 枝 家 族 檔 案、吳 林 美 雲 家 族 檔 案、陳 進 東 家 族 檔 案 及 游 錫 檔 案 四 家，有 舊 照 片、日 記、信 札、詩 稿、證 狀、帳 冊、訴 訟 紀 錄 及 其 它 古 文 書 等 。
分 類 作 業 注 意 事 項
a.抽 樣 ： 分 類 前 的 準 備 工 作 ， 整 理 人 將 檔 案 劃 分 若 干 計 算
筆 資 料 。 依 據 抽 樣 結 果 ， 作 為 分 類 參 考 。 b. 製作分類表：
(a)依 據 抽 樣 表 將 資 料 內 容 、 屬 性 、 資 料 型 態 做 分 析 ， 將 具 有 共 同 特 點 的 資 料 集 合 為 一 類 ， 製 作 分 類 表 。 (b)分 類 表 分 類 方 式 分 為 類 別 、 綱 目 、 案 卷 、 項 目 等 四 個
階 層。編 號 方 式 類 為 個 位 數，綱、案、為 十 位 數，目 為 百 位 數 。
分 類 原 則 ： 類 別 – 綱 目 – 案 卷 – 項 目 編 號 原 則 ： 0 – 0 – 00 – 000
製 作 分 類 表 是 整 體 作 業 的 初 期 階 段，屬 於 檔 案 初 步 分 類 工 作 ， 但 必 有 不 詳 備 之 處，因 此 在 實 際 整 理 編 目 階 段，參 照 整 理 編 目 注 意 事 項 進 行 分 類 、 立 案 工 作 ， 以 擴 充 分 類 表 。
(七 )影 音 資 料
包 含 圖 像 及 視 聽 資 料 兩 大 類。圖 像 有 自 清 末、日 治、光 復 初 期 舊 照 片、以 迄 今 的 空 拍 相 片、圖 像 全 紀 錄 底 片，約 有 40000 張。
視 聽 資 料 有 光 碟 片 、 錄 影 帶 、 錄 音 帶 三 種 ， 除 含 口 述 歷 史 31 場 外，還 有 宜 蘭 縣 田 野 訪 問、文 化 史 蹟 介 紹 等 共 約 800 卷。仍 未 進 行 分 類 作 業 。
(八 )圖 表 拓 本
圖 表 約 有 300 多 幅，有 宜 蘭 縣 乃 至 各 鄉 鎮 市 的 新 舊 地 圖、精 細 的 傳 統 建 築 等 測 繪 圖 及 吳 沙 入 蘭 開 墾 等 手 繪 圖。另 外 石 碑 或 木 雕 的 各 種 拓 本 也 約 有 100 幅 。 未 進 行 登 錄 與 分 類 。
(九 )文 宣 廣 告 品
1.選 擇 文 宣：自 公 元 1993 年 以 來，宜 蘭 地 方 首 長 及 民 意 代 表 選 舉 文 宣 品 ， 如 傳 單 、 小 冊 子 、 視 聽 帶 、 旗 幟 等 。
2.廣 告 傳 單 ： 自 1995 年 起 ， 每 年 固 定 以 6 月及 12 月最 後一週 的 夾 報 廣 告 為 對 象 。
3.其 它 文 宣：將 宜 蘭 縣 各 界 寄 送 本 館 的 各 種 活 動 文 宣 加 以 篩 選 入 藏 。
(十 )縣 史 館 館 史 資 料
自 公 元 1992 年 元 旦 成 立 籌 備 處 以 來，即 持 續 將 有 關 本 館 之 公 文 檔 案 、 活 動 文 宣 、 標 誌 印 記 、 得 獎 證 狀 、 信 函 及 其 它 重 要 文 獻 做 有 系 統 的 收 藏 。
三 . 綜合 分析
各 檔 案 館 依 據 其 館 藏 內 容 進 行 不 同 檔 案 性 質 的 區 分 與 分 類 ， 一 般 有 系 統 性 來 源 的 檔 案 如 公 文 檔 案 或 歷 史 檔 案 多 依 據 原 始 次 序 為 原 則 進 行 分 類 編 排 ， 而 其 他 檔 案 則 由 各 館 依 其 管 理 政 策 及 便 利 讀 者 使 用 等 原 則 ， 自 訂 分 類 表 來 進 行 編 排 。
第三節 國內政府單位檔案分類現況
針 對 國 內 政 府 各 級 單 位 進 行 檔 案 分 類 業 務 的 現 況 ， 進 行 訪 談 與 調 查 ， 以 了 解 現 行 各 機 關 檔 案 分 類 的 困 難 ， 將 有 利 於 日 後 檔 案 分 類 原 則 的 擬 訂 。 訪 談 記 錄 如 下 ：
一 、 總 統 府
日 期 ： 89 年 6 月 28 日 (周 三 )
受 訪 者 ： 黃 錫 持 、 陳 銘 蒼 、 林 小 姐 地 點 ： 總 統 府 檔 案 室
該 檔 案 室 所 採 行 的 檔 案 分 類 法，從 民 國 70 年 開 始 採 行，之 後 陸 續 加 以 修 訂 4 次 。 其 分 類 方 式 ， 按 行 政 單 位 類 別 及 性 質 分 類 ， 分 為 門 、
該 檔 案 室 所 採 行 的 檔 案 分 類 法，從 民 國 70 年 開 始 採 行，之 後 陸 續 加 以 修 訂 4 次 。 其 分 類 方 式 ， 按 行 政 單 位 類 別 及 性 質 分 類 ， 分 為 門 、