綜合分析

承 辦 人 員 填 寫 「 業 務 分 類

2. 當組織變動時 ，類號 的異動各單位 並不一 致，多數以保 留原 類 號 另 進 行 參 照 方 式 來 連 結 新 舊 類 號 。

3. 類號的編碼數 是最大 的問題，由於 各單位 組織架構及業 務性 質 繁 簡 不 一 ， 所 以 類 號 的 碼 數 皆 無 一 致 ， 格 式 也 多 不 相 同 。 4. 各單位在基礎 的控制 層次上無一致 的原則 ，名詞範圍界 定及

定 義 也 都 不 一 致 ， 所 以 分 類 工 作 的 層 次 及 程 序 無 法 取 得 有 效 的 一 致 性 原 則 。

四 . 建議

各 單 位 所 提 供 之 建 議 如 下 ：

1.日 後 國 家 檔 案 館 的 分 類 法 以 國 家 行 政 組 織 為 架 構 ， 尊 重 來 源 原 則 和 原 始 次 序 為 原 則 。

2.國 家 檔 案 館 所 蒐 藏 之 非 行 政 檔 案 如 私 家 檔 案 或 歷 史 檔 案 ， 其 分 類 法 另 行 考 量 。

3.機 關 內 部 檔 案 單 位 配 合 文 書 處 理 原 則 依 據 各 單 位 之 行 政 組 織 及 業 務 性 質 編 訂 適 合 各 單 位 之 分 類 表 。

4.在 機 關 內 部 ， 類 – 綱 – 目 – 節 的 層 次 架 構 是 一 體 適 用 的 ， 但 在 類 號 碼 數 及 各 層 次 編 訂 原 則 上 應 有 一 致 性 的 建 議 。

第六章 國家檔案分類系統之擬訂 第一節 國家檔案分類系統遵循原則

如 第 二 章 所 述，檔 案 整 理 有 三 項 重 要 的 原 則，即：一 .尊 重 全 宗 原 則 ;二 .尊 重 來 源 原 則 與 三 .尊 重 原 始 順 序。這 三 項 檔 案 整 理 的 原 則 係 歐 美 等 國 歷 經 百 年 來 所 彙 積 的 經 驗 ， 在 擬 訂 國 家 檔 案 分 類 系 統 時 ， 需 依 據 此 三 項 原 則，不 可 悖 離。第 四 章 對 於 國 外 檔 案 分 類 使 用 現 況 分 析 中，

發 現 美 國 、 英 國 與 加 拿 大 三 國 都 採 用 全 宗 原 則 進 行 分 類 ， 即 檔 案 實 體 分 類 ， 而 大 陸 地 區 所 採 用 的 《 中 國 檔 案 分 類 法 》 係 依 檔 案 資 訊 內 容 分 類 ， 供 檔 案 檢 索 時 使 用 的 工 具 。

本 研 究 在 擬 訂 國 家 檔 案 分 類 系 統 主 要 即 依 循 上 述 的 檔 案 整 理 三 項 原 則 ， 逐 一 分 述 如 下 ：

一 . 尊 重 全 宗 原 則

全 宗 係 同 一 機 關 的 檔 案 應 放 置 於 一 處 ， 視 同 一 個 整 體 ， 不 可 分 開 處 理 。 依 據 此 原 則 ， 同 一 個 機 關 的 檔 案 分 類 應 有 一 個 類 號 ， 將 同 屬 於 一 個 機 關 的 檔 案 集 中 於 一 處 。 同 一 機 關 內 的 單 位 ， 可 依 其 機 關 的 隸 屬 層 級 再 予 以 細 分 為 第 二 、 第 三 層 級 的 類 號 。 目 前 各 機 關 的 檔 案 在 未 移 轉 國 家 檔 案 局 之 前 ， 都 有 各 自 的 分 類 法 ， 但 若 一 旦 移 轉 國 家 檔 案 局 ， 各 個 機 關 的 檔 案 必 須 尊 重 全 宗 原 則 ， 放 置 於 一 處 。 因 而 ， 國 家 檔 案 分 類 系 統 為 顧 及 此 ， 將 依 照 各 機 關 的 行 政 隸 屬 層 級 予 以 分 類 ， 才 能 將 同 屬 於 一 個 機 關 的 檔 案 予 以 集 中 於 一 處 。

二 . 尊 重 來 源 原 則

檔 案 的 產 生 係 隨 著 機 構 與 個 人 的 業 務 ， 呈 有 機 的 成 長 。 來 源 原 則 可 以 了 解 檔 案 的 出 處 與 產 生 的 目 的 。 經 由 來 源 原 則 可 以 協 助 檔 案 管 理 人 員 處 理 檔 案 與 便 於 檔 案 的 編 排 與 描 述 。 檔 案 的 保 存 應 依 其 來 源 原 則 ， 將 同 屬 於 一 個 機 構 的 檔 案 放 置 於 一 處 。 依 據 來 源 原 則 ， 在 擬 訂 檔 案 分 類 法 時，主 要 的 依 據 是 檔 案 的 來 源 是 出 自 於 何 處 ?來 源 原 則 與 全 宗

檔 案 。 因 而 ， 來 源 原 則 在 檔 案 分 類 系 統 擬 訂 時 也 可 依 循 為 出 自 於 某 一 機 關 的 檔 案 ， 有 同 一 個 分 類 號 。

三 . 尊 重 原 始 順 序

德 國 國 家 檔 案 館 早 自 1880 年 代 已 頒 布 尊 重 檔 案 的 原 始 順 序，可 知 此 原 則 的 由 來 已 久 。 此 原 則 強 調 經 由 檔 案 的 原 始 順 序 ， 可 反 映 出 原 單 位 在 產 生 檔 案 時 的 業 務 需 求 與 使 用 檔 案 的 情 況 。 依 據 此 項 原 則 ， 不 可 使 用 人 為 的 編 排 方 式 ， 而 破 壞 原 有 單 位 對 於 檔 案 的 編 排 方 式 。 在 擬 訂 國 家 檔 案 分 類 系 統 時 ， 也 採 用 此 項 原 則 ， 對 於 各 機 關 原 有 的 分 類 法 將 予 以 尊 重 ， 得 以 保 留 各 機 關 原 有 的 分 類 法 。 如 此 一 來 ， 各 機 關 檔 案 的 原 始 順 序 也 得 以 保 存 ， 可 以 看 出 各 機 關 原 來 處 理 業 務 與 使 用 檔 案 的 情 況 。

第二節 國家檔案分類系統架構

在 研 擬 國 家 檔 案 分 類 系 統 過 程 中 ， 將 遵 循 檔 案 整 理 的 三 項 原 則 。 國 家 檔 案 分 類 系 統 架 構 將 採 用 雙 層 結 構 模 式 ， 即 ： 上 層 與 下 層 ， 其 中 上 層 是 表 示 政 府 機 關 組 織 體 系，又 稱 為 全 宗 號 ;而 下 層 是 表 示 原 機 關 所 採 用 的 檔 號 ， 見 圖 6.1， 並 說 明 如 下 ：

上 層 結 構 (政 府 機 關 組 織 體 系 的 分 類 ) 全 宗 號 國 家 檔 案 = ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ = ─ ─ ─ ─ ─ ─ 分 類 系 統 下 層 結 構 (原 機 關 所 採 用 的 檔 號 ) 機 關 檔 號

圖 6.1： 國 家 檔 案 分 類 系 統 結 構

一 . 上 層 結 構 係 政 府 機 關 組 織 體 系 的 分 類 (全 宗 號 )

為 遵 循 全 宗 原 則 ， 國 家 檔 案 分 類 系 統 的 上 層 結 構 主 要 依 據 行 政 院 研 考 會 (民 89)所 編 印 的《 中 華 民 國 政 府 組 織 與 工 作 》。該 書

分 為 兩 部 分 ： 中 央 政 府 與 地 方 政 府 。 國 家 檔 案 分 類 法 將 以 中 央 政 府 為 適 用 範 圍 。 (詳 見 附 錄 六 )中 央 政 府 包 括 ： 國 民 大 會 、 總 統 府 及 行 政 院、立 法 院、司 法 院、考 試 院、監 察 院 等 五 院 暨 所 屬 機 關 。

二 . 下 層 結 構 係 原 機 關 所 採 用 的 檔 號 (機 關 檔 號 )

下 層 結 構 的 設 計 係 遵 循 檔 案 的 原 始 順 序 原 則 。 由 於 原 有 機 關 大 都 已 有 採 用 多 年 的 檔 案 分 類 體 系 ， 一 旦 將 原 有 機 關 的 檔 案 移 轉 至 國 家 檔 案 局 集 中 管 理 ， 將 面 臨 如 何 整 理 同 一 機 關 檔 案 的 問 題 。 因 而 ， 在 國 家 檔 案 分 類 結 構 的 下 層 仍 舊 保 存 原 有 單 位 的 檔 號 。 如 此 一 來 ， 透 過 全 宗 原 則 可 將 同 屬 一 個 機 關 的 檔 案 放 置 於 一 處 ， 且 同 屬 於 一 個 機 關 的 檔 案 也 可 藉 由 原 有 機 關 的 檔 案 分 類 保 留 其 原 始 順 序 。

第三節 國家檔案分類系統擬訂原則

有 關 國 家 檔 案 分 類 系 統 擬 訂 之 原 則， 需 考 慮 到： 一 .適 用 範 圍 、 二 . 分 類 號 標 記 採 用 之 原 則 、 三 .類 目 採 用 原 則 、 四 .私 人 或 團 體 文 件 分 類 、 五 . 國 家 檔 案 分 類 之 分 類 原 則 等 項 目 ， 分 述 於 下 。

一 . 適 用 範 圍

依 據 檔 案 法 ， 國 家 檔 案 分 類 系 統 適 用 範 圍 包 括 兩 部 分 ： 國 家 檔 案 與 私 人 或 團 體 文 件 ， 敘 述 如 下 。

(一 ) 國 家 檔 案

依 據 檔 案 法 第 二 條 第 三 項：「 國 家 檔 案： 指 具 有 永 久 保 存 價 值 ， 而 移 歸 檔 案 中 央 主 管 機 關 管 理 之 檔 案 。 」 國 家 檔 案 分 類 系 統 將 適 用 於 具 有 永 久 保 存 價 值 之 國 家 檔 案 局 之 國 家 檔 案 。 檔 案 產 生 機 構 的 層 級 愈 高， 其 所 產 生 的 檔 案 愈 具 有 永 久 保 存 之 價 值。以 國 內 政 府 機 構 層 級 而 言 ， 中 央 政 府 相 關 機 關 屬 於 此 種 層 級 。

典 藏 聯 邦 政 府 所 屬 機 關 為 主 要 範 圍 。 英 國 的 公 共 文 書 局 也 是 以 該 國 中 央 政 府 的 部 門 為 主 要 的 收 藏 範 圍 。

德 國 檔 案 學 家 穆 勒 (Karl Otto Muller) 提 出 檔 案 鑑 定 的 指 導 原 則 ， 指 出 「 中 央 」 (Central)、 「 中 間 」 (Intermediate) 與 「 地 方 」 (Local) 三 種 區 隔 。 其 中 「 中 央 」 與 「 中 間 」 單 位 所 產 生 的 檔 案 較 具 保 存 價 值。(Kolsrud，1992，p.30-31) 美 國 檔 案 學 者 布 魯 克 斯 (Philip C. Brooks) 提 出 文 書 價 值 的 三 項 原 則 ： 1.文 書 產 生 單 位 的 價 值 ; 2.

行 政 歷 史 的 價 值 ; 3.歷 史 的 價 值 。 (Kolsrud， 1992， p.28) 其 中 第 一 項 原 則 即 是 強 調 文 書 產 生 單 位 的 重 要 性 。

由 以 上 英 、 美 、 德 等 國 對 於 檔 案 產 生 單 位 的 價 值 及 實 際 國 家 檔 案 館 收 藏 的 情 況 ， 可 知 國 家 層 級 檔 案 館 收 藏 檔 案 將 以 中 央 部 門 的 單 位 為 主 。 因 而 ， 我 國 國 家 檔 案 分 類 系 統 將 以 中 央 政 府 包 括 的 機 關 為 適 用 的 範 圍 ， 包 括 有 ： 國 民 大 會 、 總 統 府 及 行 政 院 、 立 法 院 、 司 法 院 、 考 試 院 、 監 察 院 等 五 院 暨 所 屬 機 關 。

(二 ) 私 人 或 團 體 文 件

依 據 檔 案 法 第 十 四 條：「 私 人 或 團 體 所 有 之 文 件 或 資 料， 具 有 永 久 保 存 價 值 者， 檔 案 中 央 主 管 機 關 得 接 受 捐 贈、受 託 保 管 或 收 購 之。」

由 此 條 文， 可 知 私 人 或 團 體 之 文 件 或 資 料 也 在 國 家 檔 案 分 類 系 統 適 用 之 範 圍 。

二 . 國 家 檔 案 分 類 系 統 之 類 號 標 記 採 用 原 則

如 第 三 章 第 五 節 所 述 ， 分 類 號 標 記 主 要 有 兩 種 方 式 ： 1. 純 數 字 、 十 進 分 類 標 記 ; 2. 字 母 與 數 字 混 合 分 類 標 記 。 這 兩 種 分 類 號 標 記 方 式 各 有 其 優 缺 點 。 本 研 究 針 對 國 內 情 況 與 各 機 關 使 用 檔 案 分 類 之 現 況， 將 採 用 字 母 與 數 字 混 合 的 分 類 標 記。分 類 標 記 採 用 分 為： (一 ) 國 家 檔 案 分 類 標 記 ， (二 ) 私 人 與 團 體 文 件 分 類 ， 敘 述 如 下 ：

(一 ) 國 家 檔 案 分 類 標 記

國 家 檔 案 分 類 標 記 ， 分 為 上 層 結 構 與 下 層 結 構 分 述 於 下 ： 1.上 層結 構 (政府機關組織體系的 分類， 又稱為全宗號 ) 之 分 類標記 上 層 結 構， 即 政 府 機 關 組 織 體 系 的 分 類 將 採 用 行 政 院 人 事 行 政 局 (民 89)的 「 機 關 代 碼 」 。http： //www.cpa.gov.tw/announce.pn/org.txt 由 於 該 代 碼 表 由 人 事 行 政 局 負 責 修 訂， 對 於 全 國 政 府 機 關 所 有 單 位 都 收 錄 在 內。如 採 用 此 代 碼 表 做 為 政 府 機 關 組 織 體 系 的 分 類 依 據， 將 有 下 列 的 優 點 ：

- 由 專 門 單 位 負 責 修 訂 。

- 與 全 國 公 務 機 關 體 系 的 編 碼 一 致 ， 易 於 處 理 與 記 憶 。

人 事 行 政 局 的「 機 關 代 碼 」在 中 央 機 關 的 編 碼 部 分， 共 有 十 位 ， 前 九 位 是 以 數 字， 而 第 十 位 是 以 英 文 字 母 與 數 字 構 成。可 知 人 事 行 政 局 的 機 關 代 碼 係 採 數 字 與 字 母 混 合 的 方 式 。 機 關 代 碼 分 別 代 表 意 義 如 下 ：

(1) 第 一 位

代 表 中 央 一 級 機 關 ， 如 下 ： 1： 國 民 大 會

2： 總 統 府 3： 行 政 院 4： 立 法 院 5： 司 法 院 6： 考 試 院 7： 監 察 院

8： 國 家 安 全 會 議

(2) 第 2-3 位

代 表 中 央 二 級 機 關 (府 院 所 屬 各 部 會 局 署 行 處 法 院 )。

(3) 第 4-5 位

代 表 中 央 三 級 機 關 (各 部 會 局 署 行 處 法 院 所 屬 一 級 機 關 )。

(4) 第 6-7 位

代 表 中 央 四 級 機 關 (各 部 會 局 署 行 處 法 院 所 屬 二 級 機 關 )。

(5) 第 8-9 位

中 央 五 級 機 關 (事 業 機 構 所 屬 二 級 機 關 )。

(6) 第 10 位

機 關 學 校 類 別 ， 如 表 6.1

表 6.1： 人 事 行 政 局 機 關 學 校 類 別 (人 事 行 政 局 ， 民 89)

行 政 機 關 類 別 事 業 機 構 類 別 學 校 類 別 其 他 類 別 一 般 行 政 A 職 位 分 類 生 產 K 大 學 (獨 立 學 院 ) Q 訓 練 機 構 0 外 交 行 政 B 事 業 機 構 L 專 科 R 社 團 2 軍 警 行 政 C 一 般 生 產 事 業 軍 校 S 已 裁 撤 機 關 9 財 稅 行 政 D 機 構 L 警 校 T

文 教 行 政 E 交 通 事 業 機 構 M 高 中 U 司 法 行 政 F 金 融 事 業 機 構 N 高 職 V 經 建 行 政 G 衛 生 醫 療 機 構 P 特 殊 學 校 W 交 通 行 政 H 國 中 X 衛 生 行 政 I 國 小 Y 社 會 福 利 J 幼 稚 園 Z

由 於 人 事 行 政 局 的 組 織 代 碼 係 十 位 ， 號 碼 的 位 數 太 長 ， 在 書 寫 時 容 易 產 生 錯 誤 的 情 形 。 為 求 避 免 發 生 書 寫 錯 誤 ， 且 便 於 辨 別 ， 將 十 位 代 碼 的 第 1-5 位 與 第 6-10 位 之 間 以 小 數 點 (.) 隔 開 ， 以 便 於 辨 識 。 以 下 例 子 即 採 用 此 種 方 式 ， 說 明 於 下 。

舉 例 1： 中 央 二 級 機 關

以 國 民 大 會 的 秘 書 處 為 例 ， 該 處 是 隸 屬 於 國 民 大 會 之 下 的 中 央 二 級 單 位 ， 說 明 如 下 ：

10000.0000A 國 民 大 會

10200.0000A 國 民 大 會 秘 書 處

1. 第 1 位 (1)： 代 表 中 央 一 級 機 關 - 國 民 大 會

2. 第 2-3 位 (02)： 代 表 中 央 二 級 機 關 - 國 民 大 會 的 秘 書 處 3. 第 4-5 位 (00)： 代 表 未 再 細 分 其 他 單 位

4. 小 數 點 (.)： 用 於 區 隔 代 碼

4. 小 數 點 (.)： 用 於 區 隔 代 碼