第三章 檔案分類與相關研究
第一節 檔案分類之定義
對 於 檔 案 分 類 (Classification)之 意 義 ， 有 多 種 不 同 的 解 釋 ， 主 要 可 以 分 為 「 實 體 編 排 與 控 制 」 (Physical arrangement and control) 、「 智 能 控 制 」(Intellectual control)、「 實 體 與 智 能 控 制 」 (Physical and intellectual)三 種 (Healy，1990，p.21)，分 述 於 下 。
一 . 「 實 體 編 排 與 控 制 」
美 國 檔 案 人 員 學 會 (Society of American Archivists， 簡 稱 SAA， 1992， p.7) 對 於 檔 案 分 類 (Classification) 所 下 的 定 義 為 ：
1.Any method of recognizing
relationships between documents. 2.The systematic identification and
arrangement of documents in categories according to logically structured conventions， methods， and procedural rules represented in a classification plan/scheme.
將 以 上 英 文 定 義 翻 譯 如 下 ：
1. 任 何 辨 別 文 件 之 間 關 係 的 方 法 。 2. 有 系 統 的 辨 識 與 編 排 文 件 ， 依 據 邏 輯 結 構 的 慣 例、方 法 與 程 序 性 的 規 則，呈 現 在 一 份 分 類 表 中 。
由 上 述 的 定 義 ， 可 知 美 國 檔 案 人 員 學 會 (SAA) 對 於 檔 案 分 類 所 下 的 定 義 較 傾 向 於 實 體 編 排 與 控 制 。
二 . 「 智 能 控 制 」
大 陸 的《 檔 案 學 辭 典 》(上 海 辭 書 出 版 社 ，1994，頁 177) 對 「 分 類 法 」 所 下 的 定 義 如 下 ：
檔 案 檢 索 語 言 的 主 要 類 型 之 一 。 以 國 家 機 構、社 會 組 織 的 職 能 分 工 為 基 礎，結 合 檔 案 內 容 所 記 述 和 反 映 事 物 屬 性 關 係，用 分 類 號 進 行 標 引 和 檢 索。其 檢 索 詞 匯 是 分 類 號，檢 索 詞 典 是 《 中 國 檔 案 分 類 法 》。 能 集 中 體 現 類 目 的 系 統 性，反 映 檔 案 內 容 的 從 屬 派 生 關 係 ， 便 於 按 專 題 進 行 族 性 檢 索 。
鄒 步 英、 孫 鋼 (1990， 頁 20) 對 於《 中 國 檔 案 分 類 法 》的 看 法 如 下 ：
狹 義 的 檔 案 分 類，具 有 特 指 性，是 指 使 用 檔 案 分 類 法 檢 索 語 言 對 檔 案 的 分 類 。《 中 國 檔
案 分 類 法 》 就 是 這 種 檢 索 語 言 的 檢 索 詞 典 。 檔 案 檢 索 語 言，是 根 據 檔 案 檢 索 的 需 要 而 編 製 的 專 用 人 工 語 言，是 表 示 檔 案 文 獻 內 容 信 息 及 其 相 互 關 係 的 概 念 標 識 系 統，它 由 檢 索 詞 匯、檢 索 語 法 和 檢 索 詞 典 三 個 基 本 要 素 組 成。狹 義 的 檔 案 分 類 的 具 體 體 現 是 按 檔 案 分 類 法 編 製 檔 案 分 類 目 錄 和 分 類 索 引，以 及 建 立 計 算 機 分 類 文 檔 等，這 種 分 類 主 要 用 于 檔 案 檢 索 而 較 少 涉 及 館 藏 組 織 和 檔 案 排 架 。
由 以 上 大 陸 地 區 出 版 的 檔 案 學 專 業 辭 典 與 檔 案 學 學 者 對 於 檔 案 分 類 法 的 觀 點 ， 可 知 較 傾 向 於 智 能 控 制 ， 以 檔 案 分 類 法 做 為 檔 案 的 索 引 與 檢 索 的 工 具 ， 而 非 以 檔 案 分 類 法 做 為 檔 案 實 體 編 排 與 館 藏 控 制 。
三 .「 實 體 與 智 能 控 制 」
Susan Healy(1990， p.21-22)將 檔 案 分 類 解 釋 為 ：「 檔 案 的 實 體 與 智 能 控 制 ， 即 檔 案 編 排 的 方 式 、 檔 案 出 自 於 某 一 個 單 位 、 以 及 控 制 檔 案 所 採 用 的 編 碼 方 法 。 」 她 認 為 檔 案 分 類 主 要 基 於 兩 個 檔 案 的 基 本 原 則 ： 來 源 (Provenance)與 原 始 順 序 (Original order)。 遵 循 來 源 原 則 必 須 依 據 檔 案 的 產 生 與 使 用 的 行 政 內 涵 (Administrative context) 予 以 保 管 檔 案 ， 而 原 始 順 序 的 原 則 必 須 依 據 檔 案 原 來 使 用 的 順 序 予 以 保 存 。 檔 案 依 據 全 宗 管 理 將 可 反 映 出 其 來 源 。 在 理 論 上 ， 全 宗 可 提 供 檔 案 行 政 的 內 涵 ， 並 將 全 宗 視 為 檔 案 描 述 與 實 體 編 排 的 基 礎 。
由 上 述 對 於 檔 案 分 類 之 定 義 ， 可 概 分 為 兩 種 類 型 ， 即 ：「 實 體 編 排 與 控 制 」與「 智 能 控 制 」兩 類。吳 寶 康、和 寶 榮、丁 永 奎 (1998，頁 74)將 檔 案 的 分 類 也 概 括 區 分 為 兩 種 類 型 ： 一 種 是 檔 案 管 理 實 體 分 類 ; 另 一 種 是 檔 案 檢 索 系 統 分 類 。 鄧 紹 興 等 (1998， 頁 12-13)將 檔 案 分 類 分 為 ： 檔 案 實 體 分 類 與 檔 案 資 訊 (信 息 )分 類 兩 種 。 鄧 紹 興 的 檔 案 分 類 較 易 於 了 解 ， 本 文 以 其 分 類 方 式 ， 敘 述 於 下 。
一 . 檔 案 實 體 分 類
檔 案 實 體 分 類 如 前 所 述，檔 案 的 形 成 具 有 全 宗 的 性 質，係 相 同 的 機 關 、 組 織 與 個 人 在 履 行 其 職 責 與 各 種 活 動 所 形 成 的 原 始 歷 史 紀 錄 。 吳 寶 康 、 和 寶 榮 、 丁 永 奎 (1998， 頁 74)認 為 ：
因 而 在 分 類 時 必 須 體 現 這 種 文 獻 體 系 的 歷 史 面 貌 ， 不 能 依 從 偶 然 的 某 種 需 要 隨 心 所 欲 地 對 檔 案 進 行 分 類 。 檔 案 實 體 的 分 類 ， 必 須 按 照 檔 案 形 成 的 規 律 ， 維 護 其 在 歷 史 上 固 有 的 來 源 、 時 間 、 內 容 和 形 式 等 方 面 的 有 機 聯 繫 。
由 三 位 的 見 解， 可 知 檔 案 在 進 行 實 體 管 理 的 分 類 時，必 須 呈 現 出 檔 案 的 全 宗 原 則 與 來 源 原 則 ， 才 能 完 整 的 還 原 檔 案 產 生 機 關 的 歷 史 原 貌。鄧 紹 興 等 (1998，頁 7)認 為 檔 案 實 體 分 類 是 以「 來 源 原 則 -全 宗 原 則 」為 核 心 的 歷 史 主 義 方 法 為 主。鄧 紹 興 等 (1998，頁 36)並 提 出 檔 案 實 體 分 類 必 須 以 全 宗 為 單 位 來 進 行 ， 有 四 項 理 由 ：
1. 檔案只有按全 宗來整 理分類，才 能客觀的 揭示檔案內容 的實質，以
及 完 整 的 反 映 立 檔 單 位 的 歷 史 面 貌 。
2. 區分全宗是檔 案實體 分類的重要環 節。區 分全宗是對檔 案實體 分類 的 第 一 步，只 有 將 全 宗 區 分 清 楚，全 宗 內 的 檔 案 分 類 工 作 才 能 順 利 進 行 。
3. 全宗是檔案管 理的基 本單位，對 檔案管理 有重要組織作 用的基 本實 體 單 元。在 檔 案 管 理 的 全 部 過 程 中，檔 案 館 要 以 全 宗 為 基 本 單 位 進 行 分 類 、 編 目 、 鑑 定 、 統 計 等 項 管 理 ， 以 避 免 造 成 混 亂 。
4. 全宗既是一種 整理方 法，也是一種 原則、理論，即全宗 原則。按全 宗 管 理 檔 案 ， 是 檔 案 管 理 有 別 於 圖 書 管 理 的 特 點 之 一 。
依 據 鄧 紹 興 (1990，頁 38)的 觀 點，檔 案 實 體 分 類 又 可 依 其 分 類 範 圍 的 不 同 ， 區 分 為 兩 類 ：
1.國 家 全 部 檔 案 分 類
國 家 全 部 檔 案 分 類 是 從 宏 觀 的 角 度，對 全 國 現 有 全 部 檔 案 進 行 高 層 次 劃 分 ， 幫 助 人 們 從 不 同 的 角 度 ， 具 體 的 認 識 國 家 全 部 檔 案 的 面 貌 與 特 點 ， 做 為 組 織 全 國 檔 案 工 作 的 依 據 。
2.檔 案 館 、 室 檔 案 分 類
檔 案 館、室 檔 案 分 類 是 以 具 體 的 檔 案 館、 室 所 典 藏 的 檔 案 為 劃 分 的 對 象 與 範 圍 ， 其 主 要 目 的 是 將 檔 案 館 、 室 所 典 藏 的 檔 案 依 照 一 定 的 體 系 加 以 組 織 ， 以 便 於 檔 案 的 排 架 、 保 管 與 調 閱 ， 因 而 又 稱 為 排 架 分 類 或 館 藏 分 類 。
二 .檔 案 資 訊 分 類
分 類 」、「 內 容 資 訊 分 類 」， 是 對 於 檔 案 著 錄 的 成 果 -款 目 的 分 類 ， 其 目 的 在 於 將 大 量 的 檔 案 線 索 依 照 分 類 方 法 予 以 組 織 ， 以 便 於 從 分 類 的 角 度 揭 示 、 報 導 與 查 檢 檔 案 。 檔 案 資 訊 分 類 是 確 定 每 一 件 (卷 )檔 案 的 主 題 概 念，在 全 部 檔 案 主 題 概 念 體 系 中 的 位 置，對 於 檔 案 實 體 位 置 (排 架 方 式 )不 產 生 影 響。檔 案 資 訊 分 類 的 功 用 是 進 行 分 類 索 引，組 織 分 類 目 錄，建 立 目 錄 中 心，完 善 檔 案 檢 索 體 系，以 便 於 實 施 資 源 共 享 (鄧 紹 興，
1990， 頁 39;1998， 頁 7， 12-13)
大 陸 的《 中 國 檔 案 分 類 法 》實 際 上 是 屬 於 檔 案 資 訊 分 類 的 通 用 分 類 法 ， 主 要 用 於 款 目 的 分 類 索 引 與 組 織 分 類 目 錄 ， 通 常 不 能 用 於 控 制 檔 案 實 體 的 分 類 。 因 而 ， 一 般 不 能 採 用 《 中 國 檔 案 分 類 法 》 的 體 系 ， 將 一 個 檔 案 館 的 各 個 機 關 的 檔 案 混 在 一 起 ， 否 則 將 造 成 檔 案 館 的 館 藏 秩 序 的 混 亂 。 (吳 寶 康 、 和 寶 榮 、 丁 永 奎 ， 1998， 頁 75)
由 以 上 的 敘 述， 可 知 大 陸 地 區 將 檔 案 分 類 概 分 為 兩 類：檔 案 實 體 分 類 與 檔 案 資 訊 分 類，但 實 際 上 與 上 節 中 所 敘 述 的「 實 體 編 排 與 控 制 」 及 「 智 能 控 制 」 在 內 涵 上 是 相 同 的 。
第三節 檔案實體分類與檔案資訊分類之異同
有 關 檔 案 實 體 分 類 與 檔 案 資 訊 分 類 之 異 同 ， 鄧 紹 興 (1990 ， 頁 46-48)予 以 詳 細 的 剖 析 ， 如 下 ：
一 .檔 案 實 體 分 類 與 檔 案 資 訊 分 類 之 相 同 點
兩 種 分 類 法 相 同 之 處 如 下 ：
1.分 類 的 對 象 是 共 同 的
兩 者 都 以 檔 案 為 對 象 ，實 體 分 類 是 以 一 份 份、一 件 件 檔 案 為 檔 案 劃 分 類 別 。 檔 案 資 訊 分 類 是 以 檔 案 著 錄 的 款 目 劃 分 類 別 。 兩 者 的 分 類 對 象 都 是 檔 案 。
2.分 類 的 目 的 是 相 同 的
無 論 是 實 體 分 類 或 是 檔 案 資 訊 分 類，都 是 為 了 揭 示 檔 案 的 內 容 與 成 分 ， 將 其 系 統 的 組 織 ， 以 便 於 檢 索 與 查 閱 ， 因 而 兩 者 的 目 的 是 相 同 的 。
3.兩 種 分 類 都 包 括 劃 分 與 歸 類 等 具 體 工 作 ， 一 般 應 遵 循 邏 輯 規 則 。
二 .檔 案 實 體 管 理 分 類 與 檔 案 資 訊 分 類 之 相 異 點
兩 者 相 異 之 處 如 下 ：
1.分 類 標 準 不 同
實 體 分 類 主 要 依 據 檔 案 形 成 的 特 點 ，以 檔 案 的 來 源 、時 間 、內 容 作 為 主 要 分 類 標 準 。 檔 案 資 訊 分 類 是 以 檔 案 內 容 記 述 與 反 映 國 家 機 構 、 社 會 組 織 的 職 能 分 工 為 主 要 的 分 類 標 準 。
2.範 圍 不 同
實 體 分 類 主 要 是 檔 案 館 所 形 成 檔 案 的 機 關 分 別 進 行，在 區 分 全 宗
甚 至 檔 案 館 的 界 限 ， 在 更 大 的 範 圍 內 進 行 分 類 。
3.要 求 與 作 用 不 同
實 體 分 類 要 求 依 照 檔 案 形 成 的 規 律 與 特 點，保 持 文 件 之 間 的 歷 史 聯 繫 ， 使 檔 案 分 類 能 夠 反 映 出 歷 史 面 貌 ， 其 主 要 作 用 是 化 零 亂 為 條 理 化 ， 固 定 檔 案 的 排 放 位 置 ， 使 檔 案 便 於 保 管 與 查 檢 。 檔 案 資 訊 分 類 要 求 能 夠 迅 速 、 準 確 、 系 統 的 查 檢 檔 案 ， 滿 足 社 會 各 方 對 於 利 用 檔 案 的 需 求 ， 主 要 作 用 是 組 織 分 類 目 錄 與 建 立 目 錄 中 心 。
4.類 目 名 稱 的 形 成 與 表 達 方 式 不 同
實 體 分 類 的 類 目 劃 分 大 都 以 檔 案 的 形 成 者 或 形 成 時 間 為 依 據，形 成 者 的 名 稱 就 是 類 目 名 稱 。 檔 案 資 訊 分 類 一 般 以 檔 案 內 容 方 面 的 某 種 屬 性 為 劃 分 類 目 的 依 據 ， 類 目 名 稱 的 表 達 方 式 與 實 體 分 類 不 同 。
5.標 準 化 的 程 度 不 同
實 體 分 類 在 分 類 的 方 法 上 表 現 出 多 樣 性 與 靈 活 性，只 能 依 據 一 般 的 原 則 與 方 法 進 行 ， 標 準 化 程 度 較 低 。 檔 案 資 訊 分 類 在 全 國 範 圍 內 按 統 一 的 方 法 進 行 分 類 ， 標 準 化 程 度 較 高 。
第四節 檔案分類原則
有 關 檔 案 分 類 原 則 ， 秦 國 經 (1990， 頁 92-97)將 檔 案 分 類 原 則 分 為 三 種 ：
一 .時 序 原 則
時 序 原 則 是 依 照 檔 案 所 屬 的 時 間 順 序 劃 分 檔 案。時 序 原 則 劃 分 檔 案 常 用 的 方 法 有 四 種 ：
1.按 歷 史 時 期 劃 分 檔 案
例 如 ： 我 國 的 檔 案 可 分 為 古 代 檔 案 、 近 代 檔 案 與 現 代 檔 案 。
2.按 政 權 的 時 序 劃 分 檔 案
例 如 ： 我 國 歷 代 檔 案 可 劃 分 為 明 代 檔 案 、 清 代 檔 案 、 民 國 檔 案 等 。
3.按 歷 史 的 發 展 階 段 劃 分 檔 案
例 如 ： 清 入 關 前 檔 案 、 清 前 期 檔 案 、 清 中 期 檔 案 、 清 後 期 檔 案 等 。
4.按 年 度 劃 分 檔 案
例 如：某 一 個 全 宗 或 其 中 某 一 專 題 的 檔 案，可 以 年 度 為 序 進 行 分 類 。
二 .來 源 原 則 與 全 宗 原 則
來 源 原 則 與 全 宗 原 則 兩 者 密 不 可 分，如 第 二 章 第 二 節 對 於 檔 案 整 理 的 基 本 原 則 提 到 來 源 原 則 與 全 宗 原 則 。 來 源 原 則 是 依 照 檔 案 產 生 的 來 源 與 檔 案 管 理 的 來 源 進 行 分 類 。 將 同 屬 於 某 一 個 來 源 單 位 的 檔 案 稱
來 源 原 則 與 全 宗 原 則 兩 者 密 不 可 分，如 第 二 章 第 二 節 對 於 檔 案 整 理 的 基 本 原 則 提 到 來 源 原 則 與 全 宗 原 則 。 來 源 原 則 是 依 照 檔 案 產 生 的 來 源 與 檔 案 管 理 的 來 源 進 行 分 類 。 將 同 屬 於 某 一 個 來 源 單 位 的 檔 案 稱