第四章 我國政府機關檔案控制層級現況與專家討論
第一節 國內檔案控制層級與描述現況
一、 檔案管理局
我國「國家檔案描述格式」，鑑於國家檔案描述需要，並便於國際間檔 案資訊交換，我國國家檔案描述格式在制定時分析 EAD、MARC AMC、
ISAD(G)、Dublin Core 等國內外各主要檔案描述格式之特點與應用情形，屬 紙質類型者，採檔案描述編碼格式(Encoded Archival Description,簡稱 EAD)著 錄；屬特殊媒體類型者，採視覺資源協會視覺資源核心項目(Visual Resources Association Core,簡稱 VRA)格式著錄 (檔案管理局，2006)。
檔案層級的編碼在全宗號及系列號之相關規定及標準如下：
(一) 全宗號
全宗號標記採 11 碼混合標記，第一碼以英文字母標示，代表檔案 來源種類；後 10 碼著錄檔案產生機關(構)、團體或個人之代碼。第一碼 依政府機關、私人機構、以及個人等檔案來源加以區分，取號原則規範 如下：
1. 檔案來源為政府機關檔案，且來源機關屬行政院人事行政局全國公 務人員人是資訊統一代碼本(以下簡稱代碼本)所載者，第一碼著錄
「A」，第 2 碼至第 11 碼著錄該機關代碼。
2. 檔案來源為政府機關檔案，且來源機關屬代碼本未載者，第 1 碼著 錄「B」，第 2 碼至第 9 碼著錄機關名稱之四角號碼，第 10 碼至第 11
關者，其上級機關部分不予取號 (如：國防部軍事情報局取號以軍事 情報局為主)。
3. 檔案來源為私人機構、團體或外國政府機關檔案，第 1 碼著錄「C」，
第 2 碼至第 9 碼著錄機構或團體名稱之四角號碼，第 10 碼至第 11 碼著錄順序號(如：01、02)。機構或團體名稱取號時，如遇名稱冠有
「私立」、「中華民國」、「財團法人」、「股份有限」、「股份有限公司」
等字樣，應略之，不予取號，如為國外機關/構或團體，則冠其國別 後，再予取號。
4. 檔案來源為個人檔案，第 1 碼著錄「D」，第 2 碼至第 9 碼著錄機構 或團體名稱之四角號碼，第 10 碼至第 11 碼著錄順序號(如：01、02)。
前述各式檔案來源的全宗號，編碼實例為：
例 1：檔案來源為總統府(屬代碼本所列機關)，著錄：A200000000A。
例 2：檔案來源為台灣省菸酒公賣局(非屬代碼本所列機關)，著錄：
B4032904001。
例 3：檔案來源為美國國家檔案暨文件署，著錄：C8060603001。
例 4：檔案來源為財團法人海峽交流基金會，著錄：C3821303301。
(二) 系列號：
系列號則以著錄機關(構)、團體或個人原賦予之分類號為主；未於 徵集前完成整理者，則由檔案管理局編目人員採 6 碼數字順序標記(如：
000001、000002、000003)後，於本項目著錄其 6 碼之分類號。
例 1：國民大會全宗下之「會議記錄」系列，依國民大會檔案分類表之 分類號為 513。著錄：513。
表 4-1 系列層級著錄欄位表
項目名稱 識別號
VRA 項目 ID Number
著錄層次 系列/副系列
必要性 必要項目
可重覆性 不可重覆
備註 系統自動帶出
子項目名稱 必要性 備註
全宗號 必要 系統自動帶出著
錄於全宗層級之 全宗號。
子項目
分類號 必要 系統自動帶出該
系列/副系列之分 類號。
實例：國民大會全宗下「會議記錄」系列，依該機關檔案分類號為 513。
著錄：
全宗號：A100000000A。
分類號：513。
檔案管理局自民國 96 年 1 月 1 日起實施案卷及案件兩層級編目作業，
目前各機關的檔案分類與保管期限表分為類、綱、目、節、項五層級，但由 於各機關所使用到的最小層級不同，導致分類的繁簡度不一，因此檔案管理 局正在規劃將分類表最後一、二層列為系列名與副系列名，舉例如下：
表 4-2 檔案管理局檔案分類及保管期限表(部分)
目前，檔案管理局的立案編目作業之 EAD 欄位方面，已編製系列名及 副系列名之欄位，舉例如下：
表 4-3 檔案管理局立案編目作業之 EAD 欄位
EAD 系列名 EAD 副系列名
輔導 榮團會
輔導 建教合作
輔導 榮民遺物處理案
表 4-4 檔案管理局立案編目作業之 EAD 設定 EAD 設定
編排方式：依業務性質編排 系列名：輔導
副系列名：榮民遺物處理案
內容摘要：退輔會塑膠工廠辦理亡故榮民遺產列管、遺產繼承、喪葬補助，以及 公告舉行春(秋)祭儀式等事項，並將相關資料陳報退輔會。
以此範例來說，在「輔導」系列之下涵蓋了「榮團會」、「建教合作」以 及「榮民遺物處理案」三個副系列，檔案管理局在 EAD 編目作業上以副系 列為一內容摘要的基本單位，因此，在這個系列之下，總共需要描述三筆副 系列的資料。
若是依照國外以系列為主要編目的單元，則只需描述一筆資料，在描述 系列的內容時，將副系列名列入摘要中，即使是利用全文檢索，亦可以直接 查詢到所涵蓋的副系列有哪些，並不妨礙檢索效率，並且可有效減少檔案管 理人員在人工作業編目上所花費的心力。
檔案管理人員在做案情摘由時，最常面對的問題有兩項：(1)大量產生的
檔案管理局建議成立文件中心，並且在文件中心間段建置檔案系列號，
當現行文件仍在機關之內時，若制定檔案系列號，假以時日，在檔案經過鑑 定之後，也許會發現檔案無永久保存的價值，在屆滿保存年限時無移轉必 要，將導致系列號的不連續性以及多餘的編製作業，因此，現行文書無建置 系列號之必要性。
依照大陸的做法，檔案的移轉分為三個階段如下：
第一階段在機關 第二階段到文件中心 最終階段移轉檔案館
當檔案還是現行文件時，在機關內已做過一初步篩選，將不具保存價值 的文件銷毀，並將具有保存價值之文件送往文件中心，當檔案屆滿保存期限 時，再做一次鑑定篩選，將具有永久保存價值之檔案移往檔案館，檔案在經 過層層篩選後，可以保障檔案的質，並控制檔案的量；但台灣目前仍無文件 中心的成立，因此檔案幾乎未經過進一步的審選作業，若要建置檔案系列 號，首先應從成立文件中心開始做起，可先從成立同質性的文件中心為主，
例如：外交類、兩岸關係或者金融類等文件中心，由文件中心來先行篩選，
在建置標準化的檔案系列號碼，應較為合適。
二、 經濟部
依據檔案學之原理與原則，檔案的描述層級分為全宗(副全宗、副副全 宗)、系列(副系列、副副系列)、案卷以及件四大層級，全宗乃是機關的各單 位隸屬，而系列則是將機關分至最小單位的業務職掌，主要依據單位業務與 功能來區分為不同的系列，係依檔案產生者保存個別文件的單元，通常案卷 是透過立卷而組合在一起。檔案產生時，未便於管理與保存，通常透過立卷，
將性質相同的文件裝訂在一起，稱為「案卷」。最基本的層級是件，件是個 別的文件，是組成上一個層次，「案卷」的基本單元。
以經濟部為例，經濟部檔案分類表可以檔案控制層次分為四個層級，主 要依據經濟部之組織架構及負責之業務來區分，在全宗層級方面，以”經濟 部”作為一個完整的「全宗」，而經濟部之下之ㄧ級單位可算是「副全宗」，
例如：秘書室、總務司及人事處，在總務司之下又可細分為出納科、檔案科、
事務科等，可算是「副副全宗」，其出納科所掌管之薪資業務所產生之檔案，
即可稱為是一個系列，假設以下依年度分為 95 年度、94 年度以及 93 年度之 薪資檔案，則可稱為不同之副系列，因此，根據經濟部檔案保存期限分類表，
經濟部檔案描述層級也可用系列作為描述單位。
秘書室 人事處 總務處
人事管理綱 人事動態綱
考績、獎懲、假期綱
綜合目
職位分類目
兵役目
陳情目
本部人員陳 情
部屬行政機關 人員陳情
其他陳情
全宗
副全宗
系列
副系列
案卷
經濟部檔案分類及保存年限區分表，可分為類、綱、目、節、項五大層
上層結構(政府機關組織體系的分類) 經濟部全宗號 機關檔案 = ————————————————- = —————--系列號 下層結構(原機關所採用的檔號) 經濟部檔號 政風處綜合業務系列號 = 061 = 0 6 1
類 綱
(06-政風處)(綜合業務)
經濟部全宗號 313000000G 政風處 = --- =
---綜合業務系列號 系列號 061
= 06 / 1 (類 /綱)
系列層級之描述方式可有效節省檔管人員描述個別案卷的時間，機關檔 案系列號之編製亦可簡化目前機關檔案分類號之複雜程度，尤其像每年檔案 成長量相當龐大的經濟部。
目前經濟部已依照檔案管理局之案卷及案件兩層級進行編案作業，在確 定半年無文件繼續增加時，將宣告結案並編案建檔描述，依照「檔案分類編 案規範」規定，檔號係由－年度號.分類號.案次號.卷次號.目次號－依序組成 之一組號碼，保存 10 年以上檔案之年度號重要性較不若現行文件般重要，
因此可編製檔案系列號作為檢索及歸檔之依據，且由於現行文件之調檔次數 較為頻繁，若使用系列層級之描述層級，可能導致使用者無法檢索到較細部
保存年限後再經過檔案鑑定的過程，決定銷毀或者保存，具有永久保存價值 之檔案應移往國家檔案，並使用國家檔案系列號來作為管理及編排之主要依 據。
三、 教育部
教育部文書的產生流程為，先由文書端產生文書後，由原承辦人員給定 所屬的分類號，文書辦理結束後進入檔案科依照它的類別歸檔，96 年以前 先將檔案歸到所屬的類別，依照次序，先分卷再編目；自 96 年起推行案卷 及案件兩層級後的編排方式為，在每一個分類號下先做立案，依據每一個分 類所屬的類別，再去做立案，將相同的案件歸入同一案卷，減少逐一查看主 旨項的時間，目前並沒有使用系列層級來編排。
教育部採用的檔案分類法，從民國 30 幾年開始實行，62 年始將其印刷 成冊。分類的方式，按照一級行政單位分類，分成類、綱、目、節四個層級。
因為教育部業務內容較固定，原則上不增加新類號，除非面臨學校的改制。
保存年限表由教育部檔案科與業務單位共同制定，檔案科先訂定保存年限表 再交業務單位參考，之後再共同討論以決定。通類方面有加以統一規範，至 於專類則交由各單位自行協商細分，並有附表加以詳分。分類號由各單位提 出類表的需求自行擬定，目前是類、綱、目、節四層級，未到項層級。但仍 太細，希望能夠提升到目層級，以目層級列為案名。
圖 4-2 檔案四層級應用於教育部檔案分類表示意圖
以教育部檔案分類及保存年限區分表而言，教育部可說是一整個全宗，
以教育部檔案分類及保存年限區分表而言，教育部可說是一整個全宗，