第三章 各國檔案系列層級及相關描述規範
第一節 美加兩國檔案系列及其描述項目
一、 檔案控制層級
美國國家檔案與文書總署(NARA)是美國聯邦政府永久價值檔案與美國 總統資料的典藏所，NARA 對於其檔案館藏的編排是依據檔案來源原則 (archival principle of provenance)。透過來源原則可提供下列的資訊 (薛理桂，
2004a)：
1. 原有檔案產生或維持單位的屬性；
2. 原有單位在文書階段的編排情況。
其檔案控制層級及其相關規範茲簡述如下：
(一) 全宗
NARA 將來源原則應用在檔案編排，採用全宗(record group)形式。
每一全宗是由主要政府單位，通常是一個局或是一個獨立的機構所產 生的檔案所組成。以國家檔案館為例：第四全宗(Record Group 4)，代 表代表 U.S. Food Administration 的全宗。
大多數的全宗包括同一個單位名稱及其前身單位的所有檔案。少 數全宗是由許多較小的單位或是成立期間較短的單位，而這些單位彼 此間有共同的行政或功能的關係。例如第 76 全宗(Record Group 76)，
代表 Boundary and Claims Commissions and Arbitrations。
面的代表國家檔案館收藏的年代越早。
(二) 文件系列
在全宗以下，是由數個文件系列(series)所構成。每一文件系列是 由一組文件所構成，依據原有產生單位編排的方式。美國檔案館在為 政府檔案建檔時，通常以「文件系列」為建檔的基本單位 (Fox, 1990)。
文件系列的組成主要依：(1)有關於某一個主題或功能；(2)相同的 業務；(3)記錄某一特殊的事項(transaction)；(4)由於特殊的實體形式 (physical form)；(5)具有某些其他的關係，如：產生、收到或使用。
(三) 案卷
在文件系列之下，由數個案卷(file)所構成。
例如：
在”Confiscation Case Files”文件系列之下，有”U.S. v. The Right，Title，Interest，and Estata of Robert E. Lee” 的案卷。美國國家檔案館的檔案編排是依據來源原則與全宗原則。以全宗原則為 檔案編排的依據，全宗號是以數字的順序所構成，而數字的順序是依據該館 收藏全宗的時間先後而定。在全宗之下分別由文件系列與案卷所構成 (NARA, 2007)。
加拿大檔案管理與美國檔案界發展息息相關，亦以來源原則發展出多層 次描述(Multi-level description)，其制定多年的檔案描述規則(RAD)即為用來產 生「查檢工具」形式的檔案描述規範，以進行定義與描述檔案，進行提供其 所內含資訊的取用。包含的資訊主要有三：(1)辨識檔案來源，它們何時產生，
數量多少以及實體特徵為何；(2) 提供行政管理資訊；(3) 提供檔案的內容。
構）以及檔案編排的方式（內部架構）。多層級描述開始於檔案的最廣與最 一般層級的描述到其下組成的部分，描述檔案每個層級較特殊的部分。有關 檔案與其產生者資訊都可以由不同的資料項目（data elements）中取得。
RAD 使用六個描述層級，每個層級都是其上面層級中的一部分，而可 供上下層級間的相互參照。副全宗與副系列在 RAD 中沒有詳細的說明，因 為它們描述的方式與全宗及系列是相同的，並且也有可能會出現副副全宗或 副副系列的層級，以下針對這些層級逐一說明：
(一) 全宗（fonds）（最廣的描述層級）
全宗是檔案物件描述最廣泛的智能單位(intellectual unit)。由一個單 一實體來產生所有檔案的總合，複雜的管理單位中很難指出什麼物件 能或不能構成一個全宗。一般而言，加拿大的薩斯卡通市很明顯的是 一個全宗的產生者，但薩斯卡曲灣大學的醫學院呢?高速公路部門是否 可以構成一個全宗呢?或者我們應該在使用這些名稱之前先去了解該 地的地方政府。基本而言，全宗的構成條件，對一個全宗的行政管理 機構的產生者而言，它必須擁有一個法定的特性，一個官方的委任，
一個清晰的等級體系地位，它能夠管理其本身大量的事務，與更高層 的權威無關且擁有一個清楚的組織結構。
(二) 副全宗（sub-fonds）
簡單地說明，副全宗是一個產生全宗的組織中行政管理的副單位 的所有檔案，因此，假如加拿大 North Battleford 市的檔案是一個全宗，
(三) 系列（series）
系列是指在全宗或副全宗之下的一個檔案群體，為一些相同的工 作、活動或主題產生或累積，因其具有一些特殊的形式或是因為與其 產生或使用關係而有所關聯。「私人信件」或「財務檔案」可能會是檔 案系列的題名。系列會連結全宗及產生它們的行政管理結構至產生的 實際檔案。
(四) 副系列（sub-series）
副系列是由在系列中的檔案所組成，可以根據分類或文件歸檔方 式、實體的形式或內容輕易地被辨識出是一個附屬的實體。
(五) 案卷（file）
案卷是由一些以某種方式聚集在一起的文件所組成的，它可以反 映特別的工作或主題等，而且它們有相同的題名。一個案卷可能是由 許多個別的案卷夾(folder)所組成。當案卷被集合起來去加強檔案的智 能順序時，案卷夾是一個實體文件儲存單位。案卷也有副案卷，但不 可以把它與件混淆。
(六) 件（item）
件是檔案描述最底層的層次，也是全宗裡最小的智能實體。如同 案卷一般，件是智能的而非實體的單位，它還可以包括許多獨立的個 體。如信件案卷中的一封信是一個件，還有一本帳簿、一張照片、或 一張建築設計圖。然而，請記得一封信可能包含數張或是好幾百張的 個別頁。委員會的備忘錄中可能包含報告、信件、議程及備忘錄本身，
之中也可以自己單獨存在。
加拿大的多層級描述，基本上由前述六層次組成；描述時將各層級加以 集合，一個最單純的全宗例子，是由系列所組成，系列包含案卷，案卷包含 件。副全宗也許也會擁有自己的系列；系列也可能為副系列所組成。一些檔 案資料(如地圖、照片等)可能是系列層級下直接為件層級，而沒有介於中間 的案卷層級。多層級描述有四個基本的規則為：(1)自一般到特殊；(2)只包 含與所屬描述層次有關的資訊；(3)資訊不重覆描述；(4)提供每個層級間聯 繫。
在每個層級的描述，檔案管理人員會記錄某個層級的特定資訊，這是為 了避免資訊的重覆，例如在全宗層級，檔案管理人員提供有關整個檔案的概 況。當在描述系列層級時，檔案管理人員只需描述與系列層級以及產生組織 的相關資訊。描述元素在每個層級中可能會重覆出現，但裡面所提供的資訊 都不會重覆。例如一個「財務檔案」中的系統限制取用，那麼在副系列就不 需重覆限制取用這個資訊 (薛理桂，2004)
。
美加兩國檔案編排皆以來源理論為基礎，無論是四基本層級或六個層 級，主要以業務、功能或活動為定義基礎的檔案系列，可謂為檔案多層級編 排描述中，扮演承上(連結產生機關或個人等檔案來源)啟下(包含所屬案卷與 件等檔案內容)的重要角色。
二、 檔案系列描述項目及相關規範
NARA 認為機構部門的檔案目錄最適合以系列層級作為主要處理的單
及處置等參考作用。
為了顯示出最大的效益，一張目錄清單需要包含某些系列的元素(Series Inventory Elements)，這些重要的元素在以下有加以敘述，雖然某些元素只 是為了機構的目的所建的，例如：編製日期和進行盤點的需求，許多資訊是 為了提供給 NARA 的文件保管期限表，來決定文件是否具有永久保存的價 值，需要包括的元素如下 (NARA, 2007)：
1. 日期(Date prepared)：列出填寫清單目錄的日期。
2. 部門維護檔案的資訊(Office maintaining the files)：列出部門維護文件資料 的人員姓名及標誌，如果這個系列是由另一個部門所接收的過來的，那 麼也應該在上面註明”產生單位”的資訊。
3. 人員的資訊(Person conducting the inventory)：列出人員名稱、部門以及聯 絡電話等資訊。
4. 系列所在位置(Series location)：系列所在位置的資訊；例如：233 號庫房、
B 棟、附錄 1，如果這個系列是位於不只一個典藏地的話，每一個典藏地 都需要註明在清單目錄上面。
5. 系列標題(Series title)：給予每一個系列一個簡短的標題，這個標題可能 是來自好幾個來源：
(1) 機構運用在例行公事上所訂定的一般性標題，例如：員工檔案、計畫 報告書。
(2) 填寫清單目錄的人所編製的標題，例如：財產管理文件、會議記錄複 本、貸款相關檔案。
(3) 依照文件的形式來編製出符合描述整個系列的標題，例如：提貨單、
個人活動的通知書、季報。
6. 涵蓋的日期(Inclusive dates)：列出每個文件系列產生的最早及最後的日
且用於文件保管期限表保存永久檔案的目的，這部分也包括了文件在何 時應該被銷毀或移轉到文件中心的相關訊息，最後，他也提供了文件系 列的成長率等資訊。
7. 系列描述(Series description)：一個明確的系列描述是要以成功著錄在目錄 清單及保管期限表的訊息為基礎，這對於 NARA 在往後的鑑定工作上面 很有幫助，也可能是用來明確定義出文件系列的標題。
8. 媒體(Medium)：是指文件所使用的載體是紙本的、微縮片、電子文件、
視聽類或者是結合以上各種載體的混合式。
9. 編排方式(Arrangement)：指出檔案的編排方式或者建檔系統，使用方式等 資訊，例如：包括主題分類系統及編排方式，可能是用主題、地理名稱 等的字母來排序，契約的編號，或者日期的順序等。如果這個系列並沒 有註明是用什麼方式來編排的，那麼可以註記"unarranged"，如果在系列 中有附屬層級，那麼也應該要註記。
10. 尺寸數量(Volume)：這裡是指文件系列的實體尺寸，包括：高度、寬度 以及深度等資訊，並且包含了檔案的數量。
11. 年成長(Annual accumulation)：是指每個系列的年成長率，如果文件已經 不再成長了，那麼應註記為"none"。
12. 處置(Cutoff)：指出文件多常被處置一次以及最後一次處置是何時，如果 他們沒有被處置，那麼應當解釋如何去分割非現行文件及現行文件，處 置可能包括銷毀或者結束這個系列，也可能是指移轉等相關訊息。
13. 生命週期的參考資訊(Reference activity)：指文件系列的生命週期，在經歷 過處置之後，應當被編入下列三個目錄中：
(3)非現行文書(指處理現行事務中已不需要的)
14. 文件狀態(Vital records status)：無論是法律或者是財務方面相關的文件，
14. 文件狀態(Vital records status)：無論是法律或者是財務方面相關的文件，