第五章 結論與建議
第三節 進一步研究建議
國內各政府機關現行的檔案目錄描述層級，自今年(民國 96 年)起，由案件調 整為案卷層級，各機關檔案單位所完成的案卷與案件目錄的著錄與彙送，使我國 檔案資源描述完成了檔案最底層的內容著錄。本研究結果所建議以檔案系列層級 及其標準號碼，可以建置兼顧檔案來源與檔案內容等資訊的資源系統，亦可連結 上層全宗與下層案卷與案件等關連性資訊。因此，未來可針對現有案卷與案件的 檔案目錄系統中，連結上層檔案系列及系列的描述項目的關連性架構，進行實證 性的研究。
此外，國內各機關皆以檔案管理局的檔案分類規範，完成各機關的檔案分類 與保存年限表，各機關檔案分類層級中類與綱主要是以機關的下屬單位或業務功 能加以區分，符合檔案系列構成要件，未來可進一步依據檔案分類表，進行建置 全國檔案系列控制系統策略之研究。
參考書目
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附錄
附錄一 政府機關之訪談大綱
一、檔案的層級分為全宗、副全宗，系列、副系列，案卷與件四大控 制層次，國外主要是以系列作為基本的編排方式，我國檔案管理 局自 96 年起所推行的案卷及案件兩層級已開始運作，請問目前 貴單位檔案編排方法為何? 是否採用系列層級做為檔案的編排 方式?
(檔案管理所使用的「系列」，係指在全宗之下的一個構成單位，
與某種業務,功能有關，由同一業務所產生的一組文件。系列也 可以依檔案的形式分,如:照片檔案系列、影片檔案系列等。)
二、我國檔案管理局自 96 年起推行的案卷及案件兩層級已開始運 作，請問貴單位目前實施的現況為何?
三、請問貴單位檔案分類的方式及類表的結構為何?
四、請問貴單位檔號之主要組成結構為何?
五、目前國外主要以系列作為檔案編排的主要單元，本計劃順應國際
潮流，正在研擬我國國家檔案系列標準號碼之建置模式，請問貴
單位日後採用檔案系列號之可行性為何?
附錄二 政府機關之訪談紀錄
訪談單位：經濟部
訪談時間：96 年 5 月 18 日 14：00~15：30
訪談人員：經濟部檔案科賴科長及檔案管理人員一名
一、檔案的層級分為全宗、副全宗，系列、副系列，案卷與件四大控 制層次，國外主要是以系列作為基本的編排方式，我國檔案管理 局自 96 年起所推行的案卷及案件兩層級已開始運作，請問目前 貴單位檔案編排方法為何? 是否採用系列層級做為檔案的編排 方式?
(檔案管理所使用的「系列」 ，係指在全宗之下的一個構成單位，
與某種業務,功能有關，由同一業務所產生的一組文件。系列也 可以依檔案的形式分,如:照片檔案系列、影片檔案系列等。) A： 經濟部檔案編排方法原為案件層級，自 96 年起依照檔案局規定
推行案卷及案件兩層級之著錄方式，未採用系列層級做為檔案的 編排方式。
二、我國檔案管理局自 96 年起推行的案卷及案件兩層級已開始運 作，請問貴單位目前實施的現況為何?
A： 因應檔案局規定自 96 年起「各機關皆（須）採案卷層級彙送檔
案目錄」，經濟部檔案管理作業因應此規定，有關系統功能已增
修完成，96 年所歸檔案件皆採案件及案卷二層級著錄。
三、請問貴單位檔案分類的方式及類表的結構為何?
訪談時間：96 年 5 月 17 日 10：00~11：30
訪談人員：教育部檔案科楊科長及檔案管理人員三名
一、檔案的層級分為全宗、副全宗，系列、副系列，案卷與件四大控 制層次，國外主要是以系列作為基本的編排方式，我國檔案管理 局自 96 年起所推行的案卷及案件兩層級已開始運作，請問目前 貴單位檔案編排方法為何? 是否採用系列層級做為檔案的編排 方式?
(檔案管理所使用的「系列」 ，係指在全宗之下的一個構成單位，
與某種業務,功能有關，由同一業務所產生的一組文件。系列也 可以依檔案的形式分,如:照片檔案系列、影片檔案系列等。) A： 先由文書端產生文書後，由原承辦人員給定所屬的分類號，文書
辦理結束後進入檔案科依照它的類別歸檔，96 年以前先將檔案 歸到所屬的類別，依照次序，先分卷再編目，96 年起推行案卷 及案件兩層級後的編排方式為，在每一個分類號下先做立案，依 據每一個分類所屬的類別，再去做立案，將相同的案件歸入同一 案卷，減少逐一查看主旨項的時間，目前並沒有使用系列層級。
二、我國檔案管理局自 96 年起推行的案卷及案件兩層級已開始運 作，請問貴單位目前實施的現況為何?
A： 目前不到半年因此尚未做一立案動作，結案後有新增的會在做一
次立案，96 年以前，教育部有 2300 個分類號，按照流水號歸類
成卷，分類號的名稱就是案名，96 年起配合案卷著錄，先做部
案。
目前為各機關調檔方便，仍是打散至各單位，因此應當進而提升
至系列層級，不過以目前的狀況而言，施行上仍有困難，以檔案
種類來講，像是照片檔案，部裡的新聞稿有一些照片資料仍未整
理，存放在各單位，建議可以進一步整理至一整個系列，對於保
存教育部裡的重要記憶有相當大的幫助，教育部目前推行的兩性
平等教育，由各單位分頭進行，橫跨 33 個單位，亦可整合起來
歸入同一個系列，目前每天現行檔案 800-1000 件，已委外 12 個
人進行建檔，以現有的人力來講會有困難。
附錄三 學者專家焦點座談大綱
一、檔案的層級分為 1、全宗、副全宗，2、系列、副系列，3、案卷 與 4、件四大控制層級，國外主要是以系列作為檔案編排與描述 的基本單元。我國檔案管理局自 96 年起所推行的案卷及案件兩 層級已開始運作，請問目前貴單位檔案編排方法為何? 是否採用 系列層級做為檔案的編排方式?
(檔案管理所使用的「系列」，係指在全宗之下的一個構成單位，
與某種業務、功能有關，由同一業務所產生的一組文件。系列 也可以依檔案的形式分,如:照片檔案系列、影片檔案系列等。)
二、目前國外主要以系列作為檔案編排的主要單元，本計劃順應國際 潮流，正在研擬我國國家檔案系列標準號碼之建置模式，請問貴 單位日後採用檔案系列號之可行性為何?
三、請問您認為檔案系列號應該建置在現行文件階段或是國家檔案階 段?
四、請問您是否贊成採用檔案系列號與目前各機關所採用的檔案分類
與保存年限表可否與檔案系列號結合?或是應該另外制定一份系
列號的分類表?
附錄四 學者專家焦點座談紀錄
時間：2007/6/22(星期五)下午 2：00
地點：國立政治大學百年樓四樓 330408 研討室
會議主題：我國政府機關檔案系列層級及其標準號碼建置之建議 主席：薛理桂教授
參與人員：(依姓名筆劃排序)
王麗蕉(中央研究院台史所編審) 林素甘 (淡江大學資圖系助理教授) 林巧敏(國家圖書館採訪組主任) 洪一梅(中央研究院史語所研究助理) 黃政民(檔案管理局徵集組組長) 張鴻銘(檔案管理局典藏組組長) 彭文琁(國史館審編處科長) 楊淑華(教育部檔案科科長)
記錄：高君琳(國立政治大學圖書資訊與檔案學研究所研究生) 座談內容整理：
一、檔管局黃政民組長：
檔案系列號若是使用於為國家檔案之上，將具有努力的空間，但 本計畫乃針對機關檔案的範疇，相較之下較不適用。目前檔案管理局 推動案卷及案件兩層級，但許多機關配合度並不高，有些甚至連系統 都尚未建構，假以時日若推動全國檔案系列號，機關之配合度應更不 如預期，全國檔案系列號碼的推動應視我國國情，不應完全依照美、
澳等國體系如法炮製。
擔，各機關皆不願打亂原本已架構好的體系，檔案管理人員的心態多 半守成，不想去突破。因此，建議可由原本的分類表體系來架構系列 號，並先以某機關試行，先看出成效，各機關較會跟隨政策而加以改 變。
二、檔管局張鴻銘組長：
以國史館為例，目前國史館的系列層級是使用國家檔案分類表來 分，像蔣中正總統檔案是將文件與照片類檔案各分為一個系列；但以 檔案管理局而言，若針對縣市政府的每個層級來分各個系列，與目前 各機關檔案分類表是否會造成重覆?將成為一大問題，如何將每個機 關的系列號建立起來?需要了解的部分有：
1.檔管人員了解各業務之困難度為何?
2.機關的配合度是否足夠?
三、國圖林巧敏主任：
提出三點建議：
1.在施行檔案系列號前，需要衡量其對於檔案管理上的幫助是否超過 成本的需求，在經衡量之後再行考量是否有施行必要。
2.以國家圖書館為例，採訪組及編目組可算是一個類目，在採訪組之 下又分為館藏發展，在分類表中算是綱層級，但目前各機關對於檔 案系列層級的定義較難確認，建議系列若定義為以一個機關的最小 單位為系列層級，各機關較容易判斷。
3.各機關需要瞭解檔案系列號之作用為何?但其實對目前各機關而言
並沒有建置的必要，許多業務承辦人員僅希望能完成自身所負責的
業務，不想再增加額外的負擔。
在檔案使用者方面，以歷史學者為主：他們需要了解的是整個歷 史事件的脈絡，檔案系列號的編製可反映出業務單位的組織變革，其 描述的項目包含：此業務沿革的來龍去脈、產生及結束業務的時間、
整個系列中包含了多少件、案卷等等資訊。檔案系列號的建置，以較 宏觀的觀點來反映出檔案的內涵。
五、中研院洪一梅研究助理：
應先界定系列的定義，贊同應以行政機關的最小單位為系列，另 外，系列號是否有建置的必要性?以現有行政體系執行，與各機關分 類表結合，不需再更改，在年度方面，以哪一年做一切割為一大問題，
例如：民國 96 年起建置系列號，96 年以前不再回溯；在系列中所描 述的內容應為業務的承辦範圍，而非檔案的內容。未來整個檔案體系 應採較為宏觀的立場來看。
六、教育部楊淑華科長：
若系列的建置能有系統性的單位來執行更佳，教育部先前舉辦百 件教育檔案展覽時，所遭遇到的困難為教育部僅收文書類檔案，至於 照片檔案等都需要對外徵集，對於機關內部應用展覽上較不方便，若 要試行檔案系列號的體系，可由教育部做起，目前教育部推動十二年 國教計畫，因文書量龐大，建議經鑑定程序後，可先試行建置系列層 級。
七、淡大林素甘助理教授：
會面臨到的問題有：
1. 建置全國檔案系列號的目的為何?效益及功用為何?
結合檔案分類號與系列號會減少許多負擔。
八、國史館彭文琁科長：
國史館的檔案分為兩種：一為歷史檔案；另一種為現行的機關檔 案，針對現行機關檔案的部分，目前國史館的檔案管理人員面臨兩大 問題：
1.今年起所推動的案卷及案件兩層級已是一大困擾，何況是系列號，
負擔應更大。
2.檔案管理人員的專業度應加以考量，是否能夠確實的描述出檔案系 列的內涵，對檔案管理同仁們來說是一大壓力。
而對於使用者在檢索檔案上可能會造成檢索的結果較不精確的 困擾。
實際上，檔案管理人員的專業度不如想像中高，無法站在宏觀的 觀點來看整個系列。
九、主席薛理桂教授：
國外以媒體類型來分各個不同的系列，而國內可將機關的不同業 務性質來區分為不同的系列，例如：教育部總務司之下檔案科的「檔 案應用」及「檔案點收」可成為檔案科的兩個系列，檔案系列號的建 置目的為，從文書的產生端開始控制，目標是與各機關的檔案分類表 結合，以不增加各單位的業務為原則，在剛開始施行時，若是推行至 全國八千多個機關，將遭遇到很大的困難，建議以中央部會層級以上 的機關先執行較佳。
以目前而言，各機關皆面臨人力不足的困境，可先找一個單位試
行，了解實際執行上的困難度，並加以修正，如此可減少基層人員的
負擔。
附錄五 NARA 回函
Thank you for your email. The descriptions in the Archival Research Catalog (ARC) are based on the Lifecycle Data Requirements Guide (LCDRG). The LCDRG currently contains elements for the archival description portion of the records lifecycle. NARA developed these standards to accommodate all our units' needs in the regions, presidential libraries and the Washington DC-based units.
In developing these standards, NARA reviewed national and international standards, such as:
* Archives, Personal Papers, and Manuscripts: A Cataloging Manual for Archival Repositories, Historical Societies, and Manuscript Libraries (APPM)
* Anglo-American Cataloging Rules, 2nd Edition, Revised (AACR2R)
* USMARC
* Encoded Archival Description (EAD)
* Library of Congress Register Model
* Graphic Materials: Rules for Describing Original Items and Historical Collections (GIHC)
* Archival Moving Image Materials: A Cataloging Manual (AMIM)
* ISAD(G): General International Standard Archival Description -International Council on Archives
* ISAAR(CPF): International Standard Archival Authority Record for
* Commonwealth Record Series Manual (CRS) - National Archives of Australia
* Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate Names -National Council on Archives, United Kingdom
Although NARA did not adopt one external standard in full, we do have the ability to map LCDRG elements to many of the elements in the external standards listed above, including ISAD(G), ISAAR(CPF), MARC, and EAD.
The most current version of the LCDRG is available on our web site:
http://www.archives.gov/research/arc/data.html#descriptions.
Information about the ARC data model is found
at
http://www.archives.gov/research/arc/model/index.htmlAdditionally, Information on sources for descriptions is online at
http://www.archives.gov/research/arc/data.html#facilitiesWe appreciate feedback on the standards. Please send any comments to [email protected].
If you would like any further information or assistance about ARC or our standards used in developing ARC, please email [email protected].
Sincerely,
Patrick McCann
>>> Chun-Lin Kao <[email protected]> 5/22/2007 12:19 PM >>>